Mise à jour du gouvernement du Canada concernant le système de paye Phénix 8 mars 2017

Bonjour à tous. Je vous remercie de vous joindre à nous.

Je suis à nouveau en compagnie de mes collègues Randy Hewlett, de l’Agence du revenu du Canada, et Alfred Tsang, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

Aujourd’hui, je suis heureuse de vous faire part de notre mise à jour mensuelle concernant nos normes de service, la préparation de déclarations de revenus et les préparatifs en vue de la prochaine période d’embauche d’étudiants.

Normes de service

J’aimerais commencer en rappelant aux employés que des avances de salaire d’urgence et des paiements prioritaires sont offerts au personnel qui éprouve des difficultés financières en raison des problèmes de paye. Il est important pour moi de mettre l’accent sur ce point, parce que très récemment on m’a informé que certains employés ne savent toujours pas qu’ils peuvent avoir accès à des avances de salaire d’urgence très rapidement auprès de leur ministère s’ils en ont besoin.

Permettez-moi maintenant de vous parler des progrès que nous réalisons quant à l’atteinte de notre état de stabilité, et ceux-ci sont représentés dans notre tableau de bord, que nous avons mis à jour.

Un bilan du dernier mois nous permet de relever deux indicateurs positifs.

Tout d’abord, nous avons dépassé le point d’équilibre où nous traitons plus de mouvements que nous en recevons. Il s’agit d’un jalon très important. En d’autres mots, cela signifie que les temps d’attente et le nombre total de mouvements qui sont en attente de traitement vont diminuer. Nous avons commencé à observer des progrès en ce sens.

Ensuite, nous notons des améliorations quant aux normes de service au Centre des services de paye dans plusieurs catégories. En collaboration avec nos partenaires syndicaux, nous avons désigné les cas de congés parentaux et de congés d’invalidité comme prioritaires et nous avons réalisé d’importants progrès pour ces deux types de mouvements.

Pour ce qui est des congés parentaux, nous nous étions engagés à atteindre l’état de stabilité d’ici la fin mars, et j’ai le plaisir d’annoncer que nous sommes en voie d’atteindre cet objectif important. En date d’aujourd’hui, 95 % des nouvelles demandes de congé de maternité ou de congé parental seront traitées dans les 20 jours suivant leur réception au Centre des services de paye. La plupart des mouvements au Centre de services de paye qui excèdent nos normes de service ont été traités, et les employés commenceront à recevoir leur paiement complémentaire le 22 mars prochain. Dans certains cas, nous avons besoin de renseignements supplémentaires, mais nous communiquons avec les employés et les ministères concernés.

Vous vous demandez peut-être comment nous approchons l’état de stabilité pour les congés parentaux alors que notre tableau de bord indique que seulement 19 % des cas répondent aux normes de service. Il ne faut pas oublier que ce pourcentage est valide pour le mois dernier, qui correspond à la période du 1er au 28 février, et que pendant cette période nous nous étions attardés aux cas qui dépassaient déjà nos normes de service. C’est pourquoi, même si nous traitions bon nombre de mouvements, la plupart d’entre eux ne contribuaient pas à l’amélioration générale de nos normes de service.

Nous sommes aussi sur la bonne voie pour atteindre notre objectif d’avril pour les cas de demandes de congé d’invalidité. Les employés continueront à remarquer des améliorations d’un mois à l’autre, et nous travaillons très fort afin de devancer les échéances. Il est important de rappeler que pour les ministères et organismes desservis par le Centre des services de paye, nos normes de service sont mesurées à compter du moment où une demande de paiement est reçue au Centre des services de paye jusqu’à ce que le mouvement soit fermé. Il s’agit d’étapes importantes qui ont lieu avant qu’une demande nous soit envoyée, et nous collaborons avec les ministères et organismes pour réduire au minimum ces retards.

Prochaines étapes

Une récente mise à jour du système donnera sous peu un élan considérable à l’amélioration de nos normes de service. Depuis la semaine dernière, les calculs relatifs aux affectations intérimaires antérieures sont automatisés dans Phénix.

Le traitement des affectations intérimaires entrées à temps ou à l’avance par le personnel ministériel des ressources humaines est automatisé depuis la mise en œuvre de Phénix. Cependant, les affectations antérieures nécessitaient de longs calculs manuels. Cette nouvelle amélioration permettra de diminuer le temps nécessaire au traitement de ces mouvements.

À l’heure actuelle, près de 100 000 affectations intérimaires sont en attente de traitement au Centre des services de paye, ce qui représente environ 30 % de notre charge de travail. Afin de garantir la gestion efficace de cet important volume de travail, les mouvements liés aux affectations intérimaires antérieures seront traités de façon contrôlée et ciblée d’ici juin. Nous prévoyons que les employés commenceront à recevoir des paiements le 22 mars prochain.

Étudiants

À l’approche du printemps, les ministères et organismes cherchent à embaucher des étudiants. Les étudiants ont toujours fait partie intégrante de la fonction publique.

Il s’agit d’une occasion importante pour le gouvernement d’offrir à une nouvelle génération d’employés potentiels une expérience de travail enrichissante et positive. Dans cette optique, les sous-ministres dans l’ensemble du gouvernement se sont engagés à faire de l’embauche des étudiants une priorité.

En ce qui concerne notre ministère, nous mettons tout en place pour que les problèmes de paye éprouvés l’an dernier par les étudiants ne se reproduisent pas. Nous avons travaillé avec les ministères et organismes clients à améliorer le processus depuis le moment où les étudiants sont d’abord embauchés par ces organisations jusqu’au moment où ils sont rémunérés. Grâce à ces mesures, nous pourrons offrir aux étudiants qui se joignent à la fonction publique une paye exacte et en temps opportun dans la mesure où les documents nécessaires sont envoyés au Centre des services de paye par leur ministère au moins 10 jours avant leur entrée en fonctions. Ce même échéancier s’applique pour la saisie d’information dans Phénix par les ministères et organismes qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye, et nous collaborons avec nos collègues du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada pour nous assurer que le tout est uniforme dans l’ensemble du gouvernement.

Répercussions fiscales

Parlons maintenant des impôts. Les problèmes que nous avons cernés relativement aux relevés 1 ont été résolus, et les employés sont en mesure d’accéder à leurs feuillets depuis le 27 février. Les employés de la Colombie-Britannique dont la couverture dans le cadre d’un régime privé d’assurance-maladie s’affichait dans la mauvaise case pourront bientôt accéder à leurs feuillets d’impôt modifiés. Des feuillets T4 corrigés seront aussi produits pour tout autre problème qui pourrait survenir.

Partout au Canada, des millions de feuillets T4 modifiés sont émis chaque année pour diverses raisons. Cette année, les fonctionnaires qui ont reçu un trop-payé recevront un tel feuillet. Dans ces situations, l’Agence du revenu du Canada leur recommande de soumettre leur déclaration de revenus avant la date limite du 30 avril en fonction des feuillets qu’ils ont en leur possession. Les employés n’auront pas à produire une nouvelle déclaration en raison des feuillets d’impôt modifiés. Services publics et Approvisionnement Canada transmettra ces derniers à l’Agence, et les déclarations fiscales seront recalculées sans que l’employé n’ait besoin de prendre des mesures supplémentaires.

Nous avons tenté de réduire au minimum l’incidence des problèmes de paye pour les employés, mais nous devons continuer à leur fournir de l’aide et répondre à leurs questions. Une grande quantité de renseignements est offerte en ligne et, au cours des prochaines semaines, l’Agence et Services publics et Approvisionnement Canada diffuseront des vidéos afin d’expliquer toutes les situations fiscales auxquelles les employés pourraient être confrontés. De plus, nous publierons une série de questions et de réponses tirées des demandes des employés au sujet de leurs feuillets d’impôt et de la production de leur déclaration de revenus.

Les employés peuvent également communiquer avec notre centre d’appels, où des agents pourront les aider à comprendre les renseignements figurant sur leur état des gains et leurs feuillets d’impôt.

Depuis le 13 février, nous avons reçu environ 6 500 appels concernant les impôts. Afin de gérer le volume d’appels, nous ajoutons des ressources supplémentaires pour répondre aux questions relatives aux impôts et rappeler les employés, au besoin. Nous continuerons d’offrir ce service d’assistance aussi longtemps que les employés en auront besoin.

Conclusion

Alors que nous continuons à nous rapprocher de l’état de stabilité, les employés commenceront à remarquer une réduction des délais de traitement. Comme pour tout grand système informatique, il y aura certains problèmes au fur et à mesure que nous progressons, mais les employés doivent savoir que nous prendrons toujours des mesures immédiates pour nous assurer qu’ils reçoivent leur paye. De façon générale, des signes d’amélioration seront de plus en plus évidents au cours du mois prochain. Il faudra du temps avant que tous les employés le remarquent, mais nous réalisons des progrès constants.

Je suis impatiente de vous présenter notre prochaine mise à jour en avril.

Marie Lemay, ing., P.Eng.
Sous-ministre
Services publics et Approvisionnement Canada

 

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