Mise à jour du gouvernement du Canada concernant le système de paye Phénix - Le 2 juin 2017


Écoutez un Séance d’information technique concernant Phénix

Le 2 juin 2017

Bonjour à tous et merci de votre présence.

Aujourd’hui, je présenterai une mise à jour sur le travail que nous accomplissons, ainsi que sur la mise en œuvre des conventions collectives.

Je tiens tout d’abord à affirmer que la résolution des problèmes de paye demeure une priorité absolue dans l’ensemble du gouvernement, et que nous travaillons d’arrache-pied pour résoudre les problèmes et aider les employés touchés.

Charge de travail

Dans la mise à jour qu’il a présentée la semaine dernière, le secrétaire parlementaire Steven MacKinnon a expliqué que le nombre de mouvements traités dans le système avait tendance à augmenter en avril et en mai. Cette augmentation, qui est normale, est attribuable à l’embauche d’étudiants pour la période estivale et à d’autres particularités saisonnières. Cette année, en plus de ces activités accrues, nous devons aussi traiter un nombre particulièrement élevé de conventions collectives, et ce, toutes en même temps. À l’heure actuelle, nous traitons les paiements rétroactifs découlant de la mise en œuvre des conventions collectives de plus de 24 000 employés du groupe Gestion financière, du groupe Vérification, commerce et achat et du groupe Sciences appliquées et examen des brevets. Et il reste encore bien d’autres conventions à mettre en œuvre.

Cela fait en sorte que le nombre de mouvements en attente d’intervention ne cesse d’accroître. Nous étions en mesure de stabiliser la charge de travail en mars et en avril, mais depuis, elle a augmenté d’environ 10 %.

À l’heure actuelle, il y a 345 000 mouvements de paye en attente qui ont des répercussions financières sur les employés touchés. Selon les données historiques, nous traitons plus ou moins 80 000 mouvements au cours d’un seul mois. Avant d’atteindre l’état de stabilité, il nous reste donc environ 265 000 mouvements supplémentaires à traiter.

Notre principal défi demeure celui de la capacité. Bien que ce ne soit pas le seul problème, c’est celui auquel sont attribuables la plupart des difficultés que vivent les employés. Lors du regroupement des conseillers en rémunération à Miramichi, nous avons perdu des experts chevronnés avant que Phénix soit lancé. Manifestement, il en a résulté un important manque de ressources pendant la transition vers le nouveau système de paye. Si ces experts avaient été là pendant cette transition, cela aurait changé complètement la donne.

L’annonce faite la semaine dernière nous aidera à réduire cet écart. En embauchant plus de ressources, nous pourrons ainsi progresser, de façon constante et tangible, vers l’état de stabilité. Nous embauchons 90 nouveaux employés qui s’ajouteront à l’effectif du Centre des services de paye à Miramichi, et plus de 140 autres qui seront répartis entre nos bureaux satellites et nos opérations de Matane et de Shediac. Cette capacité supplémentaire nous aidera à traiter les conventions collectives, et nous comptons maintenir tous nos bureaux satellites ouverts aussi longtemps qu’il le faudra. De plus, nous examinons notre effectif dans l’ensemble de la fonction publique à la recherche de la capacité et de l’expertise supplémentaires auxquelles nous pourrions avoir recours.

Dès que ces nouvelles ressources seront à bord, nous pourrons mettre à profit les progrès déjà réalisés. Voici des exemples de ces progrès :

Technologie

Outre l’ajout de personnel, le secrétaire parlementaire MacKinnon a annoncé, la semaine dernière, un investissement dans un système de gestion de cas. Grâce à ce nouvel outil, nous pourrons fournir davantage de renseignements utiles et précis aux employés qui ont des questions sur leurs mouvements de paye. De plus, en collaboration avec les employés et les syndicats, nous nous penchons sur les problèmes techniques et la mise en œuvre d’autres améliorations techniques à apporter pour améliorer Phénix.

Conventions collectives

La mise en œuvre des conventions collectives demeure une priorité. Dans le but d’optimiser notre productivité, nous modifions la façon dont nous traitons les mouvements de paye.

Auparavant, nous donnions la priorité à certains types de mouvement et les traitions un à la fois en assurant leur stabilisation avant de passer au mouvement prioritaire suivant. Maintenant, tous les mouvements dans le dossier de paye d’un employé sont traités d’un seul coup. Il s’agit de quelque chose que les employés ont demandé, et cette nouvelle approche nous permettra de traiter avec plus de facilité les paiements rétroactifs découlant d’une nouvelle convention collective.

À ce jour, nous avons terminé la mise en œuvre d’une convention pour l’Agence du revenu du Canada, et nous nous occupons actuellement de deux autres conventions. Le 3 mai, 90 % des employés du groupe Gestion financière ont commencé à recevoir des rajustements salariaux et des paiements rétroactifs, et cela se poursuivra jusqu’en août. Le premier paiement du groupe Vérification, commerce et achat a été versé cette semaine. Nous nous apprêtons aussi à mettre en œuvre d’autres conventions collectives.

Rapports

Le gouvernement veut continuer à faire preuve d’ouverture et de transparence envers les employés et le public au sujet de ce dossier. Il s’agit d’une situation complexe, dont les chiffres et les concepts peuvent porter à confusion. D’ailleurs, l’une des premières recommandations que le groupe de travail de ministres a formulées à cet égard portait sur la nécessité de donner des renseignements plus clairs et plus utiles aux employés et au public. Nous élaborons actuellement une nouvelle version du tableau de bord sur les services de paye de la fonction publique afin de nous assurer de donner aux employés des renseignements utiles sur les progrès que nous réalisons.

Conclusion

Phénix a généré beaucoup de stress pour les employés et leur famille, et je suis profondément désolée des difficultés auxquelles ils sont confrontés. J’invite tous les employés qui ont besoin de soutien à en parler à leur gestionnaire ou à communiquer avec le programme d’aide aux employés de leur ministère.   

Merci.

Séance d’information technique concernant Phénix

Transcription audio

Opérateur : Merci. Thank you. Nous allons maintenant passer à la période des questions téléphoniques.

Nous allons maintenant passer à la période de questions.

Nous avons une première question. la première question de Catherine Lanthier, Radio-Canada.

Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Bonjour Mme Lemay, j'aimerais savoir si on a atteint la stabilité telle que prévu pour la période du printemps dans les catégories suivantes: les employés nouvellement embauchés, cessation d'emploi, retour de congé, nomination intérimaire et mutation.

Marie Lemay : Merci Mme Lanthier, pour votre question. Ce que j'ai tenté d'expliquer, puis merci de me donner la possibilité de le préciser là, c'est que on est à réorganiser notre, la façon dont on fait notre travail. Ce qu'on a réalisé, c'est que les, l'approche des conventions collectives nous force à ne plus traiter les transactions une catégorie à la fois.

Alors, l'approche qu'on avait et pour laquelle on rapportait catégorie avec une date prévue d'état stable, on a été obligé de changer l'approche parce que pour être capable de faciliter la mise en œuvre des conventions collectives, il faut en fait prendre plusieurs transactions dans le dossier de l'employé pour être capable de bien, de bien procéder, si vous voulez, à la rétroaction des conventions collectives.

Alors, ça nous force à changer l'approche catégorie, alors on ne peut plus suivre par catégorie l'état stable, et c'est pourquoi on n'a pas encore de tableau de bord sur les services de paye de la fonction publique. On est à regarder comment on peut bien maintenant expliquer par rapport aux employés, sur le progrès parce que ça sera plus par transaction. Donc, l'approche va être plus par, on va suivre la progression des conventions collectives, et on va continuer avec évidemment l'état stable qui a été atteint dans les propriétés qu'on a atteintes. Mais on n'est plus dans le mode de catégories.

Question : Alors vous n'êtes pas en mesure de nous dire aujourd'hui si vous avez atteint vos objectifs pour les catégories énoncées ou du moins nous en donner une, une idée?

Marie Lemay : C'est ça.

Opérateur : Merci. Thank you. La prochaine question est posée par Rachel Aiello du Hill Times. Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Bonjour. Merci. J’aimerais que vous puissiez préciser l’envergure du travail en retard et que vous expliquiez les raisons pour lesquelles le nombre de cas a augmenté.

Marie Lemay : D’accord. Donc vous vous souvenez que lors de notre dernière rencontre, je crois que nous avons parlé, je crois que j’utilisais « nous »… nous sommes sur le point de franchir un cap, c’est à l’époque où nous étions en train de déplacer les conseillers en rémunération de nos bureaux satellite vers notre file d’attente, notre inventaire. Nous avons réussi à stabiliser la file d’attente de mars et d’avril, mais nous n’avons pas été en mesure de la réduire. De plus, il y a un arrivage de déclarations saisonnier qui se produit chaque année en lien par exemple aux étudiants et à l’été. C’est cette période de pointe qui a entraîné l’augmentation observée au mois de mai.

En ce qui concerne les conventions collectives, qui représentent une priorité puisqu’il faut résoudre la question et réorganiser notre travail, il est devenu évident que nous avons réellement besoin de ressources supplémentaires pour être en mesure de réduire la file d’attente. Nous avons donc été capables de la stabiliser. La période de pointe saisonnière l’a fait augmenter, mais les ressources supplémentaires dont nous disposons désormais nous permettront de le réduire.

Question : Question de clarifier les choses encore une fois, pouvez-vous nous donner le nombre précis actuel?

Marie Lemay : Le nombre de cas s’élève à 345 000, mais il s’agit du nombre total de transactions qui ont des répercussions financières… ce n’est pas le nombre qui a déjà fait l’objet de rapports. Ce qui est essentiel, c’est de garder le nombre 265 000 en tête, parce que notre total est de 345 000. Nous croyons que pour conserver un état d’équilibre, notre nombre d’intrants/extrants devrait être d’environ 80 000. Par conséquent, nous devons ramener à zéro l’écart créé par ces 265 000 cas. C’est le nombre à garder en tête et à ramener à zéro.

Operator : Thank you. Merci. La prochaine question est posée par Boris Proulx, du Journal de Montréal. Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Oui, bonjour. Vous avez parlé du système un employé, un fichier, autrement dit au lieu de juste un paquet de transactions. Quand est-ce que ça va être mis en place? Et aussi pouvez-vous me confirmer qu'autrement dit, depuis le début de cette histoire, un employé qui avait beaucoup de transactions avait aucun moyen pour un spécialiste de la paie de prendre son dossier dans l'ensemble. Il fallait qu'il passe transaction par transaction en fonction des priorités. Comment ça marchait?

Marie Lemay : Alors, merci. Effectivement, l'approche qu'on a pris au départ, c'était de former des gens dans des spécialités de transactions. Donc, les agents de rémunération, faisaient des transactions et on était… c'est comme on avait choisi cette méthode en espérant être capable d'arriver le plus possible à une efficacité, être capable de descendre l'inventaire.

Les employés nous ont fait part de leur mécontentement, puis avec raison là, de justement ce que vous soulevez, le fait de pas être capable de traiter plusieurs transactions en même temps. Et c'était un modèle qu'on visait atteindre à l'automne. On voulait traiter par transaction jusqu'à la fin de l'été et à l'automne, aller au modèle employé, parce que c'est le modèle qui est le modèle ultime et celui qu'on visait, qu'on a toujours visé.

La différence, c'est qu'on devance ça maintenant. On a commencé et on est en transition et l'avantage de le faire maintenant, c'est 1) on répond à ce que les employés nous ont demandé, mais 2) ça nous permet de, de faciliter l'administration des conventions collectives. Alors, le modèle, on le devance, on a commencé, et on est en transition.

Question : Donc, vous n’avez pas de date exactement sur la transition, c'est ça? C'est juste d'ici l'automne?

Marie Lemay : Bien en fait, on le fait en ce moment dans certains cas là, alors on a déjà commencé. Ça fait que maintenant, et on va y arriver au cours de l'été.

Operator : Merci. Thank you. La prochaine question est posée par Paul Gadoury, de Le Droit. Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Oui, bonjour Mme Lemay. Quand vous parlez d'un retard ou enfin, d'un, de nombre de transactions de mouvement de paie, on parle de 345 000, mais vous ramenez ça à 275 000. Avant, on parlait toujours de deux mois de retard. Là, est-ce qu'on est rendu à trois, à quatre mois de retard?

Marie Lemay : Écoutez, donc le chiffre que j'ai dit, c'est 345 000 moins le 80 000, ça fait que 265 000, et on peut faire cette mathématique-là dans le sens où on peut faire le – ce qui nous reste à l'extérieur de notre travail normal, c'est 265,000, ou l'équivalent d'à peu près 265 000 transactions. Alors, comme vous savez, c'est, j'aimerais être capable de faire une ligne directe là puis de vous dire absolument oui, mais on peut choisir différents indicateurs, si vous voulez. Vous pouvez utiliser le 265 par le 80 000, ça peut vous un indicateur.

Mais c'est, c'est vraiment pas, je vous dirais que c'est pas parfait comme, comme méthode là.

Question : Alors quand, quand on va arriver par exemple, aux groupes importants là de fonctionnaires qui ont, qui ont ratifié des ententes, des nouvelles ententes, est-ce que ce chiffre-là, par exemple, pourrait augmenter considérablement?

Marie Lemay : Alors, ce qu'on a, ce qu'on a à traiter, quand on, quand on fait des conventions collectives, il y a plusieurs étapes pour nous au niveau de la paie, et une de ces étapes-là c'est en fait de faire un certain, je dirais, nettoyage au niveau des transactions, et il y a près de la moitié des transactions qui sont dans l'inventaire qui doivent être faites, en gros, avant qu'on puisse faire les différentes conventions collectives.

Alors, c'est pour ça que c'est important pour nous de maintenant de devancer le modèle qu'on avait prévu pour l'automne et de commencer tout de suite à faire le modèle par employé parce que ça nous permet d'aller chercher des transactions qu'on aurait prévu faire plus tard dans certains cas plus tôt, et l'inverse aussi. Mais, donc c'est, c'est ce qui va nous permettre de, de, il y a à peu près la moitié, je vous dirais, des transactions qui sont reliées indirectement aux conventions collectives que l'on devrait faire avant de pouvoir procéder aux conventions collectives.

Operator : Thank you. Merci. La prochaine question est posée par Terry Pedwell, de la Presse canadienne. Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Merci. Question : Bonjour, Mme Lemay. Je me demandais… Il y a bien longtemps que ces conventions collectives sont en vigueur. Je me demande pourquoi vous avez mis tant de temps à embaucher… je crois qu’il faut 230 personnes pour faire face à cette situation?

Marie Lemay : Alors, Terry, je comprends votre question, et je crois que ce qu’il faut tous garder en tête, c’est que nous ne partons pas de zéro, n’est-ce pas? Nous… lorsque le service de paye a été mis en œuvre l’an dernier, nous avons embauché plus de 200 personnes, nous avons ouvert des bureaux satellites, nous sommes là-dessus. Ce qui s’est produit, encore une fois, c’est que nous avons été en mesure de stabiliser la file d’attente, mais pas de la réduire. Et oui, c’est exact, les conventions collectives étaient en vigueur. Nous avons traité quelques cas. Nous avons appris des premiers processus et pour nous, il est devenu très clair que si nous voulions venir à bout de cette file d’attente et résoudre la question de la convention collective à ce stade, il n’y avait aucun risque à prendre. Nous avons besoin de ressources. Il est exactement ce qui nous permettra de venir à bout de la file d’attente.

Maintenant, le défi qui se pose à l’heure actuelle et qui fait partie de, pas de l’incertitude, mais c’est que nous dépendons du nombre de personnes que nous pouvons recruter, et la rapidité à laquelle nous les recrutons déterminera la rapidité à laquelle nous pourrons passer à travers tous ces processus. Donc c’est ce que nous évaluons en ce moment, à quelle vitesse nous pouvons recruter des personnes. Nous avons déjà commencé et nous pourrons ensuite avoir une meilleure idée de la stabilité des choses dans l’avenir.

Question : Alors savez-vous combien de temps il faudra, en d’autres termes, combien de temps ces personnes qui sont sur la liste de paye devront composer avec ce retard?

Marie Lemay : Eh bien, la réponse simple est tant et aussi longtemps que nécessaire, mais l’idée encore une fois est que ce soit le plus rapidement possible… nous sommes tout à fait conscients que nous devons recruter des personnes le plus rapidement possible. Alors nous communiquons avec tout le monde. Nous avons aussi lancé un appel aux employés pour savoir s’il y avait, quelque part dans le système public, des conseillers en rémunération qui n’ont pas été contactés, parce que, comme vous le savez, et je le répète à chaque séance d’information technique, si vous connaissez des conseillers en rémunération disponibles, venez nous voir. Le syndicat a communiqué avec ses membres. Nous avons communiqué avec les différents services. Mais lors de la dernière tentative, on nous a dit qu’il y en aurait peut-être. Il semble que nous aurions quelques personnes et nous allons accueillir toutes les personnes possibles. Donc l’idée est de nous assurer que nous disposons de toutes les ressources nécessaires, et ce, le plus rapidement possible.

Et nous devons également former certaines personnes. Donc, nous faisons les camps de formation, nous avons modifié nos méthodes de formation. Les personnes qui le peuvent viennent suivre une formation intensive, et peuvent retourner à leurs services respectifs si elles le souhaitent. Donc nous avons adapté tous ces éléments pour pouvoir nous assurer d’intégrer des ressources le plus rapidement possible.

Operator : Thank you. Merci. La prochaine question est d’Andrew Foote de la CBC. Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Bonjour! Merci pour ce compte rendu. Je veux simplement revenir sur les deux nombres présentés : 345 000 et 265 000; c’est une différence de 80 000 cas. Pouvez-vous encore une fois expliquer ce qui est particulier à ces 80 000 cas?

Marie Lemay : Donc, nous parlons ici d’un inventaire, n’est-ce pas? Un inventaire de mouvements? Et n’importe quel jour donné, nous devrons traiter plusieurs mouvements au Centre des services de paye. Mais, les mouvements… nous devrions peut-être formuler un petit rappel aux gens. Ce dont nous parlons ici – je vais les qualifier de quasi autorisations de modification – par exemple, la paye normale est traitée toutes les deux semaines, mais tous les jours au sein de la fonction publique, vous avez des gens qui acceptent des affectations intérimaires, qui partent en congé de maternité, en congé de maladie ou en congé non payé. Donc, ces choses doivent ensuite… nécessitent une certaine surveillance de la part d’un conseiller en rémunération, si vous voulez. Il s’agit donc de la file d’attente des mouvements que nous devons traiter, mais nous avons, nous prévoyons et nous croyons que nous aurons ce que nous appelons un inventaire sain, c’est-à-dire des mouvements qui entrent et qui sortent en respectant les normes de service, soit environ 80 000 mouvements. Donc, si nous avions 80 000 mouvements à traiter aujourd’hui, et il s’agit du seul nombre dont je vous parlais, nous serions dans un état d’équilibre. C’est comme cela que nous voyons ce genre de situation.

Donc, c’est pourquoi je dis que le nombre critique à surveiller est tout nombre supérieur à 80 000 parce que c’est ce que nous devons réduire à zéro. Je vous donne donc un nombre total et je dis ce que nous nous attendons à avoir en tout temps, n’importe quel jour… si nous faisons… si nous tenons des séances d’information technique dans deux ans, je devrais vous dire que nous avons 80 000 mouvements à traiter et que nous ne devrions avoir aucun problème à le faire, vous comprenez ce que je veux dire? C’est donc la partie supplémentaire que nous surveillons.

Question : Et pouvez-vous me donner une idée du nombre de nouveaux employés saisonniers qui ont été embauchés et du nombre de fonctionnaires qui font partie de ces nouvelles conventions dont vous avez parlé?

Marie Lemay : En termes de conventions collectives à l’heure actuelle, nous en avons compté 24 000. Mais nous pouvons vous donner l’ensemble des renseignements dont nous disposons. Je ne les ai pas avec moi, mais je peux vous les faire parvenir. Et en termes d’employés saisonniers, comme les étudiants, nous avons environ 5 000 étudiants, mais il y a aussi des employés occasionnels saisonniers et je n’ai pas ce nombre. Il faudrait que je vous le fasse parvenir.

Operator : Thank you. Merci. La prochaine question est d’Ashley Burke, de CBC News. Please go ahead, la parole est à vous.

Question : Bonjour, Mme Lemay. Combien de personnes ont cessé de travailler parce qu’elles ne sont pas payées correctement?

Marie Lemay : Ashley, je ne suis pas sûre de la réponse que vous voulez que… que je vous donne. Si je suis au courant d’une personne qui a cessé de travailler parce qu’elle n’est pas payée, je veillerais alors à ce qu’elle obtienne sa paye. Je ne connais personne à qui une telle chose est arrivée, personnellement.

Question : Bon, il y a… supposons qu’il y a une personne qui n’a pas… qui a travaillé pendant trois mois qui n’a pas été payée et qu’on lui dit après son congé de maternité, qu’elle leur doit 40 000 $ au trop-payés. Et le 1er juin, elle a annoncé à son patron qu’elle ne travaillera plus.

 

Marie Lemay : Okay. Juste que vous le sachiez, je… ce que j’aimerais vraiment, c’est que cette personne entre en contact avec moi directement. C’est… Ce genre de situation ne se produit plus. Comme je le disais, nous avons atteint un état d’équilibre. Si une telle chose se produit… non, ce genre de chose ne se produit pas – ce que je veux dire par de telles choses ne se produisent pas, c’est qu’elles n’ont pas besoin de se produire. Nous sommes en mesure de régler ce genre de situation, alors il faut absolument que les personnes à qui cela arrive nous le disent. Vous savez, une partie de la complexité de ce système, et ceux qui suivent ceci depuis un certain temps comprennent probablement qu’il s’agit d’un système de bout en bout, n’est-ce pas?

Donc, je parle souvent de ce que… même les mouvements dont je parle, ils concernent le centre des services de paye. Mais il y a un début et une fin à cela. En réalité, cela commence au sein du Ministère et se termine dans le compte de banque des employés. Et tout au long de cette chaîne, il y a plusieurs choses et nous examinons collectivement le processus de bout en bout et veillons à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.

Je… Je peux vous dire que nous ne faisions pas cela avant Phénix, donc il y avait des problèmes qui nous échappaient. Donc, ce que nous tentons de faire ici est de nous assurer que lorsque des choses nous échappent, nous savons comment les régler et sommes en mesure de le faire. Je serais donc vraiment reconnaissante si cette personne communiquait avec moi.

Operator : Thank you. Merci.

Pierre-Alain Bujold : Merci, Sylvie.

That, ceci conclut la période de questions.

This will conclude today's question period.

Merci à tous d'avoir participé.

Thank you very much for attending. If you have further questions, of course, you know how to reach our Media Relations Office.

Merci beaucoup.

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