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Authentification des signatures requises en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques

Cette section décrit les responsabilités des différentes entités touchées dans le cadre du traitement de l’authentification (article 34) de la Loi sur la gestion des finances publiques.

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Processus

Un gestionnaire ou un employé particulier travaillant dans les ressources humaines ou dans les finances est habituellement désigné comme source fiable au sein d’un ministère de façon à assurer la mise en œuvre de contrôles nécessaires qui sont liés aux interventions de la paye. Le ministère désigne la source fiable dont le rôle sera d’authentifier la signature et l’autorité du gestionnaire permettant d’approuver la demande, et ensuite de soumettre le formulaire de demande d’intervention de paye (DIP) au Centre des services de paye au nom de l’employé ou du gestionnaire. En effet, le nom complet de la source fiable doit toujours apparaître sur le formulaire de DIP, et ce, que l’adresse courriel générique de la source fiable soit utilisée ou non pour envoyer la DIP.

Responsabilités du ministère

Le ministère est chargé de maintenir sa propre liste de noms ainsi que les dates de début et de fin des sources fiables ministérielles nommées pour une période de sept ans en plus de veiller à ce que le Centre des services de paye dispose d’une liste à jour des adresses courriel des sources fiables pour leur organisation. Tout changement au sein du ministère à la liste des sources fiables doit être communiqué au Centre des services de paye selon les délais prescrits. Les ministères ne devraient pas commencer à utiliser une nouvelle adresse courriel de source fiable avant que le Centre des services de paye ait confirmé la mise à jour de la liste officielle.

Responsabilités de la source fiable

La source fiable doit veiller à authentifier les signatures (article 34) pour toutes les demandes et les documents qui s’y rattachent ayant une incidence sur les résultats financiers ou sur le budget du gestionnaire avant de les envoyer au Centre des services de paye. La source fiable doit s’assurer qu’un gestionnaire disposant des pouvoirs délégués des ressources humaines et des finances au sein du ministère a approuvé l’intervention de paye nécessitant son approbation. La source fiable doit envoyer la DIP et la documentation qui s’y rattache au Centre des services de paye par le truchement de l’adresse courriel d’une source fiable approuvée. Cela signifie que toutes les sources fiables ayant authentifié la DIP doivent l’envoyer électroniquement, plutôt que par courrier ou télécopieur.

Remarque

Certaines demandes de paye, notamment de changement aux avantages sociaux ou d’arrangements pour les retenues volontaires prélevées à la source, peuvent être soumises directement par l’employé au Centre des services de paye, sans passer par le gestionnaire ou la source fiable.

Responsabilités du Centre des services de paye

Avant d’accepter et de traiter une demande, le Centre des services de paye vérifiera que la demande a été reçue par le truchement d’une adresse courriel d’une source fiable autorisée pour ce ministère, et ce, pour l’ensemble des demandes d’intervention de paye nécessitant l’authentification par une source fiable.

Le Centre des services de paye maintiendra une liste officielle des adresses courriel des sources fiables, selon les ministères clients qui leur fourniront des mises à jour en temps opportun selon la méthode prescrite sur tout changement apporté aux adresses courriel des sources fiables.

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