Centre de formation par l’aventure de l’Unité d’entraînement de l’Armée britannique Suffield au Canada

Rapport final du surveillant de l'équité, 13 novembre 2015

Addenda au rapport final, 30 mai 2016

Soumis au directeur, Programme de surveillance de l’équité

Soumis par Hallux Consulting Inc.

Centre de formation par l’aventure de l’Unité d’entraînement de l’Armée britannique Suffield au Canada – Version PDF (347Ko)
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1. Introduction

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) le 3 novembre 2014 pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant le Centre de formation par l’aventure de Unité d’entraînement de l’Armée britannique Suffield (BATUS) au Canada (CFAB Canada), publié par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), au nom de l’Unité d’entraînement de l’Armée britannique Suffield (BATUS), résultant du numéro d’appel d’offres W0142-15X035/A au titre de la partie Consultation de l’industrie de l’approvisionnement et le numéro d’appel d’offres W0142-15X035/C pour la demande de propositions. Hallux Consulting Inc. est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons examiné l’ensemble de l’information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente le rapport final, portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité, à commencer par la Journée de consultation de l’industrie le 5 novembre 2014 qui a eu lieu après l’avis de projet de marché (APM) publié le 15 octobre 2014, jusqu’à la réunion d’établissement de consensus des évaluateurs tenue le 3 et 4 novembre 2015.

Le présent rapport comprend notre attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement du Centre de formation par l’aventure de BATUS au Canada : Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Howard Dubois, CIA
Représentant de l’entrepreneur en SE, Chef d’équipe de la SE

Original signé par
Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Chef d’équipe de la SE

Original signé par
Marthe Girouard, CPA, CA
Spécialiste de la SE

3. Exigences du projet

BATUS est la première unité d’entraînement de l’Armée britannique située au même emplacement que la Base des Forces canadiennes (BFC) Suffield à Ralston en Alberta. Elle existe depuis plus de quarante ans. Le rôle de BATUS consiste à assurer l’entraînement et à offrir un soutien à l’entraînement, essentiellement pour les forces blindées, mais aussi pour les autres unités au besoin.

Un contingent d’approximativement 200 employés permanents britanniques réside dans la BFC Suffield et assure l’exécution de l’entraînement des troupes britanniques. La saison d’entraînement se déroule généralement du début de mai à la fin octobre. BATUS mène également une formation par l’aventure (FA) et des activités d'épreuves de poursuite (AEP) près des contreforts des Rocheuses en Alberta pendant toute l’année. Les activités ont lieu dans les régions de l’arrière-pays telles que Kananaskis, le parc national Banff, le parc national Jasper et Bieseker en Alberta. Ces activités sont fournies à approximativement 2 000 membres du personnel par an.

La présente initiative a comme objectif d’obtenir l’utilisation du Centre de formation par l’aventure de BATUS (CFAB) pendant plusieurs années pour l’Armée britannique déployée en service permanent ou temporaire au Canada. En vertu du marché proposé, le soumissionnaire retenu fournira les installations, y compris des services d’hébergement, d’exploitation et d’entretien de l’installation, de services ménagers et de conciergerie, d’installation de restauration, de systèmes de soutien et de services de site.

4. Mandat en matière de surveillant de l’équité et observations

Hallux Consulting Inc. a été engagée à titre de surveillant de l’équité (SE) pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel concernant le Centre de formation par l’aventure de BATUS au Canada et pour fournir une attestation quant à l’équité, l’ouverture et la transparence de l’activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents pertinents, observé les activités reliées à la demande de propositions (DP), identifiant des points relatifs à l’équité aux parties appropriées (p. ex., les autorités contractantes et techniques) et vérifié que les réponses et les mesures de suivi étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Phase de consultation de l’industrie

Lors de cette phase de l’approvisionnement, les principales activités comprenaient :

  • L’observation de la Journée de consultation de l’industrie tenue à Calgary en Alberta le 5 novembre 2014. Dix-huit fournisseurs ont participé à cette réunion
  • L’examen des modifications une à neuf qui ont fourni le matériel présenté lors de la Journée de consultation de l’industrie, donné une rétroaction et des questions supplémentaires de l’industrie pour sept questions posées par SPAC, répondu aux 46 questions posées par des fournisseurs éventuels à la Journée de l’industrie ou lors d’une des séances individuelles ou fourni des informations sur les séances individuelles tenues le 17 mars 2015. Toutes les modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca
  • L’observation des séances individuelles facultatives avec des fournisseurs éventuels le 17 mars 2015. Quatre fournisseurs ont participé à ces séances, trois en personne et un par téléconférence. Vingt-neuf questions ont été posées par des fournisseurs éventuels lors des séances individuelles

Toutes les observations sur les questions éventuelles d’équité ont été traitées de manière adéquate lors de la phase de consultation de l’industrie.

4.2 Phase de la demande de propositions

Lors de cette phase de l’approvisionnement, les principales activités comprenaient :

  • Examen de la version préliminaire de la DP
  • Participation à une téléconférence où la planification de la conférence des soumissionnaires était prévue
  • Examen de la version finale de la DP
  • Participation à la conférence des soumissionnaires qui a été tenue le 2 septembre 2015 à Calgary en Alberta et examen des comptes-rendus publiés avec la modification n° 3, y compris les réponses aux 43 questions
  • Participation par téléconférence à la formation menée par SPAC sur les critères d’évaluation de la DP du CFAB pour les évaluateurs de l’offre le 20 octobre 2015
  • Examen des questions posées par les soumissionnaires éventuels et des réponses données par les autorités contractantes dans les modifications à la DP

La procédure de passation de marchés était ouverte à tous les fournisseurs intéressés. Un processus de sélection en une seule phase avec l’évaluation de deux enveloppes a été utilisé pour cet approvisionnement. L’avis de projet de marché (APM) a été publié sur achatsetventes.gc.ca le 18 août 2015. La date initiale de clôture de la DP était le 30 septembre 2015 et elle a été prolongée au 30 octobre 2015. Onze questions ont été reçues des soumissionnaires éventuels et les réponses aux questions ont été transmises par l’entremise de neuf modifications à la DP. Trois soumissions ont été reçues en réponse à la DP.

Toutes les observations sur les problèmes éventuels d’équité ont été traitées de manière adéquate lors de la phase de la DP.

4.3 Phase d’évaluation

Pendant la période d’évaluation, les principales activités comprenaient :

  • La participation à une téléconférence le 2 novembre 2015 pendant laquelle les instructions ont été communiquées à l’équipe des quatre évaluateurs; les propositions et les feuilles de cotation individuelle ont été distribuées; et les évaluateurs ont signé les attestations relatives à la confidentialité et aux conflits d’intérêt
  • L’examen des feuilles d’évaluation obligatoires des trois soumissionnaires
  • L’observation des séances d’évaluation technique tenues les 3 et 4 novembre 2015 à Calgary en Alberta. Les évaluations ont été menées de façon cohérente et sur consensus de tous les membres du comité d’évaluation
  • L’observation de la validation des résultats de l’évaluation technique par l’autorité contractante le 4 novembre 2015
  • L’observation du calcul des cotes finales de l’évaluation technique par l’autorité contractante le 4 novembre 2015
  • L’observation de la feuille de calcul de l’évaluation finale qui comprenait les cotes techniques et financières le 4 novembre 2015

Le spécialiste de la SE a observé que les procédures d’évaluation et les directives publiées dans la version finale de la DP, les modifications de la DP et le plan et les directives d’évaluation ont été suivies lors de la phase d’évaluation. Le spécialiste de la SE a exprimé des commentaires au besoin tout au long du processus d’évaluation à l’attention de l’équipe technique et de l’autorité contractante. Tous les commentaires ont été traités de manière appropriée par les responsables du projet.

Une des trois soumissions a été jugée irrecevable car les exigences obligatoires n’étaient pas satisfaites. L’enveloppe de prix de ce soumissionnaire n’a pas été ouverte.

Aucun problème d’équité n’a été relevé lors de la phase d’évaluation.

5. Documents de référence

Les documents liés à la partie Consultation de l’industrie de l’approvisionnement (numéro d’appel d’offres WO142-15X035/A) sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca et(ou) par l’entremise du bureau de projet.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Les documents d’avis de projet de marché
No. Document Renseignements additionnels
1 Avis de projet de marché Avis de projet de marché émis sur achatsetventes.gc.ca le 15 octobre 2014
2 Modification no. 001 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 13 novembre 2014
3 Modification no. 002 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 18 novembre 2014
4 Modification no. 003 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 24 novembre 2014
5 Modification no. 004 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 17 décembre 2014
6 Modification no. 005 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 18 décembre 2014
7 Modification no. 006 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 7 janvier 2015
8 Modification no. 007 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 14 janvier 2015
9 Modification no. 008 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 15 janvier 2015
10 Modification no. 009 Émis sur achatsetventes.gc.ca le 26 janvier 2015

Une copie de la présentation menée lors de la séance de consultation de l’industrie le 5 novembre 2014 a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2015 sous le numéro d’appel d’offres WO142-15X035/B Elle est également disponible en tant qu’annexe de l’appel d’offres WO142-15X035/A, modification no. 001.

Les documents liés à la demande de propositions (ARCHIVÉE - numéro d’appel d’offres WO142-15X035/C) sont disponibles sur le site achatsetventes.gc.ca et(ou) par l’entremise du bureau de projet.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

Les documents de la demande de propositions
No.  Document Renseignements additionnels
1 Demande de propositions Documents de la demande de propositions (DP) publiés sur achatsetventes.gc.ca le 18 août 2015
2 Modification no. 001 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 8 septembre 2015
3 Modification no. 002 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 septembre 2015
4 Modification no. 003 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 21 septembre 2015
5 Modification no. 004 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 21 septembre 2015
6 Modification no. 005 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 septembre 2015
7 Modification no. 006 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 5 octobre 2015
8 Modification no. 007 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 octobre 2015
9 Modification no. 008 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 octobre 2015
10 Modification no. 009 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 23 octobre 2015

Addenda au rapport final, 30 mai 2016

Addenda au rapport final en date du 13 novembre 2015 concernant l’approvisionnement du Centre de formation par l’aventure de l’Unité d’entraînement de l’Armée britannique Suffield au Canada

Le présent addenda au rapport final couvre la période suivant la conclusion de la phase d’évaluation, y compris l’attribution du contrat et du compte rendu.

Le soumissionnaire retenu a été sélectionné et le contrat lui a été adjugé le 10 mai 2016. Les autres soumissionnaires ont été informés des résultats par une lettre envoyée par courriel le 10 mai 2016. De la rétroaction additionnelle a été donnée à un des soumissionnaires non retenus par téléconférence le 25 mai 2016. Le surveillant de l’équité a révisé la correspondance envoyée aux soumissionnaires retenus et non retenus et a participé à la rétroaction par téléconférence.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Par la présente, le surveillant de l’équité fournit l’énoncé d’assurance sans réserve suivant concernant le processus d’approvisionnement du Centre de formation par l’aventure de de l’Unité d’entraînement de l’Armée britannique Suffield au Canada : Selon notre opinion professionnelle, le processus d’approvisionnement concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Howard Dubois, CIA
Représentant de l’entrepreneur en SE, Chef d’équipe de la SE

Original signé par
Elizabeth Buckingham, CPA, CMA, CIA
Chef d’équipe de la SE

Original signé par
Marthe Girouard, CPA, CA
Spécialiste de la SE

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