Réhabilitation de l’édifice du Centre services d’architecture et de génie

Rapport final du surveillant de l'équité, 18 mai 2017

Addenda au rapport final, 19 juin 2017

Soumis au Directeur, Programme de surveillance de l'équité

Soumis par Samson & Associés

Sur cette page

1. Introduction

Le 9 mars 2015, PPI Consulting Limited (PPI) a été embauché à titre de surveillant de l'équité pour observer le processus d'approvisionnement lié à l’initiative de la réhabilitation de l’édifice du Centre. Le présent rapport porte sur la demande de qualification (DDQ) et la demande de propositions (DP) subséquente pour les services d’architecture et de génie de l’initiative de réhabilitation de l’édifice du Centre.  

La DDQ a été publiée par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) le 10 juillet 2015 et portait le numéro de demande de soumissions EP748-151887/C. La DP a par la suite été communiquée le 7 septembre 2016 aux trois répondants qualifiés dans le cadre du processus de DDQ (promoteurs qualifiés).

PPI Consulting Limited est un tiers indépendant en ce qui concerne la présente activité. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et avons pu observer toutes les activités pertinentes.

Nous soumettons par la présente notre rapport portant sur les activités réalisées par le surveillant de l’équité jusqu’à la conclusion du processus d’évaluation de la DP. Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat et les observations pertinentes tirées des activités qui ont été tenues jusqu’à la date d’attribution du contrat.

2. Attestation d’assurance

Selon notre avis de professionnels, le processus d’approvisionnement pour les services d’architecture et de génie du projet de réhabilitation de l’édifice du Centre que nous avons observés ont été réalisés de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, CEO, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, CSCMP, chef de l'équipe de surveillance de l'équité

Original signé par
Mairi Curran, spécialiste en surveillance de l'équité

3. Exigence du projet

SPAC a réalisé un processus d’approvisionnement à plusieurs étapes concernant le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre situé au 111, rue Wellington, Ottawa (Ontario). La réhabilitation de l’édifice du Centre est un projet complexe à plusieurs étapes comptant une série de sous-projets, qui sont tous reliés et dépendent l’un de l’autre. Le projet concerne un des édifices et sites fédéraux les plus prestigieux du Canada, l’édifice du Centre. Cet édifice fait partie du lieu historique national du Canada de la Colline du Parlement et a été désigné comme édifice du patrimoine classé ayant besoin d’une réhabilitation et d’une conservation importantes.

L’édifice du Centre est l’édifice clé du complexe de la Colline du Parlement, occupant une position centrale entre l’édifice de l’Est, l’édifice de l’Ouest, la Bibliothèque du Parlement et du nouveau Centre d’accueil des visiteurs. L’édifice est au cœur du paysage politique et culturel du Canada et compte de nombreuses identités qui se recoupent, notamment en tant que lieu de gouvernance, forum pour un engagement public, lieu de pèlerinage, endroit pour les rites et les célébrations nationales, et monument aux réalisations et aux sacrifices du Canada.

L’édifice du Centre et la Tour de la Paix adjacente ont besoin d’une réhabilitation importante dans un avenir très proche étant donné que bon nombre de leurs systèmes et composantes importantes risquent une défaillance critique avant 2019 et une défaillance totale avant 2025. La réhabilitation de l’édifice du Centre est un projet complexe à plusieurs étapes comptant une série de sous-projets, qui sont tous reliés et dépendants l’un de l’autre.

Le processus d’approvisionnement permettrait la sélection d’une société d’experts-conseils qui offrirait des services d’architecture et de génie. La portée prévue du travail peut inclure les éléments suivants (dans la mesure du possible étant donné le caractère patrimonial de l’édifice), sans toutefois s’y limiter :

4. Mandat et observations du surveillant de l’équité

PPI Consulting Limited a été embauché à titre de surveillant de l’équité afin d’observer le processus d’approvisionnement lié à la sélection par SPAC des services d’architecture et de génie pour le projet de réhabilitation de l’édifice du Centre, et d’attester de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de cette activité surveillée.

Conformément aux conditions de notre mandat, nous avons pris connaissance des documents provisoires pertinents, nous avons observé les activités jusqu’à la fin de l’étape de la demande de propositions, nous avons fait part des points relatifs à l'équité à l’autorité contractante et nous avons veillé à ce que les réponses fournies et les mesures de suivi soient raisonnables et appropriées.

Voici un résumé des activités du surveillant de l’équité pendant son mandat, ainsi que ses observations connexes.

5. Processus de demande de renseignements

Le 2 mars 2015, une lettre d’intérêt a été publiée sur le site Web achatsetventes.gc.ca avec la date de clôture du 18 mars 2015.

À la suite de la publication de la lettre d’intérêt, des rencontres ont eu lieu avec l’Association des firmes d’ingénieurs-conseils (AFIC) le 12 mars 2015 et avec l’Association canadienne de la construction (ACC) le 16 mars 2015.

Le 6 mai 2015, SPAC a fourni une réponse commune aux entités ayant donné de la rétroaction à la lettre d’intérêt en ce qui concerne l’approche proposée du projet de l’édifice du Centre.

Le spécialiste en surveillance de l’équité a examiné les documents relatifs à la lettre d’intérêt et a assisté aux rencontres avec l’AFIC et l’ACC à titre d’observateur.

6. Processus de demande de qualification

6.1 Activité surveillée

6.1.1 Documents examinés

Pendant l’étape de la demande de qualification (DDQ), le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

6.1.2 Période ouverte de la soumission de la demande de qualification

La demande de qualification pour des services d’architecture et de génie a été publiée le 10 juillet 2015 avec une date de clôture initiale du 9 septembre 2015, et portait le numéro de demande de soumissions EP7648-151887/C. Pendant la période ouverte de la soumission, dix modifications ont été affichées sur achetesetventes.gc.ca en réponse à 130 questions de l’industrie. Dans la modification 010 en date du 10 septembre 2015, la date de clôture a été reportée au 29 septembre 2015.

Sept réponses ont été reçues avant l’heure et la date de clôture.

6.1.3 Évaluation des réponses écrites à la demande de qualification

Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

Le processus suivant a été suivi afin d’évaluer les réponses écrites à la DDQ :

À la fin du processus d’évaluation des réponses écrites, deux des sept réponses reçues ont été jugées non conformes aux critères obligatoires.

Les cinq autres répondants ont été invités à participer au processus de présentation.

6.1.4 Évaluation de la présentation et du scénario de la demande de qualification

La présentation et les scénarios de la DDQ ont eu lieu entre le 10 et le 18 décembre 2015. Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté à ce qui suit :

Le processus suivant a été suivi afin d’évaluer les présentations et les scénarios des répondants (présentations) :

L’examen des documents et la surveillance des activités par le surveillant de l’équité à cette étape tenaient compte des principes de l’équité, de l’ouverture et de la transparence, notamment :

6.2 Résultat du processus de demande de qualification

Le résultat du processus de DDQ, une liste alphabétique des trois répondants présélectionnés, a été affiché sur le site Web achatsetventes.gc.ca et un avis a été envoyé par courriel à la fois aux répondants retenus et aux répondants non retenus.

6.3 Observations du spécialiste en surveillance de l’équité concernant la demande de qualification

Toutes les demandes de précision des répondants possibles pendant le processus de clarification des soumissions ont été abordées par l’autorité contractante de SPAC et publiées en tant que modifications. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants en même temps.

Le surveillant de l’équité a assisté aux séances d’évaluation des réponses écrites. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DDQ.

Le surveillant de l’équité a assisté aux présentations des répondants et aux séances d’évaluation par la suite. Il confirme que le processus a été mené de façon équitable, ouverte et transparente conformément au processus établi dans la DDQ.

Toutes les observations ou demandes de précision du spécialiste en surveillance de l’équité ont été abordées par l’autorité contractante de SPAC. L’autorité contractante de SPAC était responsable de fournir des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

L’équipe d’évaluation était compétente et assidue dans le cadre de son évaluation des réponses. Toutes les réponses et toutes les présentations ont été évaluées de façon uniforme et équitable et conformément aux critères d’évaluation établis dans la DDQ.

À la fin du processus d’évaluation, les trois répondants ayant les notes les plus élevées ont été désignés comme répondants présélectionnés à être invités à participer au processus de DP.

7. Processus de demande de propositions

À la suite de la DDQ, trois répondants ont été désignés comme « promoteurs qualifiés » pour le processus de DP.

7.1 Activité surveillée

7.1.1 Documents examinés

Pendant le processus de demande de propositions, le spécialiste en surveillance de l’équité a reçu les documents suivants aux fins d’examen :

7.1.2 Visite des lieux

Une visite des lieux et une séance d’information ont été offertes aux équipes des trois promoteurs qualifiés entre le 18 et le 20 mars 2016. Un aperçu de la modélisation des informations sur le bâtiment (BIM) en cours d’élaboration par l’Université Carleton a été fourni, suivi d’une visite de l’édifice du Centre.

7.1.3 Réunions commercialement confidentielles

Trois cycles de réunions commercialement confidentielles ont eu lieu avec les promoteurs qualifiés comme suit :

7.1.4 Période ouverte de la soumission de la demande de propositions

La demande de propositions pour les services d’architecture et de génie a été fournie aux trois promoteurs qualifiés le 7 septembre 2016 avec une date de clôture initiale du 18 octobre 2016 et portait le numéro de demande de soumissions EP748-151887/E. Pendant la période ouverte de la soumission, quatre modifications ont été communiquées aux promoteurs qualifiés en réponse à 64 questions de précision. Dans la modification 02 en date du 5 octobre 2016, la date de clôture a été reportée comme suit : 

Le document de la DP et les modifications connexes ont été communiqués directement aux trois promoteurs qualifiés alors que l’énoncé de projet a été communiqué au moyen du site Web de partage de fichiers « Buzzsaw ». Cela a permis de garantir que les trois promoteurs qualifiés ont accès à la même information en même temps, mais à partir d’un site Web à accès restreint.

De plus, un avis de projet de marchés a été publié sur le site Web achatsetventes.gc.ca en vue d’informer l’industrie que SPAC allait de l’avant avec le processus de DP.

Trois réponses ont été reçues avant la date et l'heure de clôture

7.1.5 Évaluation de la proposition écrite liée à la demande de propositions

Le spécialiste en surveillance de l’équité a assisté aux réunions suivantes :

Le processus suivant a été lancé afin d’évaluer les réponses écrites à la DP :

7.1.6 Évaluation de la présentation et du scénario de la demande de propositions

La séance d’information des évaluateurs concernant le scénario/les présentations (présentations) a eu lieu le 3 novembre 2016.

Le processus suivant a été suivi afin d’évaluer la présentation de chaque promoteur :

7.1.7 Évaluation du prix de la demande de propositions

Après l’évaluation des trois propositions écrites et des présentations, l’autorité contractante a ouvert les enveloppes de proposition de prix. Le surveillant de l’équité a observé l’ouverture des enveloppes de prix, la vérification du prix et la note.

Les notes des trois étapes de l’évaluation (réponse écrite, présentation et prix) ont été additionnées et les propositions ont été classées.

7.1.8 Observations du surveillant de l’équité concernant le processus de demande de propositions

Toutes les demandes de précision des promoteurs pendant le processus de clarification des soumissions ont été abordées par l’autorité contractante de SPAC et publiées en tant que modifications. Les mêmes renseignements ont été fournis à tous les participants en même temps.

Toutes les observations ou demandes de précision du spécialiste en surveillance de l’équité ont été abordées par l’autorité contractante de SPAC. L’autorité contractante de SPAC était responsable de a fourni des précisions lorsqu’elles étaient demandées par le surveillant de l’équité.

L’examen des documents et la surveillance des activités par le surveillant de l’équité pendant l’étape d’évaluation de la DP tenait compte des principes de l’équité, de l’ouverture et de la transparence, notamment :

8. Documents de référence

Les documents ayant trait au processus de DDQ pour les services d’architecture et de génie du projet de réhabilitation de l’édifice du Centre (numéro de demande de soumissions EP748-151887) peuvent être consultés sur le site Web achatsetventes.gc.ca.

Le document de la DP et les modifications ont été communiqués directement aux promoteurs qualifiés par courriel, alors que l’énoncé de projet a été communiqué au moyen du site Web à accès restreint « Buzzsaw ».

9. Addenda au Rapport final, 19 juin 2017

Addenda au rapport final du surveillant de l'équité en date du 18 mai 2017 concernant des services de surveillance de l’équité pour observer le processus d’approvisionnement relatif aux services d’architecture et de génie lié à la réhabilitation de l’édifice du Centre.

Le présent addenda au Rapport final du surveillant de l'équité porte sur la période suivant la conclusion de la phase d'évaluation, y compris l’attribution du contrat et le processus de compte-rendu.

Le contrat a été attribué le 7 avril 2017. Les séances de compte-rendu ont été tenues les 3 et 4 mai 2017 avec les deux promoteurs non retenus qualifiés à la suite du processus de demande de qualification (DDQ). Les séances de compte-rendu avec les deux répondants non retenus à la suite de la DDQ ont été tenues le 15 juin 2017.

Selon notre avis de professionnels, le processus d’approvisionnement pour sélectionner un fournisseur de services d’architecture et de génie pour la réhabilitation de l’édifice du Centre que nous avons observé a été réalisé de façon équitable, ouverte et transparente.

Original signé par
John Davis, CEO, PDG, PPI Consulting Limited

Original signé par
Ian Brennan, CSCMP, chef de l'équipe de surveillance de l'équité

Original signé par
Mairi Curran, spécialiste en surveillance de l'équité

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