Programme canadien de prêts aux étudiants – Nouvelle attribution des contrats à des fournisseurs de services (PCPE - NACFS)

Historique des documents de Brainhunter :

Numéro et titre du document et Date de présentation au responsable du projet

1. Rapport d'étape no 1 du surveillant de l'équité, 13 juin 2006
2. Plan de travail no 1 du surveillant de l'équité, 15 juin 2006
3. Rapport d'étape no2 du surveillant de l'équité, 10 juillet 2006
4. Rapport d'étape no 3 du surveillant de l'équité, 8 août 2006
5. Rapport d'étape no 4 du surveillant de l'équité, 5 septembre 2006
6. Rapport d'étape no 5 du surveillant de l'équité, 3 octobre 2006
7. Rapport d'étape no 6 du surveillant de l'équité, 4 novembre 2006
8. Rapport d'étape no 7 du surveillant de l'équité, 1^er décembre 2006
9. Rapport d'étape no 8 du surveillant de l'équité, 5 février 2007
10. Rapport final du surveillant de l'équité, 20 février 2007

Rapport final du surveillant de l'équité

À titre de surveillant de l'équité, Brainhunter soumet par la présente son rapport final sur le processus d'achat concurrentiel concernant le projet de Nouvelle attribution des contrats à des fournisseurs de services dans le cadre du Programme canadien de prêts aux étudiants, projet lancé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) au moyen de la demande de soumissions no G7462-040002/D. Ce rapport rend compte de nos activités, à commencer par l'engagement du surveillant de l'équité après la publication de la demande de propositions (DP) par le Service électronique d'appels d'offres du gouvernement (SEAOG). Le surveillant de l'équité a surveillé les activités d'approvisionnement, à partir de ce moment jusqu'à l'achèvement de l'évaluation des soumissions et aux comptes rendus à l'intention des soumissionnaires non choisis.

Pendant cette tâche, Brainhunter a bénéficié de la pleine coopération de tous les intervenants touchés par le projet PCPE - NACFS. Les fonctionnaires responsables ont examiné attentivement tous les commentaires que nous avons formulés relativement à l'équité pendant le processus d'approvisionnement et en ont discuté, au besoin, avec notre spécialiste des achats et/ou notre chef d'équipe. De plus, le surveillant de l'équité a constaté que des arrangements concernant la protection de la propriété intellectuelle ont été mis en place et respectés tout au long du processus d'évaluation de toutes les propositions reçues.

Le présent rapport comprend notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des détails sur les méthodes utilisées et les conclusions pertinentes tirées à la suite des activités entreprises.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Brainhunter est d'avis que la partie de l'étape de la DP que nous avons observée et que le processus d'évaluation ont été menés de façon impartiale, ouverte, transparente, intègre et responsable, et que tous les fournisseurs de services éventuels ont été traités d'une manière uniforme, raisonnable et juste. L'évaluation des propositions reçues s'est déroulée conformément aux méthodes et procédures énoncées dans la DP et a été exempte de parti pris. Brainhunter est d'avis que l'État a présenté les comptes rendus destinés aux soumissionnaires non choisis d'une façon ouverte, honnête et franche qui reflétait les résultats de l'évaluation qui avait été faite de la proposition de chaque soumissionnaire.

Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité

L'objectif global était de fournir au Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR) de TPSGC des observations, une orientation et des conseils impartiaux sur l'équité générale du processus d'approvisionnement PCPE - NACFS.

Nos services de surveillance de l'équité comprenaient la prestation de conseils relatifs à l'équité au BAPGR concernant le processus d'achat PCPE - NACFS, afin de donner l'assurance que l'évaluation des soumissions avait été effectuée avec ouverture, transparence, intégrité et responsabilité et que le processus avait été conforme aux procédures approuvées d'appel d'offres et à la documentation connexe du projet, y compris la législation et la réglementation applicables ainsi que les politiques et procédures gouvernementales et ministérielles en matière d'approvisionnement.

Méthodologies, activités et constatations particulières du surveillant de l'équité

Généralités

Le spécialiste des achats du surveillant de l'équité s'est familiarisé avec la documentation clé du projet PCPE – NACFS et a observé toutes les activités essentielles pendant la dernière partie de l'étape de la DP et pendant le processus complet d'évaluation des soumissions. Au besoin, il a formulé des commentaires et/ou des conseils relatifs à l'équité à l'intention du BAPGR et/ou de  l'autorité contractante du projet PCPE – NACFS, du responsable technique et des équipes d'évaluation. Conformément aux exigences du mandat, Brainhunter a fourni des rapports au responsable du projet de surveillance de l'équité.

Un plan de travail de surveillance de l'équité (document Brainhunter no 2) et des rapports d'étape mensuels (documents Brainhunter nos 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8 et 9) ont été fournis au responsable du projet de surveillance de l'équité.

Observation de l'étape de la DP et examen de la documentation relative au processus d'évaluation des soumissions et à la formation des évaluateurs

• Le 16 mai 2006, le spécialiste des achats a examiné les réponses proposées à deux  questions posées par un soumissionnaire éventuel. Il n'a formulé aucun commentaire du point de vue de l'équité.
• Le 17 mai 2006, le spécialiste des achats a reçu un dossier de DP (Document 1) qui comprenait une copie de la demande de propositions (DP), des questions et réponses la concernant et les modifications 1 à 16, qui avaient été diffusées à cette date. Il a aussi reçu et examiné un document intitulé « Stratégie et cadre d'approvisionnement » daté du 26 janvier 2006 (publié ultérieurement sous le titre « Cadre de stratégie et de processus d'évaluation », daté de juin 2006) {Document 2}. Il a formulé des commentaires sur ce document du point de vue de l'équité et il en a discuté avec des fonctionnaires du BAPGR et le gestionnaire des contrats.
• Le 19 mai 2006, le spécialiste des achats a reçu une copie du programme de formation et des diapositives à utiliser pour la formation des évaluateurs (Document 3). Les 19, 20, 21 et 22 mai 2006, il a examiné le matériel de formation des évaluateurs, la DP, les questions et réponses et les modifications de la DP afin de repérer, du point de vue de l'équité, des préoccupations à aborder avec des fonctionnaires de TPSGC et du PCPE.
• Le 24 mai 2006, le spécialiste des achats a rencontré des fonctionnaires des Approvisionnements de TPSGC et du projet PCPE – NACFS afin d'examiner ses préoccupations. Les fonctionnaires de TPSGC et du projet PCPE – NACFS ont répondu de façon satisfaisante à ses préoccupations ou ont entrepris de mener un examen supplémentaire et de l'informer de la position de l'État.
• Le 25 mai 2006, le spécialiste des achats a reçu un document intitulé « Plan de vérification des références de l'entreprise » daté du 25 mai 2006 (Document 4). Il a formulé des commentaires à l'intention du gestionnaire des contrats de TPSGC.
• Le 29 mai 2006, le spécialiste des achats a assisté à un atelier de formation des évaluateurs, à l'occasion duquel il a répondu à des questions et donné un aperçu de son rôle. Le 30 mai 2006, il a reçu une copie du cahier de notation (Document 5), à utiliser pendant le processus d'évaluation collective.
• Le 6 juin 2006, le spécialiste des achats a reçu les modifications 17 à 23 de la DP (Documents 6 à 12).
• Le 8 juin 2006, le spécialiste des achats a examiné les critères d'évaluation figurant dans la DP et les sous-critères à utiliser pour orienter les évaluateurs. L'État a fait remarquer que les points attribués pour les critères d'évaluation seraient fondés sur la formulation des critères de la DP plutôt que des sous-critères.
• Le 9 juin 2006, le spécialiste des achats a examiné le plan d'évaluation final figurant dans le Guide d'évaluation (Document 13), les critères d'évaluation figurant dans la DP finale et la version finale du Plan de vérification des références de l'entreprise (Document 4). Il n'a repéré aucun problème d'équité.
• Le 12 juin 2006, le chef d'équipe et le spécialiste des achats ont rencontré des fonctionnaires de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) et de TPSGC afin de discuter des résultats de l'examen final de la DP et du plan de travail initial prévu pour la période menant à l'achèvement de l'évaluation des soumissions.
• Les 15 et 19 juin 2006, le spécialiste des achats a observé des séances de formation en évaluation, a présenté son rôle et a répondu à des questions relatives à l'équité.

Vérification des soumissions reçues

• Le 13 juin 2006, le spécialiste des achats a observé, à l'Unité de réception des soumissions de TPSGC, alors que des fonctionnaires de la Direction générale des approvisionnements ont pris possession des soumissions reçues et les ont transportées vers une aire protégée de TPSGC.

Processus d'évaluation des soumissions

• Tout au long du processus d'évaluation des soumissions, le spécialiste des achats a examiné les soumissions reçues et, au besoin, la DP et les modifications.
• Les 23 et 29 juin, les 5, 7, 11, 13, 14, 18, 19, 21, 25 et 26 juillet, les 1, 2 et 11 août, et les 2 et 10 octobre 2006, le spécialiste des achats a observé les évaluations collectives des soumissions reçues.
• Le 6 juillet 2006, le spécialiste des achats a assisté à une réunion du Comité de surveillance de projet, lors de laquelle d'éventuels problèmes d'équité ont fait l'objet de discussions.
• Les 10, 12, 13, 27 et 31 juillet 2006, le spécialiste des achats a discuté d'éventuels problèmes d'équité, selon les besoins, avec le chef d'équipe du surveillant de l'équité, des fonctionnaires du BAPGR et des fonctionnaires de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC.
• Les 25 et 26 juillet 2006, le spécialiste des achats a examiné des questions proposées de clarification ayant trait à l'interprétation par TPSGC de renseignements contenus dans les propositions financières des soumissionnaires, et a formulé des commentaires dans la perspective de l'équité.
• Le 28 juillet 2006, le spécialiste des achats a examiné des ébauches de questions pour la vérification des références et de correspondance.
• Les 1^er, 2, 3 et 4 août 2006, le spécialiste des achats a examiné l'approche et a proposé des communications relatives à la vérification des références et il a, de plus, discuté  d'éventuels problèmes d'équité, selon les besoins, avec le chef d'équipe du surveillant de l'équité et des fonctionnaires du BAPGR.
• Le 8 août 2006, le spécialiste des achats a discuté d'éventuels problèmes d'équité avec des fonctionnaires du BAPGR.
• Les 9 et 10 août 2006, le spécialiste des achats a observé la réunion de planification de l'évaluation de la gestion des risques et la conduite des vérifications de référence.
• Le 11 août 2006, des fonctionnaires de la Direction générale des approvisionnements ont consulté le spécialiste des achats par téléconférence afin d'obtenir ses commentaires sur d'éventuels problèmes d'équité.
• Le 14 août 2006, le spécialiste des achats a examiné une question proposée de clarification ayant trait aux vérifications de référence et il a, de plus, discuté d'éventuels problèmes d'équité avec le chef d'équipe du surveillant de l'équité.
• Le 15 août 2006, le spécialiste des achats a examiné d'éventuels problèmes d'équité relativement à une question possible posée à un soumissionnaire et, le 16 août 2006, il a examiné des réponses de soumissionnaires clarifiant leurs références.
• Les 17 et 25 août 2006, le spécialiste des achats a poursuivi son examen d'éventuels problèmes d'équité et en a discuté, au besoin, avec le chef d'équipe du surveillant de l'équité.
• Les 28, 29, 30 et 31 août, les 11, 12, 18, 19, 26, 27 et 28 septembre, et le 6 octobre 2006, le spécialiste des achats a examiné des questions proposées de clarification, les questions finales envoyées et les réponses. Pendant toute cette période, il a élaboré des conseils et des opinions en matière d'équité et une explication relative aux questions proposées, en a discuté avec le chef d'équipe du surveillant de l'équité, et, au besoin, a rencontré des fonctionnaires du BAPGR et de la Direction générale des approvisionnements et leur a donné des conseils et des opinions en matière d'équité et a demandé des clarifications à l'autorité contractante.

Comptes rendus à l'intention des soumissionnaires

Le 10 janvier 2007, l'État a fourni la documentation proposée (Document 14) pour le premier compte rendu prévu et, le 12 janvier 2007, le spécialiste des achats a observé le compte rendu présenté à l'un des deux soumissionnaires non choisis. Le 18 janvier 2007, l'État a fourni la documentation proposée (Document 15) pour le deuxième compte rendu et, le 22 janvier 2007, le spécialiste des achats a observé le compte rendu présenté au deuxième soumissionnaire non choisi.

Peter Woods
Surveillant de l'équité (chef d'équipe)

Les documents cités ci-dessous font l'objet d'une numérotation dans le cadre du présent rapport ou de rapports précédents indiqués à la page 1. À moins d'indications contraires, vous pouvez vous les procurer auprès de TPSGC ou du bureau du projet PCPE – NACFS.

Documents

No	Titre du document	Renseignements supplémentaires
1	Dossier de demande de propositions	Dossier comprenant la DP et les modifications 1 à 16
2	Cadre de stratégie et de processus d'évaluation	Version finale datée de juin 2006
3	Programme de formation et diapositives	Daté des 29 et 30 mai 2006
4	Plan de vérification des références de l'entreprise	Daté du 25 mai 2006
5	Cahier de notation
6-12	Modifications 17 à 23
13	Guide d'évaluation	Daté du 13 juin 2006
14	Documentation de compte rendu pour le soumissionnaire	Daté du 10 janvier 2007
15	Documentation de compte rendu pour le soumissionnaire	Daté du 18 janvier 2007