Projet de contrat de soutien en service des navires de la classe Victoria

Contrôle des documents Ajilon

Titre du document	Date de présentation à TPSGC
1 Surveillance de l'équité – Rapport d'état no 1	13 janvier 2006 (révision : 8 mars 2006)
2 Surveillance de l'équité – Rapport d'état no 2	8 février 2006 (révision : 8 mars 2006)
3 Plan de surveillance de l'équité	6 mars 2006
4 Surveillance de l'équité – Rapport no 3	8 mars 2006
5 Surveillance de l'équité – Rapport no 4	4 avril 2006
6 Surveillance de l'équité – Rapport no 5	11 mai 2006
7 Surveillance de l'équité – Rapport no 6	12 juin 2006
8 Surveillance de l'équité – Rapport no 7	10 juillet 2006
9 Surveillance de l'équité – Rapport final	31 juillet 2006

À titre de surveillant de l'équité, Ajilon Consulting soumet par les présentes son rapport final concernant le processus d'achat concurrentiel pour le projet de soutien en service des navires de la classe Victoria, entrepris par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) par l'intermédiaire de l'appel d'offres no W8483-065814/A. Ce rapport décrit chronologiquement les activités de surveillance de l'équité, de la tenue de la conférence des soumissionnaires, au moment où Ajilon Consulting a reçu le mandat de surveillance de l'équité, jusqu'à l'annulation de l'appel d'offres et aux comptes rendus à l'intention des soumissionnaires dont les propositions n'ont pas été retenues.

Tout au long de la phase d'appel d'offres et du processus d'évaluation subséquent, tous les participants au projet de contrat de soutien en service des navires de la classe Victoria (CSSNV) ont collaboré sans réserve avec Ajilon Consulting et ont attentivement considéré ses commentaires et suggestions. Ajilon a également acquis la conviction que des dispositions protégeant les éléments de propriété intellectuelle contenus dans les propositions présentées par les soumissionnaires existaient et ont été correctement appliquées tout au long du processus d'évaluation.

Ce rapport comprend notre attestation d'assurance, un sommaire de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails relatifs aux méthodologies appliquées et des constats pertinents découlant des activités réalisées.

Attestation d'assurance pour la surveillance de l'équité

Ajilon Consulting est convaincue que les phases de préparation et de publication de l'appel et le processus d'évaluation ont été exécutés avec ouverture, transparence, intégrité et imputabilité, et que tous les fournisseurs de services potentiels ont été traités de manière uniforme, raisonnable et équitable. L'évaluation des soumissions reçues a été effectuée avec impartialité et conformément aux méthodologies et aux procédures d'évaluation convenues dans l'appel d'offres. Ajilon Consulting est d'avis que les rencontres de compte rendu menées par la Couronne avec les soumissionnaires ont été réalisées de bonne foi, de façon franche et ouverte, et que leur contenu correspondait aux résultats de l'évaluation de la proposition de chaque soumissionnaire.

Portée et objectifs du mandat de surveillance de l'équité

L'objectif global du mandat était de fournir à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) des observations indépendantes, des conseils et des directives pour s'assurer de l'application d'un processus d'approvisionnement équitable.

Les services de surveillance de l'équité fournis par Ajilon Consulting comprenaient les éléments suivants :

• Prestation de conseils relatifs à l'équité concernant le processus d'achat CSSNV, afin de s'assurer que l'évaluation des soumissions est effectuée avec ouverture, transparence, intégrité et imputabilité
• Évaluation du niveau de conformité du processus aux procédures approuvées d'appel d'offres et à la documentation connexe au projet, y compris la législation et la réglementation applicables ainsi que les politiques et procédures gouvernementales et ministérielles en matière d'approvisionnement.

Méthodologies, activités et constatations spécifiques à la surveillance de l'équité

Généralités

Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité s'est familiarisé avec la documentation clé du projet CSSNV et a observé les activités essentielles qui ont marqué le processus d'évaluation des soumissions. Au besoin, il a formulé des commentaires à l'intention de l'autorité contractante du projet CSSNV, du responsable technique et des équipes d'évaluation. Conformément aux exigences du mandat, Ajilon Consulting a fourni des rapports au responsable du projet de surveillance de l'équité, M. James Hamer, directeur général par intérim du bureau de l'agent principal de la gestion des risques à TPSGC.

Un plan de surveillance de l'équité (document Ajilon no 3) et des rapports d'état mensuels (documents Ajilon nos 1, 2, 4, 5, 6, 7 et 8) ont été fournis au responsable du projet de surveillance de l'équité. À sa demande, un protocole d'indexation des documents a été inclus aux rapports mensuels et au rapport final.

Conférence des soumissionnaires et comptes rendus à l'intention des soumissionnaires

Le 23 novembre 2005, le directeur du projet de surveillance de l'équité et le chef de l'équipe de surveillance de l'équité ont rencontré des responsables de TPSGC et du ministère de la Défense nationale (MDN) et ont participé à la conférence des soumissionnaires.

Le 24 novembre 2005, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a participé à des rencontres à l'intention des représentants de l'industrie concernant le Système d'information – Soutien et acquisition du matériel (SISAM) et l'ensemble de données techniques en service. Des copies papier de chaque présentation (documents 1 et 2, respectivement) ont été remises aux participants. Les exposés étaient extrêmement détaillés et ont été présentés de façon ouverte et transparente. Les représentants de la Couronne ont répondu avec franchise à toutes les questions des participants.

Document d'appel d'offres et modifications 1 à 17

Le 24 novembre 2005, l'autorité contractante a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité une copie du document d'appel d'offres, portant le numéro W8483-065814/A et datée du 21 septembre 2005 (document 3) et des modifications nos 1 à 10 à l'appel d'offres qui avaient été publiées à ce moment (documents 4 à 13, respectivement). Durant la période du 25 au 29 novembre 2005, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a effectué un examen initial de l'appel d'offres et a discuté des critères d'évaluation et de la méthode de sélection des entrepreneurs avec des responsables du projet CSSNV au ministère de la Défense et avec l'autorité contractante à TPSGC. Aucun commentaire n'a été jugé nécessaire sur le plan de l'équité. Cependant, la Couronne a établi qu'il était nécessaire de clarifier la méthode de sélection des entrepreneurs.

Le 29 novembre 2005, l'autorité contractante a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité les questions posées par les participants à la conférence des soumissionnaires et le libellé proposé pour les réponses de la Couronne (document 14). Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné ces documents et a conclu qu'ils étaient ouverts et clairs. Le 1^er décembre 2005, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a reçu une copie de la modification no 11 à l'appel d'offres (document 15), comprenant un compte rendu de la conférence des soumissionnaires, y compris les questions et réponses, et une version révisée de la méthode de sélection des entrepreneurs. Cette nouvelle version était conforme aux discussions tenues avec l'autorité contractante et les responsables du MDN.

La modification no 12 à l'appel d'offres (document 16) a été publiée le 5 décembre 2005, et les modifications nos 13 et 14 (documents 17 et 18) ont été publiées les 12b et 19 décembre 2005, respectivement. Les modifications nos 15, 16 et 17 (documents 19, 20 et 21) ont été publiées les 13, 18 et 25 janvier 2006, respectivement.

Plainte d'un soumissionnaire concernant un conflit d'intérêts et un avantage indu

Le 20 janvier 2006, l'autorité contractante pour le projet CSSNV a informé par courriel le chef de l'équipe de surveillance de l'équité que la Couronne avait reçu une lettre de l'un des soumissionnaires potentiels alléguant qu'un autre soumissionnaire potentiel se trouvait en conflit d'intérêts et détenait un avantage indu à la suite de travaux exécutés précédemment pour la Couronne. L'autorité contractante a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité une copie de la lettre du soumissionnaire potentiel, datée du 19 janvier 2006, (document 22) et une version préliminaire de la réponse à la lettre du soumissionnaire (document 23). Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a demandé à l'autorité contractante de l'informer de la position proposée de la Couronne dans cette affaire et de lui communiquer la réponse proposée au plaignant, avec les documents justificatifs pertinents, lorsque ces renseignements seraient disponibles.

Le 7 février 2006, l'autorité contractante a fourni les documents suivants au chef de l'équipe de surveillance de l'équité :

• Copie de la lettre, datée du 27 janvier 2006, de l'autorité contractante au soumissionnaire potentiel visé par les allégations de conflit d'intérêts (document 24)
• Réponse, datée du 1^er février 2006, du soumissionnaire visé par les allégations de conflit d'intérêts (document 25) à la lettre de l'autorité contractante en date du 27 janvier 2006
• Copie de l'exposé présenté le 7 février 2006 au sous-ministre délégué, TPSGC et au sous-ministre adjoint (Matériel), MDN responsables du projet (document 26)

Dans le but de permettre l'évaluation de la validité de la plainte, la Couronne a publié le 9 février 2006 la modification no 18 à l'appel d'offres (document 27) pour repousser la date de clôture de l'appel d'offres au 27 avril 2006.

[Les modifications nos 19 et 20 (documents 28 et 29), qui ne présentaient aucun lien avec la plainte, ont été publiées les 16 et 23 février 2006, respectivement, et n'ont donné lieu à aucun commentaire sur le plan de l'équité.]

Le 7 mars 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité et l'autorité contractante ont procédé à un examen conjoint des derniers développements concernant la plainte de conflit d'intérêts. Le 7 mars 2006, l'autorité contractante a fourni par courriel une version préliminaire de la modification proposée à l'appel d'offres pour tenir compte de la plainte (document 30). Ce document n'a donné lieu à aucun commentaire sur le plan de l'équité.

La modification no 21 à l'appel d'offres, publiée le 9 mars 2006 (document 31), contenait entre autres un avis aux soumissionnaires concernant la plainte évoquée ci-dessus. Le contenu de cet avis était semblable à la version préliminaire du libellé fournie au chef de l'équipe de surveillance de l'équité le 7 mars 2006. Ce document n'a donné lieu à aucun commentaire sur le plan de l'équité.

Les 4, 5 et 6 avril 2006, la Couronne a communiqué les documents suivants au chef de l'équipe de surveillance de l'équité :

• Lettre, datée du 9 mars 2006, de la Couronne au soumissionnaire ayant déposé la plainte exposée ci-dessus, (document 32)
• Lettre, datée du 20 mars 2006, du plaignant à la Couronne (document 33)
• Lettre, datée du 27 mars 2006, de la Couronne au plaignant (document 34)

Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné le contenu de ces lettres, en a discuté avec la Couronne et l'a comparé aux lettres précédentes mentionnées ci-dessus. Ces documents n'ont donné lieu à aucun commentaire sur le plan de l'équité.

Le 7 avril 2006, la Couronne a informé le chef de l'équipe de surveillance de l'équité qu'elle avait reçu en date du même jour une lettre du plaignant indiquant qu'il n'avait pas l'intention d'intenter un recours judiciaire sous la forme d'une révision judiciaire et qu'il soumettrait une proposition. Une copie de cette lettre a été fournie par la suite au chef de l'équipe de surveillance de l'équité.

[La modification no 22 à l'appel d'offres (document 36), qui ne présentait aucun lien avec la plainte, a été publiée le 18 avril 2006 et n'a donné lieu à aucun commentaire sur le plan de l'équité.]

Documentation du processus d'évaluation des soumissions

Le 20 avril 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a participé à une réunion de familiarisation avec le processus d'évaluation pour le projet CSSNV et a reçu une copie des documents suivants :

• Guide d'évaluation CSSNV (document 37)
• Méthodes du comité d'évaluation – Guide du comité d'évaluation(document 38)

Il est convenu que le premier document a été élaboré spécifiquement par le MDN en vue du projet CSSNV. Le deuxième document est un document générique de TPSGC auquel on a ajouté une référence relative au logiciel DOORS destiné à fournir de l'assistance pendant le processus d'évaluation, afin de rendre compte de l'approche adoptée pour l'enregistrement des cotes et des commentaires. Ces deux documents ont été subséquemment examinés, ont été comparés aux sections pertinentes du document d'appel d'offres et ont fait l'objet de commentaires relatifs à l'équité qui ont été communiqués à la Couronne. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a conclu que ces commentaires ont été pris en considération et que les changements appropriés ont été apportés dans le contexte du processus d'évaluation à venir.

Vérification des soumissions reçues

Le 27 avril 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a participé à la réunion du module des soumissions en compagnie de l'autorité contractante et a assisté à la vérification des soumissions reçues. L'autorité contractante a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité de l'information concernant le traitement des soumissions techniques et tarifaires, jusqu'à la livraison des soumissions techniques dans la zone d'évaluation des soumissions. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a établi que le processus était satisfaisant, compte tenu des circonstances.

Formation sur l'évaluation des soumissions

Le 5 mai 2006, le gestionnaire du projet CSSNV a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité une copie de l'ordre du jour de la séance de formation sur l'évaluation des soumissions pour le projet CSSNV (document 39), prévue pour le 8 mai 2006, et une copie du document présentant l'équipe d'évaluation CSSNV et ses membres (document 40). Le 8 mai 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la séance de formation des membres de l'équipe d'évaluation, a présenté son rôle et a répondu aux questions relatives à l'équité.

Évaluation des soumissions

À la suite de la séance de formation du 8 mai 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a commencé l'examen des soumissions reçues afin de s'y familiariser. Les 9, 10, 11, 12, 15, 16, 17, 18, 19 et 23 mai 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné au besoin les sections pertinentes des soumissions et a assisté à titre d'observateur à l'évaluation consensuelle des critères cotés par les membres de l'équipe d'évaluation. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a répondu aux questions, a revu les propositions de demandes de clarifications aux soumissionnaires et a fourni au besoin des conseils relatifs à l'équité.

Les 24 et 25 mai 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné les modalités de l'appel d'offres relatives au respect de critères obligatoires et les réponses applicables des soumissionnaires, a répondu à des questions du gestionnaire du projet CSSNV et a fourni des conseils relatifs à l'équité.

Les 15, 17, 19, 23 et 25 mai 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a participé à titre d'observateur à des rencontres réunissant l'autorité contractante et le gestionnaire du projet CSSNV ainsi que d'autres responsables de TPSGC et du MDN. Au cours de ces réunions, des discussions ont été tenues concernant les propositions de demandes de clarifications aux soumissionnaires et les enjeux relatifs à la conformité des soumissionnaires à certaines exigences obligatoires. Au cours de ces réunions, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a répondu aux questions relatives à l'équité posées par les représentants des deux ministères.

Annulation de l'appel d'offres CSSNV

Le 1^er juin 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a reçu de l'autorité contractante du projet CSSNV un courriel portant la même date (document 41) et l'informant que l'appel d'offres en cours pour le projet CSSNV serait annulé, parce qu'aucune des soumissions reçues n'était conforme aux exigences. Un nouvel appel d'offres serait publié et affiché dans le système SEAOG (MERX) à l'intention de tous les soumissionnaires potentiels.

Le 2 juin 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité et directeur du projet ont présenté un exposé au personnel du bureau de l'agent principal de gestion des risques concernant la décision de la Couronne.

Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires

Le 16 juin 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur aux rencontres de compte rendu tenues à l'intention de deux des trois soumissionnaires dont les propositions ont été jugées non conformes. Les représentants de la Couronne ont mené ces rencontres de façon ouverte et sans détour, et ont répondu avec franchise à toutes les questions. Ces rencontres n'ont donné lieu à aucun commentaire relatif à l'équité de la part du chef de l'équipe de surveillance de l'équité.

Ralph Mackey, CMC
Directeur de projet

Documents de référence

Les documents ci-dessous sont cités dans le présent rapport ou dans les rapports antérieurs, indiqués à la page ii. Sauf indication contraire, ces documents sont disponibles au bureau du projet CSSNV.

No	Titre	Renseignements supplémentaires
1	Présentation sur le Système d'information – Soutien et acquisition du matériel (SISAM)	Distribuée lors de la conférence des soumissionnaires, le 24 novembre 2005
2	Présentation sur l'ensemble de données techniques en service	Distribuée lors de la conférence des soumissionnaires, le 24 novembre 2005
3	Appel d'offres daté du 21 septembre 2005	Appel d'offres W8483-065814/A
4	Modification no 1 à l'appel d'offres	Telle que publiée
5	Modification no 2 à l'appel d'offres	Telle que publiée
6	Modification no 3 à l'appel d'offres	Telle que publiée
7	Modification no 4 à l'appel d'offres	Telle que publiée
8	Modification no 5 à l'appel d'offres	Telle que publiée
9	Modification no 6 à l'appel d'offres	Telle que publiée
10	Modification no 7 à l'appel d'offres	Telle que publiée
11	Modification no 8 à l'appel d'offres	Telle que publiée
12	Modification no 9 à l'appel d'offres	Telle que publiée
13	Modification no 10 à l'appel d'offres	Telle que publiée
14	Questions des soumissionnaires et réponses proposées
15	Modification no 11 à l'appel d'offres	Telle que publiée
16	Modification no 12 à l'appel d'offres	Telle que publiée
17	Modification no 13 à l'appel d'offres	Telle que publiée
18	Modification no 14 à l'appel d'offres	Telle que publiée
19	Modification no 15 à l'appel d'offres	Telle que publiée
20	Modification no 16 à l'appel d'offres	Telle que publiée
21	Modification no 17 à l'appel d'offres	Telle que publiée
22	Lettre d'un soumissionnaire potentiel	Document présentant des allégations concernant un autre soumissionnaire potentiel
23	Réponse intérimaire de l'autorité contractante	Voir document 22
24	Lettre de l'autorité contractante au soumissionnaire potentiel visé par les allégations	Allégations exposées dans le document 22
25	Lettre du soumissionnaire potentiel visé par les allégations	Réponse au document 24
26	Présentation au sous-ministre délégué, TPSGC et au sous-ministre adjoint, MDN	7 février 2006
27	Modification no 18 à l'appel d'offres	Telle que publiée
28	Modification no 19 à l'appel d'offres	Telle que publiée
29	Modification no 20 à l'appel d'offres	Telle que publiée
30	Courriel de l'autorité contractante concernant une modification proposée à l'appel d'offres	Pour traiter la situation soulevée initialement dans le document 22
31	Modification no 21 à l'appel d'offres	Telle que publiée
32	Lettre de la Couronne en date du 9 mars 2006 à l'un des soumissionnaires ayant formulé une plainte	Suite de la réponse intérimaire identifiée comme le document 23
33	Lettre du plaignant à la Couronne en date du 20 mars 2006	Réponse au document 32
34	Lettre de la Couronne au plaignant en date du 27 mars 2006	Réponse au document 33
35	Lettre du plaignant en date du 7 avril 2006	Réponse au document 34
36	Modification no 22 à l'appel d'offres	Telle que publiée le 18 avril 2006
37	Guide d'évaluation CSSNV	Élaboré par le MDN
38	Méthodes du comité d'évaluation – Guide du comité d'évaluation	Document générique de TPSGC
39	Ordre du jour de la séance de formation en vue de l'évaluation des soumissions, 8 mai 2006	Fourni le 5 mai 2006
40	Document identifiant l'équipe d'évaluation et ses membres	Fourni le 5 mai 2006
41	Courriel de l'autorité contractante du projet CSSNV au chef de l'équipe de surveillance de l'équité	Document en date du 1er juin 2006