ARCHIVÉE DR 2009-009

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Le 30 avril 2009

OBJET : Recouvrement de cotisations de pension payées par erreur

1. BUT

1.1 La présente directive a pour but de préciser les procédures à suivre lorsqu'un remboursement de cotisations (RDC) a été payé par erreur, ou n'aurait pas dû être payé, et doit être recouvré. Le recouvrement est nécessaire dans les situations suivantes :

1. Recouvrement de RDC versés par dépôt direct aux employés de l'Agence du revenu du Canada (ARC);
2. Remboursement intégral (par versements ou paiement forfaitaire) -- avant la fin de l'année suivant celle au cours de laquelle le RDC a été payé;
3. Remboursement (par versements ou paiement forfaitaire) -- après la fin de l'année suivant celle au cours de laquelle le RDC a été payé.

1.2 Dans le présent texte, le masculin est utilisé comme genre neutre et désigne aussi bien les hommes que les femmes.

1.3 Les nouvelles procédures s'appliqueront uniquement dans les cas où le processus de recouvrement n'a pas encore débuté.

1.4 Lorsque le recouvrement a déjà débuté conformément aux procédures antérieures, aucune modification ne devrait y être apportée.

2. ANNULATION

2.1 La présente directive remplace la Directive sur la rémunération 1995-040 (daté du 5 octobre 1995).

3. POLITIQUE

En règle générale, à quelques exceptions près, le RDC est le seul montant payable à un cotisant qui compte moins de deux ans de service ouvrant droit à pension et qui quitte son emploi après le 20 juin 1996, quels que soient son âge et le motif de son départ.

Un RDC est un paiement forfaitaire qui consiste à rembourser des cotisations au Compte de pension de retraite de la fonction publique (CPRFP) (fond 1) et/ou à la Caisse de retraite de la fonction publique (CRFP) (fond 2), plus intérêts.

3.1 La Loi sur la pension de la fonction publique ne fait état que d'une seule situation où le RDC est versé par erreur; c'est-à-dire lorsqu'un employé qui était admissible à un remboursement a été réembauché et est redevenu cotisant avant que le remboursement ne soit effectué [paragraphe 10(7)]. Cependant, il existe d'autres scénarios de RDC payés par erreur qui doivent être recouvrés. Ce sont les cas où l'employé est rétabli dans ses fonctions avec effet rétroactif à la date de cessation d'emploi, ou lorsque le RDC a tout simplement été versé en trop à cause d'une erreur de calcul. Il pourrait également s'agir d'un RDC émis deux fois par erreur.

3.1.1 Dès qu'il est déterminé que le RDC n'aurait pas dû être émis, si celui-ci n'a pas encore été envoyé ou n'a été versé que très récemment, le ministère devrait, selon le cas, retenir le chèque ou demander à ce que l'employé le retourne.

3.1.2 Si l'employé a reçu le chèque mais ne l'a pas encaissé, il doit le retourner à son ministère, qui le renverra alors à la Division de la comptabilité de la paye (DCP) aux fins d'annulation. Dès que le chèque a été annulé, la DCP doit en informer le Centre des pensions de la fonction publique (CPFP).

3.1.3 Le CPFP doit également supprimer le remboursement au Système des cotisants, selon leurs procédures.

3.1.4 Si le chèque ne peut pas être rappelé et qu'il ait déjà été émis ou encaissé, le conseiller en rémunération devra informer le CPFP qu'un recouvrement de RDC devra être effectué. Le montant à recouvrer sera déterminé par le CPFP qui avisera le participant au régime directement de la somme due.

3.2 En vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique, le service reste au crédit de l'employé en tant que service ouvrant droit à pension et les cotisations remboursées doivent être recouvrées.

3.3 Les procédures à suivre pour effectuer le recouvrement, et/ou pour rajuster le compte du cotisant, diffèrent selon que le recouvrement sera effectué sous forme de paiement forfaitaire (au moyen d'un transfert en provenance d'un régime enregistré d'épargne-retraite [ REER ] ou d'un paiement en espèces), ou sous forme de retenues mensuelles à partir du traitement de l'employé.

3.4 Si le remboursement n'est pas ENTIÈREMENT recouvré avant le départ à la retraite de l'employé, le conseiller en rémunération doit s'assurer de recouvrer le montant dû à partir de toute prestation de préretraite. S'il y a encore un montant en souffrance, il sera recouvré sur la pension payable à l'employé ou à son survivant.

4. Recouvrement de RDC versés par dépôt direct aux employés de l'ARC

NOTA 1 : L'ARC est le seul ministère qui verse des RDC par dépôt direct.

4.1 Si un remboursement de cotisations est déposé par erreur dans le compte bancaire d'un employé, les procédures à suivre devraient être les suivantes:

4.1.1 S'il n'est trop tard, le conseiller en rémunération doit intercepter le paiement en rappelant le dépôt direct et en l'annulant immédiatement.

4.1.2 S'il est trop tard pour intercepter ou rappeler le paiement, le Système normalisé des paiements (SNP) indiquera que le paiement a été effectué. Le conseiller en rémunération devra alors transmettre à la DCP le nom et le numéro de téléphone de l'institution financière dans laquelle le dépôt a été effectué.

4.1.3 La DCP doit communiquer avec l'institution financière afin de lui demander de rembourser le montant net du paiement au ministère dont l'employé relève; les procédures en vigueur vont ensuite être appliquées selon la méthode de dépôt (c.-à-d. REER ou argent comptant).

4.1.4 Le conseiller en rémunération doit saisir un code d'intervention de paye (CIP) 18R accompagné du code de RDC (copie papier) à l'intention du bureau de paye (BP).

4.1.5 Le BP doit créer un trop-payé au moyen du CIP 30 approprié et préparer également une pièce de journal interne (PJI) de source 51.

4.1.6 Le crédit relatif aux codes de trop-payé au titre de RDC fera en sorte de transférer la somme au CPFP (cotisations au CPRFP / CRFP, plus les intérêts).

4.1.7 Le débit de l'impôt provincial et fédéral réduira le trop-payé associé au RDC.

4.1.8 La PJI de source 051 doit être complétée = montant net du chèque. La somme des deux PJI de source 051 DOIT correspondre à 0 $.

4.1.9 Une fois que la DCP aura déposé le paiement, le conseiller en rémunération devra déposer ce montant en effectuant un virement-crédit et en l'appliquant au trop-payé de l'employé.

NOTA 2 : Si l'institution financière refuse de retourner le paiement, l'employé devra le rembourser selon les procédures suivantes :

5. Recouvrement intégral (par versements ou paiement forfaitaire) -- avant la fin de l'année suivant celle au cours de laquelle le RDC a été payé

5.1 Le mouvement de versement de RDC doit être renversé et les cotisations doivent être rétablies aux comptes correspondants (CPRFP, CRFP et/ou fond 1 ou 2 du Compte de la convention de retraite (CCR), s'il y a lieu) comme si le paiement n'avait jamais été effectué, et la période de service visée par le RDC demeure au crédit de l'employé comme service ouvrant droit à pension.

5.2 L'employé devrait se retrouver dans la même situation fiscale que si le versement n'avait jamais été effectué. Le montant à recouvrer auprès de l'employé sera égal à la différence entre le montant brut du RDC et l'impôt retenu. Le montant des taxes retenues sera recouvré auprès de l'ARC.

5.3 Voici les nouveaux* codes qui ont été créés pour faciliter le rapprochement des sommes :

• CPRFP = 815
• CRFP = 5E9*
• Fond 1 du CCR = 5F1*
• Fond 2 du CCR = 5F2*

NOTA 3 : Le CPFP doit être avisé lorsqu'un RDC a été versé par erreur et que le montant doit être recouvré.

5.4 Le CPFP informera directement le cotisant du montant qui doit être recouvré. Dans ce cas, le montant qui sera recouvré correspond au montant brut du remboursement de cotisations moins l'impôt fédéral et provincial retenu.

5.5 L'impôt retenu doit être recouvré auprès de l'ARC et/ou du ministère du Revenu du Québec (MRQ) à l'aide d'une PJI, s'il y a lieu. Par conséquent, les feuillets T4A, T4A-RCA, Relevé 1 et/ou Relevé 2 devront être annulés au besoin.

5.6 Si une partie ou la totalité du RDC avait été transférée dans un REER, les fonds devront être re-transférés au CPRFP ou à la CRFP. Par conséquent, le cotisant versera les fonds en provenance d'un REER vers le CPFP au moyen du formulaire de taxe T-2033. Un reçu sera alors produit, lequel n'est PAS valide aux fins de l'impôt puisque les feuillets T4A, T4A-RCA, Relevé 1 et/ou Relevé 2 seront annulés, s'il y a lieu, par le BP.

5.7 S'il y a lieu, le CPFP produira, modifiera ou annulera le facteur d'équivalence pour services passés (FESP) ou le facteur d'équivalence rectifié (FR), selon leurs procédures.

NOTA 4 : Il incombe au CPFP d'informer le BP qu'il doit annuler ou modifier les feuillets T4A, T4A-RCA, Relevé 1 et/ou Relevé 2, selon le cas, lorsque le RDC est effectué en TOTALITÉ avant la fin de l'année suivant celle où le RDC a été versé.

NOTA 5 : Le CPFP doit également mettre à jour le Système des cotisants en modifiant les zones 218 (code indiquant l'option choisie) et 219 (motif du « rayé de l'effectif » [ RE ]), selon les procédures.

5.8 Si l'impôt retenu est déduit du RDC, le BP doit préparer un CIP 30 afin de débiter les éléments 729 (impôt fédéral) et 730 (impôt du Québec). Une PJI de source 051 sera préparée par le BP afin de débiter l'impôt et de créditer la pension.

5.9 Le CIP 30, préparé par le BP, devra aussi remettre à zéro les éléments liés au T4A, au T4A-RCA, au Relevé 1 et/ou au Relevé 2 (c.-à-d. 726, 727, 749 et 743) dans les cas où un RDC a été effectué par erreur.

6. Recouvrement (par versements ou paiement forfaitaire) -- après la fin de l'année suivant celle au cours de laquelle le RDC a été payé

6.1 Dans les cas où le RDC n'est pas recouvré en entier avant la fin de l'année suivant celle où il a été versé, le mouvement de remboursement ne peut être annulé.

6.2 Le service demeure au crédit de l'employé, mais les cotisations sont créditées de nouveau seulement au fur et à mesure qu'elles sont remboursées.

6.3 Si le remboursement est effectué sous forme de paiement forfaitaire, un reçu sera établi, et celui-ci sera valide aux fins de l'impôt, puisque les feuillets T4A, T4A-RCA, Relevé 1 et/ou Relevé 2 seront modifiés par le BP, au besoin.

6.4 Si le montant doit être recouvré sous forme de versements, il incombe au CPFP d'informer le BP du montant à recouvrer auprès de l'employé visé.

6.5 Si le recouvrement est effectué au moyen de retenues sur le traitement de l'employé, le montant recouvré sera inscrit sur le T4 et/ou le Relevé 1 de l'employé, tout comme les cotisations courantes au CPRFP ou à la CRFP.

6.6 S'il y a lieu, le CPFP produira un FESP, selon leurs procédures.

7. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

7.1 Toute demande de renseignements sur le contenu de ce document doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

La directrice générale
du Secteur de la rémunération,
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération,

R. Di Paola
a signé l'original

Brigitte Fortin

Référence(s) : CJA