Mesures pour stabiliser le système de paye

De Services publics et Approvisionnement Canada

Mesures prises par le gouvernement pour stabiliser le système de paye de la fonction publique : Mise à jour sur les progrès réalisés : Mesures prises par le gouvernement pour stabiliser le système de paye de la fonction publique.

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Prise de décisions responsables et éclairées

Mesure de suivi État d'avancement Date d'échéance Résultat
Établir un groupe de travail des ministres afin d’adopter une approche pangouvernementale et de profiter de l’expérience des ministres. En place : Le premier ministre a créé le groupe de travail le 27 avril 2017. Le groupe se réunit régulièrement pour évaluer les progrès et offrir des conseils En cours Offrir une meilleure surveillance et une plus grande imputabilité pour résoudre les problèmes de paye.
Établir un comité de surveillance des sous-ministres pour l’adoption d’une approche pangouvernementale, ainsi que des comités à l’échelon des sous ministres adjoints et des directeurs généraux. En place En cours Permettre à la haute direction d’exercer une surveillance et d’obtenir des points de vue émanant de l'ensemble du gouvernement, afin de pouvoir prendre les décisions et les mesures les plus efficaces et judicieuses qui soient pour soutenir les employés.
Établis en juillet 2017
Se réunissent tous les mois et toutes les deux semaines, respectivement
Créer une équipe intégrée des RH à la paye, sous la direction d’un sous-ministre, comprenant des représentants de SPAC et du SCT, ainsi qu'un bureau de gestion de projet. En place En cours Suivre de près les progrès réalisés grâce à une structure de gouvernance solide et à des responsabilités bien définies, pour que le système de paye puisse être stabilisé le plus rapidement possible.
L'équipe a été établie en juin 2017. Elle travaille en collaboration pour régler tout l’éventail des problèmes de paye Diriger la planification des travaux, et voir à ce que des progrès soient réalisés à l’échelle du gouvernement; mobilisation soutenue à l'égard de l'orientation stratégique, et communication de l'information et mise en commun des pratiques exemplaires.
Établir un comité consultatif d’experts. En cours S.O. : objectif révisé
Remarque : Le résultat initial était de : soutenir l’équipe intégrée dans la conduite de ses activités, et assurer la prise des meilleures décisions et des meilleures mesures pour soutenir les employés. Cette activité a été révisée. On demande à divers experts plutôt qu’à un panel, pour obtenir des conseils indépendants.
Faire rapport sur la mesure du rendement pour faciliter la prise des décisions. Passation d’un contrat avec des experts et le groupe de travail interministériel Fin 2017 ou début 2018 Élaborer de meilleures mesures du rendement et de meilleurs rapports courants.
Examen régulier des cas en attente, et détermination des possibilités d'épuration pour que le travail soit mesuré avec justesse et que les plans soient exacts Générer des données améliorées et fiables qui éclaireront les mesures prises au Centre des services de paye et dans les ministères et organismes.
Établissement d’un plan de travail sur la mesure du rendement, y compris un examen des rapports existants sur Phénix et la gestion des RH
Produire des tableaux de bord ministériels. Produits chaque période de paye et modifiés en fonction des commentaires reçus et d’une méthode précise depuis juin 2017 En cours Les sous-ministres reçoivent de l’information au sujet de leur ministère respectif en vue de régler les problèmes de paye.
Mener une étude indépendante sur les leçons apprises. Cette étude est effectuée par une tierce partie. L’entreprise Goss Gilroy a examiné la gestion et la mise en œuvre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye Achevée. Rapport publié Les leçons apprises serviront à orienter nos efforts visant à stabiliser le système de paye et façonneront d’autres initiatives de transformation au sein du gouvernement du Canada.

Partenariats et mobilisation

Mesure de suivi État d'avancement Date d'échéance Résultat
Collaborer étroitement avec les syndicats pour échanger de l’information et obtenir leurs conseils. En place En cours Les cadres supérieurs, les gestionnaires et les syndicats disposeront de renseignements à jour et fiables au sujet de la paye et des problèmes liés à celle-ci; ainsi, les employés bénéficieront d’un meilleur soutien de la part de leur organisation.
Depuis septembre 2016, le comité patronaux-syndicaux se réuni régulièrement pour discuter des problèmes concernant Phénix et des solutions à ceux-ci
Collaborer étroitement avec l’Agence du revenu du Canada afin de réduire au minimum les problèmes liés aux feuillets d’impôt. En cours En cours Les employés obtiennent des feuillets d'impôts exacts en temps voulu.
Vérification de l'intégrité des données transmises entre le système de gestion des RH et le système de paye, d'après les leçons apprises en 2016 En cours
Communication et mobilisation continues En cours
Achèvement des activités de traitement et distribution des feuillets d'impôts à tous les employés du gouvernement du Canada au plus tard en février 2018
Communication et mobilisation continues
Soutenir le milieu des services de RH à la paye au moyen d'analyses et de rapports opérationnels améliorés. En cours Début 2018 Des rapports et une analyse des données de meilleure qualité dresseront un portrait plus complet et plus juste de la situation relative à la paye, ce qui permettra de prendre des décisions éclairées, d'observer les tendances et de cerner les aspects auxquels on doit s'attarder.
Examen des rapports existants et des exigences 2018
Élaboration d'une stratégie d'établissement de rapports simplifiée 2018
Mise en œuvre de la stratégie d'établissement de rapports, et rationalisation de l'environnement de l'établissement des rapports
Mettre en œuvre la stratégie de communication pour les opérations des RH à la paye, afin de soutenir les employés et le milieu des RH. En cours - -
Explication améliorée du talon de paye Achevée Fournir de l'information et des outils à jour grâce auxquels les gestionnaires seront mieux à même d'avoir des discussions éclairées avec leurs employés en ce qui concerne la paye, les pratiques exemplaires, la manière d’éviter les délais, ainsi que les rôles et les responsabilités.
Convier les intervenants à des forums en partenariat avec l'École de la fonction publique du Canada. En place En cours Les employés constateront que les problèmes de paye se règlent plus rapidement grâce aux renseignements recueillis auprès des différents intervenants.
Le forum consistera à examiner le plan intégré des RH à la paye avec différents intervenants, dont :
  • les fournisseurs;
  • les syndicats;
  • les ministères et les organismes.
Simplifier les processus du Centre des services de paye et mettre en commun les pratiques exemplaires.

Instaurer une culture d'amélioration continue.

Série de 10 projets d'amélioration de processus à mener à bien En cours La paye est traitée avec efficacité, ce qui réduit au minimum les délais d'attente des employés.
Mise en œuvre du cadre de gestion des processus qui permettra de surveiller les résultats et de consolider le changement 2018
Intégration, à l’ensemble du plan de travail visant les RH à la paye, des améliorations apportées aux processus 2018
Pratiques exemplaires mises en commun avec les ministères et les organismes 2018
Rapports réguliers sur l’amélioration de l'efficacité des processus En cours
Formation sur la gestion allégée en cours chez les partenaires et au Centre des services de paye En cours
Offrir de l’aide aux employés qui éprouvent des problèmes de paye Offrir aux employés des services fiscaux jusqu’à concurrence de 200 $ pour chaque exercice financier en 2017 et en 2018 En place Les employés qui éprouvent des problèmes de paye peuvent recevoir le soutien nécessaire.
Établissement d’un bureau des réclamations pour rembourser les dépenses des employés En place
Pendant trois exercices financiers (2016 à 2017, 2017 à 2018 et 2018 à 2019), nous ne réaliserons pas les économies de 70 M$ qui étaient attendues pour permettre aux ministères et aux organismes de venir en aide aux employés aux prises avec des problèmes de paye En place

Amélioration des processus et de la technologie

Mesure de suivi État d'avancement Date d'échéance Résultat
Mener une analyse des problèmes liés à la transmission des données entre Phénix et les autres systèmes de gestion des RH actuellement utilisés au sein du gouvernement. En cours : Cerner les principaux conflits, et recommander les mesures qui s'imposent selon les circonstances (y compris le renforcement de la capacité) Achevée Élimination des conflits techniques entre les systèmes qui pourraient être à l’origine des problèmes de paye et des ralentissements.
Réorganiser le travail du Centre des services de paye par la mise sur pied d'équipes chargées de servir certains ministères ou groupes d'employés ayant des besoins précis. Ajuster le modèle de traitement de la paye de manière à réduire le nombre de cas en attente En cours Le personnel de la rémunération offrira un soutien adapté et plus efficace aux employés.
Mettre la dernière main aux arrangements, et procéder aux essais relatifs aux équipes spécialisées En cours
Mettre à l'essai le concept des équipes spécialisées et en évaluer les répercussions sur les cas en attente Achevée
Revoir la conception des processus de gestion des RH qui donnent lieu au plus grand nombre de trop-payés et à d'autres problèmes de paye, notamment :
  • les transferts;
  • les intérims;
  • les cessations d’emploi.
Établir des groupes de travail chargés de revoir la conception des processus pour chaque type de mouvement de paye; en feront partie des professionnels des RH, des experts des systèmes de gestion des RH, des représentants du Centre des services de paye et des experts du système Phénix Achevée Des processus modernes et efficaces permettront de réduire le traitement manuel, les délais de traitement, les trop-payés et les délais d'attente des employés.
Déterminer les gains d'efficience à faire par rapport aux pratiques, à la gestion des RH et / ou au système Phénix D’ici la fin 2018

Renforcement de la capacité et de la prestation des services

Mesure de suivi État d'avancement Date d'échéance Résultat
Accroître la capacité de traitement de la paye en établissant des bureaux satellites à Gatineau (Québec), à Québec (Québec), à Montréal (Québec), à Shawinigan (Québec), à Winnipeg (Manitoba) et à Kingston (Ontario). Achevée (le 28 juillet 2016) Achevée Capacité accrue pour remédier aux problèmes de paye urgents.
Engager 300 conseillers en rémunération supplémentaires pour augmenter la capacité du Centre des services de paye. En date d’avril 2018, quelque 1 500 employés travaillaient dans les opérations de la paye. De ce nombre :
  • 830 employés travaillent au Centre des services de paye à Miramichi;
  • 670 employé travaillent dans nos bureaux satellites et nos bureaux isolés;
  • à peu près 200 fonctionnaires sont maintenant des employés du Centre de contact avec la clientèle.
Achevée Les mouvements sont traités plus rapidement, ce qui réduit les délais d’attente des employés.
Remanier les contrats en place afin d'améliorer les services de soutien techniques en TI. En cours Achevée Le système de paye fonctionne de façon optimale.
Améliorer l'aide que le centre de contact avec la clientèle offre aux employés en permettant aux agents d'avoir accès à Phénix. En cours d’élaboration Achevée Les employés obtiendront des renseignements plus utiles sur l'état de leurs mouvements de paye.
Mettre en œuvre une gestion des connaissances sur les RH à la page et une stratégie de formation intégrée, et en faire le suivi. Offre initiale de 13 cours sur GCpédia; ceux-ci permettront d'augmenter la capacité globale et d'améliorer les connaissances des employés et des gestionnaires, à l'échelle du gouvernement Achevée Aider les utilisateurs à mieux comprendre le cycle de paye, leurs talons de paye et la façon dont leur propre système de gestion des RH interagit avec Phénix, afin de favoriser une utilisation correcte des deux systèmes pour ce qui est des mouvements relatifs à la paye, tout en tenant compte des différents types d'interfaces.
Passage à 33 du nombre de cours offerts sur GCpédia, et présentation par des formateurs de cours destinés aux spécialistes des RH et de la rémunération 2018
Examen de tous les documents diffusés sur les sites Web, et élaboration de possibilités relatives à une structure de gestion des connaissances visant à la fois les intervenants internes et externes En cours Fournir de l'information et des outils à jour grâce auxquels les gestionnaires seront mieux à même d'avoir des discussions éclairées avec leurs employés en ce qui concerne la paye, les pratiques exemplaires, la manière d’éviter les délais, ainsi que les rôles et les responsabilités.
Tenue à jour des cours en fonction des changements apportés aux processus des RH à la paye et au système Parfaire les connaissances des employés au moyen de renseignements et d'outils qui les aideront à comprendre leur paye et tout problème s'y rattachant.
Mettre en place un outil de gestion des cas moderne au Centre des services de paye. En cours En cours Le déroulement du travail au Centre des services de paye est géré plus efficacement. Les employés qui communiquent avec le Centre des services de paye obtiennent un soutien plus utile et des renseignements plus détaillés sur leur dossier de paye.
Poursuite de l’élaboration et de la stratégie de transformation des activités, des travaux de conception détaillée du système, de la mise à l'essai du système et de la formation
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