Réhabilitation de l'Esplanade Laurier

Projet : Initiative de réhabilitation de L'Esplanade Laurier

Rapport final du surveillant de l'équité, 7 janvier 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par PPI Consulting Limited (disponible en anglais seulement)

Centrepointe Chambers
86 promenade Centrepointe
Ottawa ON  K2G 6B1
613-567-0000
Ottawa | Toronto | Atlantic Canada

Réhabilitation de l'Esplanade Laurier – Version PDF (476Ko)
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1. Introduction

Le 8 juillet 2015, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement en vue de sélectionner un promoteur immobilier pour réhabiliter le bien désigné par la municipalité comme le 171 – 181, rue Bank, 140, rue O'Connor et 300, avenue Laurier Ouest dans la ville d'Ottawa, communément appelé « L'Esplanade Laurier ».

Le présent rapport concerne l'invitation à participer au processus de préqualification (aux fins du présent rapport, appelé ci-après le processus d'« invitation »), qui était la première étape du processus concurrentiel prévu en trois étapes. L'invitation a été publiée le 19 août 2015 par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), maintenant Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), au nom de sa Direction générale des biens immobiliers.

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes. 

Pendant l'évaluation des réponses au processus d'invitation, le Canada a décidé d'annuler le processus concurrentiel à la suite d'une modification du plan de portefeuille à long terme de la Direction générale des biens immobiliers.

Nous soumettons par la présente notre rapport portant sur les activités réalisées par le surveillant de l'équité, du mandat jusqu'à l'annulation et le processus de notification des répondeurs.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues. 

2. Attestation d'assurance

Selon notre avis de professionnels, le processus d'invitation à soumissionner de la Direction générale des biens immobiliers du SPAC en vue de la réhabilitation proposée du bien communément appelé L'Esplanade Laurier, que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, PGCA, Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Mairi Curran, Spécialiste SE

3. Exigence du projet

Sa Majesté la Reine du chef du Canada est la propriétaire en fief simple du bien immobilier (le « bien ») désigné par la municipalité comme le 171-181, rue Bank, 140, rue O'Connor et 300, avenue Laurier Ouest, à Ottawa, qui est communément appelé L'Esplanade Laurier. Ce bien, composé de deux tours de bureaux, d'un complexe qui relie les tours et d'un stationnement à trois étages, a été construit durant les années 1970. Services publics et Approvisionnement Canada a lancé un processus concurrentiel en vue de sélectionner un promoteur immobilier pour réhabiliter le bien (la « réhabilitation »).

Il a été prévu que la réhabilitation inclue une rénovation du bien, un réaménagement complet du bien ou une autre forme de réaménagement partiel et une rénovation du bien (qui inclurait, dans chaque cas, l'atteinte ou le dépassement de la certification LEED Or pertinente, ou une norme équivalente acceptable pour le SPAC) et, au choix du SPAC, l'achèvement des améliorations locatives exigées par le SPAC.

L'Invitation était la première étape d'un processus concurrentiel prévu en trois étapes, dont la deuxième étape sera une demande de qualifications (DDQ) et la troisième, une demande de propositions (DP).

4. Mandat et observations du surveillant de l'équité

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité afin d'observer le processus concurrentiel en trois étapes de la Direction générale des biens immobiliers relativement à la sélection d'un promoteur immobilier pour réhabiliter l'Esplanade Laurier.

Le surveillant de l'équité a été embauché afin de surveiller les activités à partir de l'élaboration des documents relatifs à l'invitation à participer au processus de qualification et de l'évaluation des réponses, jusqu'au processus de demande de qualifications (DDQ), au processus de demande de propositions final, ainsi qu'au processus de sélection du promoteur immobilier retenu. Le processus d'approvisionnement devait initialement se terminer avant l'automne 2016.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents provisoires pertinents, nous avons observé les activités jusqu'à l'annulation du processus d'approvisionnement pendant l'étape d'invitation, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et à l'autorité technique du SPAC et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Voici un résumé des activités du surveillant de l'équité pendant son mandat, ainsi que ses observations connexes.

4.1 Invitation à participer au processus de préqualification

4.1.1 Activité surveillée

Pendant le processus d'invitation, les documents suivants ont été fournis au spécialiste en surveillance de l'équité aux fins d'examen :

  • Documents d'invitation provisoires et définitifs
  • Plan d'évaluation provisoire et définitif
  • Questions de précision et réponses fournies pendant la période ouverte de la soumission;
  • Correspondance avec l'industrie, y compris les lettres d'avis d'annulation

Pendant le processus d'invitation, le spécialiste en surveillance de l'équité a assisté aux réunions suivantes :

  • La réunion inaugurale des évaluateurs tenue le 21 octobre 2015
  • Les réunions de consensus des évaluateurs tenues les 6 et 17 novembre 2015
  • La réunion avec les chefs de projet concernant l'annulation du processus tenu le 14 décembre 2015

Les documents et les activités réalisées pendant cette étape respectaient les principes d'équité ci-dessous :

  • Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et son évaluation des réponses dans son cahier de travail
  • Après la réalisation des examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions d'évaluation par consensus des exigences obligatoires. Les exigences obligatoires ont été examinées pour veiller à leur conformité aux renseignements fournis dans la réponse
  • Un dossier sur la conformité ou la non-conformité a été consigné dans le registre principal avec la justification. L'invitation demandait aux répondants de démontrer qu'ils répondent à des critères d'ampleur et d'envergure semblables uniquement (c-à-d. il n'y avait pas de critères d'évaluation cotés à l'étape de l'invitation à participer au processus de préqualification)
  • Les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels

L'examen des documents et la surveillance des activités par le surveillant de l'équité à cette étape tenaient compte des principes de l'équité, de l'ouverture et de la transparence, notamment : 

  • Le plan d'évaluation devrait se conformer aux documents d'approvisionnement publiés
  • Les membres de l'équipe d'évaluation devraient être choisis et confirmés avant la réception des réponses
  • Tous les évaluateurs et observateurs devraient recevoir une formation sur l'évaluation, pendant laquelle ils devraient être informés des éléments suivants, au minimum :
    • identité des répondants et déclaration des conflits d'intérêts par les évaluateurs
    • protocoles de confidentialité
    • contrôle des documents
    • processus de précision
    • aperçu des cahiers de travail contenant la notation et de la méthode d'évaluation individuelle
    • explication de l'équité et du besoin d'un traitement objectif, uniforme et équitable de toutes les propositions
  • Les critères et les outils d'évaluation devraient être établis avant la réception des réponses et devraient correspondre à l'invitation
  • Les soumissions devraient être enregistrées et consignées au moment de leur réception, en indiquant clairement qu'elles ont été soumises à temps
  • Les réponses respectaient les exigences de soumission obligatoires
  • La même équipe d'évaluateurs devrait évaluer toutes les réponses (ou des parties des réponses)
  • L'évaluation devrait être réalisée par l'équipe d'évaluation d'une manière uniforme et équitable sans preuve de partialité
  • Un lieu sûr pour l'évaluation doit être trouvé pour la période d'évaluation
  • Les documents de réponse devraient être protégés physiquement dans un lieu sûr

4.1.2 Observations du spécialiste en surveillance de l'équité

Le spécialiste en surveillance de l'équité a examiné les documents d'invitation provisoires et l'annonce de l'invitation publiée dans les journaux Ottawa Citizen et Le Droit les 19 et 20 août 2015.

Toutes les demandes de précision des répondants potentiels pendant la période ouverte de la soumission ont été abordées dans des addenda/modifications. Quinze modifications ont été affichées sur le site Achatsetventes.ca entre le 18 septembre 2015 et le 8 octobre 2015. Le 24 septembre 2015, la modification 010 a reporté la date de clôture du 29 septembre 2015 au 13 octobre 2015.

Sept propositions ont été reçues avant l'heure et la date de clôture. 

Toutes les observations ou les demandes de précision du spécialiste en surveillance de l'équité pendant le processus d'invitation ont été abordées par l'équipe de Services publics et Approvisionnement Canada et l'autorité contractante. L'équipe de Services publics et Approvisionnement Canada et l'autorité contractante étaient responsables de fournir des précisions lorsqu'elles étaient demandées par le surveillant de l'équité. 

Pendant la réunion inaugurale des évaluateurs, lorsque l'équipe d'évaluation a été informée du nom des répondants, un des évaluateurs n'a pas participé à la séance l'évaluation en raison d'un conflit d'intérêts possible, étant donné que l'évaluateur avait eu une relation avec un des répondants.

Le surveillant de l'équité a assisté aux séances d'évaluation des réponses. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans l'invitation.

Les trois membres de l'équipe d'évaluation étaient compétents et assidus dans le cadre de leur évaluation des réponses. 

Pendant le processus d'évaluation par consensus, la Direction générale des biens immobiliers a décidé d'un changement d'orientation en ce qui concerne la réhabilitation de L'Esplanade Laurier, ce qui a entraîné l'annulation du processus d'invitation. On a mis fin aux évaluations par consensus avant qu'elles ne soient menées à terme.

Des lettres ont été envoyées aux sept répondants pour les informer de l'annulation.

5. Documents de référence

Les documents liés à cette initiative sont affichés sur le site Web Achats et vente.

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