Système d'abri pour le quartier général

Rapport final du surveillant de l'équité, 28 février 2017

Addenda au rapport final, 25 mai 2017

Soumis au directeur, Direction de la surveillance de l'équité

Soumis par Samson & Associés

Sur cette page

1. Introduction

Les services de Samson & Associés ont été retenus à titre de surveillant de l'équité (SE) le 17 octobre 2012, afin d'observer le processus d'approvisionnement concurrentiel pour les exigences d'un système d'abri pour le quartier général (SAQG) entrepris par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dans le cadre de l'appel d'offres no W8476-155245/A, pour le ministère de la Défense nationale (MDN). Samson & Associés est un tiers indépendant à l'égard de cette activité.

La lettre d'intérêt (LI) initiale et les quatre premières modifications ont été publiées avant l'implication de Samson & Associés. Nous avons examiné tous les renseignements fournis et observé toutes les activités pertinentes depuis le 19 octobre 2012 et nous avons eu un accès complet à tous les aspects du processus d'approvisionnement depuis. Nous avons eu l'entière coopération de tous les intervenants.

Par la présente, nous soumettons le rapport final des activités menées par le SE, à commencer peu après la publication de la lettre d'intérêt (LI) initiale jusqu'à l'étape d'évaluation de la demande de proposition (DDP).

Le rapport comprend une attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodologies appliquées et les observations pertinentes découlant des activités exécutées.

2. Attestation d'assurance

Le surveillant de l'équité émet par la présente l'énoncé d'assurance sans réserve concernant le processus de sélection concurrentiel pour le système d'abri pour quartiers généraux, à commencer peu après la publication de la lettre d'intérêt initiale jusqu'à la clôture de l'étape d'évaluation de la demande de proposition.

Selon notre opinion professionnelle, le processus d'approvisionnement concurrentiel que nous avons observé ci-dessus a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, Comptable professionnel agréé (CPA) auditeur, Comptable agréé (CA), Vérificateur interne certifiée (CIA), Vérificateur de systèmes informatiques (CISA)
Spécialiste SE, Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Ted Pender
Spécialiste SE

3. Exigences du projet

Le projet du SAQG vise une amélioration drastique de la capacité des Forces canadiennes de planifier, de coordonner et de commander ses effectifs durant l'entraînement et en théâtre opérationnel. Le projet d'un SAQG consiste en l'acquisition d'un système d'abri tactique à parois souples modernisé, de type tente pour remplacer les tentes modulaires de grandeur adaptable (TMGA). Les SAQG serviront d'appuis aux fonctions de commandement, d'abris médicaux ainsi que d'hébergement temporaire en milieu hostile.

Le système d'abri comprendra une protection environnementale intégrale et sera équipé de matériel auxiliaire comme des systèmes de chauffage, de ventilation et de conditionnement d'air, des systèmes de raccordement pour véhicules, d'un revêtement de sol semi-rigide, d'un système d'éclairage tactique intérieur, des toiles solaires et de l'isolation. Cela comprendra aussi le soutien logistique intégré pour le système d'abri pour quartiers généraux tout au long de son cycle de vie.

La proposition d'acquisition comprend les pièces de rechange, l'équipement auxiliaire, les publications, la formation, les travaux de soutien sur le terrain et le soutien en service pour le SAQG. Par conséquent, deux contrats seront attribués à un seul soumissionnaire gagnant : le contrat d'acquisition pour le SAQG et le contrat de soutien en service pour le SAQG.

La période du contrat d'acquisition pour le SAQG est d'environ quatre ans alors que la période du contrat pour le soutien en service sera de cinq ans avec quatre options de cinq ans, pour un total de 25 ans.

4. Méthodologie

Samson & Associés a été engagé à titre de SE pour observer le processus de sélection concurrentiel pour le SAQG et pour fournir une attestation quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'activité sous surveillance.

Conformément aux modalités de notre contrat, nous nous sommes familiarisés avec les documents pertinents (note : la LI initiale et les quatre premières modifications ont été publiées avant l'implication de Samson & Associés), nous avons participé aux journées de consultation de l'industrie, aux rencontres individuelles, et nous avons examiné les réponses aux questions des soumissionnaires potentiels. Nous avons identifié les questions relatives à l'équité aux autorités contractantes et techniques, et nous nous sommes assurés que les réponses et les actions étaient raisonnables et appropriées.

4.1 Activités et observations : étape de la lettre d'intérêt initiale

La LI pour le SAQG a été publiée sur MERX le 17 août 2012 et la date de clôture était le 28 mars 2013. Huit modifications ont été publiées, dont la dernière, le 30 novembre 2012.

Les soumissionnaires ont été invités à une journée de consultation de l'industrie après laquelle ils pouvaient participer à des rencontres individuelles avec l'autorité technique du MDN. Les soumissionnaires ont alors été invités à offrir des commentaires et des suggestions à des fins de considération.

La journée de consultation de l'industrie a eu lieu le 25 octobre 2012. Trente-deux entreprises ont participé. Quatre entreprises n'ont pas pu y assister, ayant manqué la date limite d'inscription ou n'ayant pas signé l'entente obligatoire pour la consultation de l'industrie.

Il y a eu un total de 77 questions posées au cours du processus. Les 23 premières questions ont été soumises avant la journée de consultation de l'industrie et les réponses ont été communiquées durant l'événement. Les réponses aux autres questions ont été répondues par le biais de modifications.

Treize documents de réponse à la LI ont été soumis. Aucune rencontre individuelle avec l'industrie en réponse à la LI n'a eu lieu à cette étape. Elles ont plutôt été intégrées à la planification du processus de DDP ébauche.

Observation

La LI a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible et ont été publiées sur MERX. Le SE a participé à la journée de consultation de l'industrie et a examiné tous les résultats des évaluations des réponses ou de l'information relative à la LI soumise par les soumissionnaires. Résultant des rétroactions des répondants, la température minimum pour le système d'éclairage tactique est passée de -51 °C à -40 °C dans le but de promouvoir la concurrence.

L'examen des soumissions et des commentaires des soumissionnaires a été mené par sept évaluateurs du MDN et signé par le gestionnaire de projet et l'autorité contractante du MDN. Le SE et l'autorité contractante de SPAC ont examinés le résumé final des soumissions et commentaires provenant des bénéficiaires.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée. Toutefois, suite aux rétroactions de l'industrie, un suivi de tous les changements apportés aux spécifications des exigences a été fait. Le suivi expliquait les motifs d'approbation ou de refus pour chaque changement proposé dans l'ébauche de la DDP prévue au cours de la deuxième phase de la LI.

Sommaire des résultats pour l'étape de la LI initiale : Selon le surveillant de l'équité, l'étape initiale de la LI pour les besoins d'un SAQG a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence et se conformant aux règles établies.

4.2 Activités et observation : étape de la deuxième lettre d'intérêt

La deuxième LI pour le SAQG a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2014 et incluait une ébauche de DDP ouverte aux commentaires. La date de clôture initiale du 15 juillet 2014 a été reportée au 3 mars 2015, par le biais de modifications.

Une journée de consultation de l'industrie a eu lieu le 26 mai 2014. Par la suite, il y a eu deux séries de rencontres individuelles confidentielles avec les soumissionnaires qui désiraient une rencontre (du 26 au 30 mai 2014). La première série avait pour but d'examiner les exigences techniques alors que l'autre avait pour but d'examiner la proposition de valeur de l'acquisition. La participation aux événements n'était pas obligatoire et n'empêchait pas les fournisseurs de soumissionner sur un appel d'offres éventuel. Dix-sept entreprises ont choisi de participer aux rencontres individuelles. Le SE a participé à la journée de consultation de l'industrie ainsi qu'aux rencontres individuelles.

Seize modifications ont été publiées, dont la dernière le 2 mars 2015.

Pour s'assurer d'obtenir une réponse, toute demande de renseignements devait être soumise 15 jours avant la date de clôture de la LI. Les réponses aux 423 questions et commentaires relatives aux exigences techniques ont été publiées par le biais des modifications. Le SE a examiné toutes les questions et commentaires reçues, ainsi que les réponses fournies.

Observation

La deuxième LI a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible et ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Sommaire des résultats pour l'étape de la deuxième LI : Selon le surveillant de l'équité, l'étape de la deuxième LI pour les exigences d'un SAQG a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence et se conformant aux règles établies.

4.3 Activités et observations : étape de la demande de proposition

La DDP pour le SAQG a été publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2015. Une conférence pour les soumissionnaires a eu lieu le 29 mai 2015 pour donner un aperçu du projet de SAQG et de ses exigences. Lors de cet événement, les soumissionnaires ont eu l'opportunité de poser des questions de clarification sur la documentation relativement à la DDP du SAQG qui se trouvait déjà sur achatsetventes.gc.ca. De plus, les trois départements impliqués dans le processus d'acquisition ont fait des présentations.

Le SE a examine la DDP avant sa publication ainsi que les présentations des trois ministères avant leur présentation à la conference pour les soumissionnaires.

La date initiale de clôture du 15 juillet 2015 a été reportée au 4 septembre 2015, par le biais de modifications.

Quinze modifications ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca, dont la dernière, le 27 août 2015.

Pour s'assurer d'être répondu, toute demande de renseignements devait être soumise 10 jours avant la date de clôture de la DDP. Les réponses aux 531 questions et commentaires au sujet des exigences techniques ont été publiées par le biais des modifications. Le SE a examiné toutes les questions, réponses et modifications y afferents.

Observation

La DDP a été rédigée de manière claire et compréhensible. Les questions soulevées ont été traitées et répondues de manière claire et compréhensible et ont été publiées sur achatsetventes.gc.ca.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Sommaire des résultats du SE : Selon le SE, l'étape de la DDP pour les besoins d'un SAQG a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence, et se conformant aux règles établies.

4.4 Activités et observations : étape d'évaluation

Des rencontres d'orientation sur l'évaluation des soumissions ont eu lieu le 11 septembre 2015 (évaluation technique par le MDN) et le 21 septembre 2015 (Industrie Canada sur l'évaluation de la valeur de la proposition) afin d'expliquer aux évaluateurs leur rôle et leurs responsabilités. L'autorité contractante et le SE ont assisté aux réunions.

Canada a effectué un processus d'évaluation des soumissions en deux phases dont la première comportait deux volets. Le premier volet consistait en l'examen des propositions des soumissionnaires et d'un rapport préliminaire d'évaluation pour tous les soumissionnaires, indiquant s'ils étaient conformes ou non. S'ils étaient jugés non conformes, ils étaient invités à soumettre des renseignements additionnels ou à apporter des modifications. La deuxième étape consistait à évaluer les propositions, incluant les réponses des soumissionnaires au rapport préliminaire d'évaluation. Quant aux critères cotés ayant une note de passage minimale, si les renseignements additionnels ou les modifications fournis par un soumissionnaire rendaient un critère recevable, il était alors jugé satisfaisant. Toutefois, pour fin d'évaluation financière, aucun changement n'a été apporté au pointage original du soumissionnaire pour déterminer le coût par point pondéré le plus bas.

Les soumissions ont été évaluées d'un point de vue technique et devaient répondre aux critères obligatoires, de même que les critères cotés. Les critères techniques représentaient 80 % des points disponibles. Parallèlement, les soumissions ont été évaluées d'une perspective de proposition de valeur sur la manière dont la soumission en question pourrait bénéficier à l'industrie canadienne. Les soumissionnaires devaient répondre à plusieurs critères obligatoires ainsi que plusieurs critères cotés. La proposition de valeur représentait 20 % des points disponibles.

La deuxième phase consistait en un test de vérification du rendement du SAQG. Seuls les soumissionnaires dont la soumission avait été jugée recevable étaient invités à participer à la phase deux.

Quatre soumissions ont étés reçues en réponse à la DDP.

Les soumissions ont été évaluées individuellement par les évaluateurs, puis ils se sont rencontrés à plusieurs reprises pour arriver à des résultats unanimes. Le SE et l'autorité contractante ont assisté aux discussions de consensus.

Les rapports préliminaires d'évaluation basés sur les résultats d'évaluation initiaux ont été envoyés à tous les soumissionnaires. De plus, des renseignements additionnels ont été fournis par les fournisseurs afin d'être examinés ultérieurement. Le SE a révisé les rapports préliminaires d'évaluation avant la distribution.

Des demandes de précision ont également été soumises auprès de certains soumissionnaires. Le SE a examiné toutes les demandes avant leur distribution.

Suivant la dernière rencontre consensuelle d'évaluation qui tenait compte des réponses aux rapports préliminaires d'évaluation et aux réponses aux demandes de clarification, les quatre soumissionnaires ont été jugés comme répondant aux critères et aux exigences obligatoires énoncés dans la DDP avant les essais de verification par un tier.

Enfin, d'après les exigences de la DDP, les soumissionnaires devaient soumettre un échantillon de système d'abri à un tiers pour des essais de vérification du rendement. Un total de 63 exigences ont été testées (26 obligatoires et 37 points pondérés). Les essais ont été effectués de décembre 2015 à février 2016. Le SE a examiné à l'avance le plan et les procédures d'essais et il a été tenu informé des résultats tous au long de la période d'évaluation.

Résultant des essais effectués par un tiers, deux soumissionnaires ont été jugés comme répondant aux critères et aux exigences obligatoires énoncés dans la phase deux de la DDP.

Les soumissionnaires étaient au courant des résultats des essais puisqu'ils étaient invités à participer aux essais, à observer et à signer les résultats des essais. Les deux soumissionnaires qui ont échoué aux essais ont soumis des objections auprès de SPAC. Après avoir reçu la réponse de SPAC niant les fondements de leurs objections, les deux soumissionnaires non choisis ont fait appel auprès du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE). Le TCCE a déterminé que les deux soumissions ne répondaient pas aux exigences obligatoires énoncées dans la DDP. Le TCCE a divulgué le résultat du dernier appel sous révision le 8 octobre 2016. Le SE a examiné l'avis publié par le TCCE.

Suite aux résultats du TCCE, l'évaluation financière finale basée sur les critères et la méthode énoncés dans la DDP a déterminé le classement des soumissionnaires. Un soumissionnaire a été sélectionné le 8 octobre 2016.

Aucune question sur l'équité n'a été identifiée.

Observation

Les instructions et les outils des évaluateurs étaient complets, respectaient les modalités de la DDP, étaient conformes aux principes et aux pratiques en matière d'équité, et ils ont été exécutés de façon équitable. Les critères d'évaluation, la pondération, les points et les notes de passage respectaient intégralement ce qui avait été établi dans la DDP. L'évaluation a été exécutée telle que décrite dans la DDP. L'attribution des points a été effectuée en respectant rigoureusement les critères énoncés. Les discussions consensuelles étaient ouvertes et un consensus a été atteint pour tous les critères.

Sommaire des résultats du SE : Selon le surveillant de l'équité, l'étape de l'évaluation des exigences du SAQG a été menée d'une manière équitable. Dans ce contexte, l'équité fait référence aux décisions prises de manière objective, libre de biais, favoritisme ou influence et se conformant aux règles établies.

5. Documents de références

Les documents ci-dessous sont cités par numéro et à moins d'indication contraire, ils peuvent être obtenus auprès de SPAC.

Documents de la lettre d'intérêt par date de publication
No. Documents Date
1 Lettre d'intérêt (LI) Publiés sur MERX le 17 août 2012
2 Modification no. 001 Publiées sur MERX le 19 septembre 2012
3 Modification no. 002 Publiée sur MERX le 5 octobre 2012
4 Modification no. 003 Publiée sur MERX le 5 octobre 2012
5 Modification no. 004 Publiée sur MERX le 19 octobre 2012
6 Modification no. 005 Publiée sur MERX le 2 novembre 2012
7 Modification no. 006 Publiée sur MERX le 8 novembre 2012
8 Modification no. 007 Publiée sur MERX le 23 novembre 2012
9 Modification no. 008 Publiée sur MERX le 30 novembre 2012
Documents de la demande de proposition par date de publication
No. Documents Date
1 Lettre d'intérêt (LI) Publiés sur achatsetventes.gc.ca le 16 avril 2014
2 Modification no. 001 Publiées sur achatsetventes.gc.ca le 17 avril 2014
3 Modification no. 002 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 8 mai 2014
4 Modification no. 003 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 12 mai 2014
5 Modification no. 004 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 mai 2014
6 Modification no. 005 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 5 juin 2014
7 Modification no. 006 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 juillet 2014
8 Modification no. 007 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 août 2014
9 Modification no. 008 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 29 septembre 2014
10 Modification no. 009 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 3 octobre 2014
11 Modification no. 010 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 octobre 2014
12 Modification no. 011 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 19 octobre 2014
13 Modification no. 012 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 10 décembre 2014
14 Modification no. 013 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 décembre 2014
15 Modification no. 014 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 14 janvier 2015
16 Modification no. 015 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 13 février 2015
17 Modification no. 016 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 2 mars 2015
Documents de la demande de proposition 2015 par date de publication
No. Documents Date
1 Ébauche de la demande de propositions (DDP) Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 15 avril 2015
2 Modification no. 001 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 23 avril 2015
3 Modification no. 002 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 8 mai 2015
4 Modification no. 003 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 21 mai 2015
5 Modification no. 004 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 mai 2015
6 Modification no. 005 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 4 juin 2015
7 Modification no. 006 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 12 juin 2015
8 Modification no. 007 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 26 juin 2015
9 Modification no. 008 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 9 juillet 2015
10 Modification no. 009 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 16 juillet 2015
11 Modification no. 010 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 23 juillet 2015
12 Modification no. 011 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 30 juillet 2015
13 Modification no. 012 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 10 août 2015
14 Modification no. 013 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 20 août 2015
15 Modification no. 014 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 24 août 2015
16 Modification no. 015 Publiée sur achatsetventes.gc.ca le 27 août 2015

6. Addenda au rapport final, 25 mai 2017

Addenda au rapport final de surveillance de l'équité en date du 28 février 2017 concernant le processus de sélection concurrentiel les exigences d'un système d'abri pour le quartier général.

Le présent addenda au rapport final de surveillance de l'équité porte sur la période ultérieure à la fin de la phase d'évaluation

Activités du surveillant de l'équité relatives à l'adjudication du contrat et aux comptes rendus

Quatre soumissions ont été reçues en réponse à la demande de proposition. Deux soumissions ont été jugées acceptables. Le soumissionnaire gagnant et l'octroi du contrat a été annoncé le 13 janvier 2017. Le même jour, une lettre de confirmation incluant le pointage et le coût par point a été transmis au soumissionnaire gagnant.

En même temps, une lettre a été transmise aux autres soumissionnaires avec leur pointage et coût par point ainsi que ceux du soumissionnaire gagnant. Le SE a examiné l'ensemble des communications avec les soumissionnaires.

Le 13 mars 2017, une lettre de compte rendu été envoyée aux soumissionnaires perdant. Le soumissionnaire gagnant a reçu une lettre semblable le 17 mars 2017.

Le processus de compte rendu s'est conclu le 28 mars 2017. Le SE a révisé toutes les communications de compte rendu et aucune problématique sur l'équité n'a été identifiée.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Le SE fournit l'énoncé d'assurance sans réserve à l'égard du processus de sélection concurrentiel pour les exigences d'un système d'abri pour le quartier général.

Selon notre opinion professionnelle, le processus de sélection concurrentiel que nous avons observé a été mené en conformité avec les critères d'équité, d'ouverture et de transparence.

Original signé par
Mathieu Farley, CPA auditeur, CA, CIA, CISA
Spécialiste SE, Associé, Vérification et services-conseils
Samson & Associés

Original signé par
Ted Pender,
Spécialiste SE

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