Services de soutien au système d'Information de gestion des ressources de la défense et services de soutien intégré dans SIGMA : demande de propositions 2

Rapport final du surveillant de l'équité, 22 avril 2016

Addenda au rapport final, 6 septembre 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par PPI Consulting Limited

Services de soutien au système d'Information de gestion des ressources de la défense et services de soutien intégré dans SIGMA : demande de propositions 2 – Version PDF (423Ko)
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1. Introduction

Le 12 octobre 2012, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l’acquisition de services de soutien pour le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) du ministère de la Défense nationale de SPAC et le système SIGMA de SPAC.

PPI est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport final portant sur les activités du surveillant de l'équité concernant le processus de lettre d’intérêt/demande d’information de la demande de soumissions W8474-126279/A publiée le 16 novembre 2012 ainsi que le processus de demande de propositions initial de la demande de soumissions W8474-126279/D publiée le 12 juin 2014, qui a été annulée par la suite, le second processus de demande de propositions de la demande de soumissions  W8474-126279/F publiée le 10 décembre 2015 et les réunions subséquentes en vue d’en arriver à une décision consensuelle.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes utilisées et les observations pertinentes tirées des activités qui ont été tenues.

2. Exigence du projet

Le Ministère de la Défense nationale (MDN) a adopté une solution intégrée d'information SAP à l'appui de ses processus opérationnels d'acquisition et de soutien du matériel de même que de comptabilité financière et de gestion, ainsi qu'à l'appui d'autres processus connexes. La mise en œuvre de ce système d'information intégré a nécessité le remplacement d'un grand nombre de systèmes par le Système d'information de soutien et d’acquisition du matériel (SISAM) et le Système de comptabilité financière et de gestion (SCFG). En avril 2010, les deux systèmes été regroupé pour former une seule solution de base dans l'environnement SAP ECC 6.0, que l'on a appelée le Système d'information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD). La mise en place d'une solution SAP pour les fonctions de la chaîne d'approvisionnement dans le SIGRD a donné lieu au regroupement d'autres processus opérationnels, ainsi qu'à l'intégration d'autres processus administratifs, dont les processus de gestion immobilière.

Comme le Ministère continue d'utiliser le potentiel du SIGRD pour répondre aux exigences grandissantes, et compte tenu de l'ajout de fonctionnalités et de l'élargissement de sa portée à l'échelle de l'organisation (par exemple, l'intégration au SIGRD de fonctionnalités liées à la chaîne d'approvisionnement et d'autres processus opérationnels comme ceux liés à la gestion des biens immobiliers), il est prévu que le nombre d'utilisateurs du SIGRD passera à plus de 30 000 au cours des prochaines années. Ces autres possibilités permettront à l'organisation de profiter au maximum des avantages offerts par ses plateformes de stratégie de planification des ressources de l'entreprise (PRE).

SPAC a mis en œuvre un système intégré qui appuie les secteurs d'activité des finances, de l'approvisionnement et des biens immobiliers au moyen de SAP ECC, appelé SIGMA, lequel comprend Renseignements d'affaires de SAP (BI), l'outil Productivity Pak de SAP ainsi que d'autres outils et applications de SAP.

SIGMA est un système complexe de SAP. Il a été mis en œuvre à l'origine en 2008 pour répondre aux besoins en matière de gestion des finances et du matériel du Ministère et il est actuellement utilisé par plus de 6 200 employés au sein de SPAC et des ministères clients.

Le Ministère continue de tirer parti de SIGMA pour répondre aux besoins en évolution en vue de réaliser des économies et des gains d'efficacité opérationnelle. Grâce à l'intégration de fonctions immobilières dans SIGMA, on prévoit que le nombre d'utilisateurs dépassera 8 700 au cours des prochaines années.

SPAC continue d’envisager des possibilités qui permettraient au ministère et au gouvernement du Canada de profiter au maximum des avantages offerts par leurs plateformes de stratégie de PRE.

3. Attestation d’assurance

Selon notre avis de professionnels, le processus de demande de soumissions en vue de l’acquisition de services de soutien pour le Système d’information de la gestion des ressources de la Défense (SIGRD) du ministère de la Défense nationale et le système SIGMA de SPAC que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis
PDG
PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan
PGCA
Chef de l’équipe SE

Original signé par
Robert P. Tibbo
SE

4. Mandat et observations du surveillant de l’équité

4.1. Processus de demande d’information

Pendant le processus de demande d’information, le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

  • Réunions commercialement confidentielles avec 10 fournisseurs intéressés (tenues les 16, 17 et 20 juillet 2015)
  • Réunions/discussions de l’équipe de projet pour examiner le statut, évaluer l’approche, résoudre les questions, évaluer les critères et les spécifications, etc

Pendant le processus de demande d’information, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

  • les avis de projet de marché
  • l’ébauche de la demande de propositions (DP)
  • la correspondance avec l’industrie, p. ex. la correspondance contenant des précisions aux questions soulevées pendant les réunions commercialement confidentielles
  • l’ébauche du plan d’évaluation
  • le rapport sommaire sur la mobilisation de l’industrie

Les fournisseurs intéressés ont fourni leurs réponses à l’ébauche de la DP. La participation au processus de consultation de l’industrie n’était pas une exigence obligatoire et les fournisseurs qui n’ont pas participé au processus de consultation ont été informés qu’ils seraient encore autorisés à présenter une soumission en réponse à une demande de propositions future liée à l’acquisition du SIGRD.

Les documents et les activités réalisées à cette étape respectaient les principes d’équité ci-dessous :

  • Tous les promoteurs éventuels ont eu la même occasion et reçu les mêmes renseignements en même temps
  • Les promoteurs éventuels ont eu la même occasion de formuler des commentaires concernant les exigences et l’approche d'approvisionnement proposée
  • Le client a tenu dûment compte des commentaires des promoteurs éventuels en fonction d’une évaluation des besoins opérationnels et fonctionnels du client
  • Les demandes de précisions ou d’explications supplémentaires ont été acheminées à tous les participants

4.1.1. Observations du spécialiste en surveillance de l’équité

Le spécialiste en surveillance de l’équité a examiné l’ébauche des documents d’invitation à soumissionner et a participé aux réunions commercialement confidentielles avec les fournisseurs intéressés.

Toutes les demandes de précisions des fournisseurs pendant les réunions commercialement confidentielles ont été traitées par l’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante, pendant ou après les réunions. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants.

Toutes les observations et les demandes de précisions formulées par le surveillant de l’équité ont été abordées par l’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante.

L’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante étaient toutes deux responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le spécialiste en surveillance de l’équité.

4.2. Processus de demande de propositions

Une DP pour les services de soutien en service pour les SIGRD et le système SIGMA a d’abord été publiée sur le site Web achatsetventes.gc.ca et portait le numéro de demande de soumissions W8474-126279/D le 12 juin 2014 avec la date de clôture du 26 août 2014. Ce processus de DP a été annulé par la suite. Le surveillant de l’équité atteste que toutes les activités observées dans le cadre de ce processus annulé ont été réalisées de façon équitable, ouverte et transparente.

Une seconde demande de soumissions concernant les services de soutien intégrés des SIGRD et du système SIGMA a été publiée sur le site Web achatsetventes.gc.ca le 10 décembre 2015 avec une date de clôture du 29 février 2016, et portait le numéro de demande de soumissions W8474-126279/F. La seconde demande de propositions remplaçait la totalité de la version précédente.

Pendant le second processus de demande de propositions, le spécialiste en surveillance de l’équité a participé aux réunions suivantes :

  • Réunions/discussions del’équipe de projet pour examiner le statut, évaluer l’approche, résoudre les questions, évaluer les critères et les spécifications, etc

Pendant le processus de demande de propositions, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

  • L’ébauche et le document définitif de la demande de propositions
  • La correspondance avec l’industrie, p. ex. la correspondance contenant des précisions aux questions soulevées pendant les réunions commercialement confidentielles
  • Le plan d’évaluation
  • La séance d’information des évaluateurs / les directives aux évaluateurs

4.2.1. Période ouverte de la soumission

La demande de propositions concernant le SIGRD a été publiée sur le site Web achatsetventes.gc.ca le 10 décembre 2015 avec une date de clôture initiale du 21 janvier 2016, et portait le numéro de demande de soumissions W8474-126279/F. Pendant la période ouverte de la soumission, 15 modifications ont été affichées sur le site Web achatsetventes.gc.ca en réponse à 74 questions de l’industrie. Dans la modification 12 en date du 17 février 2016, la date de clôture a été reportée au 29 février 2016.

Quatre propositions ont été reçues avant l'heure de clôture.

4.2.2. Observations du spécialiste en surveillance de l’équité

Le spécialiste en surveillance de l’équité a examiné l’ébauche et le document définitif de la demande de propositions.

Toutes les demandes de précisions pendant la période ouverte de la soumission ont été traitées par l’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les promoteurs au moyen d’un addenda affiché sur le site Web achatsetventes.gc.ca. L’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante étaient toutes deux responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le spécialiste en surveillance de l’équité.

Toutes les observations et les demandes de précisions formulées par le spécialiste en surveillance de l’équité ont été abordées par l’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante. L’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante étaient toutes deux responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le spécialiste en surveillance de l’équité.

4.2.3. Évaluation de la proposition technique

Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

  • La séance d’information des évaluateurs / la réunion inaugurale tenue le 2 mars 2016
  • Les réunions de consensus des évaluateurs tenues du 16 au 23 mars 2016
  • La réunion d’examen de l’évaluation par les pairs tenue le 5 avril 2016
  • La réunion de suivi du consensus des évaluateurs tenue le 6 avril 2016

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les propositions :

  • Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation de la proposition dans son cahier de travail
  • Après la réalisation d’examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions pour s’entendre sur l’évaluation obtenue par consensus des exigences obligatoires et évaluées;
    • Les exigences techniques obligatoires ont été examinées afin de vérifier la conformité aux renseignements fournis dans la matrice de conformité et les renseignements à l’appui dans la proposition. Un dossier de conformité ou de non-conformité a été enregistré dans le registre principal, ainsi que la justification
    • Chaque réponse aux exigences évaluées de la demande de propositions a été examinée séparément et individuellement en fonction des critères d’évaluation indiqués. Pour chaque exigence, les notes individuelles de l’évaluateur et la justification des notes ont été examinées et discutées par l’équipe. Les évaluateurs ont utilisé une approche consensuelle afin de déterminer une seule note et justification pour chaque exigence évaluée. La note consensuelle et la justification connexe ont été consignées dans le registre principal
  • Les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels
  • Le surveillant de l’équité a confirmé que chaque membre de l’équipe d’évaluation était d’accord quant aux notes consensuelles définitives et à la justification
  • Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord quant aux notes consignées et à la justification
  • Tous les évaluateurs ont confirmé qu’ils ont traité les quatre soumissionnaires de manière équitable et juste
  • L’équipe d’évaluation a signé le registre consensuel

L’examen des documents et la surveillance des activités par le surveillant de l’équité à cette étape tenaient compte des principes de l’équité, de l’ouverture et de la transparence, notamment :

  • Le plan d’évaluation se conforme aux documents d’approvisionnement publiés
  • Les membres de l’équipe d’évaluation ont été choisis et confirmés avant la réception des réponses
  • Une formation sur l’évaluation a été offerte à tous les évaluateurs, pendant laquelle ils devraient être informés des éléments suivants :
    • identité des répondants et déclaration des conflits d’intérêts par les évaluateurs
    • protocoles de confidentialité
    • contrôle des documents
    • processus de précision
    • aperçu des cahiers de travail contenant la notation et de la méthode d’évaluation individuelle
    • explication de la notion des critères cachés
    • explication de l’équité et du besoin d’un traitement objectif, uniforme et équitable de toutes les propositions
    • orientation en ce qui concerne l’évaluation de l’information dans la proposition uniquement – non pas les renseignements des contacts précédents, les connaissances personnelles ou toute autre information
  • Les critères de notation et les outils d’évaluation ont été établis avant la réception des propositions et correspondaient à la DP. Les critères de notation ne contenaient aucun critère caché
  • Les soumissions ont été enregistrées et consignées au moment de leur réception, en indiquant clairement qu’elles ont été soumises à temps
  • Le prix était inclus dans une enveloppe séparée (s’il y a lieu)
  • Les propositions respectaient les exigences de soumission obligatoires
  • Le processus d’établissement d’une note par une équipe d’évaluateurs a été établi avant la réception des propositions (on a eu recours à la notation consensuelle)
  • La même équipe d’évaluateurs a évalué toutes les réponses
  • La notation a été effectuée par l’équipe d’évaluation d’une manière uniforme et équitable sans preuve de partialité
  • Un lieu sûr pour l’activité d’évaluation a été trouvé pour la période d’évaluation
  • Les documents des propositions étaient protégés physiquement dans un lieu sûr
Les quatre propositions ont été réputées avoir répondu aux exigences de la proposition technique de la DP. Le surveillant de l’équité n’avait aucune préoccupation en matière d’équité liée l’évaluation de la proposition technique.

4.2.4. Évaluation de la proposition financière

SPAC a affecté une personne indépendante pour terminer l’évaluation des propositions financières. Cette personne n’a eu aucun contact avec l’équipe d’évaluation technique et n’avait aucune connaissance de l’évaluation technique, ni de ses résultats. De la même façon, l’autorité contractante de SPAC qui a assisté aux réunions de l’équipe d’évaluation technique n’avait aucune connaissance de l’évaluation de la proposition financière, ni de ses résultats.

La personne que SPAC a affectée pour terminer l’évaluation des propositions financières a examiné et vérifié la proposition financière de chaque proposition. La personne a vérifié que chaque proposition financière était complète et se conformait aux exigences de la DP.

La personne a terminé l’évaluation de toutes les propositions financières en faisant appel au processus défini dans la DP.

Le 4 avril 2016, le surveillant de l’équité a rencontré la personne affectée par SPAC afin d’examiner et de vérifier le processus de proposition financière et les résultats. Le surveillant de l’équité a pu consulter tous les tableurs financiers et a pu vérifier l’utilisation du processus défini dans la DP. Le surveillant de l’équité a vérifié que les résultats de l’évaluation financière étaient compatibles avec la mise en œuvre adéquate du processus défini dans la DP.

Le surveillant de l’équité n’avait aucune préoccupation en matière d’équité liée à l’évaluation des propositions financières.

4.2.5. Observations du spécialiste en surveillance de l’équité : Processus de demande de propositions

Le surveillant de l’équité a assisté aux réunions d’évaluation des soumissions techniques. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DP.

Le surveillant de l’équité a examiné l’évaluation des propositions financières. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DP.

L’équipe de projet du MDN/de SPAC et l’autorité contractante étaient responsables de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le spécialiste en surveillance de l’équité.

Les équipes d’évaluation étaient compétentes et assidues dans le cadre de leur évaluation des propositions. Les quatre propositions ont été évaluées de façon uniforme et équitable.

5. Documents de référence

Les documents ayant trait au processus de demande de propositions pour les services de soutien pour le SIGRD du MDN et le système SIGMA de SPAC (numéro de demande de soumissions W8474-126279/F) peuvent être trouvés sur le site Web achatsetventes.gc.ca.

6. Addenda au rapport final, 6 septembre 2016

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité en date du 22 avril 2016

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation jusqu’à l’attribution du contrat. 

Attribution du contrat

À la suite de la demande de soumissions W8474-126279/F pour des services de soutien au Système d'Information de Gestion des ressources de la Défense (SIGRD) et des services de soutien intégré dans SIGMA, trois des quatre soumissionnaires ont été retenus et les contrats ont été attribués le 21 juin 2016. Parmi les quatre soumissionnaires, trois soumissionnaires ont demandé et reçu une séance de compte rendu, y compris le soumissionnaire non retenu. Le quatrième soumissionnaire a demandé et a reçu les commentaires de compte rendu par courriel. Le surveillant de l’équité a examiné tous les commentaires de compte rendu et assisté aux trois séances de compte rendu tenues en personnes.

Selon notre avis de professionnels, le processus d’approvisionnement pour les services de soutien au Système d'Information de Gestion des ressources de la Défense (SIGRD) et services de soutien intégré dans SIGMA que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis
PDG
PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan
PGCA
Chef de l’équipe SE

Original signé par
Robert P. Tibbo
Spécialiste en SE (principal)

Original signé par
Mairi Curran
Spécialiste en SE (remplaçant)

Date de modification :