École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes

Rapport final du surveillant de l'équité, 10 février 2016

Addenda au rapport final, 17 juin 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par Samson & Associés

École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes – Version PDF (482Ko)
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1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 8 mai 2015, pour observer le processus de sélection concurrentiel de l'École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes (ETGAFC) entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l'appel d'offres W0113-14CS31. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants du ministère de la Défense nationale (MDN) et de SPAC.

Par la présente, nous soumettons le rapport final des activités menées par le SE à partir de la lettre d’intérêt (LI) jusqu'à l'étape d'évaluation de la Demande de proposition (DDP).

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de la mission, les méthodes employées ainsi que les observations faites au cours des activités menées.

2. Exigences du projet

L'ETGAFC est un organisme du MDN situé à la Base des Forces canadiennes Borden (BFC Borden) qui fait partie de la 16e Escadre et qui est responsable sur le plan opérationnel de la 2e Division aérienne du Canada. L’ETGAFC fournit à l’Aviation royale canadienne du personnel qualifié dans le but d’assurer l’état de fonctionnement des aéronefs, en élaborant et en offrant de l’instruction individuelle en génie aérospatial et de la formation technique, conformément à la doctrine et aux normes approuvées de l’aviation et de l’armée.

L'école assure la formation d'apprentis pour plusieurs métiers comme technicien en systèmes avioniques (TEC AVIO) IDGPM 00136, technicien en systèmes aéronautiques (TEC AÉRO) IDGPM 00135, technicien en structures d'aéronefs (TEC SA) IDGPM 00138, technicien en systèmes d'armement (TEC SA) IDGPM 00261, ainsi que technicien et génie aérospatial pour officier (G AERO) IDGPM 00185. L'ETGAFC est un établissement bilingue, c'est-à-dire que le français et l'anglais y sont utilisés dans toutes les facettes de l'entraînement, de l'administration et des opérations. La vision de l’ETGAFC est liée aux besoins en constante évolution de l’ARC, alors que son engagement est sur le plan humain. En matière d’efficacité et de réceptivité, elle peut créer et exploiter de manière continue un environnement de formation à la fois spécialisé, moderne et bilingue pour les techniciens d’aéronefs et les ingénieurs en aérospatiale de l’avenir.

L'ETGAFC souhaite engager des services professionnels pour répondre à des besoins ponctuels ou sur demande, pour gérer et offrir de l’instruction du personnel militaire, pour examiner et concevoir des cours et offrir un soutien administratif et technologique.

3. Attestation d’assurance

Le SE émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour l'École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes en commençant par la lettre d'intérêt jusqu'à l'étape d'évaluation de la Demande de proposition.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe de la SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Ted Pender
Spécialiste en SE

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel concernant l’ETGAFC et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités d’appel d’offres (comme la LI, le processus de questions et réponses, le jour de l'industrie et le compte-rendu de la rencontres individuelle, la DDP et les questions et réponses qui en relèvent), nous avons identifié les questions relatives à l’équité aux autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de la lettre d'intérêt

La Lettre d'intérêt a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 1er juin 2015. La date de clôture initiale a été reportée au 13 juillet 2015.

La LI avisait les soumissionnaires potentiels que la journée de consultation de l'industrie allait avoir lieu le 18 juin 2015. Le compte-rendu de la journée de consultation de l'industrie indique que les soumissionnaires pouvaient faire une demande de rencontres individuelles s'ils le souhaitaient.

Treize questions ont été posées et les réponses ont été traitées durant le processus. Six modifications ont été publiées au cours de l'étape de la LI.

Le SE a participé à la journée de consultation de l’industrie et à la seule rencontre individuelle tenue par le SPAC, pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité furent abordés de manière satisfaisante. La rencontre individuelle qui fut le dernier événement de l'étape de la LI, a eu lieu le 28 juillet 2015, clôturant l'étape du processus d'acquisition. Le SE a examiné la LI et les modifications qui s'y rapportent et toutes les questions et réponses fournies au cours du processus pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Observation : La LI a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible, et elles ont été communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun, par la publication de modifications.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité : Selon le surveillant de l'équité, l’étape de la LI pour l'ETGAFC a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de la demande de propositions

La DDP a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 octobre 2015. La date de clôture initiale du 3 décembre 2015 a été reportée au 11 décembre 2015. Huit modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca, dont la dernière, le 7 décembre 2015.

Les réponses aux 13 questions soumises durant la période de questions ont été publiées par le biais de modifications. Le SE a examiné la DDP et les modifications qui s'y rapportaient, et toutes les questions et réponses fournies au cours de la période de soumission pour s'assurer que les aspects relatifs à l'équité soient abordés de manière satisfaisante.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Observation : La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible, et elles ont été communiquées par la publication de modifications.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité : Selon le surveillant de l'équité, l’étape de la DDP pour les besoins de l'ETGAFC a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.3 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de l'évaluation de la demande de propositions

Une seule proposition a été soumise en réponse à la DDP.

Trois évaluateurs se sont rencontrés le 13 janvier 2016 pour évaluer individuellement la soumission afin de déterminer si le soumissionnaire avait répondu aux exigences obligatoires et côtés établies. Le SE et l'autorité contractante étaient présents à la rencontre; le SE par téléconférence.

À la suite de la rencontre consensuelle d'évaluation, un soumissionnaire a été retenu selon les critères et la méthode énoncés dans la DDP.

Aucune lacune en matière d’équité n’a été observée.

Observation : Les consignes et outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, et étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité et furent exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et tous les évaluateurs étaient présents, et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité : Selon le surveillant de l'équité, l’étape de l'évaluation de la DDP pour les besoins de l'ETGAFC a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport par ordre numérique. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No. Document Date
1 Lettre d'intérêt Publié sur achatsetventes.gc.ca le 1er juin 2015
2 Modification no. 001 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 juin 2015
3 Modification no. 002 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 23 juin 2015
4 Modification no. 003 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 29 juin 2015
5 Modification no. 004 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 6 juillet 2015
6 Modification no. 005 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 8 juillet 2015
7 Modification no. 006 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 10 juillet 2015
8 Demande de proposition Publié sur achatsetventes.gc.ca le 14 octobre 2015
9 Modification no. 001 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 5 novembre 2015
10 Modification no. 002 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 9 novembre 2015
11 Modification no. 003 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 18 novembre 2015
12 Modification no. 004 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2015
13 Modification no. 005 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 25 novembre 2015
14 Modification no. 006 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 2 décembre 2015
15 Modification no. 007 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 4 décembre 2015
16 Modification no. 008 Publié sur achatsetventes.gc.ca le 7 décembre 2015

6. Addenda au rapport final de surveillance de l’équité en date du 10 février 2016 concernant le processus de sélection concurrentiel de l'École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes

Le présent addenda au rapport final du surveillant de l’équité (SE) porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités du surveillant de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Une soumission a été reçue en réponse à l’appel d'offres. La firme s’est qualifiée et le soumissionnaire gagnant a été informé de l'attribution du contrat le 21 avril 2016.

Une demandes d’information été reçues de soumissionnaires gagnant afin d’obtenir des détails sur leur pointage concernant des critères côtés spécifiques afin de potentiellement améliorer leur plans de risques et de gestion proposés.

L’information a été fournie par écris par l’autorité contractante le 26 mai 2016.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

SE le fournit l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel de l'École de technologie et du génie aérospatial des Forces canadiennes, en commençant par la lettre d'intérêt jusqu'à l’adjudication du contrat.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Chef d'équipe de la SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Ted Pender
Spécialiste en SE

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