Gérer l’horaire de travail

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Paye pour services supplémentaires

La paye pour services supplémentaires fait référence aux paiements versés aux employés pour toutes les heures travaillées en dehors des heures définies dans leur horaire de travail (par exemple : heures supplémentaires).

La paye pour services supplémentaires sera traitée au moyen du libre‑service des employés et des gestionnaires dans Phénix.

Référence : Processus opérationnel commun des ressources humaines 7.04 et outil de travail lié au code de déclaration du temps.

Employé

Ministères utilisant le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

  • être inscrits à maClé pour accéder aux fonctions libre‑service;
  • enregistrer et de sauvegarder régulièrement ses données sur les heures dans la feuille de temps au moyen du libre‑service de Phénix.

Important : Les entrées devraient être saisies durant la période de paye en cours pour éviter les retards liés à la paye. Une fois que Phénix a vérifié les entrées liées au temps, ces dernières sont envoyées au gestionnaire de l’employé détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques aux fins d’approbation.

Certains employés pourraient ne pas être en mesure d’accéder au libre service de Phénix (s’ils n’ont pas de connexion Internet ou se trouvent à un endroit reculé). Dans ce cas, leur gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 sera en mesure de saisir des données en leur nom.

Ministères n’utilisant pas le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Soumettre leurs demandes de paye pour services supplémentaires à leur gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34.

Congés compensatoires pour services supplémentaires (en temps plutôt qu’en argent)

Suivre les procédures ministérielles.

Soumettre directement la demande au gestionnaire disposant des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34.

Remarque : Lors de la soumission tardive d’une demande de paye pour services supplémentaires, l’employé a six mois pour inscrire ses entrées de temps ou pour corriger les entrées de temps déjà inscrites dans Phénix.

Gestionnaire

Ministères utilisant le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Le gestionnaire détenant les pouvoirs en vertu de l’article 34 :

  • examiner et d’approuver les données liées au temps saisies pour tous les employés dont ils sont responsables en vertu de l’article 34 (au besoin).

Remarque : Quand un employé n’est pas en mesure d’accéder au libre-service de Phénix, un gestionnaire disposant des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 doit soumettre la demande de paye pour services supplémentaires au nom de l’employé.

Lors de la soumission tardive d’une demande de paye pour services supplémentaires, le gestionnaire a six mois pour inscrire ou corriger les entrées de temps au nom de l’employé

Important : Même si le gestionnaire disposant des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 saisit lui-même les heures, il doit tout de même les approuver le jour suivant celui où il a saisi les données au nom de l’employé.

Ministères n’utilisant pas le module sur le temps et la main d’œuvre de Phénix

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 :

  • approuver la demande de paye pour services supplémentaires et fournir la demande au responsable de la comptabilisation du temps.

Soumission tardive des Paye pour services supplémentaires (plus de 6 mois)

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 :

  • signer le formulaire de demande de paye pour services supplémentaires et demander l’authentification à la source fiable ministérielle. Le formulaire de paye pour services supplémentaires peut alors être soumis par courriel chiffré, par courriel crypté, par télécopieur ou par la poste au Service du courrier du Centre des services de paye; ce document doit être accompagné d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli.

Affichage des demandes de paye pour services supplémentaires approuvées antérieurement

Le gestionnaire disposant des pouvoirs délégués en vertu de l’article 34 peut accéder à l’historique des soumissions à partir de l’onglet sommaire des heures payables de Phénix.

Ministères utilisant le rôle de responsable de la comptabilisation du temps de Phénix

Le ministère doit s’assurer que le gestionnaire détenant les pouvoirs en vertu de l’article 34 approuve la demande avant qu’elle soit soumise au responsable de la comptabilisation du temps et tenir à jour les documents nécessaires.

Le ministère doit signer une lettre d’attestation indiquant que le responsable de la comptabilisation du temps saisira uniquement les demandes qui ont été approuvées aux fins de paiement par le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34.

Le ministère doit désigner la ou les personnes qui assumeront le rôle de responsable de la comptabilisation du temps. Le ministère établira ses propres procédures internes pour demander, approuver et soumettre des données au responsable de la comptabilisation du temps ainsi que pour la tenue à jour des dossiers, et communiquera cette procédure aux employés, aux gestionnaires détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 et aux agents financiers (article 33).

Finances

L’autorisation du mouvement en vertu de l’article 33 dans Phénix.

Remarque : Si elles ont des questions ou des préoccupations concernant un mouvement nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33 de la Loi sur la gestion des finances publiques, les Finances communiqueront avec le Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Source fiable

À la réception de la soumission tardive d’une demande de paye pour services supplémentaires :

  • veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
    • l’authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celles-ci soient envoyées au Centre des services de paye;
    • l’authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Centre des services de paye

Soumission tardive des Paye pour services supplémentaires

  • vérifier la liste des sources fiables;
  • saisir manuellement les demandes de paye pour services supplémentaires tardives dans Phénix (si le besoin);
  • entrer manuellement les payes pour services supplémentaires comme des congés dans le Système de gestion des ressources humaines (le cas échéant).
Congés non payés (5 jours ou moins)

Le congé non payé (de cinq jours ou moins) est entré dans le système après que le gestionnaire de l’employé l’a approuvé (sauf en cas de grève ou de suspension qui ne requiert pas l’approbation du gestionnaire) et que le congé a été pris.

Référence : Processus opérationnel commun des ressources humaines 7.04.04.

Congés non payés (5 jours ou moins) Employee

Congés non payés (5 jours ou moins) Ministères se servant du module temps et main-d’œuvre de Phénix

(le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada)

Doit s’inscrire dans maClé pour avoir accès au libre-service.

Remarque : L’employé entre le congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins en se servant du libre-service de Phénix (après avoir pris le congé).

Certains employés pourraient être incapables d’accéder au libre-service de Phénix (parce qu’ils ne peuvent se connecter à l’internet ou se trouvent dans un lieu éloigné). Dans ce cas, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 fera les entrées pour eux.

Congés non payés (5 jours ou moins) Ministères ne se servant pas du module temps et main-d’œuvre de Phénix

Soumettre son congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34.

Congés non payés (5 jours ou moins) Ministères utilisant Mes ressources humaines du gouvernement du Canada

Entrer son congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins dans le module Gestion des absences; cette entrée mettra automatiquement à jour la base de données de Phénix.

Congés non payés (5 jours ou moins) Soumission tardive du congé non payé

(Ministères utilisant Mes ressources humaines du gouvernement du Canada ou le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada)

Pour le congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins qui n’est pas soumis dans les six mois après la prise du congé.

Remplir un formulaire de congé et le remettre au responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 ou au délégataire des pouvoirs pour qu’il entre le congé pour lui.

Congés non payés (5 jours ou moins) Gestionnaire

Congés non payés (5 jours ou moins) Ministères se servant du module temps et main-d’œuvre de Phénix

(le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada)

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 :

  • Autoriser les entrées dans le libre-service pour les gestionnaires de Phénix.

Remarque : Lorsqu’un employé est incapable d’accéder au libre-service de Phénix, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit entrer le congé non payé au nom de l’employé dans le libre-service pour les gestionnaires de Phénix.

Important : Si l’employé n’a pas entré son congé non payé dans les huit semaines après la prise du congé, les gestionnaires disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques ont six mois pour l’entrer après la prise du congé pour l’employé.

Congés non payés (5 jours ou moins) Ministères ne se servant pas du module temps et main-d’œuvre de Phénix

(le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada)

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 :

  • approuver la demande de congé non payé et la remettre au responsable de la comptabilisation des temps (selon le besoin).

Congés non payés (5 jours ou moins) Ministères utilisant Mes ressources humaines du gouvernement du Canada

Le gestionnaire délégataire :

  • approuver le congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins dans le module gestion des absences de Mes ressources humaines du gouvernement du Canada.

Important : Si l’employé n’a pas entré son congé non payé dans 6 mois après la prise du congé, le gestionnaire a six mois pour l’entrer après la prise du congé au nom de l’employé. Après six mois, seul le conseiller en rémunération sera en mesure de saisir les entrées de temps dans Phénix au nom de l’employé.

Congés non payés (5 jours ou moins) Soumission tardive du congé non payé

(ministères qui utilisent Mes ressources humaines du gouvernement du Canada et le Système de gestion des ressources humaines du GC) (Après six mois de la prise du congé)

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 ou au gestionnaire délégataire :

  • signer le formulaire de congé et de demander l’authentification de la source fiable du ministère. Le formulaire peut ensuite être envoyé au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli.

Congés non payés (5 jours ou moins) Source fiable

À la réception du formulaire de demande de congé :

  • veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
    • l’authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celles-ci soient envoyées au Centre des services de paye;
    • l’authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Congés non payés (5 jours ou moins) Centre des services de paye

Ministères qui utilisent le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canada

Entrer le congé non payé dans Système de gestion des ressources humaines (soldes des congés).

Soumission tardive du congé non payé

(Mes ressources humaines du gouvernement du Canada ou le Système de gestion des ressources humaines du Gouvernement du Canda)

  • vérifier la liste des sources fiables;
  • entrer le congé non payé dans Phénix et dans Système de gestion des ressources humaines (soldes des congés).
Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours)

Reprise du versement du salaire de base d’un employé qui est retourné au travail à temps plein ou à temps partiel après un congé non payé pendant lequel sa paye et ses autres versements ont été temporairement arrêtés.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) Employé

Aviser son gestionnaire de son retour au travail.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) Gestionnaire

À la réception d’une approbation écrite de la part de l’assurance :

  • confirmer auprès de l’employé que celui-ci reviendra au travail à la date convenue.

Le gestionnaire détenant des pouvoirs en vertu de l’article 34 :

  • obtenir l’authentification de la source fiable de l’avis de retour au travail après un congé non payé de l’employé;
  • envoyer une notification peut ensuite au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli.

Remarque : La notification ne peut être transmis à compter de la date de retour au travail ou après cette date.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) Finances

Autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Remarque : Pour toute question ou préoccupation quant à l’autorisation d’un mouvement en vertu de l’article 33, le service des Finances communiquera avec le Centre des services de paye, selon la procédure établie.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) Source fiable

À la réception d’une notification d’un retour d’un congé :

  • veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
    • authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celle-ci soit envoyée au Centre des services de paye;
    • o authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) Centre des services de paye

Vérifier la liste des sources fiables.

À la réception d’une notification de la source fiable au sujet du retour au travail de l’employé :

  • traiter la demande dans Système de gestion des ressources humaines;
  • réinscrire l’employé comme déclarant (temps);
  • envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux à l’employé;
  • associer les prestations de maternités et les prestations parentales aux preuves d’assurance-emploi et de Régime québécois d’assurance parentale.

Important : Si un congé sans solde de cotisation en souffrance (code de retenue 52) s’affiche dans Phénix (quand un employé entame une période de congé non payé après le 28 novembre 2011 ):

  • faire parvenir le solde dû par télécopieur sous forme de code de retenue au Centre des pensions.

Si l’employé choisit de ne pas prendre en compte une période de congé non payé :

  • à la réception d’une notification de cette option de ne pas faire compter une période de congé non payé du Centre des pensions;
  • rajuster le congé non payé dans Phénix.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) Centre des pensions

  • calculer les insuffisances de cotisations relatives à un congé non payé et celles des prestations supplémentaires de décès de l’employé;
  • faire parvenir à l’employé la lettre pour le retour d’un congé non payé.

Remarque : Le prélèvement, la modification et l’arrêt des retenues pour congé non payé sont gérés par une interface automatisée.

Si l’employé a atteint la limite fiscale de cinq ans :

  • faire parvenir à l’employé la lettre concernant la Loi sur l’impôt destiné au membre.
  • faire parvenir la lettre concernant la Loi sur l’impôt destiné à l’employeur au Centre des services de paye.

Si l’employé choisit de ne pas prendre en compte une période de congé non payé :

  • déterminer si le choix d’opter pour le retrait d’un congé non payé est valide
  • faire parvenir la lettre de ne pas prendre en compte une période de congé non payé destinée à l’employeur au Centre des services de paye.
Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Calendrier du programme de réadaptation

Il s’agit d’un programme conçu pour aider les participants au régime qui sont invalides à retrouver un niveau d’emploi acceptable. Il peut s’agir d’un programme de formation professionnelle ou d’une période de travail réduite axée sur la réadaptation.

Reprise du versement du salaire de base d’un employé qui retourne au travail suivant un horaire de réadaptation.

Référence : Processus opérationnel commun des ressources humaines 7.04.05 et outil de travail pour les Conseillers en rémunération, Traitement d’un programme de réadaptation accessible sur la page d’assistance GCpédia de Phénix.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Calendrier du programme de réadaptation Employé

Aviser son gestionnaire de son retour au travail suivant une réadaptation.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Calendrier du programme de réadaptation Ministères se servant du module temps et main-d’œuvre de Phoenix

Pendant un retour au travail progressif (selon un horaire de réadaptation):

  • entrer ses heures (y compris les congés payés) par l’entremise du libre-service de Phénix.  La demande de congé sans solde doit être envoyé accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli;
  • communiquer avec le Centre de pensions à l’égard de ses cotisations au régime de pension et au régime de prestations supplémentaire de décès.

Important : Les heures devraient être entrées pendant la période de paye courante pour éviter tout retard dans le versement de la paye. Après avoir été vérifiées dans Phénix, les données entrées seront envoyées au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 de l’employé pour approbation.

Remarque : Certains employés pourraient être incapables d’accéder au libre-service de Phénix (parce qu’ils ne peuvent se connecter à l’internet ou se trouvent dans un lieu éloigné). Dans ce cas, le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 fera les entrées pour eux.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Ministères ne se servant pas du module temps et main-d’œuvre de Phénix

Soumettre ses temps au gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34.

Fin au programme de réadaptation

Aviser son gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 lorsque l’horaire de réadaptation n’est plus requis.

Remarque : L’employé n’est plus requis de remplir des feuilles de temps à compter de la date ou la réadaptions prend fin.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Gestionnaire

À la réception de l’approbation écrite de l’assureur :

  • Confirmer auprès de l’employé que celui-ci reviendra au travail à la date convenue.

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 :

  • faire parvenir à la source fiable une confirmation écrite de retour d’un congé non payé ainsi que la date à laquelle l’employé entamera le programme de réadaptation;
  • faire authentifier l’avis de retour d’un congé non payé ainsi que la date à laquelle l’employé entamera le programme de réadaptation par la source fiable. L’avis doit ensuite être envoyée au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagné du formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5E dûment rempli.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Ministères se servant du module Temps et main-d’œuvre de Phénix

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 :

  • examiner et d’approuver les feuilles de temps entrées de tous les employés pour lesquels il exerce l’autorisation en vertu de l’article 34;
  • peut entrer les feuilles de temps d’un employé qui n’est pas en mesure d’accéder au libre-service de Phénix.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Ministères ne se servant pas du module Temps et main-d’œuvre de Phénix

Le gestionnaire en vertu de l’article 34 :

  • autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 doit approuver la demande et la remettre au responsable de la comptabilisation des temps.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Fin au programme de réadaptation

Le gestionnaire responsable d’autoriser les mouvements en vertu de l’article 34 :

  • obtenir l’authentification de la source fiable de l’avis signifiant la fin de l’horaire de réadaptation. L’avis peut ensuite être envoyé au Service du courrier du Centre des services de paye, par courrier, télécopieur ou courriel chiffré, accompagnés d’un formulaire de demande d’intervention de paye SPAC 446-5F, dûment rempli.

Important : Le gestionnaire ne doit plus autoriser les feuilles de temps dès la fin de la participation au programme de réadaptation.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Finances

Autoriser le mouvement dans Phénix en vertu de l’article 33.

Remarque : Si elles ont des questions ou des préoccupations relativement à une transaction nécessitant une autorisation en vertu de l’article 33, les Finances téléphonent à leur personne-ressource au Centre des services de paye, conformément aux procédures.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Source fiable

À la réception de l’avis indiquant que l’employé a terminé le programme de réadaptation :

  • veiller à ce que soient authentifiées les signatures figurant sur les demandes en format papier transmises par les ministères au Centre des services de paye, par exemple :
    • l’authentification de la signature en vertu de l’article 34 pour toutes les demandes ayant une incidence sur les résultats financiers et/ou le budget du gestionnaire avant que celles-ci soient envoyées au Centre des services de paye;
    • l’authentification de la signature de la personne disposant de pouvoirs délégués en ressources humaines pour toutes les demandes soumises par les ministères (à l’exception des demandes envoyées directement par les employés).

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Centre des services de paye

  • vérifier la liste des sources fiables;
  • traiter le retour et le début du programme de réadaptation dans le Système de gestion des ressources humaines suivant la confirmation de l’assureur;
  • inscrire l’employé au groupe de travail pour la réadaptation dans le module gestion temps de Phénix;
  • inscrire l’employé en tant que déclarant dans Phénix;
  • envoyer un rapport sur les gains mensuels aux assureurs concernés pendant que l’employé travaille selon un horaire de réadaptation en tenant compte des journées de conges payées ou non-payées;
  • envoyer la lettre type sur la rémunération et les avantages sociaux à l’employé;
  • informer l’employé par courriel qu’il doit saisir les heures travaillées toutes les semaines dans le module de gestion temps;
  • modifier les codes de pension, de prestations supplémentaires de décès et d’assurance-invalidité dans Phénix.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Fin de la période de réadaptation

À la réception d’une notification de la source fiable et de l’assureur au sujet de la fin de la période de réadaptation :

  • mettre fin au programme de réadaptation dans le Système de gestion des ressources;
  • remplacer les codes de pension, de prestations supplémentaires de décès et d’assurance-invalidité dans Phénix;
  • informer l’employé par courriel qu’il doit cesser de saisir les heures travaillées toutes les semaines dans le module de Gestion temps;
  • envoyer le formulaire Avis de conge de réadaptation, de congé d’étude (avec allocation) ou de double emploi : même bureau de paye, même ministère TPSGC 140 au Centre des pensions.

Retour d’un congé non payé (plus de 5 jours) : Horaire de réadaptation Centre des pensions

  • calculer les insuffisances de cotisations relatives à un congé non payé et celles des prestations supplémentaires de décès de l’employé.
  • faire parvenir à l’employé le formulaire 312 du SMA pour le retour d’un congé non payé. Le prélèvement, la modification et l’arrêt des retenues pour congé non payé sont gérés par une interface automatisée.
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