Services de soutien sur place à la 5e escadre Goose Bay

Rapport final du surveillant de l'équité, 12 avril 2016

Addenda au rapport final, 12 avril 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par Samson & Associés

Services de soutien sur place à la 5e escadre Goose Bay – Version PDF (428Ko)
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Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 4 mai 2015, pour observer le processus de sélection concurrentiel des services de soutien sur place pour la 5e Escadre Goose Bay, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le ministère de la Défense nationale (MDN) dans le cadre de l'appel d'offres W0123-15CE01. Samson & Associés est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et les activités pertinentes et nous avons eu accès à l'ensemble du processus d'approvisionnement même si nous ne sommes intervenus qu'après le début de la phase de la lettre d'intérêt (LI) et la demande de renseignement (DR). Nous avons eu l'entière collaboration de tous les intervenants du MDN et de SPAC.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE, à commencer par l'étape de consultation de l'industrie jusqu'à la conclusion de l'étape d'évaluation de la demande de proposition (DDP). Étant donné le processus d'évaluation choisi (voir annexe J de la DDP), il y a trois dates de clôture pour la DDP, soit une pour chaque phase du processus d'évaluation. La date de clôture de la phase I était le 22 février 2016, celle de la phase II était le 7 mars 2016 et celle de la phase III était le 14 mars 2016.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités entreprises.

2. Exigences du projet

La base des Forces canadiennes de la 5e Escadre Goose Bay se trouve près de Happy Valley–Goose Bay, à Terre-Neuve-et-Labrador. MDN souhaite obtenir des services de soutien sur place à la base. Les services qu'un seul entrepreneur devra fournir comprennent, sans toutefois s'y limiter :

  • les services alimentaires, l'entretien des routes et des terrains, les services de transport et les services de communication
  • les services de Technolotie de l'information (TI)
  • les services de lutte contre les incendies
  • les services de contrôle de la circulation aérienne
  • les services d'entretien des véhicules et de l'infrastructure

Le besoin comprend également le soutien aux activités du MDN telles que :

  • l'exploitation de l'aérodrome
  • le soutien au 444e Escadron de soutien au combat
  • le Commandement de la défense aérospatiale de l'Amérique du Nord (NORAD)
  • la formation militaire canadienne et étrangère. Ce soutien sera apporté au besoin

L'entrepreneur sera responsable de l'ensemble de la main-d'œuvre et de l'équipement nécessaires à l'exécution des services susmentionnés. Voici certains types d'équipement qui devront notamment être fournis par l'entrepreneur : camions de lutte contre les incendies et équipement auxiliaire; équipement de manutention de matériel; véhicules servant à l'entretien des routes et des terrains ainsi que l'équipement connexe; véhicule de transport, comme des voitures, des autobus, etc.

Le contrat devrait être d'une durée de deux ans, plus deux périodes optionnelles d'un an chacune.

3. Attestation d'assurance

Le SE émet par la présente l'énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services de soutien sur place pour la 5e Escadre Goose Bay, en commençant par l'étape de consultation de l'industrie jusqu'à l'étape d'évaluation de la demande de proposition.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe en SE, Associés, Vérification et services-conseil
Samson & Associés

Original signé par
Yves Vaillancourt, MBA
Spécialiste en SE

4. Méthodes

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant les services de soutien sur place à la 5e Escadre Goose Bay et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités (renseignements destinés à l'industrie, les commentaires sur l'ébauche de la DDP, la première DDP, les questions et réponses soumises pendant le processus, ainsi que les modifications émises), nous avons identifié les questions relatives à l'équité aux autorités contractantes et techniques (si applicable), et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant du l'équité à l'étape de consultation de l'industrie

L'étape de consultation de l'industrie a été lancée par l'entremise de la publication de la LI/DDP sur le site achatsetventes.gc.ca, le 12 février 2015. L'objectif de la LI/DDP était d'informer l'industrie sur les exigences du MDN pour les services de soutien sur place à la 5e Escadre Goose Bay. Le SE a examiné le document de la LI/DDP à la suite de son implication dans le processus et aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Les commentaires de l'industrie ont été documentés et pris en considération en vue de la préparation de la demande d'expression d'intérêt et de qualification (DEIQ). Le SE a révisé la disposition des observations et aucune lacune en matière d'équité n'a été identifiée.

Sommaire des résultats du surveillant du l'équité : Selon le surveillant de l'équité, depuis le début de notre participation, l'étape de la consultation de l'industrie a été menée de manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observations du surveillant du l'équité concernant l'étape de l'expression d'intérêt et de qualification

Le document de la LI/DEIQ a été publié sur achatsetventes.gc.ca, le 19 octobre 2015. L'objectif de la DEIQ était de déterminer si des entreprises étaient disponibles et qualifiées pour soumissionner, de même que pour permettre à l'industrie de fournir une rétroaction quant aux exigences et aux activités de consultations subséquentes.

Les questions des soumissionnaires ont été reçues puis les réponses ont été fournies et communiquées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Le SE a examiné toutes les questions et les réponses fournies au cours de la période de la LI/DEIQ pour s'assurer que les questions concernant l'équité ont été traitées de manière satisfaisante.

À la clôture de la DEIQ, sept modifications ont été publiées à la suite des questions et des demandes de clarification des soumissionnaires. Le SE a révisé chaque modification avant la publication.

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence de la LI/DEIQ, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation des soumissions a été exécutée en procédant à l'examen de la documentation soumise par les soumissionnaires.

L'évaluation des soumissions a été effectuée le 12 novembre 2015. Tous les évaluateurs techniques étaient présents à toutes les réunions de consensus, de même que l'autorité contractante et le SE.

Sommaire des résultats du SE : Selon le surveillant de l'équité, l'étape de la LI/DEIQ a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.3 Activités et observations du surveillant du l'équité concernant l'étape de la demande de propositions

La DDP no. W0123-15CE01/C n'a pas été publiée sur achatsetventes.gc.ca, mais envoyée directement aux soumissionnaires qualifiés à la suite de l'étape de la DEIQ. La DDP et les annexes ont été publiées le 23 décembre 2015 et la date de clôture initiale était le 22 février 2016. Comme indiqué ci-dessus, la DDP comptait trois dates de clôture dont chacune comprenait des activités d'évaluation de proposition :

  • Phase I Date de clôture – 22 février 2016
  • Phase II Date de clôture – 7 mars 2016
  • Phase III Date de clôture – 14 mars 2016

Les questions des soumissionnaires ont été reçues puis les réponses ont été fournies et communiquées à chaque soumissionnaire qualifié avant la date de clôture. Le SE a examiné toutes les questions et les réponses fournies au cours de la période de DDP pour s'assurer que les questions concernant l'équité ont été traitées de manière satisfaisante.

Avant la publication de la DDP, une visite du site pour l'industrie a eu lieu à Goose Bay, Labrador, du 1er au 4 décembre 2015. L'autorité du projet, l'autorité contractante et le SE ont participés à la visite en personne.

Observation : Les questions soulevées au cours de l'étape de la DDP ont été traitées selon les conditions de la DDP. Les réponses étaient claires, compréhensibles, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les considérations d'équité ont été traitées de manière satisfaisante.

Sommaire des résultats du surveillant du l'équité : Selon le surveillant de l'équité, l'étape de la DDP a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.4 Activités et observations du surveillant du l'équité à l'étape de l'évaluation de la demande de propositions

Le SE a examiné le plan d'évaluation et le cadre de référence, les fiches de notation consensuelle et les sommaires des évaluateurs. L'évaluation des soumissions consistait à examiner la documentation soumise par les soumissionnaires pour chacune des trois étapes du processus d'évaluation technique.

Une séance d'information pour l'équipe d'évaluation technique à laquelle ont assisté l'autorité contractante et le SE a eu lieu le 24 février 2016. L'équipe d'évaluation était composée de 4 unités de trois spécialistes du sujet et d'un chef d'équipe pour un total de 16 évaluateurs. L'évaluation des soumissions techniques de la phase I a commencé le 24 février 2016. Les quatre chefs d'équipe d'évaluation et le directeur de l'évaluation ont participé aux rencontres consensuelles avec l'autorité contractante et le SE. Les rencontres consensuelles de la phase I ont pris fin le 3 mars 2016. Les observations ont été envoyées aux soumissionnaires le 4 mars 2016.

La phase II de l'évaluation technique des soumissions a eu lieu du 14 au 17 mars inclusivement. Les quatre chefs d'équipe d'évaluation et le directeur de l'évaluation ont participé aux rencontres consensuelles avec l'autorité contractante et le SE. Les rencontres consensuelles de la phase II ont pris fin le 17 mars 2016. Les observations ont été envoyées aux soumissionnaires le 18 mars 2016.

La phase III de l'évaluation technique des soumissions a eu lieu le 23 mars 2016. Le directeur de l'équipe d'évaluation a participé aux rencontres consensuelles avec l'autorité contractante et le SE. Les rencontres consensuelles de l'étape III ont pris fin le 23 mars 2016.

Observation : Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport par ordre numérique. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Sommaire du tableau

Le tableau de LI suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents d'invitation à soumissionner – lettre d’intérêt
No. Documents d'invitation à soumissionner Date
1 LI – W0123 – 15CE01/B Publié sur achatsetventes.gc.ca le 20 octobre 2015
2 Modification no. 001 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 21 octobre 2015
3 Modification no. 002 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 23 octobre 2015
4 Modification no. 003 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 27 octobre 2015
5 Modification no. 004 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 28 octobre 2015
6 Modification no. 005 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 3 novembre 2015
7 Modification no. 006 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 novembre 2015
8 Modification no. 007 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 novembre 2015

Les documents ci-dessous (W0123-15-C01/C) ont été envoyés directement aux soumissionnaires potentiels.

Sommaire du tableau

Le tableau de DDP suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Documents d'invitation à soumissionner – demande de proposition
No. Documents d'invitation à soumissionner Date
1 DDP – W0123—15CE01/C MODE 001 Envoyé aux soumissionnaires potentiels le 23 décembre 2015
2 Modification no. 002 – DDP et annexes Envoyé aux soumissionnaires potentiels le 8 février 2016
3 Modification no. 003 – annexe J Envoyé aux soumissionnaires potentiels le 17 février 2016
4 Modification no. 004 – annexe M Envoyé aux soumissionnaires potentiels le 18 février 2016

6. Addenda au rapport final de surveillance de l'équité en date du 12 avril 2016 concernant le processus de sélection concurrentiel des services de soutien sur place pour la 5e Escadre Goose Bay, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada pour le ministère de la Défense nationale

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation.

Activités du surveillance de l'équité relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Deux soumissions ont été reçues en réponse à l'appel d'offres. Les soumissionnaires ont été des résultats et de l'octroi du contrat le 23 septembre 2016.

Des rencontres de compte rendu ont été demandées par les deux soumissionnaires suite à la communication des résultats.

La rencontre de compte rendu avec le soumissionnaire gagnant s'est déroulé à Goose Bay, Terre-Neuve et Labrador le 17 octobre 2016 avec des représentants du MDN (autorité de projet) et de SPAC (autorité contractante). Le SE et des représentants additionnels du MDN et de SPAC ont aussi participés par appel conférence d'Ottawa, Ontario.

La rencontre de compte rendu avec le soumissionnaire n'ayant pas gagné s'est déroulé à Ottawa, Ontario le 24 octobre 2016 avec des représentants du MDN (autorité de projet), de SPAC (autorité contractante) et le SE.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard du processus de sélection concurrentiel des services de soutien sur place pour la 5e Escadre Goose Bay.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe en SE, Associés, Vérification et services-conseil
Samson & Associés

Original signé par
Yves Vaillancourt, MBA
Spécialiste en SE

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