Programme canadien de prêts aux étudiants

Rapport final du surveillant de l'équité, 8 janvier 2016

Addenda au rapport final, 12 juillet 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise

Programme canadien de prêts aux étudiants – Version PDF (277Ko)
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Contexte et introduction

En qualité de Surveillant de l’équité (SE), Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après dénommé le Surveillant de l’équité) soumet le présent rapport final de l’entrepreneur Surveillant de l’équité (rapport final SE) concernant le processus concurrentiel d’approvisionnement pour Emploi et Développement social Canada (EDSC) Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE). Ce processus concurrentiel a été entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) par voie d’une Lettre d’intérêt (LI) invitation numéro G7514-120001/B, d’une deuxième LI invitation numéro G7514-120001/C et une Demande de propositions (DDP) invitation numéro G7514-120001/D.

Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International en coentreprise est une tierce partie indépendante quant à cette activité.

Ce rapport final couvre les activités de façon chronologique du SE à partir du 13 novembre 2012 jusqu’à la LI de la phase de consultation auprès de l’industrie, de l’évaluation des propositions et la sélection du soumissionnaire recommandé.

Ce rapport inclut notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées, les détails de nos activités incluant les observations pertinentes résultant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le PCPE a été créé en 1964 afin de promouvoir l’accès à l’éducation secondaire et fournit actuellement des prêts, des subventions et de l’aide au remboursement pour les étudiants qui fréquentent les établissements d’enseignement.

Le gouvernement du Canada a identifié un besoin pour un entrepreneur pouvant fournir l’appui à EDSC par voie d’un réapprovisionnement de l’administration du PCPE. Un entrepreneur fournit présentement les services financiers et administratifs nécessaires et le contrat expirera potentiellement en mars 2018. À la suite du processus de réapprovisionnement, il est prévu d’octroyer un contrat à un entrepreneur qui administrera tous les aspects de la prestation du PCPE pour le compte de EDSC, incluant l’administration des services à la clientèle liés aux prêts, le versement de subventions, la gestion de prêts, le remboursement de prêts, l’aide aux remboursements et d’autres dispositions d’aide financière pour les programmes intégrés fédéraux et provinciaux.

Attestation d’assurance

Le Surveillant de l’équité (SE) fourni le présent énoncé d’assurance sans réserve suivant, concernant le processus concurrentiel d’approvisionnement pour le Programme canadien de prêts aux étudiants (PCPE).

Selon l’opinion professionnelle du Surveillant de l’équité, le processus concurrentiel d’approvisionnement pour le PCPE a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

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Remarque : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l’équité, il est confirmé que le cas échéant, les =======

Remarque : Pour toutes les références dans le présent rapport concernant les commentaires relatifs à l’équité, il est confirmé que le cas échéant, les >>>>>>> .r2133 responsables du projet ont fourni au Surveillant de l’équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d’équité n’a été notée.

Original signé par
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur SE

Original signé par
Peter Woods
Chef d’équipe de la SE  

Original signé par
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste de la SE

Objectifs du mandat du surveillant de l’équité et méthodologie

L’objectif global était de fournir une observation indépendante du processus et de soumettre aux responsables de l’approvisionnement, des commentaires relatifs à l’équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour donner suite aux commentaires avant qu’ils influent sur l’équité. Le Directeur de la surveillance de l’équité serait informé de toute préoccupation relative à l’équité qui n’aurait pas été traitée promptement. À la conclusion du processus d’approvisionnement, une attestation d’assurance quant à son équité serait fournie.

Pour réaliser l’objectif, nous avons entrepris les activités suivantes et le cas échéant, nous avons fourni à l’Autorité contractante des commentaires relatifs à l’équité :

  • devenus familiers avec la structure de gouvernance et l’information contextuelle du projet
  • examiné les LIs et la DDP sous forme ébauche et finale
  • observé les réunions en personne avec les soumissionnaires potentiels
  • examiné toutes les modifications aux LIs et la DDP ainsi que les questions soumises par les soumissionnaires et les réponses fournies
  • examiné les procédures à être utilisées pour l’évaluation des réponses et des démonstrations de solution et l’orientation fournie aux équipes d’évaluation
  • observé l’évaluation des réponses à la DDP et les démonstrations de solution dans le but d’assurer que les procédures d’évaluation des soumissions et de la sélection de l’entrepreneur ainsi que la politique ministérielle ont été suivies de façon constante durant le processus d’évaluation et de sélection
  • observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires. (Cette activité fera l’objet d’un addenda après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et observations spécifiques du surveillant de l’équité

Activités et observations du surveillant de l’équité durant la lettre d’intérêt de la phase de consultation auprès de l’industrie

Les 21 et 22 novembre 2012, nous avons examiné une LI qui avait été précédemment publiée sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) le 20 août 2012 (Document 1). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 28 novembre 2013, nous avons observé une réunion de consultation lors d’une journée de l’industrie et au cours de laquelle un aperçu du programme PCPE incluant le modèle d’affaires proposé et le processus d’approvisionnement ont été présentés aux compagnies intéressées. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Nous avons examiné les modifications 1 et 2 à la LI (Documents 2 et 3) qui ont été affichées sur SEAOG les 2 et 6 décembre 2012 respectivement. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. La date de clôture de la LI était le 5 avril 2013.

Le 29 avril 2013, une deuxième LI a été publiée sur SEAOG (Document 4) invitant les compagnies intéressées à participer dans des réunions de groupe de travail pour discuter le modèle d’affaires du PCPE et les dispositions de la DDP sous forme d’ébauche en tenant compte de l’information recueillie durant les réunions en personne. La date de clôture de la deuxième LI était le 31 décembre 2013.

Durant la période du 21 janvier 2013 au 9 juin 2014, nous avons observé des réunions de consultation auprès de l’industrie concernant le modèle d’affaires du PCPE et les dispositions incluses dans la DDP. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis lorsque nécessaire concernant les réunions en personne et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 20 juin 2013 au 23 janvier 2014, nous avons observé lors des réunions de groupe de travail, l’engagement de l’industrie et au cours desquelles le modèle d’affaires et les dispositions contenues dans la DDP ont été discutés. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis lorsque nécessaire concernant les réunions de groupe de travail et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Durant la période du 4 avril 2014 au 29 août 2014, nous avons examiné des versions ébauche de la DDP et avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Activités et observations du surveillant de l’équité durant la phase de la demande de propositions

Les 11 et 12 septembre 2014, nous avons examiné la DDP qui avait été affichée sur achatsetventes le 11 septembre 2014 (Document 1). Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Durant la période du 2 octobre 2014 au 7 janvier 2015, nous avons examiné les versions ébauche et finale, les questions et réponses, les modifications 1 à 22 à la DDP (Documents 6 à 27) qui avaient été affichées sur achatsetventes durant la période du 9 octobre 2014 au 7 janvier 2015. Des commentaires relatifs à l’équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. La date de clôture de la DDP était le 13 janvier 2015.

Activités et observations du surveillant de l’équité sur la phase de l’évaluation

Les 11 et 12 janvier 2015, nous avons examiné les versions ébauche et finale respectivement du document du plan d’évaluation et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 13 janvier 2015, nous avons observé la session de formation des évaluateurs. Le 27 janvier 2015, nous avons observé l’évaluation de consensus des critères techniques obligatoires et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 28 janvier 2015, nous avons examiné le processus proposé pour la vérification des références et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Durant la période du 10 février au 8 juillet 2015, nous avons observé l’évaluation de consensus des réponses aux critères techniques cotés et avons fourni des commentaires relatifs à l’équité. Les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet.

Le 27 juillet 2015, nous avons examiné les documents de formation des évaluateurs pour la phase de la démonstration de la solution et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Le 23 juillet 2015, nous avons observé la formation des évaluateurs pour la phase de démonstration de la solution et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 10 et 11 août 2015, nous avons observé la démonstration de la solution par un soumissionnaire qualifié et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Les 12 et 13 août 2015, nous avons observé l’évaluation de consensus de la démonstration de la solution par le soumissionnaire qualifié et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 17 et 18 août 2015, nous avons observé la démonstration de la solution fournie par un deuxième soumissionnaire qualifié et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée. Les 19 et 20 août 2015, nous avons observé l’évaluation de consensus de la démonstration de la solution par le deuxième soumissionnaire qualifié et aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les 26 et 27 décembre 2015, nous avons examiné l’ébauche du rapport final PCPE qui incluait l’évaluation financière et l’application de la méthode de sélection de l’entrepreneur recommandé. Le 29 décembre 2015, l’Autorité contractante nous a informé que tous les calculs relatifs à l’évaluation des soumissions et la sélection de l’entrepreneur recommandé avaient été menés par l’Autorité contractante et revérifiés indépendemment par un second responsable de l’approvisionnement et les résultats obtenus étaient les mêmes. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont classés par numéro dans le présent rapport. Ces documents sont disponibles au bureau du projet PCPE.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No. Document Renseignements additionnels
1 Première lettre d’intérêt (LI) Publiée sur SEAOG 20 août 2012
2 Modification 1 à la LI Publiée sur SEAOG 2 décembre 2012
3 Modification 2 à la LI Publiée sur SEAOG 6 décembre 2012
4 Deuxième lettre d’intérêt (LI) Publiée sur SEAOG 29 avril 2013
5 DDP Publiée sur achatsetventes 11 septembre 2014
6 Modification 1 à la DDP Publiée sur achatsetventes 10 octobre 2014
7 Modification 2 à la DDP Publiée sur achatsetventes 21 octobre 2014
8 Modification 3 à la DDP Publiée sur achatsetventes 24 octobre 2014
9 Modification 4 à la DDP Publiée sur achatsetventes 28 octobre 2014
10 Modification 5 à la DDP Publiée sur achatsetventes 30 octobre 2014
11 Modification 6 à la DDP Publiée sur achatsetventes 5 novembre 2014
12 Modification 7 à la DDP Publiée sur achatsetventes 7 novembre 2014
13 Modification 8 à la DDP Publiée sur achatsetventes 14 novembre 2014
14 Modification 9 à la DDP Publiée sur achatsetventes 20 novembre 2014
15 Modification 10 à la DDP Publiée sur achatsetventes 25 novembre 2014
16 Modification 11 à la DDP Publiée sur achatsetventes 28 novembre 2014
17 Modification 12 à la DDP Publiée sur achatsetventes 1 décembre 2014
18 Modification 13 à la DDP Publiée sur achatsetventes 1 décembre 2014
19 Modification 14 à la DDP Publiée sur achatsetventes 3 décembre 2014
20 Modification 15 à la DDP Publiée sur achatsetventes 11 décembre 2014
21 Modification 16 à la DDP Publiée sur achatsetventes 19 décembre 2014
22 Modification 17 à la DDP Publiée sur achatsetventes 24 décembre 2014
23 Modification 18 à la DDP Publiée sur achatsetventes 24 décembre 2014
24 Modification 19 à la DDP Publiée sur achatsetventes 5 janvier 2015
25 Modification 20 à la DDP Publiée sur achatsetventes 6 janvier 2015
26 Modification 21 à la DDP Publiée sur achatsetventes 7 janvier 2015
27 Modification 22 à la DDP Publiée sur achatsetventes 7 janvier 2015

Addenda au rapport final, 12 juillet 2016

Addenda au rapport final du surveillant de l’équité daté le 8 janvier 2016 concernant le programme canadien de prêts aux étudiants

Cet addenda au rapport final du Surveillant de l’équité couvre la période subséquente à la conclusion de la phase de l’évaluation et les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Il est à noter que les responsables du projet ont négligé de nous fournir les lettres de regret sous forme ébauche et finale avant de les envoyer le 4 avril 2016 aux soumissionnaires non retenus. Cependant, le 8 avril 2016, nous avons examiné les lettres de regret. Les lettres de regret fournissaient de l’information sur les exigences obligatoires que le soumissionnaire n’avait pas satisfaites, les notes techniques et financières et la note globale atteinte par tous les soumissionnaires recevables. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Les responsables du projet ont décidé de fournir aux soumissionnaires conformes les détails complets sur l’évaluation par consensus de leurs soumissions. La note de consensus pour chaque critère a été fournie à chaque soumissionnaire avec les notes de consensus appuyant la note attribuée. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Deux soumissionnaires ont demandé des comptes rendus en personne. Le 16 mai 2016, nous avons observé un compte rendu en personne fourni à un des soumissionnaires. Le deuxième soumissionnaire a subséquemment avisé qu’il ne désirait pas poursuivre avec le compte rendu en personne et le compte rendu a été annulé. Aucune lacune en matière d’équité n’a été décelée.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

C’est l’opinion professionnelle du Surveillant de l’équité, que les activités ultérieures à l’évaluation incluant les comptes rendus, ont été menées de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
Roger Bridges
Président
Knowles Consultancy Services Inc.
Représentant de l’entrepreneur SE

Original signé par
Peter Woods
Chef d’équipe de la SE  

Original signé par
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste de la SE

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