Élimination par démilitarisation

Rapport final du surveillant de l'équité, 4 mai 2016

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par Samson and Associates

Sur cette page

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 9 mai 2014, pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel de l'Élimination par démilitarisation entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le ministère de la Défense nationale (MDN). Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Au moment où nous avons commencé notre mandat, des activités associées à la journée de consultation de l'industrie avaient déjà eu lieu et la Lettre d'intérêt avait déjà été publiée. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes depuis le 9 mai 2014, date du début de notre mandat. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final sur les activités menées par le SE, à commencer par la visite du dépôt de munitions des Forces canadiennes (DMFC) de Dundurn, Saskatchewan, jusqu'à l'annulation de l'appel d'offres suivant la décision de procéder à la démilitarisation à l'interne et de réévaluer les options à poursuivre du MDN.

Le rapport comprend une attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Exigences du projet

Le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces armées canadiennes (FC) gèrent une vaste réserve de munitions. Cette réserve comprend des munitions et des explosifs, des rebuts de munitions, des aides à la production et des matériaux récupérés de munitions de différentes natures, excédentaires ou désuets. De plus, les rebuts de munitions (RM) à la suite des activités futures liées au nettoyage des champs de tir et aux munitions explosives non explosées augmentent en nombre et ils devront être démilitarisés avant de pouvoir être mis en vente publique ou éliminés définitivement de manière sécuritaire.

En raison de leur manque de technologies et de capacités de démilitarisation, le MDN et les FC continuent d'accumuler des munitions et explosifs, des rebuts de munitions, des aides à la production et des matériaux récupérés qui devront subir une démilitarisation sécuritaire et acceptable sur le plan environnemental avant leur élimination définitive.

En 2014, Le MDN et les FC avaient besoin d'un service contractuel d'élimination par démilitarisation. En avril 2016, on nous a avisés que le MDN avait cancellé l’approvisionnement et décidé de procéder à la démilitarisation de ses munitions à l'interne et de réévaluer les options à poursuivre du MDN.

3. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité donne une attestation d’assurance sans réserve à l’égard du processus d’approvisionnement concurrentiel pour l'élimination par démilitarisation, en commençant par la visite du dépôt de munitions des Forces canadiennes de Dundurn, Saskatchewan, jusqu'à l'annulation de l'appel d'offres suivant la décision de procéder à la démilitarisation à l'interne et de réévaluer les options à poursuivre du MDN.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Pascale Tabatoni, M.Sc
Spécialiste SE

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus d'approvisionnement concurrentiel pour l'élimination par démilitarisation et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous avons lu les documents pertinents, observé les activités de la journée de consultation de l'industrie (comme la LI, la visite des lieux et les rencontres individuelles), nous avons identifié les questions relatives à l’équité aux autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations du surveillant de l’équité concernant l’étape de consultation avec l’industrie

4.1.1  Lettre d'intérêt  et visite des lieux

Au moment où nous avons commencé notre mandat, des activités associées à la journée de consultation de l'industrie avaient déjà eu lieu et la Lettre d'intérêt avait déjà été publiée sur le site achatsetventes.gc.ca le16 avril 2014. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes depuis le début de notre mandat, qui a coïncidé avec les visites des lieux.  

La LI, qui clôturait le 20 mai 2014, invitait tous les fournisseurs intéressés à s'inscrire à la visite des lieux du DMFC de Dundurn, en Saskatchewan.

Le spécialiste SE a assisté à une rencontre avec les représentants de SPAC et du MDN le 9 mai 2014 afin de prendre connaissance du déroulement de la visite du DMFC à Dundurn, en Saskatchewan. Le SE a assisté à toutes les visites prévues à DMFC Dundurn, Saskatchewan, les 14 et 15 mai 2014. 

Aucune question sur l'équité n’est survenue à la suite des observations notées.

4.1.2  Rencontres individuelles de consultation

Cette même LI invitait aussi les représentants de l'industrie à s'inscrire à des sessions de consultations individuelles avec le MDN/FC afin de contribuer au développement de l'énoncé des travaux (EDT). L'EDT préliminaire avait été publié en pièce jointe à la LI.

Une rencontre a eu lieu avec SPAC et MDN le 4 juin 2014 afin de prendre connaissance du déroulement prévu des rencontres individuelles à Gatineau, Québec. Le SE a aussi participé à la rencontre.

Le spécialiste SE a assisté aux six rencontres individuelles avec les représentants de l'industrie. Les rencontres ont eu lieu du 16 au 25 juin 2014. Trois réponses officielles à la LI ont également été fournies.

Durant les rencontres mentionnées ci-dessus, les questions posées au sujet des activités pertinentes ont été notées par les représentants de la Couronne, selon les conditions de la LI. En se fondant sur les résultats des activités de consultation de l'industrie, l'énoncé des travaux, la demande de proposition (DDP) et autres aspects des exigences seront modifiés avant la date de publication de la DDP afin de tenir compte des clarifications et des enjeux identifiés par l'industrie.

Le MDN/SPAC n'a pas encore terminé la disposition des observations de l'industrie, par conséquent, les réponses du MDN/SPAC seront évaluées par le SE au cours de l'étape de la DDP.

Le 20 octobre 2014, le MDN a publié une autre LI (W8486-14YC03/B) pour maintenir le dialogue avec les soumissionnaires potentiels. Le 29 avril 2015, la LI fût amendé pour fournir une mise ç jour du projet à l’industrie.

Sommaire des résultats du surveillant de l’équité sur le processus de consultation de l'industrie

Selon le surveillant de l'équité, les activités observées ont été menées d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Annulation de l’appel d’offres

En avril 2016, on nous a avisés que le MDN avait décidé de procéder à la démilitarisation de ses munitions à l'interne et de réévaluer ses options à poursuivre.

5. Documents de référence

Les documents suivants sont cités dans le présent rapport par ordre numérique. À moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Documents d'approvisionnement par date de publication
No. Document Date
1 Lettre d'intérêt (LI) — W8486-14YC03/A Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2014
2 Version définitive et abrégée de l'énoncé des travaux en annexe « A » à la lettre d'intérêt Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2014
3 Ébauche de la demande de propositions (DDP)
Pièce jointe 002
Publié sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2014
4 Lettre d'intérêt (LI) — W8486-14YC03/A
Modification no 001
Publié sur achatsetventes.gc.ca le 22 avril 2014
5 Lettre d'intérêt (LI) — W8486-14YC03/B Publié sur achatsetventes.gc.ca le 20 octobre 2014
6 Lettre d'intérêt (LI) — W8486-14YC03/B
Modification no 001
Publié sur achatsetventes.gc.ca le 29 avril 2015
Date de modification :