ARCHIVÉE DR 2009-006

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Le 27 mars 2009

OBJET : Nouveaux messages de validation pour les mouvements « porté à l'effectif » (PE) et ceux liés aux diverses interventions de dotation en personnel (INT)

1. BUT

1.1. La présente directive vise à présenter les changements apportés aux exigences en matière de saisie de données dans le Système régional de paye (SRP) en ligne, et de mouvements d'entrées en bloc ou par lot. Ces changements entrent en vigueur le 31 mars 2009 et garantiront que le bon code de type de pension est saisie pour les employés occasionnels et que les données sur la pension et sur les assurances sont ajustées en conséquence.

2. CONTEXTE

2.1. Il incombe aux ministères clients et aux employeurs distincts de correctement identifier leurs employés occasionnels à temps plein et à temps partiel lorsque ceux-ci sont autorisés à cotiser au régime de pensions de retraite de la fonction publique, et de saisir cette information dans le SRP.

2.2. Actuellement, deux codes de type d'employé du Système des cotisants s'appliquent aux employés occasionnels :

2.3. « K » - employé occasionnel à plein temps

Employé embauché en vertu de l'article 50.2 de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) pour une période déterminée d'au plus 90 jours et dont l'horaire de travail correspond aux heures normales de travail, telles que définies dans la convention collective pertinente.

2.4. « L » - employé occasionnel à temps partiel

Employé embauché en vertu de l'article 50.2 de la LEFP pour une période déterminée d'au plus 90 jours et dont le nombre d'heures travaillées est inférieur aux heures normales de travail, telles que définies dans la convention collective pertinente.

3. POLITIQUE

3.1. L'article 50.2 de la nouvelle LEFP stipule que « [l]'employé occasionnel ne peut être nommé pour une période dépassant quatre-vingt-dix jours ouvrables par année civile dans un même ministère ou autre administration ».

3.2. En vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique (LPFP), les employés qui occupent des postes occasionnels à temps partiel de douze heures et plus par semaine, pour une période initiale de plus de six mois, doivent cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique à compter de leur nomination. Cependant, les conseillers en rémunération n'ont pas toujours attribué le bon statut de cotisant à ces employés.

3.3. Par exemple, un employé occasionnel à temps partiel qui, au départ, travaille trois jours (22,5 heures) par semaine devrait conserver son emploi pendant plus de six mois avant d'atteindre le maximum de 90 jours de travail. Par conséquent, il doit cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique à compter de sa nomination.

• Nomination initiale du 14 avril au 5 novembre 2009, sous la limite de 90 jours ouvrables, à raison de 22,5 heures par semaine (mardi, mercredi et jeudi).

3.4. D'autres employés occasionnels à temps partiel qui, au départ, ne sont pas embauchés pour plus de six mois ne cotiseront pas au régime de pension de retraite de la fonction publique tant qu'ils ne comptent pas six mois de service.

3.5. En revanche, on ne peut pas embaucher des employés occasionnels à plein temps pour une période de plus de six mois. Puisque la période d'embauche initiale est limitée à 90 jours de travail, les employés occasionnels à plein temps ne sont pas autorisés à cotiser au régime de pension de retraite de la fonction publique tant qu'ils ne comptent pas six mois de service.

3.6. Les nouveaux messages de validation visent à prévenir ces types d'erreurs en signalant les incohérences potentielles lors de la saisie des données dans le SRP, ainsi qu'à assurer la validité de ces dernières.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1. À compter du 31 mars 2009, les conseillers en rémunération devront remplir une nouvelle zone obligatoire au bas des écrans du SRP lorsque les codes de type d'employé « K » ou « L » (employé occasionnel à plein temps ou à temps partiel) seront entrés dans la zone 31, et ce, pour les mouvements suivants :

• Porté à l'effectif (PE) - code d'intervention de paye (CIP) 01
• Diverses interventions de dotation en personnel (INT) - CIP 05

La nouvelle zone obligatoire contiendra la question suivante :

« EST-CE QUE EMPLOY OCCASIONNEL A LE DROIT DE CONTRIBUER AU RPRFP O/N? ». RPRFP renvoie au régime de pensions de retraite de la fonction publique. Il sera obligatoire de remplir cette zone seulement lorsque les codes de type d'employé entrés dans la zone 31 pour les mouvements PE et INT sont « K » ou « L ».

4.2. Si la réponse à la question est « oui », le SRP s'assurera que le code de type de pension inscrit dans la zone 39 correspond à un cotisant avant d'attribuer un numéro de séquence du mouvement.

4.3. Si la réponse à la question est « non », le SRP s'assurera que le code de type de pension inscrit dans la zone 39 correspond à un non-cotisant avant d'attribuer un numéro de séquence du mouvement.

4.4. Si la réponse ne correspond pas au code de type de pension inscrit, le SRP n'autorisera pas le mouvement et, selon le cas, le message d'erreur PDRA2, « TYPE DE PENSION DOIT ETRE COTISANT », ou PDRA3, « TYPE DE PENSION DOIT ETRE NON-COTISANT », apparaîtra. Les conseillers en rémunération devront corriger les données avant de continuer.

4.5. En ce qui a trait aux employés occasionnels de type « K » et « L », bien que le mouvement INT puisse être utilisé pour des raisons autres que de changer le code de type de pension, les conseillers en rémunération devront toujours remplir la zone 39 (code de type de pension).

4.6. Pour les mouvements entrés en bloc ou par lot, le nouveau message d'avertissement WN4 « VERIFIER TYPE DE PENSION. EMPLOYE OCCASION PEUT AVOIR DROIT CONTRIB RPRFP » apparaîtra à titre d'avertissement sur chacun des mouvements susmentionnés. Ce nouveau message figurera dans le rapport ministériel d'analyse des erreurs.

4.7. Le nouveau message WN4 « VÉRIFIER TYPE DE PENSION. EMPLOYE OCCASION PEUT AVOIR DROIT CONTRIB RPRFP » apparaîtra à titre d'avertissement sur chacun des mouvements susmentionnés effectués à l'aide de l'Interface de la paye du gouvernement du Canada. Ce nouveau message figurera dans l'application PeopleSoft.

4.8. La présente directive devrait être lue parallèlement à la section 3-5-3 (Instructions pour remplir les zones de situation) du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP), dans laquelle figure une liste des codes de type de pension.

Nota : Le GEDD sera modifié afin d'y intégrer les changements énoncés dans la présente directive.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1. Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

B. Fortin
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA 1010-23, 9015-10 , 9203-5(1)(b)4