Station de transmission opérationnelle pour la Gendarmerie royale du Canada – expert-conseil principal

Rapport final du surveillant de l'équité, 23 janvier 2017

Addenda au rapport final, 18 avril 2017

Soumis au directeur, Direction de la surveillance de l’équité

Soumis par Samson & Associés

Sur cette page

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l’équité (SE) le 22 avril 2016, pour observer le processus d’approvisionnement concurrentiel pour les services d’expert-conseil principal dans le cadre du projet de station de transmission opérationnelle pour la Gendarmerie royale du Canada (GRC), entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l’appel d’offres no. M7594-170001/A. Samson & Associés est un tiers indépendant à l’égard de cette activité.

Nous avons révisé l’ensemble des informations fournies, observé toutes les activités pertinentes. Nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d’acquisition et obtenu la collaboration de tous les intervenants de la GRC et de SPAC.

Par la présente, nous soumettons le rapport final des activités observées par le SE, à commencer par la publication de la phase un de la demande de proposition (DDP) jusqu’à la fermeture de l’étape d’évaluation de la DDP.

Le rapport comprend une attestation d’assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Attestation d’assurance

Le surveillant de l’équité émet par la présente l’énoncé d’assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services d’expert-conseil principal dans le cadre du projet de station de transmission opérationnelle pour la Gendarmerie royale du Canada, à commencer par la phase un de la demande de proposition jusqu’à la clôture de l’étape d’évaluation de la phase deux de la demande de proposition.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Christian Dugas, CPA, CA
Spécialiste SE

3. Exigences du projet

L’objectif du projet consiste à fournir un bien immobilisé qui sera utilisé par la GRC. L’installation sera exploitée en permanence (24 heures par jour, sept jours par semaine). Elle doit répondre aux normes applicables aux bâtiments de protection civile pour assurer la continuité des activités.

La GRC a besoin des services d’un cabinet d’architectes investi du rôle d’expert-conseil principal. Ce cabinet devra assurer la prestation des services d’administration de la conception et de la construction, ainsi que des services d’examen nécessaires pour la construction d’une nouvelle installation opérationnelle sécurisée à usage spécial dans la région de la capitale nationale pour la GRC.

Le projet consiste en la construction d’un nouveau bâtiment qui sera situé sur un site sécurisé de la GRC qui existe déjà dans la région de la capitale nationale. Le nouveau bâtiment aura une superficie fonctionnelle estimative de 1 415  de surface utile nette (2 024  de surface brute), pour accueillir toutes les fonctions que la GRC veut y assurer. Des services d’aménagement du site seront requis de manière à assurer la préparation du chantier, à prévoir des accès routiers, des aires de stationnement et des voies d’accès pour les piétons, à assurer l’apport des fonctions de soutien à la nouvelle installation et à faciliter les raccordements aux services publics.

À titre d’expert-conseil principal, le cabinet d’architectes sélectionné fournira une équipe de conseil complète, dotée de l’expertise requise en génie structurel, en génie mécanique, en génie électrique, en certification Leadership in Energy and Environmental Design (LEED). Cette équipe doit aussi compter des spécialistes dans plusieurs domaines : architecture paysagère, aménagement intérieur, équipements et meubles de bureau classés en systèmes, systèmes audiovisuels, systèmes d’infrastructures de réseaux, signalisation et orientation. Enfin, elle doit inclure des experts-conseils en établissement des coûts de projet, en planification et en mise en service.

La demande de proposition du processus d’approvisionnement concurrentiel est séparée en deux phases. La phase un avait pour but d’évaluer et de coter les équipes, qui selon la proposition, comprendront un expert-conseil principal et des sous-experts-conseils et spécialistes. La phase deux a permis d’évaluer les soumissionnaires en égard à leur compréhension du projet, la portée des services offerts et la gestion de ceux-ci, leurs conceptions philosophiques et approche, basée sur les exigences telles que décrit dans l’énoncé du projet.

4. Méthodologie

Les services de Samson & Associés ont été retenus comme surveillant de l’équité pour observer le processus de sélection concurrentiel pour les services d’expert-conseil principal dans le cadre du projet de station de transmission opérationnelle pour la GRC et pour attester de l’équité, de l’ouverture et de la transparence de cette activité.

En conformité avec les exigences de notre tâche, nous avons pris connaissance des documents pertinents et observé les activités relatives à l’appel d’offres (c’est-à-dire, la DDP pour la phase un et deux, les questions et réponses y afférents, la visite des lieux ainsi que l’évaluation de la DDP) et nous avons soumis les points relatifs à l’équité à l’attention des autorités contractantes et techniques, puis nous avons vérifié si les réponses et les mesures prises étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations : phase un de la demande de proposition

La phase un de la DDP a été publiée le 2 septembre 2016 sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement, achatsetventes.gc.ca. La date de clôture était le 25 octobre 2016.

Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca avant la date de clôture. Le SE a examiné tous les documents de la DDP ainsi que toutes les questions et réponses traitées durant l’étape de la DDP pour s’assurer que les aspects relatifs à l’équité étaient abordés de manière satisfaisante.

Il n’y a pas eu de visite de lieux durant la phase un de la DDP.

À la clôture de la phase un de la DDP, six (6) modifications ont été publiées, résultant des questions et des demandes de clarification des soumissionnaires potentiels. Le SE a examiné toutes les modifications avant leur publication.

Quinze (15) soumissions ont été reçues par des soumissionnaires intéressés, toutefois une soumission a été disqualifiée parce que le soumissionnaire a fait parvenir sa soumission au mauvais endroit.

Observation : Les questions posées durant la phase un de la DDP ont été traitées et répondues selon les conditions de la DDP. Les réponses étaient claires et compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les questions d’équité ont été traitées de manière satisfaisante. Aucune problématique en matière d’équité n’a été observée.

Sommaire des résultats : Les activités de la DDP ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observations : phase deux de la demande de proposition

Les résultats de la phase un de la DDP ont été publiés le 17 novembre 2016 aux quatorze (14) soumissionnaires sélectionnés. Les documents de la DDP de la phase deux qui comprenait des sections de la phase un, n’ont pas été redistribués aux soumissionnaires. La date de clôture de la phase deux était le 14 décembre 2016.

Les questions des soumissionnaires potentiels ont été acceptées et les réponses ont été traitées et envoyées directement aux soumissionnaires qualifiés avant la date de clôture. Le SE a examiné les documents relatifs à la DDP ainsi que toutes les questions et réponses traitées durant l’étape de la DDP pour s’assurer que les questions concernant l’équité ont été traitées de manière satisfaisante.

Une visite des lieux a eu lieu le 30 novembre 2016. Le SE, l’autorité contractante et sept (7) soumissionnaires intéressés ont participé à la visite. La visite des lieux n’était pas obligatoire pour les soumissionnaires.

À la clôture de la phase deux de la DDP, une modification additionnelle résultant de questions et des demandes de clarification des soumissionnaires potentiels a été publiée.

Un total de sept (7) modifications ont été publiées pour les deux phases de la DDP. Le SE a examiné toutes les modifications avant leur publication.

Six (6) soumissionnaires intéressés ont soumis leur soumission à la clôture de la phase deux.

Observation : Les questions posées durant la phase deux de la DDP ont été traitées et répondues selon les conditions de la DDP, les réponses étaient claires et compréhensibles et communiquées à tous les fournisseurs en temps opportun. Toutes les questions d’équité ont été traitées de manière satisfaisante. Aucune problématique en matière d’équité n’a été observée.

Sommaire des résultats : Les activités relatives à la phase deux de la DDP ont été menées d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.3 Activités et observations : étape de l’évaluation de la demande de proposition

Une réunion de lancement pour réviser le rôle et les responsabilités des évaluateurs quant à l’évaluation des soumissions a eu lieu le 19 décembre 2016. L’autorité contractante et le SE ont assisté à la réunion.

Seules les soumissionnaires ayant soumis une proposition jugée recevable à la conclusion de la phase un ont été invités à soumettre une proposition à la phase deux. La proposition consistait en une évaluation technique et financière des soumissions recevables. Les soumissions techniques reçues durant la phase deux ont été évaluées à l’aide de critères cotés.

Les soumissions ont été évaluées individuellement par les évaluateurs, puis ils se sont rencontrés pour arriver à un consensus quant aux résultats de l’évaluation. Le SE et l’autorité contractante ont assisté aux discussions de consensus.

Suite à aux rencontres d’évaluation consensuelles, six soumissionnaires se conformaient aux exigences minimum énoncées dans la DDP. Le classement final des soumissionnaires a été déterminé en fonction de l’évaluation financière basée sur les critères et la méthodologie énoncés dans la DDP. Le soumissionnaire gagnant a été identifié le 17 janvier 2017. Le SE a examiné l’évaluation financière. Une soumission financière a été jugée non conforme.

Aucune problématique sur l’équité n’a été identifiée.

Observation : Les instructions et outils d’évaluation étaient complets et conformes aux conditions de la DDP. Les critères d’évaluation, la pondération et l’attribution des points ont été effectuée en respectant la DDP. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats : Selon le SE, l'étape de l’évaluation de la DDP a été menée d’une manière équitable, ouverte et transparente. Dans ce contexte, l’équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

5. Documents de références

Les documents ci-dessous sont cités par numéro et à moins d’indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

  Suivi de document Distribution Date
1 Notification de la publication de la DDP
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 2 septembre 2016
4 Modification 1
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 8 septembre 2016
5 Modification 2
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 19 septembre 2016
7 Modification 3
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 22 septembre 2016
8 Modification 4
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 4 octobre 2016
9 Modification 5
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 7 octobre 2016
10 Modification 6
Soumission no M7594-170001/A
Achats et ventes Canada 12 octobre 2016
11 Modification 7
Soumission no M7594-170001/A
Notification directe 8 décembre 2016
12 Plan d’évaluation des soumissions et les fiches d’évaluation technique DDP Distribution interne par courriel 19 décembre 2016

6. Addenda au rapport final, 18 avril 2017

Addenda au rapport final de surveillance de l’équité en date du 23 janvier 2017 concernant le processus de sélection concurrentiel pour les services d’expert-conseil principal dans le cadre du projet de station de transmission opérationnelle pour la Gendarmerie royale du Canada, entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada.

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l’équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d’évaluation.

Activités de surveillant de l’équité relatives à l’adjudication du contrat et aux comptes rendus

Quinze soumissions ont été reçues en réponse à la demande de proposition initial. La seconde phase de la demande de proposition a ensuite été émise, pour laquelle six soumissions ont éré reçues. Les soumissionnaires ont été avisé des résultats et de l’octroi du contrat le 28 janvier 2017.

Des lettres de compte rendu fournissant de l’information sur les résultats de l’évaluation ont été envoyées aux soumissionnaires le 28 janvier 2017, après avoir été révisées par le SE. Des rencontres de compte rendu ont été demandées par huit soumissionnaires. Les rencontres ont eu lieu durant la semaine du 3 avril 2017 et le SE était présent à chacune d’elle.

Aucune problématique sur l’équité n’a été identifiée.

Attestation d’assurance du surveillant de l’équité

Le SE fournit l’énoncé d’assurance sans réserve à l’égard du processus de sélection concurrentiel pour les services d’expert-conseil principal dans le cadre du projet de station de transmission opérationnelle pour la Gendarmerie royale du Canada.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d’équité, d’ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE
Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Christian Dugas, CPA, CA
Spécialiste SE

Date de modification :