ARCHIVÉE DR 2010-018

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• Avis d'information aux employés

Le 3 novembre 2010

OBJET : Procédures sur le remboursement des primes du régime de services médicaux de la Colombie-Britannique

1. BUT

1.1 La présente directive vise à fournir des instructions relativement aux procédures révisées sur le remboursement des primes du régime de services médicaux (RSM) de la Colombie-Britannique (CB).

1.2. La présente directive comprend un avis d'information aux employés.

1.3 Les renseignements contenus dans le site Web du RSM de la CB et dans les liens connexes ne sont disponibles qu'en anglais et sont sous la juridiction du gouvernement de la CB.

1.4 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a décidé d'uniformiser les procédures de remboursement des primes du RSM de la CB.

2. POLITIQUE

2.1. Pour être admissible aux prestations pour services de santé de la CB , une personne doit résider dans cette province. Veuillez consulter le «  Group Procedure Guide (En anglais seulement) » du RSM de la CB pour obtenir de plus amples renseignements sur les critères d'admissibilité.

2.2 Le «  Group Procedure Guide (En anglais seulement)  » du RSM de la CB stipule deux règles sur le remboursement des primes, une dans le cas d'annulation rétroactive et l'autre sur la double protection. Voir la section sur l'annulation des prestations dans ce guide.

2.2.1 La règle dans les cas d'une annulation rétroactive permet de rembourser des primes versées pour un maximum de deux mois, y compris le mois durant lequel la demande d'annulation est présentée. Par exemple, si une demande d'annulation est reçue par le conseiller en rémunération (CR) au cours du mois de décembre, les primes versées pour novembre et décembre seront remboursées.

2.2.2 La règle sur la double protection permet un remboursement des primes versées pour un maximum de cinq ans seulement si deux protections ont été en vigueur simultanément. Les responsables du RSM de la CB doivent autoriser par écrit tout remboursement de primes versées pour plus de deux mois. Avant de traiter la demande de remboursement dans le Système régional de paye (SRP), le CR doit avoir la lettre d'autorisation que l'employé a obtenue du RSM de la CB confirmant que deux protections ont été en vigueur simultanément et que le remboursement pour une période précise est autorisé.

3. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS POUR LES MINISTÈRES

3.1 Pour administrer cet avantage social, les CR devraient se conformer au «  Group Procedure Guide (En anglais seulement)  » du RSM de la CB , conjointement avec les présentes procédures, ainsi qu'aux instructions du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT), de la Directive sur la rémunération 1995-032 et du Guide d'entrée personnel-paye (GEPP).

Quand le CR reçoit la demande de remboursement d'un employé et la lettre d'autorisation des responsables du RSM de la CB , il effectuera tous les mouvements de paye nécessaires dans le SRP , conformément aux instructions contenues dans le Guide d'entrée personnel-paye.

Étant donné que selon le «  Group Procedure Guide (En anglais seulement)  » du RSM le remboursement maximal permis est de deux mois, il est important que le CR traite immédiatement les mouvements de paye appropriés dans le SRP et achemine aux responsables du RSM de la CB les formulaires remplis et signés sans délai.

3.2 Les CR doivent fournir aux nouveaux employés les renseignements suivants:

1. Le montant des primes;
2. Les primes associées à la protection du mois suivant doivent être payées dans le mois courant;
3. Le gouvernement fédéral paie 50% des primes des employés;
4. Le montant payé par l'employeur est un avantage imposable;
5. Le jour d'entrée en vigueur de la protection est le premier jour du mois suivant la date d'entrée en fonction ou la date de réembauche, pourvu que l'employé et les personnes à charge répondent aux critères d'admissibilité liés aux réclamations pour services de santé de la province et que le formulaire de demande d'adhésion «  Group Procedure Guide (En anglais seulement) » ait été rempli et présenté au CR. En toutes autres circonstances, la protection entrera en vigueur le premier du mois suivant la date que le CR a reçu le formulaire d'adhésion «  Group Procedure Guide (En anglais seulement) » de l'employé;
6. Aucune demande d'adhésion rétroactive ne sera acceptée. Toutes demandes d'adhésion, de changement et d'annulation seront traitées à la date courante seulement et s'appuient sur la date à laquelle les formulaires dûment remplis ont été reçu par le CR ;
7. Le formulaire d'adhésion au RSM de la CB « Application for Group Enrolment » «  Group Procedure Guide (En anglais seulement) » est disponible sur le site Web suivant : «  Group Procedure Guide (En anglais seulement) ». Le CR peut également fournir à l'employé la version papier du formulaire qui doit lui être retournée une fois remplie afin d'être traitée. Le gouvernement fédéral exige que le formulaire en format PDF soit rempli, imprimé et envoyé au CR pour être traité. Le CR acheminera le formulaire d'adhésion de l'employé au RSM de la CB après y avoir ajouté les renseignements de l'employeur;
8. Les CR doivent aussi informer les nouveaux employés de leurs responsabilités en ce qui a trait à la protection sous les services médicaux de la CB. Les plus importantes responsabilités de l'employé se trouvent dans l'avis d'information aux employés.

3.3 Pour réduire le nombre de cas de double protection, on demande aux ministères d'envoyer un rappel annuel à leurs employés leur demandant de vérifier s'ils ont toujours besoin de la protection en vertu du régime collectif fédéral, ou si une modification s'avère nécessaire dans le cas d'un changement dans leur vie personnelle (p. ex. un changement dans la situation matrimoniale ou familiale). On réduira ainsi les cas de double protection de plus d'un an et le travail administratif lié à la modification de feuillets T4 d'années précédentes.

3.4 Après avoir reçu les documents nécessaires des employés, les CR doivent, en temps opportun, commencer, modifier ou arrêter les retenues au titre du RSM de la CB au moyen du codede retenue 692 dans le SRP. Le SRP produit les rajustements selon le genre de mouvement et la date en vigueur sauf pour les arrêts de retenues.

3.5 Il incombe aux CR de demander un remboursement en fonction de la règle d'annulation rétroactive de deux mois en effectuant l'intervention de paye appropriée dans le SRP , conformément aux instructions du GEPP.

3.6 Lorsqu'il s'agit de remboursements dus à une double protection, les CR doivent classer la lettre d'autorisation de remboursement du RSM dans le dossier de l'employé pour fin de vérification, car les bureaux de paye (BP) de TPSGC pourraient la demander.

3.7 Dans le cas où des feuillets T4 doivent être modifiés pour des années précédentes, les gestionnaires en rémunération doivent informer par écrit le gestionnaire du BP régional concerné que les responsables du RSM de la CB autorisent le remboursement. Les gestionnaires en rémunération doivent joindre une copie du document d'autorisation et des feuillets T4 pertinents.

3.8 Pour ARRÊTER les retenues du RSM de la CB code 692, les CR doivent effectuer le mouvement Retenues - Arrêter (RTA) 692 et entrer la date réelle de l'annulation.

3.9 Pour MODIFIER les retenues du RSM de la CB code 692 pour des années précédentes, les CR doivent effectuer le mouvement Retenues - Modifier (RTM) 692 avec une période fermée pour chaque année civile en s'assurant de mettre les bonnes dates de début et de fin. De plus, s'il y a eu un changement de taux pendant la période de rétroactivité, les CR devront entrer plus d'un mouvement avec des périodes fermées. Pour l'année civile courante, ils doivent effectuer un mouvement RTM 692 avec une période ouverte dont la date de début est le 1er janvier.

NOTA: L'indicateur «  outrepasser  » doit être utilisé pour tous les mouvements des années antérieures afin de s'assurer que les renseignements sur les feuillets T4 soient correctement modifiés par le BP.

4. PROCÉDURE ET INSTRUCTIONS POUR LES BP

4.1. L'agent de paye et de pension doit effectuer les actions suivantes quand des messages de validation sont reçus :

4.1.1 Retenues - Arrêter -- Code d'intervention de paye (CIP) 16S692

Pour l'année courante :

• ENTRER un remboursement de retenues supplémentaires (RRS) (CIP 77R).

Pour l'année précédente :

• ENTRER un RRS (CIP 77R).

Pour l'année précédente moins un an ou plus :

• REMBOURSER en utilisant un chèque produit manuellement;
• MODIFIER le traitement brut et les avantages imposables du T4 pertinent avec le montant du remboursement.

4.1.2 Retenues - Modifier -- CIP 16A692 diminution nette du taux

Pour l'année courante, aucune action est requise car le système traitera automatiquement les bons mouvements.

Pour l'année précédente :

 En utilisant l'indicateur servant à outrepasser

• ENTRER un RRS (CIP 77R) pour le montant qui avait été retenu;
• ENTRER un RSU (CIP 77) pour le taux modifié (ce mouvement diminuera automatiquement l'élément 718);
• RÉDUIRE l'élément 718 de l'année courante avec le montant de la part de l'employeur à payer;
• AUGMENTER l'élément 718 de l'année précédente avec le montant qui doit être payé.

Pour l'année précédente moins un an ou plus :

• REMBOURSER en utilisant un chèque produit manuellement;
• MODIFIER le revenu d'emploi (cases 14 et 40) du T4 pertinent avec le montant net du remboursement.

4.1.3 Retenues - Modifier -- CIP 16A692 augmentation nette du taux

Pour l'année courante le système traitera automatiquement les mouvements.

Pour l'année précédente :

 En utilisant l'indicateur servant à outrepasser

• ENTRER un remboursement de retenues (RER) (CIP 16R) pour le montant qui avait été retenu;
• ENTRER un arrérage (ARR) (CIP 17C) pour recouvrer le montant modifié;
• RÉDUIRE l'élément 718 de l'année courante avec le montant recouvré (l'ARR, CIP 17C);
• AUGMENTER l'élément 718 de l'année précédente avec le même montant que celui du recouvrement.

Pour l'années précédente moins un an ou plus :

• ENTRER un RER (CIP 16R);
• ENTRER un ARR (CIP 17C);
• RÉDUIRE le montant qui est récupéré (ARR, CIP 17C) de l'élément 718;
• AUGMENTER le traitement brut et les avantages imposables de l'année ou des années du/des rajustement(s) pertinents.

4.2 Au besoin, les feuillets T4 des années précédentes doivent être modifiés conformément à la procédure établie.

5. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

5.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède devrait être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.

Carrie E. Roussin
a signé L'original

Carrie E. Roussin
Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération

Référence(s) : CJA 9248-5.