Introduction au module libre-service de Phénix

Les employés utilisent le libre-service de Phénix pour vérifier leurs renseignements personnels ainsi qu’inscrire leurs heures, leurs congés et leurs demandes de congé. La fonction de libre-service permet également aux employés de suivre en tout temps leur statut dans Phénix.

La présente fiche d’information comprend des conseils utiles qui permettront aux employés de disposer des ressources et des renseignements dont ils ont besoin pour utiliser le libre-service de Phénix et éviter les erreurs courantes.

Conseil 1 : Établir la relation employé-gestionnaire (article 34)

Cette relation permet aux gestionnaires d’approuver les heures, les congés et la paye pour services supplémentaires, entre autres, des employés. Lorsqu’un nouveau gestionnaire (article 34) vous est attribué, mettez à jour la relation employé-gestionnaire en utilisant le libre-service de Phénix.

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer les relations avec vos gestionnaires précédents, mais une fois que vous avez rajouté le nom de votre nouveau gestionnaire (article 34), les entrées de temps non traitées seront automatiquement transmises à celui-ci.

Conseil 2 : Entrer les heures et les congés

Sachez quand utiliser le libre-service de Phénix pour déclarer des heures et présenter des demandes de congé.

Les employés d’organisations qui utilisent PeopleSoft 8.9 (SGRH GC) devraient déclarer :

Les employés d’organisations qui utilisent PeopleSoft 9.1 (Mes RHGC) devraient déclarer :

Les employés utilisant Mes RHGC doivent présenter des demandes de congé non payé de cinq jours consécutifs ou moins au moyen des outils de libre-service du système PeopleSoft RH.

Conseil 2 : Renseignements supplémentaires

Conseil 3 : Examiner et vérifier les exceptions

Phénix se met à jour la nuit et génère automatiquement des « exceptions » (erreurs) qui indiquent quand les entrées ne respectent pas les conventions collectives ou d’autres règles associées à la gestion du temps.

Certaines exceptions créent des problèmes avec les paiements

Les employés ou les gestionnaires doivent corriger les exceptions pour assurer le traitement des paiements. Les gestionnaires (articles 34) doivent approuver les entrées, puis l’autorisateur (article 33) doit autoriser ces entrées avant qu’elles soient incluses dans une période de paye donnée. Les retards au chapitre de l’approbation et de l’autorisation feront en sorte que les paiements seront reportés.

Pour éviter des retards :

  • faire attention au moment de la saisie des heures pour éviter les erreurs;
  • vérifier les entrées le jour suivant la saisie pour en faire l’examen et corriger les exceptions, le cas échéant;
  • examiner le rapport sur les heures payables pour vérifier l’état des entrées (p. ex., approuvé, refoulé, refusé).
  • confirmer que le gestionnaire (article 34) a approuvé les entrées de temps.

Conseil 4 : Recevoir et examiner les paiements

Comprendre le fonctionnement du calendrier de la paye.

Apprendre à connaître le nouvel état des gains.

Conseil 5 : Connaître les ressources sur Phénix

Ces ressources sont accessibles sur le réseau du gouvernement du Canada seulement :

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