Mesures prises par le gouvernement pour stabiliser le système de paye de la fonction publique

De Services publics et Approvisionnement Canada

Cette page décrit les efforts continus déployés par le gouvernement pour stabiliser le système de paye de la fonction publique au moyen de mesures supplémentaires fondées sur l’expérience passée.

Contexte du système de paye

En 2009, le gouvernement du Canada a approuvé l’Initiative de transformation de l’administration de la paye en vue de moderniser la manière dont les employés sont payés. Cette initiative comprenait le regroupement des postes de conseiller en rémunération de 46 ministères au Centre des services de paye à Miramichi et la mise en œuvre d’un nouveau logiciel de paye pour l’ensemble du gouvernement, connu sous le nom de Phénix.

Depuis ce temps, des examens du gouvernement et d’experts indépendants ont relevé de sérieuses lacunes dans la planification et la mise en œuvre de l’Initiative de transformation de l’administration de la paye, notamment une mauvaise évaluation et une compréhension déficiente de la portée et la complexité du projet. Ces lacunes ont été aggravées par l’élimination de plus de 700 postes de conseillers en rémunération expérimentés avant le lancement de Phénix, ce qui a rendu impossible le retour au système précédent. Peu après la mise en œuvre de Phénix, d’importants problèmes de paye se sont donc manifestés, qui n’ont toujours pas été réglés.

Étape 1 : Gestion de la crise

À la suite du regroupement du personnel de rémunération au Centre des services de paye à Miramichi, Phénix a été mis en œuvre pour 101 ministères et organismes en deux phases : la première mise en œuvre a eu lieu en février 2016 et la deuxième en avril 2016. Les rapports préliminaires concernant des erreurs liées à la paye étaient considérés comme des cas isolés et prévisibles dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet de technologie de l’information de grande envergure. Toutefois, à partir de juin 2016, il est devenu évident que le système comportait de graves lacunes. Nos efforts pour régler les problèmes de paye toujours croissants ont rapidement dépassé notre capacité de réaction.

Les employés du Centre des services de paye n’étaient pas en mesure de répondre aux problèmes de paye émergents, tout en traitant un arriéré de 40 000 cas d’employés antérieurs à Phénix et le flux constant de nouveaux mouvements de paye généré chaque jour. Un besoin criant en nouveaux conseillers en rémunération s’est manifesté. Ainsi, le gouvernement du Canada a :

Ces mesures ont permis de régler des problèmes urgents. Elles ont permis de réduire la fréquence des problèmes de paye les plus graves (les employés ne recevant pas de paye du tout). Elles ont également permis d’accroître notre capacité à traiter plus de cas, comme l’embauche d’étudiants.

De plus, nous avons considérablement réduit les retards de paiement pour deux types de mouvements clés, que les syndicats nous avaient demandé de traiter en priorité, soit les congés parentaux et les congés d’invalidité. À l’heure actuelle, le Centre des services de paye traite ces mouvements dans les 20 jours suivant leur réception, dans 95 % des cas.

Pour ce qui est des ministères et des organismes qui ne sont pas desservis par le Centre des services de paye, la courbe d’apprentissage abrupte associée à l’utilisation de Phénix a nui à leur capacité de traiter les mouvements de paye. De l’orientation et de la formation supplémentaires ont été fournies à ces organisations pendant cette période.

Même si ces mesures ont permis d’améliorer la situation, il restait beaucoup de problèmes à régler. Le personnel à Miramichi était aux prises avec un important inventaire de cas qui n’avaient pas été réglés avant la mise en œuvre de Phénix et un arriéré de nouveaux mouvements s’était accumulé au Centre des services de paye. Par la suite, le gouvernement a conclu la négociation de 20 conventions collectives, dont certaines remontaient à quatre ans. Cela signifiait que le personnel de rémunération devait traiter des augmentations salariales, des primes de signature et des paiements rétroactifs pour quelque 184 000 employées, tout en gérant l’arriéré.

Ce travail supplémentaire s’est avéré beaucoup plus complexe que prévu. Par exemple, il n’est pas inhabituel que le dossier de paye d’un employé comprenne différents mouvements sur une période de quatre ans, comme des nominations intérimaires et des promotions. Par conséquent, le calcul des paiements rétroactifs nécessite des données provenant de l’ancien système de paye du gouvernement, maintenant hors service, et d’importants calculs manuels.

En raison de ce travail supplémentaire, l’arriéré de mouvements au Centre des services de paye a cru. En date du 18 octobre 2017, il y avait 265 000 mouvements ayant une incidence financière en attente de traitement. Si l’on tient compte des autres demandes, y compris les les paiements découlant de la mise en œuvre des conventions collectives et les demandes n’ayant aucune incidence financière (comme les changements administratifs et les demandes de renseignements généraux), il reste environ 520 000 mouvements au Centre des services de paye. Pour les employés, cela représente des périodes d’attente plus longues et plus d’argent manquant.

C’est alors que la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement a demandé au vérificateur général du Canada d’examiner la planification et la mise en œuvre de Phénix.

Étape 2 : Stabilisation de la paye

Alors que des efforts étaient déployés pour gérer les pressions immédiates liées aux problèmes de rémunération les plus graves et traiter les mouvements prioritaires, nous commencions à examiner les causes fondamentales des problèmes et les solutions requises. Nous avons réalisé des études, et une équipe interministérielle a examiné les principaux problèmes techniques du système. Les syndicats, le personnel en rémunération et des spécialistes en ressources humaines (RH) de l’ensemble du gouvernement ont fourni de précieux commentaires.

Deux importantes réalités sont ressorties. Premièrement, parce que les processus de RH sont inextricablement liés à la paye des employés, il était essentiel d’utiliser une approche intégrée des RH et de la paye pour régler les problèmes. Deuxièmement, il était clair que Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) ne pouvait pas à lui seul cerner et mettre en œuvre des solutions. Nous devions adopter une approche pangouvernementale.

À cette fin, le gouvernement du Canada a commencé à mettre en œuvre une série de mesures visant à stabiliser le système de paye. L’objectif est d’éliminer l’arriéré de mouvements en retard et d’apporter des améliorations au système et aux processus de façon à ce que les nouveaux mouvements puissent être traités le plus rapidement possible afin de réduire le temps d’attente des employés.

Nos mesures de stabilisation, validées par des commentaires d’employés, de syndicats et de représentants ministériels, visent quatre grands secteurs :

Prise de décisions responsables et éclairées

Une équipe intégrée composée de cadres supérieurs de SPAC et du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada dirige les travaux relatifs à ces mesures de stabilisation de la paye. Au sein de l’équipe, un bureau de gestion de projet désigné coordonne les activités, assure le suivi des progrès et en fait rapport.

Un modèle de gouvernance solide qui regroupe les points de vue et les réalités de l’ensemble de la fonction publique appuie le travail de l’équipe intégrée. Cela comprend un groupe de travail des ministres, un comité de surveillance des sous-ministres ainsi qu’un groupe de travail interministériel de sous-ministres adjoints et un groupe de travail à l’échelon de directeur général.

On planifie actuellement l’établissement d’un groupe consultatif d’experts pour aider à appuyer et analyser le travail de l’équipe intégrée.

De plus, des mesures de rendement renforcées sont en cours d’élaboration pour que des données améliorées et fiables puissent être communiquées dans l’ensemble du gouvernement.

Prise de décisions responsables et éclairées L’impact pour les employés

Des experts de partout au gouvernement et d’ailleurs nous aideront à mettre au défi nos hypothèses, à cerner la source des échecs et à veiller à ce que nous fassions de notre mieux pour venir en aide aux employés.

Partenariats et mobilisation

Des comités patronaux-syndicaux se rencontrent régulièrement pour discuter des problèmes de Phénix et des solutions possibles. L’équipe intégrée continuera de collaborer étroitement avec les syndicats à l’échange d’information et de conseils.

Les ministères et organismes recevront de meilleurs rapports et des analyses de données plus éclairées. Les cadres supérieurs auront ainsi un portrait complet et pertinent des situations de paye dans leur organisation respective, ce qui leur permettra de prendre des décisions éclairées, de dégager des tendances et de s’attarder sur les secteurs dont il faut s’occuper.

L’information sera communiquée aux gestionnaires pour qu’ils soient mieux préparés à discuter avec leurs employés au sujet de la paye, des pratiques exemplaires, des moyens d’éviter les retards, et des rôles et des responsabilités. De plus, nous donnerons aux gestionnaires et aux employés l’information requise pour comprendre leur état des gains et ainsi mieux déterminer s’il y a un problème avec leur paye.

L’équipe intégrée continue de collaborer étroitement avec l’Agence du revenu du Canada afin que les problèmes fiscaux soient réduits au minimum, notamment en :

L’équipe intégrée organisera des forums de représentants en RH, en rémunération, en informatique et en finances pour valider en continu les activités et les plans et pour rendre compte des progrès accomplis. Ce faisant, nous pourrons compter sur un savoir et des idées d’experts dans la poursuite des efforts faits pour atteindre la stabilisation.

Au Centre des services de paye et partout dans les ministères et organismes desservis par Phénix, les occasions de simplifier les processus, de mettre en place des innovations pensées par les employés et d’échanger des pratiques exemplaires se multiplieront. Toutes les organisations engagées dans la stabilisation du système de paye adhèrent à une culture d’amélioration continue.

Partenariats et mobilisation L’impact pour les employés

Les hauts dirigeants, les gestionnaires et les syndicats disposeront d’une information à jour et fiable sur la paye et ses problèmes pour que les employés soient mieux soutenus dans leur organisation. Les problèmes fiscaux seront réduits au minimum. Les employés en rémunération profiteront de façons de travailler plus rapides et plus efficientes.

Amélioration des processus et de la technologie

Nous continuons de chercher les causes à la base des problèmes du système des RH à la paye. Nous instaurons des processus et mettons en place des solutions techniques dès que nous les trouvons.

De nombreux retards dans la paye sont causés par l’incompatibilité entre Phénix et des pratiques et des processus courants en RH. Nous lançons des projets pilotes pour tester des moyens de traiter des mouvements problématiques courants tels que les transferts d’employés, les nominations intérimaires et les cessations d’emploi. D’autres projets pilotes visent à aborder la question des trop-payés, qui sont à la source de situations frustrantes et de problèmes fiscaux pour les employés. Les nouveaux processus et les nouvelles pratiques mis de l’avant grâce à ces projets seront mis en œuvre rapidement partout au gouvernement.

Au Centre des services de paye, nous nous apprêtons à réaffecter le travail en formant des groupes d’employés de la rémunération qui seront spécialisés dans le traitement de certains types de mouvements et qui se concentreront sur des ministères et des organismes précis. Des gains en efficience seront ainsi réalisés et le personnel sera mieux préparé à offrir un soutien adapté aux situations que vivent les employés.

Sur le plan des technologies et des processus opérationnels, nous procédons à une analyse des problèmes qui persistent entre Phénix et la mosaïque des 32 systèmes de RH au gouvernement pour trouver les conflits techniques et opérationnels entre les systèmes qui contribuent aux problèmes de paye.

Amélioration des processus et de la technologie L’impact pour les employés

Les employés du Centre des services de paye seront en mesure d’apporter un soutien mieux adapté aux organisations qui sont aux prises avec des problèmes de paye uniques. Les mouvements seront traités plus rapidement, ce qui réduira l’arriéré et le temps d’attente.

Renforcement de la capacité et de la prestation des services

Il faut se doter d’une capacité plus grande pour pouvoir réduire l’arriéré et diminuer le temps d’attente pour les employés. C’est pour cette raison que le gouvernement du Canada a annoncé en mai 2017 que 142 millions de dollars seraient injectés pour l’embauche de personnel. Depuis, 380 employés ont été embauchés, et 300 autres devraient l’être au cours des prochains mois. Afin de favoriser l’embauche et le maintien en poste de travailleurs qualifiés, nous avons constitué un ensemble de mesures d’encouragement susceptible de faciliter le recrutement et le maintien en poste de conseillers en rémunération. Ces mesures ont été conçues avec les syndicats.

Conscients de la nécessité d’apporter un soutien plus utile aux employés, nous voulons améliorer notre centre de contact avec la clientèle en embauchant une centaine d’employés. Ces derniers auront un accès direct à Phénix et à d’autres systèmes, tels qu’un nouvel outil de gestion de cas actuellement en développement grâce auquel les employés pourront obtenir des données détaillées au sujet de leur dossier de paye directement des fonctionnaires travaillant au centre de contact avec la clientèle.

Nous avons révisé le matériel de formation obligatoire et l’avons adapté aux systèmes des RH en place dans les organisations. Ce matériel est à l’intention des employés, des gestionnaires, ainsi qu’au personnel des RH et de la rémunération. Nous continuons à améliorer l’information en ligne pour faciliter la navigation. Désormais, nous produirons et distribuerons de nouveaux guides et d’autres documents suivant une approche coordonnée, cohérente et axée sur les employés.

Nous explorons une approche améliorée de prestation de soutien technique qui pourrait améliorer la gestion des solutions et des améliorations apportées au système.

Renforcement de la capacité et de la prestation des services L’impact pour les employés

Le Centre des services de paye traitera les mouvements plus rapidement, ce qui réduira l’arriéré et les temps d’attente. Les employés obtiendront un meilleur service et des renseignements plus utiles lorsqu’ils demanderont de l’aide. Ils auront aussi accès à de l’information au sujet de Phénix qui sera plus facile à trouver et à comprendre.

La voie à suivre

Nous mettons tout en œuvre pour remédier le plus rapidement possible à cette situation frustrante. En 2018, les employés devraient voir l’arriéré des mouvements en attente diminuer. Parallèlement, ils se sentiront mieux soutenus lorsqu’ils demanderont de l’information, que ce soit auprès du centre de contact avec la clientèle, de l’unité de rémunération de leur organisation (s’ils ne sont pas desservis par le Centre des services de paye) ou de leur gestionnaire, et en ce qui concerne les documents de formation.

Il est vrai que beaucoup de travail reste à faire et qu’il n’existe pas de solutions miracles, mais nous continuerons de prendre toutes les mesures nécessaires pour que les employés soient payés avec exactitude et à temps.

Pour un résumé des travaux que nous avons réalisés jusqu’à maintenant et pour connaître les prochaines étapes, veuillez visiter la page Mesures prises pour stabiliser le système de paye.

Nous remercions nos employés pour leur dévouement indéfectible et leur engagement à l’égard du service.

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