Système de postes de tir navals télécommandés

Rapport final du surveillant de l'équité, 8 janvier 2016

Addenda au rapport final, 20 avril 2016

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par Hallux Consulting Limited

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1. Introduction

Hallux Consulting Inc. a été engagée le 4 février 2015 à titre de surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant le projet de système de poste de tir navals télécommandés (PTNT) par Services publics et Approvisionnement Canada au nom du ministère de la Défense nationale résultant du numéro d'appel W8472-125389/B pour le volet de consultation de l'industrie et W8472-125389/C pour la demande de propositions. Hallux Consulting Inc. est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

L'information concernant l'offre de marché avait déjà été publiée auparavant sous le numéro d'invitation W8472-125389/A. Le 27 septembre 2011, le Canada a diffusé une lettre d'intérêt pour le système de PTNT conjointement avec une invitation à une journée de consultation de l'industrie non obligatoire. Les objectifs de ce processus étaient d'informer l'industrie du besoin à venir, d'obtenir de l'information au sujet de la technologie actuelle sur les PTNT, de fournir à l'industrie un ensemble préliminaire des spécifications de haut niveau pour examen et commentaires, et d'obtenir des renseignements détaillés, à titre indicatif et non contraignants sur les coûts à des fins de planification du projet. Hallux Consulting Inc. n'a pas été impliquée en tant que SE lors de cette journée.

Nous avons examiné l'ensemble de l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final portant sur les activités réalisées par le surveillant de l'équité, à commencer le 9 février 2015, après la publication de la lettre d'intérêt et de la demande de renseignements le 24 décembre 2014 jusqu'à l'évaluation des soumissions et la sélection du soumissionnaire retenu le 4 janvier 2016.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d'assurance

Par la présente, le surveillant de l'équité fournit l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement de système de postes de tir navals télécommandés : selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Howard DuBois, CIA
Chef d'équipe de la SE et représentant de l'entrepreneur

Original signé par
Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Spécialiste en SE

3. Services recherchés

Le ministère de la Défense nationale a besoin de 40 PTNT conçus, construits, livrés, installés, et testés sur réception à bord de dix navires de classe Halifax et huit PTNT conçus, construits, testés à la réception au moyen d'un essai de réception en usine, entreposés, entretenus et livrés au Canada pour les navires de la classe Queenston. Huit PTNT pourraient s'ajouter pour deux navires de classe Halifax, et deux PTNT de formation sont demandés pour deux installations de formation. Une formation et un approvisionnement initial sont aussi demandés.

Des travaux d'entretien et de réparation sont de plus sollicités pour une période d'au plus cinq ans après l'approbation des résultats des essais de réception des premiers spécimens produits au port, lesquels sont actuellement prévus pour 2018. Ces travaux comprennent la correction des défauts, les pièces de rechange ainsi que les services d'enquête technique et des études d'ingénieur (TIES) et d'un représentant détaché pour répondre à des tâches.

L'entrepreneur retenu devra aussi favoriser la viabilité à long terme et la croissance des industries canadiennes améliorant les capacités des entreprises canadiennes pour effectuer des travaux sur les PTNT, sur les plateformes de poste de tir télécommandé pour les applications terrestres et navales, et travailler pour le secteur de la défense.

4. Embauche et observations du surveillance de l'équité

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel concernant le projet système de postes de tir navals télécommandés et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités de consultation de l'industrie, faisant état des questions liées à l'équité aux parties concernées (les autorités contractante et technique) et vérifié que les réponses et les mesures de suivi étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Phase de consultation de l'industrie

Les principales activités de la phase de consultation étaient les suivantes :

  • examen de la lettre d'intérêt et de la demande de renseignements publiées le 24 décembre 2014 sur le site achatsetventes.gc.ca (numéro d'invitation W8472-125389/B)
  • examen des modifications un à quatorze à la lettre d'intérêt (LI)/Demande de renseignements (DR), lesquelles contenaient des portions d'ébauche de documents qui n'avaient pas été publiées auparavant; des réponses fournies aux questions posées; des renseignements fournis sur les rencontres individuelles avec les soumissionnaires potentiels; ce qui a étendu la période de consultation. Toutes les modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca
  • observation des rencontres individuelles avec les fournisseurs potentiels qui ont eu lieu du 30 mars 2015 au 17 avril 2015 à Gatineau au Québec. Quatorze rencontres ont eu lieu

Avant les modifications, la date de clôture avait été initialement fixée au 30 janvier 2015 dans la demande de renseignements. La date a été reportée cinq fois pour enfin aboutir au 10 juillet 2015. Les modifications de la date de clôture se voulaient un moyen de garder la demande de renseignements ouverte afin qu'on puisse maintenir les communications avec l'industrie jusqu'à la publication de la demande de propositions officielle. Elles ont aussi servi à publier les réponses aux 55 questions qui ont été posées.

Toutes les observations sur les questions éventuelles d'équité ont été traitées de manière adéquate lors de la phase de consultation de l'industrie.

4.2 Phase de la demande de propositions

Les principales activités de la phase de demande de propositions étaient les suivantes :

  • examen de la version préliminaire de la demande de propositions
  • examen de la version finale de la demande de propositions
  • examen des questions posées par les soumissionnaires potentiels et des réponses fournies par l'autorité contractante sous forme de modifications à la demande de propositions
  • observation des visites du site par les soumissionnaires potentiels du 1er au 4 septembre à Halifax en Nouvelle-Écosse. Sept soumissionnaires potentiels y ont participé
  • examen de la démarche employée par le ministère de la Défense nationale pour produire et distribuer le dossier des données techniques fourni aux soumissionnaires

La soumission était ouverte à toutes les entreprises ayant participé à la visite obligatoire du site. L'avis de projet de marché a été publié sur le site achatsetventes.gc.ca le 3 août 2015. La date de clôture de la demande de propositions avait été initialement fixée au 14 octobre 2015, mais a été reportée quatre fois jusqu'au 27 novembre 2015. Quatre-vingt-quatorze réponses à des questions ont été publiées sous forme de modifications de la demande de propositions. Six soumissions ont été reçues en réponse à la demande de propositions.

Toutes les observations sur les problèmes éventuels d'équité ont été traitées de manière adéquate au cours du processus de demande de propositions.

4.3 Phase d'évaluation

Les principales activités de la phase d'évaluation étaient les suivantes :

  • observation de la formation dispensée aux évaluateurs des soumissions par le ministère de la Défense nationale; Innovation, Sciences et Développement économique Canada; l'Agence de promotion économique du Canada atlantique; l'Agence de développement économique du Canada pour les régions du Québec; l'Agence fédérale de développement économique pour le Sud de l'Ontario et Diversification de l'économie de l'Ouest Canada le 24 novembre 2015
  • examen des feuilles de calcul utilisées par le ministère de la Défense nationale et Innovation, Sciences et Développement économique Canada pour noter les résultats de l'évaluation des soumissions
  • observation de l'ouverture des soumissions par l'autorité contractante et de la manière dont cette dernière vérifiait si les soumissions avaient été rédigées conformément à ce qui était indiqué dans la demande de propositions
  • observation des réunions consensuelles organisées du 4 au 21 décembre 2015 pour en arriver à une décision consensuelle sur les sections de la gestion; des avantages techniques, industriels et technologiques et de la proposition de valeur de chaque soumission
  • examen des lettres envoyées aux quatre soumissionnaires qui demandaient une clarification sur l'information fournie dans leur soumission
  • examen des rapports d'évaluation préliminaires envoyés à tous les soumissionnaires le 18 décembre 2015 et des rapports révisés envoyés à deux soumissionnaires le 21 décembre 2015
  • observation des réunions consensuelles tenues le 29 décembre 2015 pour passer en revue les documents supplémentaires fournis par les soumissionnaires à la lumière des rapports d'évaluation préliminaires
  • examen des feuilles d'évaluation utilisées par chacune des équipes d'évaluation
  • examen de la feuille de calcul utilisée par l'autorité contractante pour calculer la note représentant le rapport qualité-prix de chaque soumissionnaire

Le spécialiste de la SE a observé que les processus d'évaluation et les directives publiés dans la version finale de la demande de propositions, les modifications de la demande de propositions et le plan et les directives d'évaluation ont été suivies lors de la phase d'évaluation. Le spécialiste de la SE a exprimé des commentaires au besoin tout au long du processus d'évaluation à l'attention de l'équipe technique et l'autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée par les responsables du projet.

L'une des six soumissions a été a été jugée irrecevable car les exigences obligatoires n'étaient pas satisfaites.

Aucun problème d'équité n'a été relevé lors de la phase d'évaluation.

5. Documents de référence

Les documents liés à la phase de consultation de l'industrie (numéro d'invitation W8472-125389/B) sont accessibles sur le site achatsetventes.gc.ca et auprès du bureau responsable du projet.

No. Document Additional information
1 Lettre d'intérêt/demande de renseignements Avis de lettre d'intérêt/demande de renseignements affiché sur le site achatsetventes.gc.ca le 24 décembre 2014.
2 Modification no. 001 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 20 janvier 2015.
3 Modification no. 002 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 23 janvier 2015.
4 Modification no. 003 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 2 février 2015.
5 Modification no. 004 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 6 mars 2015.
6 Modification no. 005 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 13 mars 2015.
7 Modification no. 006 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 19 mars 2015.
8 Modification no. 007 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 27 mars 2015.
9 Modification no. 008 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 30 avril 2015.
10 Modification no. 009 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 12 mai 2015.
11 Modification no. 010 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 29 mai 2015.
12 Modification no. 011 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 16 juin 2015.
13 Modification no. 012 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 26 juin 2015.
14 Modification no. 013 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 29 juin 2015.
15 Modification no. 014 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 juillet 2015.

Les documents liés à la demande de propositions (numéro d'invitation W8472-125389/C) sont accessibles sur le site achatsetventes.gc.ca et auprès du bureau responsable du projet.

No. Document Additional information
1 Appel d'offres et demande de propositions Appel d'offres et demande de propositions affichés sur le site achatsetventes.gc.ca le 3 août 2015.
2 Modification no. 001 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 14 août 2015.
3 Modification no. 002 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 17 septembre 2015.
4 Modification no. 003 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 28 septembre 2015.
5 Modification no. 004 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 2 octobre 2015.
6 Modification no. 005 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 19 octobre 2015.
7 Modification no. 006 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 26 octobre 2015.
8 Modification no. 007 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 28 octobre 2015.
9 Modification no. 008 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 29 octobre 2015.
10 Modification no. 009 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 10 novembre 2015.
11 Modification no. 010 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 16 novembre 2015.
12 Modification no. 011 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 17 novembre 2015.
13 Modification no. 012 Affichée sur le site achatsetventes.gc.ca le 19 novembre 2015.

6. Addenda au rapport final
20 avril 2016

Addenda au rapport final daté du 8 janvier 2016 concernant l'acquisition de système de postes de tir navals télécommandés ainsi que les travaux d'entretien et de réparation qui y sont liés.

Cet addenda au rapport final du surveillant de l'équité couvre la période suivante la fin de la phase d'évaluation et traite de l'attribution du marché et des entretiens finaux.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et le marché, attribué le 14 janvier 2016. Une lettre a été envoyée aux soumissionnaires non retenus le 15 mars 2016 pour les informer de la décision. D'autres commentaires ont été fournis aux six soumissionnaires soit par téléconférence, soit par rencontre individuelle au cours de la période du 5 au 18 avril 2016. On a aussi fait connaître aux soumissionnaires la ventilation de leur résultat par critère d'évaluation avant les rencontres individuelles. Le surveillant de l'équité a examiné la correspondance envoyée aux soumissionnaires retenus et non retenus et était présent lors des téléconférences et des rencontres individuelles.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité formule l'attestation ci-dessous sans réserve concernant le projet de système de postes de tir navals télécommandés. 

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Spécialiste en SE

Original signé par
Howard DuBois, CIA
Chef d'équipe de la SE et représentant de l'entrepreneur

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