Projet d'intégrité des biens de l'édifice commémoratif de l'Ouest

Rapport final du surveillant de l'équité, 4 novembre 2015

Addenda au rapport final, 10 février 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par PPI Consulting Limited (disponible en anglais seulement)
Centrepointe Chambers
86, promenade Centrepointe
Ottawa ON K2G 6B1

Téléphone :
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Ottawa | Toronto | Canada Atlantique

Projet d'intégrité des biens de l'édifice commémoratif de l'Ouest – Version PDF (600Ko)
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1. Introduction

PPI Consulting Limited a été embauché par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement concernant l'expert-conseil pour le projet d'intégrité des biens de l'Édifice commémoratif de l'Ouest.

Nous soumettons par la présente le rapport final du surveillant de l'équité portant sur les activités réalisées et les observations surveillées par le surveillant de l'équité dans le cadre de la demande de propositions (DP) de l'expert-conseil, numéro de soumission EH900-160145/A.

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes telles que décrites ci-dessous et conformément à notre mandat.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

1.1 Contexte

Services publics et Approvisionnement Canada entend faire appel à une société d'architecture qui agira à titre d'expert-conseil principal, ainsi qu'à une équipe pluridisciplinaire de sous-experts-conseils, pour assurer la conception et la mise en œuvre du projet d'intégrité des biens de l'Édifice commémoratif de l'Ouest. L'expert-conseil principal doit préparer des documents de conception et de construction, et offrir des services administratifs pendant l'étape de la construction. La préparation des documents de conception et de construction du projet a été approuvée en mai 2015. L'approbation finale sera demandée en 2016 afin de procéder à la construction.

Le projet a pour but d'enlever les substances désignées et de procéder à une démolition sélective dans le but de préparer l'édifice pour d'éventuelles rénovations et aménagement de l'édifice de base en vue d'une utilisation par SPAC et ses ministères clients.

L'acquisition du contrat de services d'architecture et d'ingénierie a nécessité un appel d'offres public au moyen d'une demande de propositions à une étape. Le but du processus d'approvisionnement était d'obtenir des propositions de soumissionnaires techniquement qualifiés fondées sur leur stratégie pour livrer les services. Les propositions ont été évaluées selon l'expérience établie et les critères de rendement, ce qui a donné une note technique pour chaque soumissionnaire. Selon l'échéancier actuel du projet, le contrat de services d'architecture et d'ingénierie sera attribué à la fin de 2015.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant le processus d'approvisionnement concurrentiel pour l'expert-conseil principal du projet d'intégrité des biens de l'Édifice commémoratif de l'Ouest.

Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement, y compris l'évaluation des propositions reçues en réponse à l'expert-conseil principal du projet d'intégrité des biens de l'Édifice commémoratif de l'Ouest, que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, PGCA,
Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Jocelyn Décoste, Spécialiste en SE

3. Méthodologie

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement concernant l'expert-conseil principal du projet d'intégrité des biens de l'Édifice commémoratif de l'Ouest et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des versions provisoires et des documents définitifs pertinents, nous avons observé les activités jusqu'à la fin de l'étape d'évaluation des demandes de propositions, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l'autorité contractante et à l'équipe de projet de SPAC et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

4. Processus de demande de propositions

4.1 Processus d'examen des documents

Un processus officiel d'examen des documents a été créé par SPAC, l'équipe de projet et le surveillant de l'équité. Toutes les ébauches ont été transmises électroniquement au surveillant de l'équité et examinées par ce dernier avant d'être affichées sur le site web. Lorsque le surveillant de l'équité a fait ressortir des problèmes et/ou des préoccupations, ils ont été abordés à sa satisfaction avant l'affichage.

En tout, six modifications à la DP ont été publiées.

Tous les documents et les autres communications destinés aux soumissionnaires ont été examinés par le surveillant de l'équité.

Observations (4.1)

Le processus suivi respectait les exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon équitable. Toutes les observations et/ou les demandes de précision du surveillant de l'équité ont été abordées par l'autorité contractante et l'équipe de projet de SPAC.

4.2 Processus de questions et de réponses

Un processus officiel de questions et de réponses a été défini dans la DP. Les questions ont été transmises par courriel à une adresse indiquée, qui était surveillée quotidiennement par SPAC. Les questions ont été modifiées par SPAC afin de supprimer les références à un soumissionnaire en particulier. Les questions anonymes ont ensuite été acheminées aux membres concernés de l'équipe de projet de SPAC pour obtenir les réponses.

Une date limite pour soumettre les questions a été précisée dans la DP, soit sept jours civils avant la date et l'heure de clôture de la soumission du 18 septembre 2015.

Les questions et leurs réponses ont été numérotées et rassemblées dans une liste maîtresse.

La liste maîtresse des questions et des réponses a été régulièrement transmise aux soumissionnaires. À chaque transmission, les documents ont été affichés sur Achatsetventes.

En tout, 26 questions ont été reçues avant la date limite pour soumettre des questions. Les réponses aux 26 questions ont été transmises aux soumissionnaires.

Toutes les questions et les réponses ont été examinées par le surveillant de l'équité avant d'être affichées. Le surveillant de l'équité a fourni des commentaires, le cas échéant.

Observations (4.2)

Le processus suivi respectait les exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon équitable. Toutes les observations et/ou les demandes de précision du surveillant de l'équité ont été abordées par l'autorité contractante et l'équipe de projet de SPAC.

4.3 Processus de visite des lieux

La DP définissait un processus pour permettre aux soumissionnaires de visiter le site de l'Édifice commémoratif de l'Ouest afin de recueillir des renseignements précis dont ils peuvent avoir besoin pour préparer leurs propositions.

Un protocole a été établi afin de régir le processus de visite des lieux pour veiller au traitement équitable et uniforme de tous les soumissionnaires. Les éléments importants étaient les suivants :

  • Tous les soumissionnaires ont reçu le même préavis de la période pendant laquelle les visites seraient permises. La période a été précisée dans la DP et n'a pas été modifiée
  • On a accordé à tous les soumissionnaires le même temps pour visiter le site de l'Édifice commémoratif de l'Ouest.
  • Les représentants de SPAC ont été invités à fournir des renseignements factuels uniquement
  • Un CD contenant des documents supplémentaires liés au projet a été donné aux représentants des soumissionnaires
  • Les représentants des soumissionnaires ont été informés que s'ils avaient l'intention de se fier aux renseignements obtenus pendant la visite des lieux pour préparer une proposition en réponse à la DP, le soumissionnaire devrait soumettre une demande pour confirmer l'information sous forme de question dans le cadre du processus de demande de la DP
  • Il était interdit aux représentants des soumissionnaires de poser ou de soulever des questions pendant une visite des lieux concernant :
    • le processus d'approvisionnement
    • les documents d'approvisionnement
    • les questions déjà soumises et les réponses fournies
    • les critères d'évaluation de la DP

La visite des lieux a eu lieu le 12 août 2015.

Le surveillant de l'équité a participé et observé la visite des lieux.

Observations (4.3)

Le processus suivi respectait les exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon équitable. Toutes les observations et/ou les demandes de précision du surveillant de l'équité ont été abordées par l'autorité contractante et l'équipe de projet de SPAC.

4.4 Processus de l'étape d'évaluation

SPAC à reçu huit (8) propositions avant la date et l'heure de clôture du 18 septembre 2015. Le surveillant de l'équité a participé à la séance d'information des évaluateurs et à la distribution des documents d'évaluation. L'équipe d'évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l'évaluation conformément au processus de sélection prévu, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l'évaluateur, l'évaluation indépendante, le processus consensuel, le calendrier et une explication des précisions comparativement à la modification d'une soumission.

Le processus suivant a été suivi afin d'évaluer la proposition :

  • Chaque évaluateur a effectué son propre examen indépendant et sa propre notation de la proposition dans son cahier de travail
  • Après la réalisation des examens indépendants, les évaluateurs ont participé à des réunions consensuelles pour s'entendre sur la note à attribuer à chaque exigence évaluée. Les notes et la justification des notes ont été consignées dans le registre principal
  • Les évaluateurs ont consigné et parafé tout changement accepté dans leurs cahiers de travail individuels
  • Le surveillant de l'équité a confirmé que chaque membre de l'équipe d'évaluation était d'accord quant aux notes consensuelles définitives
  • Tous les évaluateurs ont confirmé leur accord
  • L'équipe d'évaluation a signé le registre consensuel

Le surveillant de l'équité a surveillé les séances de consensus. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

Observations (4.4)

Le processus d'évaluation suivi respectait les exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon équitable. Toutes les observations et/ou les demandes de précision du surveillant de l'équité ont été abordées par l'autorité contractante et l'équipe de projet de SPAC.

5. Documents de référence

5.1 Documents de demande de proposition

Archivé - Les documents liés au numéro de soumission EH900-160145/A sont affichés sur le site Achatsetventes.gc.ca et/ou peuvent être consultés au bureau du projet. Ce processus a été utilisé pour livrer les documents de la DP, les modifications, ainsi que les ensembles de questions et réponses.

En tout, six modifications de la DP ont été effectuées par le Canada. Toutes les modifications ont été examinées par le surveillant de l'équité.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No. Documents du DP Date de livraison
1 Demande de proposition (DP) Le 31 juillet 2015
2 DP – Modification 1 Le 10 août 2015
3 DP – Modification 2 Le 21 août 2015
4 DP – Modification 3 Le 28 août 2015
5 DP – Modification 4 Le 2 septembre 2015
6 DP – Modification 5 Le 8 septembre 2015
7 DP – Modification 6 Le 11 septembre 2015

6. Addenda au rapport final
10 février 2016

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité en date du 4 novembre 2015 pour l'approvisionnement de l'expert-conseil principal pour le projet d'intégrité des biens de l'édifice commémoratif de l'Ouest

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation.

Attribution du contrat, communications et compte rendu

Le contrat a été attribué le 23 novembre 2015. En plus de la notification d'un marché, tous les promoteurs ont reçus, le 23 novembre 2015, les résultats de l'évaluation de leurs propositions. Des comptes rendus ont été tenus avec tous les sept soumissionnaires non retenus. Deux comptes rendus ont été tenus le 8 décembre 2015, quatre comptes rendus le 17 décembre 2015, et le dernier compte rendu le 5 février 2016.

L'attribution du contrat et les résultats de l'évaluation de chaque proposition ont été examinés par le surveillant de l'équité avant d'être remis à chaque promoteur. Le surveillant de l'équité a assisté à tous les comptes rendus. Le processus d'approvisionnement suivi est conforme aux exigences de la demande de propositions. Tous les soumissionnaires ont été traités de façon uniforme et équitable.

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l'attribution du contrat, communications et compte rendu à chaque soumissionnaire.

Selon notre avis de professionnels, le processus d'approvisionnement de l'expert-conseil principal pour le projet d'intégrité des biens de l'Édifice commémoratif de l'Ouest que nous avons observé a été mené de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, PGCA,
Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Jocelyn Décoste, Spécialiste en SE

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