Archivé : Réponse du Secrétariat du Conseil du trésor
De : Services publics et Approvisionnement Canada
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Michael Wernick
Greffier du Conseil privé et secrétaire du Cabinet
Bureau du Conseil privé
80, rue Wellington, bureau 332A
Ottawa (Ontario) K1A 0A3
Monsieur le Greffier,
Je vous remercie de votre lettre du 2 novembre dernier. En tant qu’administrateurs généraux, nous devons nous assurer que nos organisations demeurent au fait des problèmes de paye que connait chacun de nos employés. Je suis résolue à soutenir les efforts que vous fournissez, à titre de chef de la fonction publique, ainsi que les efforts dirigés par le Bureau du Conseil privé, en vue de parvenir à une solution durable.
Mon équipe de direction est entièrement mobilisée depuis que l’ampleur des problèmes est devenue évidente au cours de la période suivant le lancement. En effet, l’ensemble de la haute direction du Secrétariat du Conseil du trésor (SCT) – qui comprend la dirigeante principale des ressources humaines et le contrôleur général du Canada, ainsi que d’autres fonctions comme celle du dirigeant principal de l’information du Canada – a déjà déployé des efforts considérables pour permettre de stabiliser le système de paye et veiller à ce que les employés reçoivent à temps la rémunération qui leur est due. Notre ministère a également élaboré des stratégies afin d’appuyer ses propres employés.
En tant qu’employeur
Dès que les problèmes liés à Phénix ont commencé à faire surface, nous avons pris une série de mesures pour évaluer et comprendre les diverses préoccupations soulevées par les administrateurs généraux. La dirigeante principale des ressources humaines, le contrôleur général du Canada et moi avons facilité la mobilisation de nos collègues et avons fait un travail intensif de sensibilisation auprès des administrateurs généraux, des chefs des ressources humaines et des dirigeants principaux des finances afin de recueillir des commentaires, d’échanger de l’information et de permettre de vérifier concrètement les efforts déployés en vue d’établir un système de paye stable.
Compte tenu du rôle important qu’ont joué les agents négociateurs pour mettre au jour les multiples problèmes de paye des employés, et de leur capacité de suggérer des solutions pratiques, en septembre 2016, le président national de l’Alliance de la Fonction publique du Canada et moi avons mis sur pied le Comité de consultation syndicale-patronale de la haute direction sur Phénix. Le Comité se réunit environ toutes les quatre semaines. Quelques sous-comités ont aussi été constitués pour régler des questions précises. Dans son ensemble, notre collaboration continue avec les syndicats a amélioré notre compréhension de la situation et a contribué à améliorer concrètement notre façon d’aider les employés. Par exemple, à la suite de suggestions formulées par des agents négociateurs, le SCT a établi en septembre 2016 un groupe de traitement des demandes d’indemnisation pour centraliser et faciliter la gestion efficace des réclamations financières des employés relativement à Phénix à l’échelle du gouvernement. De plus, en août 2017, l’Alliance de la Fonction publique du Canada et le Secrétariat du Conseil du Trésor ont signé un protocole d’entente afin d’offrir des mesures incitatives temporaires aux conseillers en rémunération de l’administration publique centrale.
Le contrôleur général du Canada renforce les efforts visant à mieux comprendre le portrait complet des coûts, passés et futurs, en ce qui concerne la transformation du système de paye. Au cours des deux dernières années, le SCT, de concert avec le BCP, a aussi exercé sa traditionnelle fonction d’analyse critique à l’appui des demandes de fonds additionnels, ainsi que pour mettre en place et valider des plans en vue de la stabilisation de la situation en général. Nous examinons actuellement de près notre approche en matière de gestion de projets et d’approvisionnement. Nous savons que nous devons améliorer ces domaines pour que nous ayons en place de meilleurs systèmes pour gérer les projets de transformation gouvernementaux. Pour commencer, nous avons déjà déployé des efforts importants pour communiquer les leçons retenues. Par exemple, en janvier 2017, le SCT et Services publics et Approvisionnement Canada ont retenu les services de Goss Gilroy Inc. pour produire un rapport sur les leçons apprises de l’initiative de transformation de l’administration de la paye, qui a été publié en octobre 2017. Nous avons diffusé ce rapport dans l’ensemble du gouvernement.
La dirigeante principale des ressources humaines a dirigé les efforts pour élargir notre compréhension des questions en jeu, c’est-à-dire qu’il ne s’agit pas que d’une question de rémunération, et que les difficultés doivent être réglées selon une perspective plus vaste de la gestion des ressources humaines. Nous avons donc créé en février 2017 un nouveau Secteur de la transformation de la gestion des ressources humaines au SCT dont la direction est assurée par une sous-ministre adjointe dédiée à la tâche. Depuis juillet 2017, au sein de l’équipe intégrée Services publics et Approvisionnement Canada – SCT, le SCT prend des mesures pour favoriser un continuum des RH à la paye sans heurts. Nous dirigeons les changements qui doivent être apportés aux systèmes, aux politiques et aux processus, en mettant l’accent sur la gestion du changement qui sera nécessaire à l’échelle du gouvernement. Par exemple, le SCT déploie présentement une stratégie de formation pour s’assurer que les utilisateurs possèdent les connaissances nécessaires pour utiliser le système des RH et le système Phénix. Une structure de comités de gouvernance à trois niveaux est maintenant aussi en place pour surveiller la mise en œuvre du processus des RH à la paye. Elle comprend un comité de surveillance au niveau des administrateurs généraux pour assurer la mise en œuvre de l’orientation fournie par le groupe de travail de ministres chargé de stabiliser la situation du système de paye, un comité directeur des sous-ministres adjoints et un comité de coordination des directeurs généraux.
Enfin, nous examinons présentement le rôle du dirigeant principal de l’information du gouvernement du Canada afin d’élargir notre capacité à fournir l’orientation nécessaire pour veiller à ce que les initiatives de TI du gouvernement soient bien planifiées et exécutées.
En tant que ministère
En tant que ministère, nous avons élargi notre unité de rémunération et embauché des ressources supplémentaires pour gérer la charge de travail interne. Nous fournissons des renseignements personnalisés, des conseils et les formulaires requis. Nous assurons aussi la liaison avec le Centre des services de paye pour communiquer des problèmes aux échelons supérieurs, au besoin. Nous continuons à renseigner nos gestionnaires sur leurs responsabilités à l’égard du système de paye et à assurer un suivi auprès d’eux.
Nous sondons régulièrement les employés, nous avons mis en place des mécanismes pour cerner les problèmes de paye de nos employés et nous continuons de travailler en étroite collaboration avec le Centre des services de paye afin de les résoudre. Notre pratique consiste à offrir immédiatement des avances salariales d’urgence ou des paiements prioritaires à tout employé qui n’a pas été payé. Sur demande, ces dossiers sont traités de façon urgente et notre équipe de liaison de la rémunération travaille en étroite collaboration avec le Centre des services de paye pour régler le dossier de paye de l’employé. Notre ministère a pris l’initiative de traiter certaines opérations à l’interne pour nous assurer que nos employés ne sont pas pénalisés par l’arriéré au Centre des services de paye (c.-à-d. les congés sans solde, les retours de congé, et les cas de cessation d’emploi dans notre système des RH). Nous avons également pris la responsabilité de régler les droits aux congés des employés.
Nos cadres intermédiaires sont des partenaires clés dans le soutien aux employés. Nous offrons de l’information et du soutien au moyen de multiples canaux. Par exemple, nous faisons régulièrement le point sur Phénix lors de nos séances mensuelles de discussion ouvertes des EX. Lors de ces réunions, j’insiste sur l’importance de faire preuve d’empathie et de communiquer l’information de façon opportune, ciblée et accessible. Notre Comité exécutif et notre Comité de consultation syndicale-patronale sont également saisis de ces questions.
Le SCT a fourni de l’expertise au bureau satellite de Services publics et Approvisionnement Canada à Gatineau en lui affectant 2 ETP pour une période de plus de 16 mois. Nous avons rendu obligatoire la formation pertinente de l’École de la fonction publique du Canada. La formation mise au point par le Bureau de la dirigeante principale des ressources humaines sera également obligatoire pour tous les employés du SCT et une de nos ressources servira de formateur pour d’autres ministères dans la région de la capitale nationale.
Je dois mentionner que, malgré ces efforts, notre équipe est toujours confrontée à des défis pour traiter et corriger les problèmes de paye. Les améliorations suivantes pourraient aider mon équipe interne des ressources humaines à mieux appuyer nos employés (ces suggestions tiennent aussi compte des demandes répétées des sous-ministres au Comité consultatif sur la gestion de la fonction publique, que je copréside) :
- l’accès à un coach, à un vérificateur et à un conseiller en rémunération pour compléter les comptes en temps opportun
- un meilleur accès à l’outil de gestion des cas
- la capacité de consulter les talons de paye dans les applications Web de la rémunération pour tous les employés
- l’accès aux données archivées dans le système régional de paye
Pour terminer, l’équipe de la haute direction du SCT demeure déterminée à veiller à ce que tous les employés de la fonction publique soient payés correctement, à l’appui de vos propres efforts en tant que chef de la fonction publique, et des efforts déployés par le groupe de travail de ministres chargé de stabiliser la situation du système de paye, de façon plus générale.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Greffier, l’expression de mes sentiments les meilleurs.
Yaprak Baltacıoğlu
c.c. : L’honorable Scott Brison, C.P., député