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Dates de fin d’emploi d’un employé : Emploi occasionnel, étudiant, emploi d’une durée déterminée

Enregistrer les dates de fin d’emploi d’un employé dans le Système de gestions des ressources humaines du ministère lorsque l’employé occupe un emploi occasionnel ou un emploi d’une durée déterminée ou qu’il est un étudiant.

Référence : Processus opérationnel commun des ressources humaines 6.01.

Gestionnaire

Cessation anticipée

Si vous décidez de mettre fin à une nomination intérimaire avant la date de fin d’emploi ou de cessation anticipée de l’employé :

  • Informer les conseillers en dotation 30 jours à l’avance pour ne pas retarder le traitement de la demande et s’assurer qu’il y a assez de temps pour l’envoi des renseignements au Centre des services de paye.

Mandat non renouvelé

Fournir à l’employé l’avis prescrit comme quoi leur nomination à durée déterminée ne sera pas renouvelée.

Ressources humaines

  • enregistrer le dossier de l’employé dans le Système de gestion des ressources humaines;
  • modifier la date de fin d’emploi dès qu’elles reçoivent l’avis du gestionnaire dans le Système de gestion des ressources humaines.

Remarque : Pour obtenir des renseignements sur les prolongations ou les cessations anticipées d’affectation, veuillez consulter l’événement « modification d’une embauche ».

Centre des services de paye

  • décider si les avantages sociaux doivent être retirés;
  • envoyer la lettre sur les avantages sociaux ainsi que les autres formulaires applicables, si nécessaire (identification d’un agent négociateur : avis de modification SCT 340-51, information sur la cessation d’emploi ou retraite TPSGC 2386);
  • payer le congé en argent, s’il y a lieu.

Fin d’une affectation pour une période déterminée

Remarque : Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix.

Produire ou modifier le relevé d’emploi dans des circonstances exceptionnelles.

Relevé d’emploi

Remarque : Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix.

Produire ou modifier le relevé d’emploi dans des circonstances exceptionnelles.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi

Le décès en cours d’emploi est un type de cessation d’emploi. En raison du caractère prioritaire et délicat de ce mouvement, il est traité en toute urgence.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Employé

Le conjoint ou la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé communique au gestionnaire la date du décès, et peut-être le certificat de décès.

Gestionnaire

  • suivre les procédures en vigueur pour la cessation d’emploi qui sont fournies par le Centre des services de paye;
  • suivre toutes les procédures ministérielles lors de la cessation d’emploi, notamment en aviser les finances;
  • parvenir les documents de départ à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, puis fait parvenir ces documents, notamment la date du décès (et le certificat de décès, s’il est disponible) dans les plus brefs délais par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F,  dûment rempli;
  • peut fournir lui-même l’avis de décès ou aviser le conjoint ou la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé de communiquer avec le Centre des pensions.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Le gestionnaire délégataire

  • s’assurer que tous les renseignements relatifs aux congés sont à jour dans système de gestion des ressources et que les congés ont été approuvés;
  • communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou dans les soldes de congés;
  • ajuster les entrées relatives au temps et à la main-d’œuvre dans le Système de gestion des ressources humaines si l’employé est décédé pendant qu’il était en congé payé (par exemple en vacances);
  • déterminer les montants ministériels dus par l’employé (avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etcétéra);
  • confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Finances

Les formulaires sur les départs qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères) :

  • communiquer au  Centre des services de paye le montant des sommes dues à l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir la section sur le recouvrement du trop-payés;
  • s’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci est versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Lorsque le Centre des services de paye et/ou le Centre des pensions ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues :

  • faire les démarches de recouvrement nécessaires auprès de la succession de l’employé.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Source fiable

veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :

  • authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celle-ci soit envoyée au Centre des services de paye;
  • authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Centre des services de paye

  • communiquer au gestionnaire les processus et procédures applicables lors de la cessation d’emploi;
  • vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi;
  • communiquer avec le conjoint ou la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé pour obtenir un certificat de décès (si celui-ci n’a pas déjà été fourni);
  • diriger le conjoint ou la conjointe, la famille proche ou l’exécuteur testamentaire de l’employé vers le Centre des pensions pour obtenir des renseignements sur les prestations de retraite, si cela n’a pas déjà été fait par le gestionnaire ministériel;
  • s’assurer que les soldes des congés sont actualisés dans Système de gestion des ressources humaines;
  • saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans Système de gestion des ressources humaines ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé) ;
  • finaliser le compte de sorte que la dernière paye de l’employé soit générée et il s’assurera de mettre fin à tous les versements/avantages sociaux de l’employé, s’il y a lieu;
  • déterminer tout salaire versé en trop à l’employé qui doit être remboursé;
  • envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux lors d’une cessation d’emploi au conjoint ou à la conjointe, à la famille proche ou à l’exécuteur testamentaire de l’employé et discutera avec eux du versement du salaire final de l'employé ou des avantages sociaux à payer et des options de paiement;
  • envoyer l’avis de décès en cours d’emploi TPSGC 2014 et le formulaire information sur la cessation d’emploi ou retraite TPSGC 2386 au Centre des pensions avec tous les documents requis.

Si les Finances fournissent des renseignements sur les sommes dues à l’État :

  • configurer le recouvrement. (Voir la section sur le recouvrement du trop-payés pour obtenir un complément d’information)

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Relevé d’emploi

Remarque : Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix.

  • produire ou le modifier dans des circonstances exceptionnelles;
  • immédiatement générer un Relevé de salaire (T4) et le faire parvenir au conjoint ou à la conjointe, à la famille proche ou à l’exécuteur testamentaire de l’employé.

Cessation d’emploi : Décès en cours d’emploi Centre des pensions

À la réception de l’avis de décès TPSGC 2014, du formulaire information sur la cessation d’emploi ou retraite TPSGC 2386 et de l’ensemble des documents exigés :

  • déterminer les survivants admissibles;
  • verser les prestations aux survivants admissibles, et notamment déterminer si une garantie de cinq ans peut être payée à la succession;
  • verser les prestations supplémentaires de décès.
Cessation d’emploi (à l’exclusion d’un décès en cours d’emploi, d’un détachement ou de la fin d’un contrat)

La cessation d’emploi comprend la cessation d’emploi au sein de la fonction publique. Elle peut comprendre ce qui suit :

  • Abandon de poste;
  • Congédiement pour des raisons disciplinaires (suspension);
  • Démission;
  • Renvoi durant la période d’essai;
  • Renvoi pour cause d’incompétence ou d’incapacité;
  • Retraite pour raisons médicales;
  • Retraite.

Cessation d’emploi Employé

  • fournir au gestionnaire une lettre de départ (document source de l’employé qui peut être un document papier ou un courriel), indiquant notamment la date du départ et la raison (uniquement pour les départs volontaires);
  • informer le Centre des pensions lorsqu’il quitte la fonction publique (aux fins du versement des prestations de retraite, le cas échéant);
  • remplir le formulaire de départ du ministère (ou l'équivalent) et envoyer le document original au  gestionnaire (départ volontaire).

Cessation d’emploi Gestionnaire

Le gestionnaire délégataire :

  • rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ, en format papier ou électronique (courriel) (uniquement pour les départs volontaires);
  • faire parvenir la lettre d’acceptation du départ signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison, ainsi que le formulaire de départ du ministère (ou son équivalent) à la source fiable pour qu’elle procède à l’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, puis envoyer les documents :
    • au service des finances de l’employé;
    • au service du courrier du Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli.
  • s’assurer que tous les renseignements relatifs aux congés sont à jour dans Système de gestion des ressources humaines et que les congés ont été approuvés;
  • communiquer avec le Centre des services de paye pour l’informer de tout changement dans les congés ou les soldes des congés;
  • déterminer les sommes dues par l’employé (par exemple, avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etcétéra);
  • confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement;
  • communiquer avec les Ressources humaines pour appliquer les processus et procédures ministériels.

Cessation d’emploi Ressources humaines

Informer le gestionnaire des processus et des procédures ministérielles relatives à la cessation d’emploi.

Cessation d’emploi Finances

Les formulaires de départ qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères) :

  • informer le Centre des services de paye de toute dette envers l’État par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli;
  • s’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci est versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.

Lorsque le Centre des services de paye et/ou le Centre des pensions du gouvernement du Canada ne réussissent pas à recouvrer les sommes dues :

  • faire des démarches de recouvrement auprès de l’employé.

Cessation d’emploi Source fiable

À la réception de la lettre de départ signée :

  • veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
    • authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celles-ci soient envoyées au Centre des services de paye;
    • authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Cessation d’emploi Centre des services de paye

  • vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi;
  • s’assurera que tous les documents nécessaires ont été fournis relativement à la cessation d’emploi;
  • s’assurer que les soldes des congés sont actualisés dans Système de gestion des ressources humaines;
  • saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans Système de gestion des ressources humaines ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé);
  • finaliser le compte de sorte que la dernière paye de l’employé soit générée;
  • s’assurera de mettre fin à tous les versements/avantages sociaux, s’il y a lieu; 
  • envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux lors d’une cessation d’emploi qui contient des renseignements sur tous les versements et avantages sociaux;
  • faire parvenir le formulaire procédure provisoires destinées aux conseillers en rémunération exigences relatives à la déclaration TPSGC 2386 au Centre des pensions s’il y a lieu;
  • envoyer des options d’indemnités le cas échéant.

Cessation d’emploi Relevé d’emploi

Remarque : Le relevé d’emploi est automatiquement généré par Phénix.

Produire ou le modifier dans des circonstances exceptionnelles (durant la période précédant Phénix).

Cessation d’emploi Centre des pensions

À la réception du formulaire TPSGC 2386 :

  • conseiller l’employé sur les options de prestations;
  • verser des indemnités de retraite à l’employé;
  • traiter l’option de prestation de l’employé en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique;
  • envoyer un avis à l’équipe de traitement du Centre des services de paye pour indiquer que l’employé a bel et bien reçu son remboursement de cotisation ou qu’un ancien cotisant a été réembauché en tant que non cotisant afin qu’elle puisse mettre fin à l’engagement.
Mutation de sortie d’une organisation intégrée desservie par le Centre des services de paye

Une mutation de sortie est un changement permanent d’un employé qui quitte une organisation pour travailler dans une autre.

Cette ligne présente les responsabilités de l’organisation intégrée desservie par le Centre des services de pays lors de la mutation de sortie d’un employé.

Sous Revue

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Employé

  • accepter la lettre d’offre remise par la nouvelle organisation (organisation d’entrée);
  • remettre au gestionnaire de l’organisation qu’il quitte (organisation de sortie) une lettre de départ (document source de l’employé qui peut être un document papier ou un courriel), qui indique notamment la date du départ et la raison;
  • fournir la lettre d’offre de la nouvelle organisation au gestionnaire de son organisation actuelle;
  • remplir le formulaire de départ du ministère (ou l'équivalent) et transmettre l'original à son gestionnaire.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Ministères utilisant Mes ressources humaines du gouvernement du Canada

S’assurer que tous les congés et toute la paye pour services supplémentaires sont inscrits au moyen de la fonction libre-service des employés dans Mes ressources humaines du gouvernement du Canada.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Ministères utilisant le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada

  • s’assurer que tous les congés sont inscrits au moyen de la fonction libre-service des employés du Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada;
  • s’assurer que tous les congés et toute la paye pour services supplémentaires sont inscrits au moyen de la fonction libre-service des employés de Phénix.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Gestionnaire

Le gestionnaire délégataire :

  • rédiger et signer la lettre d’acceptation ou toute autre lettre de départ (document papier ou courriel);
  • faire parvenir, aux fins d’authentification de la signature de la personne disposant des pouvoirs délégués, la lettre d’acceptation du départ de l’employé signée et la lettre de départ de l’employé, indiquant la date et la raison du départ, à la source fiable, puis envoyer ces documents au Centre des services de paye par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés  d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli;
  • transmettre le formulaire de départ du ministère aux services suivants :
    • services des finances de l’employé;
    • ressource humaine.
  • déterminer les paiements ministériels dus par l’employé (par exemple, avances non réglées, recouvrement de la valeur des biens du gouvernement non retournés, etc.) et confirmer le retour des biens du gouvernement, des stocks et des autres éléments appartenant au gouvernement;
  • s’assurer que tous les congés et toute la paye pour services supplémentaires sont saisis dans le système grâce à la fonction libre-service des gestionnaires;
  • communiquer avec les ressources humaines pour suivre les processus et procédures ministérielles en vigueur.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Ressources humaines

  • faire connaître au gestionnaire les processus et les procédures ministériels relatives à une cessation d’emploi/mutation de sortie;
  • effectuer toutes les actions en suspens qui ne sont pas rattachées au départ dans le Système de gestion des ressources humaines (par exemple, toutes les affectations par intérim ont été saisies).

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Finances

Les finances peuvent être responsables des formulaires sur les départs qui ont trait à la gestion des biens (le Centre des services de paye n’a pas besoin d’obtenir la confirmation du contrôle des biens des ministères) :

  • s’assurer que les montants non liés à la paye dus à l’employé ou par celui-ci est versés ou recouvrés avant le départ ou le versement du dernier paiement.
  • informer le Centre des services de paye de toute dette envers l’État qui n’aura pas été recouvrée par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli. Pour obtenir des précisions à ce sujet, voir la section sur le recouvrement du trop payé.

Mutation de sortie d’une organisation intégrée Centre des services de paye

  • vérifier la liste des sources fiables pour toutes les raisons de cessation d’emploi;
  • s’assurer que tous les documents nécessaires accompagnent la mutation de sortie;
  • assurer la mise à jour du solde des congés dans Système de gestion des ressources humaines;
  • effectuer tous les mouvements de paye connexes et finalisera le compte dans Phénix;
  • déterminer tout salaire versé en trop qui doit être remboursé par l’employé;
  • saisir la date et la raison de la cessation d’emploi dans le Système de gestion des ressources humaines; ces informations seront intégrées dans Phénix (dès que le compte sera finalisé) déterminer l’admissibilité de l’employé et modifier les avantages au besoin.

Si les finances fournissent des renseignements sur les sommes dues à l’État :

  • configurer le recouvrement. Voir la section sur le recouvrement du trop payé pour obtenir un complément d’information;
  • communiquer avec la nouvelle organisation et l’informera que la mutation d’entrée est prête à être traitée.
Date de modification :