Projet du Portefeuille de l'Agriculture sur la gestion complète d'un réseau intégré (APNet)

Contrôle des documents de PSC

Titre du document	Date de présentation
1. Premier rapport sur la surveillance de l'équité (Rapport provisoire) Portefeuille d'Agriculture Canada	Présenté au gestionnaire principal du projet APNet le 28 février
2. Plan de travail de surveillance de l'équité pour mai 2006 portant sur la période d'évaluation des soumissions	Présenté au gestionnaire principal du projet APNet le 28 mai 2006
3. Deuxième rapport d'étape sur la surveillance de l'équité à fin de l'évaluation des exigences notées et des références	Présenté au gestionnaire principal du projet APNet le 28 août 2006
4. Deuxième rapport d'étape sur la surveillance de l'équité	Présenté au gestionnaire principal du projet APNet le 17 novembre, 2006

Deuxième rapport d'étape sur la surveillance de l'équité
Projet du Portefeuille de l'Agriculture sur la gestion complète d'un réseau intégré (APNet)

Le présent document, le deuxième rapport d'étape sur la surveillance de l'équité, constitue le rapport final sur les activités de surveillance de l'équité effectuées relativement au projet du Portefeuille de l'Agriculture sur la gestion complète d'un réseau intégré (APNet) jusqu'à la fin de l'évaluation des soumissions et de la sélection de l'entrepreneur recommandé.

Aux termes du contrat de surveillance de l'équité du projet APNet, le rapport final doit être présenté à l'autorité du projet en matière chargé de la surveillance de l'équité et à l'autorité contractante chargée de la surveillance de l'équité. Il doit contenir un sommaire des observations faites tout au long du processus de demande de soumissions, une confirmation que le processus de demande a été mené conformément à la demande publiée et une attestation relative à l'intégrité, la transparence et l'équité du processus d'évaluation des soumissions. Pour justifier les confirmations et les attestations, le présent rapport fait donc état d'activités et d'observations en matière de surveillance de l'équité déjà notées dans les rapports précédents et des activités et observations postérieures au dernier rapport.

Problèmes d'équité

Aucun problème d'équité n'a été relevé dans les processus d'invitation et d'évaluation.

État du projet

L'étape 5 de confirmation de la conformité et de démonstration de pré-production pour évaluer la proposition du soumissionnaire étant arrivé au premier rang à l'étape 4 de classement des soumissionnaires est terminée et l'étape 6 de sélection et de recommandation finale d'un entrepreneur est en cours.

Activités de surveillance de l'équité effectuées jusqu'à la publication de la demande de propositions (DP)

Comme le précise le premier rapport d'étape sur la surveillance de l'équité (Document 1 de PSC), avant la publication de la DP sur le MERX , le spécialiste de l'approvisionnement chargé de la surveillance de l'équité a examiné les versions de l'ébauche de DP et fait des observations au gestionnaire principal du projet APNet. Ces observations portaient sur le manque de clarté de la DP. Le spécialiste de l'approvisionnement a également examiné le plan de gestion des activités en voie d'élaboration et qui comprenait un plan d'évaluation; il a fait des observations sur l'utilisation de « pratiques exemplaires d'évaluation ».

Activités de surveillance de l'équité effectuées de la publication de la DP jusqu'à la sélection du soumissionnaire étant arrivé au premier rang

Le deuxième rapport d'étape sur la surveillance de l'équité (Document 3 de PSC) contient une liste détaillée des activités et des observations du spécialiste de l'approvisionnement chargé de la surveillance de l'équité durant cette période. Parmi ses activités et ses observations, figurent :

• L'examen des dix (10) modifications apportées à la DP (documents 2 à 11) publiées avec les 218 questions posées, accompagnées des réponses.
• L'observation des séances d'information données aux équipes d'évaluation. Dans ces séances d'information, on a décrit le processus d'évaluation qui serait utilisé. Le processus décrit lors des séances d'information était conforme au processus décrit dans la DP. On a insisté sur l'importance critique de baser les notes sur les seules exigences énoncées dans la DP et de justifier les notes, tout comme on a souligné l'importance de parvenir à un consensus.
• L'examen de la feuille de chiffrier créée spécialement pour faciliter le processus d'évaluation. La feuille de chiffrier était conforme au processus et aux facteurs de pondération spécifiés dans la DP; de plus, elle facilitait la justification des conclusions et des notes.
• L'observation de toutes les réunions où un consensus devait être atteint par l'équipe d'évaluation des exigences obligatoires et par les deux équipes d'évaluation des exigences notées. Tous les membres des équipes ont bien pris soin de tenir compte de tous les renseignements pertinents fournis dans les propositions et de baser leurs notes sur les exigences énoncées dans la DP. Tous les membres des équipes ont eu amplement le temps de faire part de leurs avis. Tous étaient ouverts aux points de vue des autres.
• La confirmation de la pertinence des sections des propositions que chaque membre d'une équipe a déclarées conformes à une exigence et sur lesquelles ils basaient leurs notes.
• L'examen de toutes les demandes de précisions et des réponses fournies aux soumissionnaires.
• L'examen préalable du processus des entrevues sur les références et des questions spécifiques à poser et la surveillance de toutes les entrevues. Le processus était structuré et il a été parfaitement respecté à chaque entrevue. Les questions se rapportaient à chaque référence et différaient seulement en fonction du type de référence.
• La vérification de l'inscription et du calcul des notes accordées pour les exigences notées et les références. Aucune divergence n'a été observée.

Activités de surveillance de l'équité postérieures à la sélection du soumissionnaire étant arrivé au premier rang – Étape 5 « Confirmation de la conformité et démonstration de pré-production »

Voici le résumé des activités effectuées par le spécialiste de l'approvisionnement chargé de la surveillance de l'équité à l'étape 5 :

•  Le 24 octobre 2006, le spécialiste de l'approvisionnement a assisté à l'exposé de confirmation du soumissionnaire étant arrivé au premier rang. Ce soumissionnaire a confirmé la conformité de sa soumission avec les exigences obligatoires spécifiées aux annexes A à D du guide d'évaluation de l'étape 5 en fournissant des renseignements sur la conception, les spécifications de l'équipement proposé, la configuration de l'équipement proposé, les processus, les procédures, les plans de mise en œuvre et des modèles de rapports. L'exposé était structuré et conforme à l'ordre de présentation des exigences spécifiées dans l'annexe de la DP, exception faite des exigences en matière de sécurité qui n'ont pas été traitées (voir le point suivant) durant cette réunion. Le comité d'évaluation a posé des questions et obtenu des réponses. Le spécialiste de l'approvisionnement n'a relevé aucun problème d'équité.
• Le 27 octobre 2006, le spécialiste de l'approvisionnement a assisté à l'exposé de confirmation du soumissionnaire étant arrivé au premier rang, lequel portait sur les exigences obligatoires relatives à la sécurité spécifiées aux annexes A à D du guide d'évaluation de l'étape 5 en fournissant des renseignements sur la conception, les spécifications de l'équipement proposé, la configuration de l'équipement proposé, les processus, les procédures, les plans de mise en œuvre et des modèles de rapports. Encore une fois, l'exposé était structuré et conforme à l'ordre de présentation des exigences spécifiées dans l'annexe de la DP. Le comité d'évaluation a posé des questions et obtenu des réponses. Le spécialiste de l'approvisionnement n'a relevé aucun problème d'équité.
• Le 27 octobre 2006, le spécialiste de l'approvisionnement a assisté à une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle on a examiné la conformité avec les exigences de la DP des réponses fournies par le soumissionnaire étant arrivé au premier rang lors des rencontres du 24 et du 27 octobre 2006. Une demande d'éclaircissement a été rédigée puis envoyée. Les participants ont unanimement convenu que ce soumissionnaire respectait les exigences de la cinquième étape de la DP, sous réserve de la réponse à fournir à la demande d'éclaircissement. Une réponse satisfaisante a été fournie par le soumissionnaire par la suite. Le spécialiste de l'approvisionnement n'a relevé aucun problème d'équité.
• Le 10 novembre 2006, le spécialiste de l'approvisionnement a assisté à une démonstration de conformité aux exigences obligatoires énumérées aux annexes A à D du guide d'évaluation de l'étape 5. La démonstration était structurée et la conformité à chaque exigence a été montrée dans l'ordre. Le comité d'évaluation a posé des questions et obtenu des réponses. Le spécialiste de l'approvisionnement n'a relevé aucun problème d'équité.
• Le 10 novembre 2006, le spécialiste de l'approvisionnement a assisté à une réunion du comité d'évaluation au cours de laquelle on a revu la démonstration de conformité aux exigences de la DP faites par le soumissionnaire étant arrivé au premier rang. Les participants ont unanimement convenu que la démonstration de ce soumissionnaire respectait les exigences de la DP relative à la démonstration à faire à la cinquième étape. Le comité d'évaluation a convenu à l'unanimité que le soumissionnaire étant arrivé au premier rang respectait toutes les exigences de la cinquième étape. Le spécialiste de l'approvisionnement n'a relevé aucun problème d'équité.
• Le spécialiste de l'approvisionnement a confirmé que chacune des exigences énoncées aux annexes A à D ont été validées ou respectées, après avoir passé en revue chacune de ces exigences et vérifié si elle avait été effectivement validée ou respectée.

Sommaire des constatations et attestation

Les activités relatives à la demande et à l'évaluation des propositions pour le projet APNet ont été effectuées de manière franche et transparente, avec rigueur, intégrité, objectivité et impartialité.

Tous les soumissionnaires potentiels et les autres soumissionnaires ont été traités de manière uniforme, juste et équitable et le processus d'évaluation a été mené conformément aux processus et critères énoncés dans la DP.

s.19(1)

Spécialiste de l'examen de l'équité de l'approvisionnement du projet APNet.

Documents de référence

Les documents ci-dessous sont cités par numéro dans le présent rapport ou dans les rapports précédents. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau de gestion du projet APNet.

No	Titre	Renseignements additionnels
1	Demande de proposition - APNet	DP publiée le 27 janvier 2006
2-11	Modifications 1 à 10	Telles que publiées
12	Exposé PowerPoint datée du 17 mai 2006  intitulée « IDVS Bid Evaluation Process – Evaluator Orientation Meeting »
13	Demande proposée d'éclaircissements au soumissionnaire
14	Feuille de chiffrier sur les exigences obligatoires
15	Réponses du soumissionnaire aux demandes d'éclaircissements.	Reçue le 28 juin 2006
16	Réponses du soumissionnaire aux demandes d'éclaircissements.	Reçue le 29 juin 2006
17	Feuille de chiffrier remplie par la première équipe d'évaluation des exigences notées
18	Réponses du soumissionnaire aux demandes d'éclaircissements.	Reçue le 14 juillet 2006
19	Feuille de chiffrier remplie par la deuxième équipe d'évaluation des exigences notées
20	Conférence téléphonique de validation des références – Ordre du jour et questions	Quatre séries, les 15, 16 et 17 août