Déclaration des heures
Dernière mise à jour : 23 mai 2019
Cette section décrit les rôles et les responsabilités des parties impliquées dans la déclaration des heures.
Description du processus
Les heures de travail doivent être déclarées par tous les employés qui sont rémunérés en fonction des heures réellement travaillées (par exemple, ceux qui doivent présenter une feuille de temps remplie pour être rémunérés).
Responsabilités de l’employé
Les employés ont certaines responsabilités en ce qui concerne la déclaration des heures.
Ministères utilisant le module Gestion temps de Phénix
L’employé qui travaille dans un ministère qui utilise le module Gestion temps de Phénix est responsable :
- de s’inscrire avec maCLÉ pour accéder à la fonction de libre-service;
- d’enregistrer régulièrement ses heures réellement travaillées dans la page des feuilles de temps au moyen de la fonction de libre-service de Phénix ;
- de sélectionner son gestionnaire (article 34) et de le modifier, au besoin.
Important
Les employés devraient soumettre leurs entrées au cours de la période de paye courante pour éviter que les salaires soient versés en retard.
Remarque
Les employés qui n’ont pas accès à la fonction de libre-service de Phénix devraient communiquer avec leur gestionnaire (article 34) qui pourra inscrire les heures en leur nom.
Ministères n’utilisant pas le module Gestion temps de Phénix
L’employé qui travaille dans un ministère qui n’utilise pas le module Gestion temps de Phénix est responsable de déclarer leurs heures réellement travaillées à son gestionnaire (article 34).
Déclaration tardive des heures de travail
Si les heures ne sont pas déclarées dans les 6 mois suivant la période de travail, l’employé doit remplir un formulaire de paye pour services supplémentaires (accessible uniquement sur le réseau du gouvernement du Canada) et de le transmettre à son gestionnaire (article 34) aux fins d’approbation. Une fois approuvé, le formulaire doit être envoyé au Centre des services de paye accompagné d’un Formulaire de demande d'intervention de paye.
Responsabilités du gestionnaire
Les gestionnaires ont certaines responsabilités en ce qui concerne la déclaration des heures.
Ministères utilisant le module Gestion temps de Phénix
Le gestionnaire (article 34) est responsable :
- d’examiner et d’approuver les entrées de temps positives de tous les employés dont il est responsable en vertu de l’article 34;
- d’examiner et d’approuver les entrées d’heures payables des employés dont il est responsable en accédant à l’onglet Approbation heures payables dans Phénix et en effectuant les étapes suivantes :
- approuver (l’entrée est approuvée et envoyée aux services de la paye aux fins de traitement);
- refuser (l’entrée refusée est supprimée de Phénix et un élément de la liste des travaux est envoyé à l’employé);
- refouler (l’entrée refoulée doit être corrigée par l’employé ou le gestionnaire à la page Feuille de temps);
- d’examiner et d’approuver les entrées d’heures payables des employés avec l’aide de la liste des travaux.
Remarque
L’autorisateur (article 33) refoule une demande approuvée relative à des heures payables.
Si un employé n’est pas en mesure d’accéder à la fonction de libre-service de Phénix
Le gestionnaire (article 34) pourra inscrire les entrées de temps positives en son nom. De plus, si l’employé n’a pas saisi ses entrées de temps positives dans les six mois suivant la période de travail, il a jusqu’à six mois pour inscrire son temps grâce à la fonction libre-service de Phénix.
Remarque
Même si le gestionnaire (article 34) saisit lui-même les heures, il doit tout de même les approuver le jour suivant celui où il a saisi les données au nom de l’employé.
Ministères n’utilisant pas le module Gestion temps de Phénix
Le gestionnaire (article 34) est responsable d’approuver les entrées de temps positives et de communiquer la demande au responsable de la comptabilisation du temps.
Déclaration tardive des heures de travail (au-delà de six mois)
Une entrée de temps positive n’a pas été saisie dans un délai de six mois suivant la période de travail.
Le gestionnaire (article 34) est responsable :
- de signer le formulaire de déclaration des heures de travail et demander une authentification à la source fiable du ministère ;
- de soumettre le formulaire, accompagné d’un Formulaire de demande d'intervention de paye, par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye :
- confirmer que les champs obligatoires sont remplis (prénom et nom de famille, code d’identification de dossier personnel, nom du ministère, type de travail, sous-type de travail et la date d’effet).
Responsabilités des finances
L’autorisateur (article 33) doit autoriser le mouvement dans Phénix.
Important
L’autorisateur (article 33) refoule une demande approuvée relative à des heures payables.
Remarque
Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l'article 33, les finances communiqueront avec le gestionnaire (article 34), conformément aux procédures en vigueur.
Responsabilités de la source fiable
En ce qui concerne le temps positif qui n’a pas été entré dans un délai de six mois suivant la période de travail, la source fiable est responsable :
- de veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
- authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers ou le budget du gestionnaire avant que celle-ci soit envoyée au Centre des services de paye;
- authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).
Remarque
Les demandes en format papier sans exigences en matière de signature ministérielle transmises directement au Centre des services de paye par les employés n’ont pas à être authentifiées par une source fiable.
Responsabilités du Centre des services de paye
En ce qui concerne la déclaration tardive des heures de travail, le Centre des services de paye est responsable :
- de vérifier la liste des sources fiables;
- de saisir manuellement dans Phénix toutes les entrées de temps en retard.
- Date de modification :