Phénix pour les gestionnaires (article 34) : Tâches clés en libre-service des gestionnaires

Le système de paye Phénix automatise bon nombre des mouvements les plus communs liés à la paye des employés de la fonction publique. Pour assurer l’exactitude de ces mouvements, les gestionnaires doivent confirmer que les renseignements de base de chacun de leurs employés inscrits dans le système de paye sont corrects.

Les employés doivent exécuter certaines tâches par eux-mêmes avant que le système de paye Phénix puisse traiter pour eux les mouvements relatifs à la paye. Cependant, la fonction de libre-service pour les gestionnaires du système de paye permet aux gestionnaires disposant de pouvoirs en vertu de l’article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques d’exécuter certaines tâches clés au nom de leurs employés.

Tous les employés de la fonction publique ont un gestionnaire (article 34). Ce gestionnaire est chargé d’examiner et d’approuver les demandes relatives à la paye entrées dans le système de paye. Le fait d’établir la relation employé-gestionnaire (article 34) dans le système de paye Phénix permet au gestionnaire (article 34) d’entrer et d’approuver des mouvements au nom de ses employés.

Si un employé n’a pas accès ou est en attente de son accès au libre-service de Phénix (par exemple, un employé qui travaille dans un lieu éloigné ou un nouvel employé), les gestionnaires (article 34) peuvent sélectionner les employés de leur équipe afin d’établir la relation employé-gestionnaire (article 34).

Liste de contrôle pour les gestionnaires

• S’assurer que tous les employés connaissent le nom de leur gestionnaire (article 34).
• Veiller à ce que tous les employés sachent quoi faire si leur gestionnaire (article 34) quitte le ministère ou part en détachement.
• Rappeler à tous les employés l’importance de mettre à jour leur relation employé-gestionnaire (article 34) chaque fois qu’ils changent de poste, même dans les situations de réaffectation ou de détachement. 
• Vérifier la liste de relations employé-gestionnaire (article 34) pour en assurer son exactitude.
  • Aviser les employés si vous repérez un problème qu’ils doivent régler.

Les gestionnaires (article 34) doivent examiner et mettre à jour l’horaire de travail de leurs employés, sans quoi les résultats découlant du libre-service seront erronés et pourraient avoir une incidence sur les paiements versés aux employés.

Les gestionnaires doivent attribuer un horaire prédéfini ou personnalisé aux employés qui travaillent selon un horaire non régulier conformément à la convention collective ou qui doivent soumettre des feuilles de temps.

Phénix applique un horaire par défaut fondé sur une semaine de travail normale pour tous les employés. Les gestionnaires de tous les employés salariés qui travaillent selon un horaire normal de 37,5 h par semaine et 7,5 h par jour, du lundi au vendredi, ne devraient alors pas avoir à attribuer un nouvel horaire à ces employés. Les employés salariés reçoivent leur paye régulière sans avoir à déclarer leurs heures dans la fonction de libre-service. Toutefois, les gestionnaires sont tout de même invités à s’assurer que l’horaire par défaut établi dans Phénix est exact.

Les gestionnaires qui examinent et mettent à jour les horaires de travail

Les gestionnaires dans les ministères ou dans les agences qui n’utilisent pas Mes RHGC doivent s’assurer :

• de tenir à jour les horaires des employés et d’apporter des rajustements, au besoin, pour les employés :
  • nouvellement embauchés;
  • de retour d’un congé non payé prolongé;
  • qui travaillent selon une semaine de travail comprimée;
  • qui sont visés par un changement de statut d’emploi (par exemple, d’un emploi à temps plein à un emploi à temps partiel et les travailleurs qui ont des quarts de travail);
• de se familiariser avec les horaires variables et les modalités de travail de chacun des employés pour veiller à ce que les horaires saisis dans Phénix soient exacts;

Cas particuliers

Il est très important d’examiner et de mettre à jour les horaires pour les employés suivants :

• employés sans horaire ou heures de travail fixes ou employés qui ont un horaire de travail comprimé;
• employés à temps partiel.

Les « employés travaillant selon les besoins » ne se verront pas attribuer un horaire par défaut et n’ont pas besoin d’un horaire prédéfini ou personnalisé. Si le système de paye crée un horaire pour ce type d’employé, le gestionnaire (article 34) devrait le supprimer.

Le système de paye Phénix attribue automatiquement un horaire d’une (1) heure de travail aux employés à temps partiel. Les gestionnaires doivent s’assurer qu’ils attribuent le bon horaire à ces employés dans le système.

Les gestionnaires (article 34) dont les employés n’ont pas accès au système de paye Phénix doivent :

• entrer eux-mêmes les entrées de temps dans la fonction de libre-service pour ces employés;
  • les gestionnaires doivent également accomplir cette tâche pour les employés utilisant des feuilles de temps, pour ceux ayant droit à une paye pour services supplémentaires et pour ceux en congé non payé de 5 jours consécutifs ou moins;
• corriger les feuilles de temps des employés chaque fois que Phénix génère une anomalie.

Les gestionnaires (article 34) doivent vérifier quotidiennement les anomalies et les éléments de la liste de travail qui sont en attente. Le système de paye Phénix ne produit pas d’alerte automatique pour les éléments de la liste de travail qui sont en attente.

Phénix génère des anomalies lorsqu’une entrée saisie en libre-service ne respecte pas les règles intégrées au système. Phénix générera des heures payables (rajustements à la paye) seulement lorsque ces anomalies sont considérées d’importance faible ou moyenne. Dans ces cas, des anomalies apparaîtront dans la liste de travail aux fins d’approbation en vertu de l’article 34.

Anomalies d’importance élevée

Dans le cas des anomalies d’importance élevée, comme des cas où l’employé ne serait pas payé pour la période de paye précisée, une intervention directe est nécessaire, c’est-à-dire que l’employé ou le gestionnaire doit corriger la feuille de temps dans le système de paye avant que Phénix ne génère des heures payables (rajustements à la paye).

Les gestionnaires doivent apporter toutes les corrections nécessaires à la feuille de temps de l’employé au moins un (1) jour avant la date limite d’approbation en vertu de l’article 34 pour cette période de paye.

Lors de chaque cycle de paye individuel, les gestionnaires (article 34) doivent examiner et approuver des entrées dans la fonction de libre-service avant l’échéance du système.

Avant de soumettre une feuille de temps, il convient de veiller à ce que les renseignements suivants soient justes :

• le niveau de classification;
• le code de déclaration des heures de travail;
• le nombre d’heures travaillées;
• la date de journées travaillées.

Si cette information est inexacte, renvoyez la feuille de temps à l’employé pour qu’il y apporte les corrections nécessaires.

Les employés et les gestionnaires (article 34) peuvent apporter des changements rétroactifs aux entrées de temps saisies dans la fonction de libre-service en tout temps avant les dates limites imposées pour ces entrées pour n’importe quelle période de paye antérieure. Les changements apportés aux entrées saisies dans la fonction de libre-service pour la période de paye en cours, avant l’autorisation en vertu de l’article 33, supprimeront le mouvement original. Après le processus nocturne, un nouveau mouvement apparaîtra dans la liste de travail du gestionnaire aux fins d’approbation.

Si des changements sont apportés à des entrées saisies dans la fonction de libre-service pour lesquelles un paiement a été versé ou après que l’autorisation en vertu de l’article 33 a été fournie, des rajustements seront apportés à la paye (négatifs ou positifs, selon le changement). Ces rajustements figureront dans la liste de travail du gestionnaire à des fins d’approbation.

Phénix assure un suivi automatique des entrées saisies dans la fonction de libre-service de manière à éviter des paiements ou des recouvrements en double pour le même mouvement.

Les jours fériés non payés des employés à temps partiel seront générés automatiquement, selon leur horaire. Ces mouvements nécessitent quand même l’approbation du gestionnaire (article 34).

Les employés en détachement doivent soumettre des feuilles de temps en version papier au gestionnaire (article 34) de leur nouveau ministère et au gestionnaire (article 34) de leur ministère d’attache. Ce dernier saisira et approuvera le mouvement dans le libre-service de Phénix.

Comme il a déjà été mentionné, chaque cycle de paye se termine par l’autorisation de l’autorisateur (article 33). Elle se produit habituellement le lundi d’une semaine sans paye. Les étapes du processus qui permet de déterminer l’échéance sont les suivantes :

1. l’employé, le gestionnaire (article 34) ou le responsable de la comptabilisation du temps entre les entrées de temps dans la fonction de libre-service avant 20 h 30 (heure de l’Est) le dimanche;
2. le processus d’administration nocturne génère des heures payables;
3. le gestionnaire (article 34) approuve l’entrée saisie dans la fonction de libre-service avant 14 h (heure de l’Est) le lundi;
4. Phénix transmet le mouvement approuvé à l’autorisateur (article 33);
5. l’autorisateur (article 33) autorise le mouvement avant 21 h (heure de l’Est) le lundi.