Système de véhicules de soutien moyen véhicules de modèle militaire normalisé – Demande de proposition 2

Rapport final du surveillant de l'équité, 9 septembre 2014

Addenda au rapport final, 23 mars 2016

Soumis au Directeur général, Secteur de l'intégrité opérationnelle

Soumis par Modis Canada Inc.

Système de véhicules de soutien moyen véhicules de modèle militaire normalisé demande de proposition 2 – Version PDF (234Ko)
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Contexte et introduction

Modis Canada Inc. (précédemment connu sous le nom Ajilon Consulting) a été engagé à titre de Surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus concurrentiel d'approvisionnement pour le projet système de véhicules de soutien moyen (SVSM) véhicules de modèle militaire normalisé (MMN), entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) pour le ministère de la Défense nationale (MDN) par voie de la sollicitation numéro W8476-06MSMP/L. Modis Canada Inc. est une tierce partie indépendante en ce qui concerne cette activité.

Il est à noter qu'une demande d'offre précédente avait été émise mais avait été annulée avant la date de clôture des offres.

Nous avons examiné toute l'information fournie et observé toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons le présent rapport final couvrant les activités du Surveillant de l'équité qui ont débutées par l'examen des ébauches d'une demande de proposition (DP) jusqu'à l'étape de l'évaluation des soumissions.

Le rapport inclut notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes résultant des activités entreprises.

Exigences du projet

Le Gouvernement du Canada a identifié un besoin pour des véhicules de modèle militaire normalisé (MMN), l'une des composantes du projet du système de véhicules de soutien moyen (SVSM). Les véhicules MMN seront livrés en cinq (5) versions différentes et comprendront le soutien en service à long terme pour les véhicules MMN.

Le processus concurrentiel d'approvisionnement pour les véhicules MMN est initié par une demande de proposition affichée sur MERXNote de bas de page 1.

Attestation d'assurance

Le SE fourni l'énoncé d'assurance sans réserve suivant concernant le processus d'approvisionnement pour le système de véhicules de soutien moyen (SVSM) véhicules de modèle militaire normalisé (MMN) :

Selon notre opinion professionnelle, le processus concurrentiel d'approvisionnement pour le système de véhicules de soutien moyen (SVSM) véhicules de modèle militaire normalisé (MMN) que nous avons observé a été exécuté de façon équitable, ouverte et transparente.

Remarque : Pour toutes les références dans le présent rapport relatives à l'équité ayant été fournies aux responsables du projet, il est confirmé que le cas échéant, les responsables du projet ont fourni au Surveillant de l'équité les éclaircissements ou ont pris les mesures appropriées pour répondre aux commentaires et en conséquence, aucune lacune en matière d'équité n'a été notée.

Original signé par
Patrick Dunnigan
Directeur des ventes
Modis Canada Inc.
Représentant de l'entrepreneur en SE

Original signé par
Peter Woods
Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste en SE

Objectifs du mandat du surveillant de l'équité et méthodologie

L'objectif global était le suivant : fournir à SPAC une observation indépendante des activités d'approvisionnement du projet; fournir aux responsables du projet des commentaires relatifs à l'équité aussitôt que possible, afin que les mesures appropriées puissent être prises pour résoudre les préoccupations avant qu'elles influent sur l'équité; porter à l'attention du Secteur de l'intégrité opérationnelle toute préoccupation potentielle d'équité, s'il n'y a pas de résolution en temps opportun avec les responsables du projet et attester de l'équité du processus d'approvisionnement incluant son exécution.

Pour réaliser l'objectif, nous avons entrepris les activités suivantes :

  • devenus familiers avec la structure de gouvernance du projet
  • examiné l'information incluant les questions et réponses affichées sur le site web du projet avant l'affichage de la demande de proposition (DP)
  • examiné les versions ébauche et finale de la DP
  • examiné toutes les modifications et addendas à la DP incluant les questions soumises par les proposants et les réponses fournies
  • examiné les procédures à être utilisées pour l'évaluation des réponses et l'orientation fournie à l'équipe d'évaluation
  • observé l'évaluation des réponses à la DP dans le but d'assurer que les procédures spécifiées d'évaluation et de sélection et la politique ministérielle ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d'évaluation et de sélection
  • observé les comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité fera l'objet d'un addenda au présent rapport après que les comptes rendus auront été fournis.)

Activités et constatations spécifiques du surveillant de l'équité

Activités et constatations du SE durant la phase de l'élaboration de la demande de proposition

Durant la période du 16 juillet 2012 au 30 mai 2013, nous avons examiné l'approche d'approvisionnement proposée devant être utilisée pour la DP 2. Cette activité incluait l'examen de la DP en version ébauche, l'examen d'une ébauche d'une lettre d'intérêt (LI) qui avait été publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 4 janvier 2013 (Document 1) et l'observation de rencontres individuelles avec les fournisseurs qui ont eu lieu durant la période du 17 janvier 2013 au 22 janvier 2013. Des commentaires relatifs à l'équité ont été fournis et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. La DP a été publiée sur Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG) le 27 juillet 2013 (Document 2).

Activités et constatations du SE durant la phase de la demande de proposition

Durant la période du 1er août 2013 au 19 décembre 2013, nous avons examiné la DP telle que publiée sur SEAOG, les questions et réponses (Qs et Rs) concernant la DP, les modifications 1 à 15 à la DP (Documents 3 à 17) et fourni à l'autorité contractante des commentaires relatifs à l'équité. Tous les commentaires ont été traités de façon appropriée par les responsables du projet et le cas échéant ont été traités par voie du processus des Qs et Rs et des modifications à la DP.

Nous avons observé la conférence des soumissionnaires qui a eu lieu le 17 septembre 2013. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

La date de clôture de la DP était le 8 janvier 2014.

Activités et constatations du surveillant de l'équité durant l'évaluation des réponses à la demande de proposition

Le 20 mars 2014, nous avons observé les experts en la matière fournissant des réponses aux questions posées par une des équipes d'évaluation de consensus. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 25 mars, les 8 et 9 avril, les 16, 20, 23, 26, 27, 28, 29 mai et le 5 juin 2014, nous avons observé les évaluations par voie de consensus des réponses reçues. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 13 mai 2014, nous avons observé une réunion d'une des équipes d'évaluation concernant une proposition de demande d'éclaircissement. Nous avons fourni des commentaires relatifs à l'équité et les mesures appropriées ont été prises par les responsables du projet. Le 1er mai 2014, nous avons observé la réunion des représentants d'Industrie Canada concernant les retombées industrielles et régionales proposées par chacun des soumissionnaires. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 26 août 2014, l'autorité contractante a examiné avec nous l'évaluation combinée technique et financière et a confirmé qu'elle avait été vérifiée par un deuxième responsable et qu'un soumissionnaire recommandé avait été identifié. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Documents de référence

Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet SVSM MMN.

Sommaire du tableau

Le tableau suivant présente une liste des documents qui sont mentionnés dans le rapport, par exemple la demande de propositions (DP), les modifications, les lettres de précisions et les lettres d'information. Chaque ligne porte un numéro, suivi du titre du document et d'un identificateur, soit la date ou le numéro du document.

No. Document Information additionnelle
1 Lettre d'intérêt (LI) Publiée sur MERXNote de bas de page 1 le 4 janvier 2013
2 Demande de proposition (DP) Publiée sur SEAOG le 27 juillet 2013
3 Modification 1 à la DP Publiée sur SEAOG le 6 août 2013
4 Modification 2 à la DP Publiée sur SEAOG le 23 août 2013
5 Modification 3 à la DP Publiée sur SEAOG le 13 septembre 2013
6 Modification 4 à la DP Publiée sur SEAOG le 20 septembre 2013
7 Modification 5 à la DP Publiée sur SEAOG le 11 octobre 2013
8 Modification 6 à la DP Publiée sur SEAOG le 23 octobre 2013
9 Modification 7 à la DP Publiée sur SEAOG le 25 octobre 2013
10 Modification 8 à la DP Publiée sur SEAOG le 1er novembre 2013
11 Modification 9 à la DP Publiée sur SEAOG le 15 novembre 2013
12 Modification 10 à la DP Publiée sur SEAOG le 22 novembre 2013
13 Modification 11 à la DP Publiée sur SEAOG le 28 novembre 2013
14 Modification 12 à la DP Publiée sur SEAOG le 4 décembre 2013
15 Modification 13 à la DP Publiée sur SEAOG le 5 décembre 2013
16 Modification 14 à la DP Publiée sur SEAOG le 10 décembre 2013
17 Modification 15 à la DP Publiée sur SEAOG le 19 décembre 2013

Addenda au rapport final de la demande de proposition 2
23 mars 2016

Addenda au rapport final de la demande de proposition 2 du surveillant de l'équité daté le 9 septembre 2014 concernant le système de véhicules de soutien moyen véhicules modèle militaire normalisé

Cet addenda au rapport final du Surveillant de l'équité couvre la période subséquente à la conclusion de la phase de l'évaluation incluant l'octroi du contrat et les comptes rendus auprès des soumissionnaires.

Le 4 juin 2015, nous avons examiné la lettre de l'octroi du contrat à être envoyée au soumissionnaire retenu et les comptes rendus sous forme de lettres de regret à être envoyées à chacun des quatre soumissionnaires non retenus. Chaque lettre identifiait les prix des contrats octroyés pour la partie acquisition et la partie service de soutien du besoin et les exigences obligatoires qui n'ont pas été satisfaites par le soumissionnaire non retenu ou les pointages techniques et financiers obtenus par le soumissionnaire retenu. Les lettres ont été envoyées aux cinq soumissionnaires le 16 juillet 2015. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Après avoir reçu les comptes rendus sous forme de lettres de regret, les quatre soumissionnaires non retenus ont demandé de l'information additionnelle concernant l'évaluation des soumissions et une rencontre en personne. Nous avons observé les comptes rendus en personne d'un soumissionnaire le 25 août 2015 et de deux soumissionnaires le 27 août 2015. Une rencontre en personne était prévue le 6 novembre 2015 pour le quatrième soumissionnaire non retenu, mais le soumissionnaire a annulé la rencontre. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée.

Le 9 novembre 2015, nous avons examiné deux lettres reçues de l'un des soumissionnaires non retenus et la proposition de la réponse à l'une d'entre elles. Aucune lacune en matière d'équité n'a été décelée. Nous avons été subséquemment informés que le soumissionnaire avait initié une action en justice et qu'aucune autre communication serait envoyée au soumissionnaire en attente de la conclusion de cette action en justice.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Selon l'opinion professionnelle du Surveillant de l'équité, les activités subséquentes à l'évaluation incluant la fourniture d'information relative aux comptes rendus écrits et aux comptes rendus en personne ont été menées de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
Patrick Dunnigan
Directeur des ventes
Modis Canada Inc.
Représentant de l'entrepreneur en SE

Original signé par
Peter Woods
Chef d'équipe de la SE

Original signé par
Bruce Maynard Ing.
Spécialiste en SE

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