Rapport final de surveillance de l'équité pour le projet d'étude sur les biens immobiliers
26 janvier 2006
Présenté à : M. Shahid Minto, agent principal de la gestion des risques
Préparé par : Ajilon Consulting
Contrôle des documents Ajilon
| Titre du document | Date de présentation à TPSGC |
|---|---|
| 1 Surveillance de l'équité – Rapport sur l'appel d'offres | 1er septembre 2005 |
| 2 Surveillance de l'équité – Rapport no 2 | 5 octobre 2005 |
| 3 Plan de surveillance de l'équité | 14 octobre 2005 |
| 4 Surveillance de l'équité – Rapport no 3 | 2 novembre 2005 |
| 5 Rapport spécial | 20 novembre 2005 |
| 6 Surveillance de l'équité – Rapport d'état no 4 | 22 décembre 2005 |
| 7 Surveillance de l'équité – Rapport final | 26 janvier 2006 |
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
Opérations immobilières (OI)
Appel d'offres pour l'Étude sur les biens immobiliers (EBI)
Appel d'offres no EP310-050026/C
Conformément à ses devoirs à titre de surveillant de l'équité pour le projet d'Étude sur les biens immobiliers (EBI), Ajilon Consulting soumet par les présentes son rapport final concernant ce projet.
Portée et objectifs
Le contrat de services de surveillance de l'équité a été attribué à Ajilon Consulting le 24 août 2005. L'objectif global du mandat était de fournir à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) des observations indépendantes, des conseils et des directives pour s'assurer de l'application d'un processus d'approvisionnement équitable.
Les services de surveillance de l'équité ont inclus l'examen de la documentation d'appel d'offres et la prestation de conseils relatifs à l'équité pour le processus d'approvisionnement du projet d'Étude sur les biens immobiliers afin de s'assurer que l'évaluation des soumissions a été exécutée avec ouverture, transparence, intégrité et imputabilité. Les services d'Ajilon avaient aussi pour but de vérifier dans quelle mesure le processus d'approvisionnement était conforme aux procédures approuvées d'appel d'offres et à la documentation connexe au projet, y compris la législation et la réglementation applicables ainsi que les politiques et procédures gouvernementales et ministérielles en matière d'approvisionnement.
Méthodologies, activités et constatations spécifiques à la surveillance de l'équité
Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité s'est familiarisé avec la documentation clé du projet et a observé les activités essentielles qui ont marqué le processus d'évaluation des soumissions. Au besoin, il a formulé des commentaires à l'intention de l'autorité contractante, du responsable technique et de l'équipe d'évaluation. Conformément aux exigences du mandat, des rapports ont été fournis au responsable du projet de surveillance de l'équité. Les commentaires contenus dans ce rapport sont fondés sur des activités et des observations relatives aux éléments suivants :
- Préparation et publication de l'appel d'offres
- Évaluation des soumissions
- Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires
Préparation et publication de l'appel d'offres
Lors d'une rencontre tenue le 29 août 2005 avec M. Shahid Minto, agent principal de la gestion des risques (APGR), Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le Ministère a demandé au chef de l'équipe de surveillance de l'équité d'Ajilon, de s.19(1) revoir l'appel d'offres pour l'Étude sur les biens immobiliers et de fournir une opinion quant à l'équité de cette demande de soumissions. Le chef de l'équipe a reçu une copie papier du document principal de l'appel d'offres daté du 18 août 2005, ainsi qu'une copie électronique de l'ensemble des documents constituant l'appel d'offres, y compris les appendices, les annexes et les documents de référence.
Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité d'Ajilon a complété un examen initial du document principal de l'appel d'offres le 29 août. Les 30 et 31 août, il a discuté du contenu de plusieurs sections de l'appel d'offres avec des responsables du projet d'Étude sur les biens immobiliers afin d'obtenir des clarifications et de comprendre les buts visés par certaines dispositions. Le 31 août, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a reçu une copie de la version finale de l'appel d'offres. Le 1er septembre, il a obtenu confirmation de l'interprétation donnée par la Couronne à certaines sections de la version finale de l'appel d'offres.
Observation : Bien que la société Ajilon (« la Société ») ait été mandatée à titre de surveillante de l'équité après la conclusion de diverses activités de consultation auprès de soumissionnaires potentiels, y compris des lettres d'intérêt, des versions préliminaires de l'appel d'offres, des rencontres individuelles et l'échange de questions et de réponses avant la publication de l'appel d'offres, la Société est convaincue que la préparation du document d'appel d'offres a été effectuée avec intégrité, ouverture et équité.
Ajilon considère que le libellé du document d'appels d'offres est équitable et n'a trouvé aucune indication que la formulation du document puisse fournir un avantage déraisonnable ou puisse désavantager des soumissionnaires potentiels. Le processus d'évaluation des soumissions et la méthode de sélection des entrepreneurs semblaient appropriés et étaient clairs et équitables.
L'appel d'offres en date du 6 septembre 2005 a été affiché à la même date dans le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG), généralement désigné « MERX », avec une date de clôture des soumissions du 24 octobre 2005.
Le 14 septembre, Mme Louise Robertson, autorité contractante pour l'Étude sur les biens immobiliers, a demandé au chef de l'équipe de surveillance de l'équité d'examiner les documents de présentation et les notes des présentateurs devant être utilisés lors de la conférence des soumissionnaires du 20 septembre. Cet examen a été complété le 15 septembre, et le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a informé l'autorité contractante qu'aucun enjeu relatif à l'équité n'avait été relevé dans ces documents.
Le 20 septembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à la conférence des soumissionnaires et a été présenté aux participants. Les responsables de l'Étude sur les biens immobiliers ont donné des exposés sur le projet EBI et sur l'appel d'offres. Les représentants du Ministère ont répondu avec franchise à toutes les questions des participants ou, dans le cas de questions exigeant une étude plus approfondie, se sont engagés à fournir des réponses après la conférence des soumissionnaires.
Les 26 et 28 septembre, l'autorité contractante a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité les questions posées par les participants à la conférence des soumissionnaires, ainsi que d'autres questions soulevées par des soumissionnaires potentiels, de même que les propositions de réponses devant être fournies par la Couronne. Le 28 septembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a participé à une réunion avec les responsables du projet dans le but d'examiner les questions et les réponses. Lors de cette réunion, les discussions ont eu pour but de garantir l'exactitude et la clarté des réponses aux questions, qui seraient publiées sous forme de la modification 2 à l'appel d'offres. Pendant la réunion, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a fourni au besoin des commentaires à cet égard.
Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a reçu une copie de la version préliminaire révisée de la modification 2 le 30 septembre. Il a ensuite informé l'autorité contractante qu'aucun enjeu relatif à l'équité n'avait été relevé dans ce document.
À la demande de l'autorité contractante, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné et commenté les versions préliminaires des réponses proposées aux questions des soumissionnaires potentiels; cet examen a porté sur les questions 22 à 44. Aucun enjeu relatif à l'équité n'a été relevé dans ces documents.
Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné les modifications 2 à 8 après leur affichage dans MERX et n'a relevé aucun enjeu relatif à l'équité. Les modifications 2 à 8 portaient sur les questions et réponses mentionnées ci-dessus.
Observation : La conférence des soumissionnaires a été menée de façon ouverte et transparente.
La Couronne a répondu de bonne foi et avec franchise à toutes les questions posées pendant et après la conférence des soumissionnaires.
Évaluation des soumissions
Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné le Guide d'évaluation EBI fourni le 17 octobre par l'autorité contractante, et a commenté ce document à l'occasion d'une réunion tenue le 18 octobre. Bien qu'aucun enjeu relatif à l'équité n'ait été relevé dans le document, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a suggéré des modifications destinées à s'assurer que les évaluateurs comprennent clairement certaines directives contenues dans le Guide.
Le 24 octobre, jour de clôture de l'appel d'offres, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a observé la vérification effectuée par l'analyste des coûts pour déterminer si chaque soumissionnaire avait indiqué un prix forfaitaire, conformément aux dispositions de l'appel d'offres. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a établi que la vérification a été effectuée conformément aux exigences de l'appel d'offres et n'a formulé aucun commentaire quant à l'équité. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a accompagné l'autorité contractante pendant le transport des soumissions jusqu'au site d'évaluation.
Le 24 octobre, l'autorité contractante a fourni au chef de l'équipe de surveillance de l'équité un cahier à anneaux intitulé « Trousse d'outils de l'évaluateur », en lui demandant d'en examiner et d'en commenter le contenu. Le 26 octobre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a informé l'autorité contractante qu'il estimait que cette trousse d'outils correspondait au contenu de l'appel d'offres et qu'il n'y avait relevé aucun enjeu relatif à l'équité.
Le 25 octobre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la rencontre au cours de laquelle l'autorité contractante et le responsable technique ont examiné les réponses des soumissionnaires aux modalités obligatoires de l'appel d'offres. Il a conclu que cet examen a été effectué conformément aux exigences de l'appel d'offres.
Le 31 octobre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à une rencontre des responsables du projet EBI au cours de laquelle l'autorité contractante a présenté un sommaire des constats découlant de la réunion du 25 octobre et d'un examen subséquent des soumissions par les responsables du projet. Après cette réunion, l'autorité contractante et le chef de l'équipe de surveillance de l'équité ont examiné les constats relatifs au respect des modalités obligatoires de l'appel par chacun des soumissionnaires. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a formulé des commentaires à l'intention de l'autorité contractante et, à partir de sa compréhension des conclusions tirées par l'autorité contractante, a indiqué être convaincu que l'évaluation du respect des modalités obligatoires dans les réponses provenant des soumissionnaires ne soulevait aucun enjeu relatif à l'équité.
Le 7 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la séance d'information organisée par la direction à l'intention de l'équipe d'évaluation concernant l'évaluation des critères cotés. Il a aussi examiné la proposition du soumissionnaire répondant aux modalités obligatoires de l'appel d'offres, et a discuté du processus d'évaluation avec l'autorité contractante.
Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à toutes les réunions d'évaluation consensuelle et d'évaluation de la proposition du soumissionnaire, comme indiqué ci–dessous.
- Les 8, 9 et 10 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la réunion de l'équipe d'évaluation pour l'évaluation consensuelle de la proposition du soumissionnaire.
- Les 10 et 14 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné la proposition du soumissionnaire et, le 15 novembre, a examiné les cotes consensuelles inscrites sur le formulaire d'accréditation.
- Le 16 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné les cotes consensuelles attribuées par l'équipe d'évaluation et a assisté à titre d'observateur à la revue des cotes consensuelles par les membres de l'équipe d'évaluation.
- Le 17 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la réévaluation de certains critères cotés, et a examiné l'appel d'offres ainsi que la proposition du soumissionnaire en rapport avec cet événement.
Le 18 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné les règles d'évaluation de l'appel d'offres relatives aux dispositions obligatoires ainsi que la proposition du soumissionnaire, et a discuté de la conformité de cette soumission avec l'autorité contractante.
Le 20 novembre, Ajilon a préparé un rapport concernant un enjeu potentiel relatif à l'équité à l'intention du responsable du projet de surveillance de l'équité à TPSGC, M. Shahid Minto. Le 21 novembre, le directeur de projet d'Ajilon, M. Ralph Mackey, CMC, et le chef de l'équipe de surveillance de l'équité ont rencontré M. Minto pour discuter de cet enjeu potentiel relatif à l'équité.
Le 22 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à une réunion consensuelle de l'équipe d'évaluation convoquée dans le but d'examiner la conformité du soumissionnaire. Le 23 novembre, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a fourni à M. Shahid Minto un compte rendu verbal sur l'enjeu potentiel relatif à l'équité.
Le 19 décembre, M. James Hamer, directeur général par intérim du bureau de l'agent principal de la gestion des risques à TPSGC a informé le directeur de projet d'Ajilon que la Couronne ne comptait aucun soumissionnaire conforme, à la suite de la confirmation de la non–conformité du soumissionnaire fournie par l'équipe d'évaluation lors d'une réunion tenue le 17 novembre.
Observation : Ajilon Consulting est convaincue que l'évaluation de toutes les soumissions reçues en réponse à l'appel d'offres a été effectuée conformément aux dispositions de l'appel d'offres, et n'a pas été influencée par une connaissance préalable de certains aspects de la part de certains évaluateurs, ou par leur opinion à l'égard des soumissionnaires.
Ajilon Consulting considère que la détermination de la non‑conformité du soumissionnaire découle d'un processus d'évaluation conforme à l'appel d'offres, et que cette non–conformité a été établie de façon équitable pour tous les soumissionnaires.
Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires
Au cours du mois de janvier 2006, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a examiné la documentation préparée en vue des comptes rendus à l'intention des soumissionnaires non retenus ayant demandé de participer à de telles rencontres. Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a conclu que la préparation de la documentation de compte rendu a été exécutée de bonne foi et avec ouverture, et que les documents donnaient un aperçu fidèle du processus d'évaluation. Un script détaillé a été utilisé comme base pour chaque rencontre de compte rendu, et des copies de la documentation utilisée lors des rencontres ont été remises aux soumissionnaires concernés.
Le 20 janvier, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la rencontre de compte rendu organisée par la Couronne à l'intention de BMO Nesbitt Burns. Durant la réunion, les représentants de la Couronne ont fourni de l'information verbale et écrite sur l'évaluation de la proposition présentée par ce soumissionnaire. À la demande de BMO Nesbitt Burns, la Couronne a fourni les valeurs consensuelles attribuées aux facteurs cotés de la proposition de cette société. Les représentants de la Couronne ont également consenti à demander l'autorisation de fournir à BMO Nesbitt Burns les commentaires consensuels accompagnant chaque facteur coté applicable à la proposition de ce soumissionnaire.
Le 23 janvier, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a assisté à titre d'observateur à la rencontre de compte rendu organisée à l'intention de Deloitte & Touche LLP. Durant la réunion, les représentants de la Couronne ont fourni de l'information verbale et écrite sur l'évaluation de la proposition présentée par ce soumissionnaire.
Le 23 janvier, le chef de l'équipe de surveillance de l'équité a également assisté à titre d'observateur à la rencontre de compte rendu organisée à l'intention de la coentreprise formée par KPMG Canada, CB Richard Ellis Canada, HOK Canada et Canaccord Capital Inc. Durant la réunion, les représentants de la Couronne ont fourni de l'information verbale et écrite sur l'évaluation de la proposition présentée par cette coentreprise.
Le 25 janvier, l'autorité contractante a informé le chef de l'équipe de surveillance que les cotes et commentaires consensuels associés à chacun des facteurs cotés de sa proposition avaient été fournis à BMO Nesbitt Burns, conformément à la demande formulée par ce soumissionnaire lors de la rencontre de compte rendu.
Observation : Le chef de l'équipe de surveillance de l'équité est convaincu que la Couronne a fourni à chacun des trois soumissionnaires toute l'information nécessaire et tous les renseignements qu'ils pouvaient raisonnablement s'attendre d'obtenir pour expliquer les fondements des constats ayant mené au rejet de leurs soumissions respectives pour non-conformité.
Sommaire des constats
Tout au long de la phase d'appel d'offres et du processus d'évaluation, tous les participants au projet EBI ont collaboré sans réserve avec Ajilon Consulting et ont attentivement considéré ses commentaires et suggestions. Ajilon a également acquis la conviction que des dispositions protégeant les éléments de propriété intellectuelle contenus dans les propositions présentées par les soumissionnaires existaient et ont été correctement appliquées tout au long du processus d'évaluation.
Ajilon Consulting est convaincue que les phases de préparation et de publication de l'appel et le processus d'évaluation ont été exécutés avec ouverture, transparence, intégrité et imputabilité, et que tous les fournisseurs de services potentiels ont été traités de manière uniforme, raisonnable et équitable. L'évaluation des soumissions reçues a été effectuée avec impartialité et conformément aux méthodologies et aux procédures d'évaluation convenues dans l'appel d'offres. Ajilon Consulting est d'avis que les rencontres de compte rendu menées par la Couronne avec les trois soumissionnaires qui en ont fait la demande ont été réalisées de bonne foi, de façon franche et ouverte, et que leur contenu correspondait aux résultats de l'évaluation de la proposition de chaque soumissionnaire.
Ralph Mackey, CMC
Directeur de projet