ARCHIVÉE DR 2010-021

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Le 12 novembre 2010

OBJET : Tâches à exécuter à la fin de l'année 2010

1. BUT

1.1 La présente directive est un guide et document de référence qui vise à fournir aux clients et aux bureaux de paye (BP) des informations sur les tâches de fin d'année qu'ils doivent exécuter.

2. ANNULATION

2.1 Le présent document remplace la Directive sur la rémunération 2009-026 du 16 novembre 2009.

3. CONTEXTE

3.1 Chaque fin d'année, il faut exécuter les mêmes tâches manuelles. Pour aider les clients et les BP , il a été décidé de diffuser chaque année une directive sur ces tâches à titre de rappel.

4. PROCÉDURES ET INSTRUCTIONS

4.1 Rappel à l'intention des clients

Les clients doivent communiquer avec leur BP pour connaître la date limite à laquelle l'information décrite ci-après doit parvenir aux BP , de sorte que les montants signalés par les clients puissent être inclus dans les états de rémunération originaux.

Nota : Les feuillets T4 sont émis en fonction de la province ou du territoire de travail. Un feuillet T4 supplémentaire sera imprimé pour les résidents du Québec qui travaillent dans une province autre que le Québec. Tout employé ayant changé de province ou de territoire de travail au cours de l'année recevra plus d'un feuillet T4. Dans les cas décrits aux paragraphes (a) et (g) de la section 4.1 de la présente directive (utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles et congés autofinancés), les clients doivent envoyer au BP un avis par écrit dans lequel figurent les montants se rapportant à chaque province ou territoire, et ce, afin que les feuillets T4 correspondants en tiennent compte.

  1. Utilisation des véhicules du gouvernement à des fins personnelles

    Veuillez consulter la procédure décrite dans la Directive sur la rémunération 2004-009 du 9 juillet 2004. Celle-ci stipule que les clients doivent envoyer au BP un avis par écrit dans lequel est indiqué le montant annuel d'allocation imposable qui doit figurer sur le feuillet T4 et le Relevé1 de l'employé. L'avis écrit doit parvenir aux BP au plus tard à la date prescrite par chacun d'eux individuellement, afin que les états de rémunération (feuillet T4 et Relevé1) en tiennent compte.
  2. Facteur d'équivalence (FE)

    Les clients doivent fournir au BP pertinent des renseignements sur certaines situations particulières comme les cas de double emploi (employé qui est en congé non payé [CNP] ouvrant droit à pension et qui occupe un poste de durée déterminée l'autorisant à verser des cotisations au Compte de pension de retraite de la fonction publique [-fonds 1], tel que dans les CPRFP cas de la réinstallation du conjoint), les cas de congé d'études non payé ouvrant droit à pension et les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat). Veuillez consulter les documents suivants:
    • la Directive sur la rémunération 1994-012 du 23mars1994 dans les cas de double emploi ou de congé d'études;
    • le bulletin spécial 1999-003 du Guide sur l'administration des pensions de retraite du 15 février 1999 dans les cas de congé non payé aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat).

    De plus, en ce qui a trait aux employés qui, à un certain moment au cours de l'année civile, étaient en congé de réadaptation et pour lesquels un code de type de pension indiquant des heures temporairement réduites dans le cadre d'un Programme de réadaptation (code 62 dans la zone 39), le FE pour la période du congé susmentionné ne sera pas calculé automatiquement. Afin que le FE soit calculé pour cette période, les clients doivent envoyer au BP un avis par écrit dans lequel figurent le nombre de périodes de paye ouvrant droit à pension et le montant des gains ouvrant droit à pension pour la période où le code 62 était indiqué dans le compte de l'employé dans le Système régional de paye (SRP). Veuillez noter que cette période commence à la date où le code 62 a été entré dans le SRP , et non à la date d'entrée en vigueur du congé de réadaptation.
  3. Exemption en raison de difficultés financières et autres crédits d'impôt

    Au début d'une année civile, les clients doivent, s'il y a lieu, faire le nécessaire pour modifier ou arrêter l'exemption en raison de difficultés financières et les autres crédits d'impôt (p. ex. congés autofinancés, lettres d'autorisation de l'Agence du revenu du Canada (ARC) ou du ministère du Revenu du Québec [MRQ] pour exonération d'impôt à la source, retenues pour le Fonds de solidarité des travailleurs du Québec [FSTQ], retenues pour Fondaction [le Fonds de développement de la Confédération des syndicats nationaux pour la coopération et l'emploi], retenues de pension alimentaire pour conjoint et enfants, etc.).

    Veuillez consulter les documents suivants:

    Afin d'aider les ministères clients dans l'exercice annuel de révision des montants inscrits dans les éléments 43 (Exemption impôt fédéral préjudice), 44 (Montant d'exemption additionnelle d'impôt du Québec), 82 (Montant du crédit d'impôt fédéral additionnel), 85 (Montant du crédit d'impôt du Québec non remboursable) et 88 (Montant du crédit d'impôt provincial additionnel), on leur distribuera un rapport indiquant les noms des employés pour lesquels un montant est inscrit dans l'une de ces zones.
  4. Feuillets T4 et T4A ainsi que les Relevés1 et 2 concernant des employés décédés

    Conformément à la Directive sur la rémunération 2007-015 du 22 août 2007, les clients doivent conserver au dossier personnel de l'employé, les feuillets T4 et T4A ainsi que les Relevés1 et 2 générés par le système, pour lesquels des exemplaires remplis à la main ont déjà été remis.
  5. Feuillet T4 de 2010 -- Indien inscrit

    Si le revenu de l'employé Indien inscrit est totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, nous rappelons aux conseillers en rémunération qu'ils doivent inscrire le code « 0 » à la zone 42 (situation de l'impôt sur le revenu) du fichier principal de l'employé (FPE) en traitant un changement d'état (CSI - CIP12A), avant la fin de l'année. Ceci aura comme résultat de ne pas retenir d'impôt à la source et fera en sorte que le revenu total sera rapporté à la case71 du feuillet T4. À défaut d'inscrire le code « 0 » à la zone 42 lorsque le revenu de l'employé Indien inscrit est totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, le feuillet T4 sera erroné et nécessitera une modification manuelle de la part du BP. Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 2009-028 du 1er décembre 2009.

    Lorsque durant la même année d'imposition, le revenu de l'employé Indien inscrit n'est pas totalement exonéré d'impôt pour l'année d'imposition complète, le conseiller en rémunération doit calculer le montant du revenu gagné alors que l'individu travaillait dans une réserve, incluant les avantages imposables, et en informer directement le BP avant la fin de l'année. Sur réception de cette information, le BP traitera un CIP 30 pour créditer l'élément 744 (Revenu exonéré Indien) du FPE. Ceci aura comme résultat de rapporter seulement la portion du revenu exonéré à la case 71 du feuillet T4.
  6. f) Relevé1 de 2010 -- Indien inscrit

    Les clients doivent calculer le revenu gagné par un Indien inscrit alors qu'il travaillait dans une réserve au Québec, incluant les avantages imposables, et en informer le BP par écrit, et ce, à condition que l'employé n'ait pas travaillé exclusivement dans une réserve au Québec durant l'année. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1996-053 du 25 novembre 1996.

    NOTA: Le revenu exonéré d'un Indien inscrit, alors qu'il travaillait dans une réserve au Québec, incluant les avantages imposables, ne doit être rapporté au BP qu'une seule fois pour les feuillets T4 et Relevé1.
  7. Congé autofinancé (CAF)

    Conformément à la Directive sur la rémunération 1994-048 du 8 décembre 1994, les clients doivent envoyer un avis écrit au BP dans lequel figurent les sommes retenues au cours de l'année pour un congé autofinancé (CAF).

    En raison de la loi en vigueur au Québec, les clients doivent calculer le montant retenu pour un CAF durant la période au cours de laquelle l'employé travaillait au Québec, et le montant retenu durant la période au cours de laquelle l'employé ne travaillait pas au Québec, et en faire état séparément.
  8. Paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

    Les clients qui ont émis des paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV) par l'entremise de leur section de finances devront émettre les feuillets T4 correspondant au montant des paiements. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) ne mettra pas manuellement à jour les T4 des employés qui reçoivent de tels paiements par l'entremise de leur section de finances.
  9. Paiement forfaitaire des cotisations pour le service passé à partir des allocations de retraite

    Les clients doivent préparer une lettre pour les employés de façon à faire état des montants admissibles d'allocations de retraite transférés à un régime de pension agréé (RPA) et des montants non admissibles servant au rachat des années de service passé. Pour plus de renseignements, veuillez consulter la section 4.4 de la Directive sur la rémunération 2006-002 du 5 janvier 2006.
  10. Paiements effectués après la fermeture de la période de paye 26, mais avant l'ouverture de la période de paye 01 -- comptes 7A

    On rappelle aux clients l'importance de créer, de vérifier et d'autoriser des mouvements de récapitulation du temps avant la fermeture de la dernière période de paye du cycle 7A de l'année civile.

    Les mouvements associés à la dernière période de paye qui sont saisis après la fermeture prévue de la période de paye du cycle 7A, mais avant le report de fin d'exercice (dernière mise à jour supplémentaire de l'année), demeureront inscrits dans le FPE , non traités, jusqu'à l'exécution de la première période de paye du cycle 7A de la nouvelle année. Aucun message de validation ne sera produit pour avertir le client ou le BP à propos de cette situation.

    Lorsque la première période de paye du cycle 7A de la nouvelle année est exécutée, les mouvements non traités et les nouveaux mouvements relatifs à la récapitulation du temps seront traités ensemble.

    Dans ce cas, non seulement le dernier paiement de l'année civile antérieure est retardé, mais les retenues à la source au titre de l'impôt seront prélevées selon le taux de la nouvelle année. Conformément aux règlements de l' ARC sur l'impôt sur le revenu, le BP ne peut pas rajuster le taux d'imposition dans ces situations. Veuillez consulter le Calendrier national de traitement de la paye pour 2010.
  11. Impression des adresses sur les états de rémunération

    En ce qui concerne la Directive sur la rémunération 2005-007 du 17 mai 2005, les clients qui impriment les adresses sur les états de rémunération devraient s'assurer que l'adresse postale de leurs employés qui figure dans le SRP est à jour.
  12. Cotisations syndicales

    En ce qui concerne la Directive sur la rémunération 2005-008 du 19 mai 2005, les clients devraient consulter la section 4.2.2 qui porte sur le remboursement à partir du système financier, et la section 4.3.3 qui a trait au recouvrement des cotisations syndicales versées par l'État.
  13. Changement d'employeur

    Il est extrêmement important que les clients s'assurent de traiter, au cours de l'année d'imposition se rapportant à l'année durant laquelle l'employé a été rayé de l'effectif (RE), tous les mouvements de type  RE pour code de raison 19 (employé d'une organisation où le Conseil du Trésor [CT] est l'employeur officiel, qui travaille désormais pour une organisation où le CT n'est pas l'employeur officiel, et inversement). Si le compte n'est pas traité comme il se doit, les gains indiqués sur l'état de rémunération remis à l'employé par le nouvel employeur seront inexacts. Pour plus de précisions concernant les procédures relatives au changement d'employeur, veuillez consulter la Directive sur la rémunération 2002-017 du 27 juin 2002 et la Directive sur la rémunération 2005-017 du 29 septembre 2005.

4.2. Rappel à l'intention des bureaux de paye (BP)

  1. Utilisation des véhicules appartenant au gouvernement à des fins personnelles

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé qui a touché un avantage relatif à l'utilisation d'un véhicule pendant l'année civile, lequel est considéré comme un avantage imposable, le BP doit ajouter à l'élément 732 le montant annuel qui est indiqué dans cette note. Comme ce montant doit faire l'objet d'une retenue au titre du Régime de pensions du Canada (RPC) et du Régime de rentes du Québec (RRQ), il faudra l'ajouter aux éléments 700 (gains bruts -- cumul de l'année [CDA]) et 706 (gains -- RPC) o u 707 (gains -- RRQ), selon le cas.
  2. Facteur d'équivalence (FE)

    Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1994-012 pour ce qui est des mesures à prendre dans certains cas de double emploi et de congé d'études.

    Veuillez consulter le bulletin spécial 1999-003 du Guide sur l'administration des pensions de retraite dans les cas de CNP aux fins de service rémunéré à titre de cadre permanent d'un agent négociateur (syndicat).

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client à propos d'un employé en congé de réadaptation pour lequel un code de type de pension 62 a été indiqué dans la zone 39, le BP doit ajouter le montant des gains ouvrant droit à pension à l'élément 734 et rajuster l'élément 118 en fonction du nombre approprié de périodes de paye ouvrant droit à pension.
  3. Indien inscrit - Feuillet T4 et Relevé1 de 2010

    Sur réception de l'avis écrit envoyé par le client, le BP devra traiter un CIP 30 pour créditer l'élément 744 du montant indiqué dans cet avis. Ceci aura comme résultat de rapporter le revenu exonéré à la case 71 du feuillet T4 pour tous les employés Indiens inscrits et à la case R du Relevé1 pour ceux à l'emploi dans une réserve au Québec.

    Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1996-053 pour plus de renseignements sur les exigences fiscales de la province de Québec, et la Directive sur la rémunération 2009-028 concernant les exigences fiscales au niveau fédéral pour les employés Indiens inscrits.
  4. Congé autofinancé (CAF)

    Sur réception d'une note de service envoyée par le client, le BP doit mettre à jour les éléments appropriés en débitant les éléments 700 (gains bruts - CDA), 706 (gains - RPC) et 707 (gains - RRQ). De plus, le BP doit créditer l'élément 756 (congé autofinancé) pour les employés travaillant au Québec. Veuillez consulter la Directive sur la rémunération 1994-048 pour de plus amples renseignements.
  5. Paiements d'aide au titre des voyages pour vacances (AVV)

    Veuillez consulter le paragraphe(h) de la section4.1 de la présente directive. Les BP ne mettront plus à jour les T4 des employés en fonction des paiements effectués par la section des finances du ministère pour l' AVV.
  6. Cotisations syndicales

    Sur réception de l'avis écrit du client demandant le rajustement du feuillet T4 ou du Relevé1 de l'employé des années d'imposition touchées, le BP mettra l'élément 717 (cotisations syndicales) à jour selon le montant indiqué par le client. Le BP devrait consulter les sections 4.2.2 et 4.3.3 de la Directive sur la rémunération 2005-008.

5. RAPPEL

5.1 Nous rappelons à la collectivité de la rémunération de ne pas communiquer avec les Services d'imprimerie de TPSGC de Dartmouth, de Québec ou de Winnipeg au sujet de l'émission des formulaires T4/Relevé 2010. Les formulaires seront produits au début février 2011 et envoyés de ces sites d'impression sur une base prioritaire.

6. RENSEIGNEMENTS SUPPLÉMENTAIRES

6.1 États de rémunération (p. ex. T4, T4A, Relevé1, etc.) non émis par le Secteur de la rémunération de TPSGC

Les clients qui émettent des feuillets pour le revenu doivent utiliser les numéros de compte de paye que leur ont attribué l' ARC et le MRQ , et non pas les numéros de compte de paye que l' ARC et le MRQ ont fournis au Secteur de la rémunération de TPSGC qui sont utilisés aux fins de rapports des paiements émis au moyen des systèmes de rémunération de TPSGC.

7. DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS

7.1 Toute demande de renseignements sur ce qui précède doit être adressée à votre bureau des services de rémunération de TPSGC.


Directeur général
Secteur de la rémunération
Comptabilité, gestion bancaire et rémunération


Carrie E. Roussin
a signé l'original

Carrie E. Roussin

Référence(s) : CJA 9007-10-2 et 9007-10-3