Examen de l’harmonisation des ressources de Services Partagés Canada

Rapport final du surveillant de l'équité, 28 octobre 2016

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par PPI Consulting Limited

Sur cette page

1. Introduction

Le 22 juillet 2016, PPI Consulting Limited a été embauché par Services Publics et Approvisionnement Canada (SPAC) à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement d’un consultant pour effectuer l’examen de l’harmonisation des ressources de Services Partagés Canada (SPC) effectué par la SPAC au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT).

Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par le présent rapport final du surveillant de l’équité portant sur les activités réalisées et les observations surveillées par le surveillant de l'équité dans le cadre du processus d’approvisionnement de l’examen de l’harmonisation des ressources de Services partagés Canada, numéro de soumission 24062-170040/A. PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs à la méthodologie appliquée et les observations pertinentes des activités qui ont été tenues.

2. Attestation d’assurance

Selon notre avis de professionnels, le processus d’approvisionnement de l’examen de l’harmonisation des ressources de Services partagés Canada que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, PGCA, Chef d'équipe SE

Original signé par
Jocelyn Décoste, Ing., Spécialiste SE

3. Exigences du projet

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), au nom du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) cherche à attribuer un contrat pour un examen indépendant de Services partagés Canada (SPC) qui présentera des conseils et des recommandations sur la prestation de services modernisés de technologie de l’information (TI) et d’infrastructure. SCT demande les services à partir de la date d’attribution du contrat jusqu’au 31 mars 2017 avec une option irrévocable de prolonger la durée du contrat d’une période supplémentaire d’un an selon les mêmes modalités.

4. Mandat et observations du surveillant de l’équité

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus de demande de propositions (DP) du processus d’approvisionnement de l’examen de l’harmonisation des ressources de Services partagés Canada et attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des versions provisoires et des documents définitifs pertinents, nous avons observé les activités jusqu’à la fin de l’étape de la DP, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et au chargé de projet du SCT et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

5. Processus de demande de propositions

5.1 Processus d’examen des documents

Pendant l’étape de la DP, le surveillant de l’équité a revu la demande de propositions et six amendements.  L’autorité contractante a élucidé de manière satisfaisante toutes les questions soulevées par le surveillant de l’équité par rapport au document fourni.

Observations

Le processus suivi respectait les exigences de la DP. Tous les fournisseurs intéressés ont été traités de la même manière et de façon juste. Toutes les observations et/ou les demandes de précision du surveillant de l’équité ont été abordées par l’autorité contractante et l’équipe de projet du SCT.

5.2 Processus de l’étape d’évaluation

Services publics et Approvisionnement Canada à reçu quatre propositions avant la date et l’heure de clôture du 20 juillet 2016. Le surveillant de l’équité a participé à la séance d’information des évaluateurs le 28 juillet 2016 et à la distribution des documents d’évaluation. L’équipe d’évaluation a été informée des questions liées à la réalisation de l’évaluation conformément au processus de sélection prévu, y compris les rôles et responsabilités, la confidentialité, le contrôle des documents, le comportement de l’évaluateur, l’évaluation indépendante, le processus consensuel, le calendrier et une explication des précisions comparativement à la modification d’une soumission. 

Le processus suivant a été suivi afin d’évaluer les propositions :

Pendant cette étape, le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

Le surveillant de l’équité a surveillé la formation, la séance de consensus et l’évaluation financière. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la demande de propositions.

Observations

Le processus d’évaluation suivi respectait les exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon juste.

6. Attribution du contrat, communications et séances de comptes rendus

Le contrat a été attribué le 17 août 2016. Avec l’attribution du contrat, l’information a été fournie à tous les soumissionnaires expliquant les résultats de l’évaluation de leur proposition. Des séances de comptes rendus ont été tenues avec les trois soumissionnaires non retenus. Une séance de compte rendu a eu lieu le 29 août 2016, une autre le 1er septembre 2016 et la dernière séance de compte rendu a eu lieu le 7 septembre 2016.

L’attribution du contrat et les résultats de l’évaluation de chaque proposition ont été examinés par le surveillant de l’équité avant d’être fournis à chaque soumissionnaire. Le surveillant de l’équité a assisté à toutes les séances de comptes rendus.

Observations

Le processus utilisé respectait les exigences de la DP. Tous les soumissionnaires ont été traités de la même manière et de façon juste.

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'opinion sans réserve suivante concernant l’attribution du contrat, les communications et les comptes rendus de chaque promoteur.

Selon notre avis de professionnels, le processus d’approvisionnement de l’examen de l’harmonisation des ressources de Services partagés Canada que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

7. Documents de référence

7.1 Documents de demande de propositions

Les documents de demande de propositions ont été livrés par le Canada aux représentants désignés des fournisseurs intéressés par courriel et mis à la disposition du public public via achatsetventes.gc.ca.

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