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Approvisionnement du Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiement (SISTDP)

Rapport final du surveillant de l'équité

Le 28 mars 2008

Présenté à : M. Frank Brunetta, agent principal de gestion des risques par intérim

Rédigé par : Ajilon Consulting

Historique des documents d'Ajilon consulting

Titre Date d'envoi
1. Rapport d'étape no 1 du surveillant de l'équité (mai) Le 7 juin 2006
2. Rapport d'étape no 2 du surveillant de l'équité (juin) Le 10 juillet 2006
Révisé le 21 août 2006
3. Observations provisoires du surveillant de l'équité sur la DP, version du 11 juillet Le 25 juillet 2006.
4. Rapport d'étape no 3 du surveillant de l'équité (juillet) Le 21 août 2006
5. Rapport d'étape no 4 du surveillant de l'équité (août/septembre) Le 4 octobre 2006
6. Rapport d'étape no 5 du surveillant de l'équité (octobre) Le 14 novembre 2006
7. Rapport d'étape no 6 du surveillant de l'équité (novembre) Le 13 décembre 2006
8. Rapport d'étape no 7 du surveillant de l'équité (décembre/janvier) Le 1er février 2007
9. Rapport d'étape no 8 du surveillant de l'équité (février) Le 5 mars 2007
10. Rapport d'étape no 9 du surveillant de l'équité (mars) Le 2 avril 2007
11. Rapport d'étape no 10 du surveillant de l'équité (avril) Le 1er mai 2007
12. Rapport d'étape no 11 du surveillant de l'équité (mai) Le 7 juin 2007
13. Rapport final provisoire du surveillant de l'équité Le 28 juin 2007
14. Rapport d'étape no 12 du surveillant de l'équité (juin) Le 5 juillet 2007
15. Rapport d'étape no 13 du surveillant de l'équité (juillet) Le 15 août 2007
16 Rapport d'étape no 14 du surveillant de l'équité (août à novembre) Le 27 novembre 2007
17. Rapport final du surveillant de l'équité Le 28 mars 2008

À titre de surveillant de l'équité, Ajilon Services-Conseils dépose par les présentes son Rapport final se rattachant au processus d'approvisionnement concurrentiel du Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiement; ce processus a été dirigé par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dans le cadre du numéro d'appel d'offres HT166-050763/D, pour le compte de Santé Canada. Le présent rapport traite des activités du surveillant de l'équité par ordre chronologique; il débute au moment où l'ébauche de la demande de propositions (DP) était quasi achevée, suit le processus de DP et l'évaluation des propositions, et se termine par l'attribution du marché et les séances d'information à l'intention des soumissionnaires.

Pendant tout le processus de la DP et le processus d'évaluation subséquent, Ajilon a apprécié l'excellente collaboration reçue de toutes les parties visées par le projet du Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiement (SISTDP). Tous nos commentaires et toutes nos suggestions dans le cadre du processus d'évaluation ont été soigneusement pris en compte. Nous étions aussi satisfaits tout au long du processus d'évaluation de constater que des dispositions étaient en place et correctement appliquées afin de protéger la propriété intellectuelle de toutes les propositions reçues.

Le présent rapport renferme notre attestation d'assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, les méthodes appliquées ainsi que des constatations pertinentes des activités examinées.

Attestation d'assurance du surveillant de l'équité

Selon Ajilon Services-Conseils, le processus d'approvisionnement du Système d'information sur la santé et de traitement des demandes de paiement, y compris la préparation de la DP, le processus d'évaluation et les séances d'information pour les soumissionnaires, a été réalisé avec ouverture, transparence, intégrité et responsabilité; tous les fournisseurs de service potentiels ont été traités de façon constante, raisonnable et équitable. L'évaluation des propositions reçues a été effectuée conformément aux procédures et méthodes d'évaluation énoncées dans la DP et de façon impartiale. Les séances d'information ont été menées conformément à la politique de TPSGC et reflétaient fidèlement les résultats des évaluations.

Portée et objectifs du mandat du surveillant de l'équité

L'objectif global du mandat du surveillant de l'équité est d'informer TPSGC des observations indépendantes et des commentaires en matière d'équité afin de s'assurer que le processus d'approvisionnement est suivi équitablement.

Dans le cadre de notre mandat, nos services de surveillance de l'équité englobaient, entre autres :

  • l'apport de commentaires sur l'équité concernant lébauche des documents de la DP afin de réduire au minimum les risques que des questions d'équité soient soulevées plus tard dans le processus d'approvisionnement;
  • l'apport de commentaires sur l'équité relativement au processus d'approvisionnement du SISTDP, afin de veiller à ce que les évaluations des propositions des soumissionnaires soient menées avec ouverture, transparence, constance, intégrité et responsabilité;
  • l'évaluation de la mesure à laquelle le processus d'approvisionnement respecte l'appel d'offres et la documentation associée au projet, y compris les lois, règlements, politiques et procédures d'approvisionnement du gouvernement et de TPSGC;
  • une évaluation de la mesure à laquelle les séances d'information sont dirigées conformément à la politique de TPSGC et des pratiques exemplaires et fournissent des observations précises et pertinentes sur l'évaluation des propositions particulières.

Méthodologies, activités et constatations particulières du surveillant de l'équité

Généralités

Le spécialiste des achats du surveillant de l'équité s'est familiarisé avec la documentation de la DP dès qu'elle a été achevée et affichée sur MERX ; il a participé à titre d'observateur à toutes les principales activités pendant la période d'évaluation des soumissions. Au besoin, il a formulé des commentaires ayant trait à l'équité à l'autorité contractante de TPSGC.

Le spécialiste des achats du surveillant de l'équité a examiné les jeux d'acétates de chaque séance d'information à l'intention des soumissionnaires et a assisté à titre d'observateur aux séances d'information individualisées.

Les plans de travail, les rapports d'étape mensuels et le Rapport final provisoire ont été fournis au chargé de projet du surveillant de l'équité.

Activités du surveillant de l'équité se rattachant à la demande de renseignements

Le 26 mai 2006, le spécialiste des achats a reçu à des fins d'examen un document intitulé « demande de renseignements » (Document 2); ce document avait été affiché sur MERX le 8 mai 2006. Il fournissait des renseignements préliminaires sur les exigences en matière de sécurité qui seraient précisés dans la DP.

Observation : Aucune observation en matière d'équité n'a été faite en rapport à la Demande de renseignements.

Activités du surveillant de l'équité liées aux exigences relatives aux Autochtones avant l'affichage de la DP

Le 22 juin 2006, à la demande d'Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) et de Santé Canada (SC), le spécialiste des achats a participé à une journée de consultation sur la Stratégie d'approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA) au cours de laquelle des participants du secteur privé devaient aborder la question du SISTDP. Ce sujet a été abordé, mais les fonctionnaires ont refusé de discuter du projet du SISTDP.

Le 23 juin 2006, le spécialiste des achats a fait un compte rendu au Bureau de l'agent principal de gestion des risques sur la journée de consultation de la SAEA du point de vue du projet SISTDP.

Observation : Aucune question relative à l'équité visant le SISTDP n'a été soulevée relativement à la Journée de consultation sur la SAEA.

Activités du surveillant de l'équité liées à l'élaboration de la demande de propositions

Le 26 mai 2006, le spécialiste des achats a reçu à des fins d'examen des parties d'une ébauche de la demande de propositions (DP) (Document 1). Le 1er juin 2006, le spécialiste des achats a rencontré l'autorité contractante de TPSGC et lui a fait part de plusieurs observations concernant l'équité sur cette ébauche. Après la réunion, l'autorité contractante a rédigé un résumé des observations et les mesures qu'elle avait l'intention de prendre sur chacune d'elles (Document 3).

Les 7, 18 et 21 juillet 2006, le spécialiste des achats a reçu et examiné d'autres parties de l'ébauche de la DP (Document 4); le 25 juillet 2006, il faisait parvenir à l'autorité contractante des observations liées à l'équité.

Les 7 et 8 août 2006, le spécialiste des achats a examiné le Plan d'évaluation et la partie des critères de la DP et a fait part de ses observations liées à l'équité à l'autorité contractante. Il a aussi examiné un Énoncé des travaux révisé et la majeure partie de la DP (Documents 5 et 6). Il a discuté des observations relatives à l'équité avec l'autorité contractante.

Le 21 août, il a examiné les répercussions sur le plan de l'équité de plusieurs options des « contrôles des références » faisant partie des critères d'évaluation et a émis des commentaires aux fonctionnaires de TPSGC et de SC. Le 25 août, il a examiné les répercussions sur le plan de l'équité des différentes options relatives aux exposés oraux faisant partie des critères d'évaluation; il a fait part de ses commentaires aux fonctionnaires de TPSGC et de SC.

Entre le 11 octobre et le 16 octobre 2006, le spécialiste des achats a examiné une ébauche révisée de la DP (Document 7); il a fait part de ses observations relatives à l'équité à l'autorité contractante.

La DP (Document 8) a été affichée sur MERX le 9 novembre 2006.

Observation : Aucune question en matière d'équité n'a été relevée quant à la version finale de la DP affichée sur MERX .

Activités du surveillant de l'équité pendant la période d'affichage de la demande de propositions

Au cours de la période du 1er décembre 2006 au 16 février 2007, le spécialiste des achats a examiné les modifications nos 1 à 16 qui ont été apportées à la DP (documents 9 à 24), y compris les addenda 5 à 25 ainsi que 114 questions et réponses portant sur la DP.

La période de l'invitation à soumissionner a pris fin le 21 février 2007.

Observation : Aucune question en matière d'équité n'a été relevée relativement aux modifications et annexes de la DP.

Activités du surveillant de l'équité liées à la préparation pour l'évaluation des propositions

Le 31 octobre 2006, le spécialiste des achats a rencontré l'autorité contractante de TPSGC et examiné, du point de vue de l'équité, les plans initiaux de l'évaluation des propositions, y compris la durée, le calendrier et les procédures d'évaluation à un niveau plus détaillé que celui précisé dans la DP. Il a émis des commentaires sur des questions d'équité en rapport aux procédures détaillées.

Les 8, 19 et 20 février 2007, le spécialiste des achats a examiné la grille d'évaluation relative aux Autochtones, la grille de notation de l'évaluation technique ainsi que la grille de notation de l'évaluation financière qui étaient proposées aux membres de l'équipe d'évaluation. Chaque grille était une version précise des parties pertinentes de la DP qui avait été reformatée pour être utilisée pendant l'évaluation. Aucune grille ne comportait de renseignements ni de directives autres que ceux fournis aux soumissionnaires dans la DP.

Les 12 et 13 février 2007, le spécialiste des achats a assisté à la séance d'information pour les évaluations du SISTDP de Santé Canada. Des exposés ont été fournis sur le projet, la DP et le processus d'évaluation. L'importance d'évaluer avec rigueur le contenu de la DP et ses critères d'évaluation et d'appliquer les normes de façon constante a été soulignée tout au long de la séance.

À la fin de la séance d'information, les membres du Comité principal d'évaluation ont examiné les questions orales susceptibles d'être utilisées pendant les exposés oraux de l'évaluation. Le processus d'exposé oral décrit dans la DP comportait des questions « à divulguer », qui seraient fournies aux soumissionnaires conformes dix jours avant l'exposé oral du fournisseur, ainsi que des questions « non divulguées », qui seraient dévoilées aux soumissionnaires au moment de son exposé oral. Le Comité s'est entendu sur les cinq questions « à divulguer » et sur les dix questions « à ne pas divulguer ». Ces mêmes questions, mises au point avant la clôture des soumissions, seraient posées à tous les soumissionnaires. Toutes les questions se rapportaient directement aux services demandés par le SISTDP et la prestation de ces services et fournissaient une épreuve pratique équitable de la connaissance et de la compréhension des exigences du SISTDP pour une équipe de projet proposée.

Le 28 février 2007, le spécialiste des achats a examiné un document intitulé « Processus d'évaluation et Aperçu » (Document 25). Ce document était conforme à la DP.

Les 6, 7, 9 et 13 mars 2007, le spécialiste des achats a examiné chaque proposition technique reçue à des fins de familiarisation. Le 15 mars 2007, il a examiné toutes les propositions comportant des exigences réservées aux entreprises autochtones. Pendant ces cinq jours, il a aussi participé à la réunion quotidienne des membres du Comité principal d'évaluation qui lisaient les propositions techniques et y attribuaient une note. Les sujets discutés portaient sur l'allocation de l'espace et le calendrier. Les évaluateurs avaient été avisés de ne pas discuter des propositions avant la tenue des réunions de consensus. En aucun temps pendant ces réunions, le contenu ou la qualité des propositions n'ont été mentionnés.

Le 30 mars 2007, le spécialiste des achats a examiné un document intitulé « Processus consensuel d'évaluation du SISTDP » (Document 26); il s'agissait d'un document détaillé décrivant le processus à suivre par les comités d'évaluation afin qu'ils puissent parvenir à un consensus sur la notation des réponses aux critères cotés. Le 31 mars 2007, le spécialiste des achats a émis des commentaires à l'autorité contractante de TPSGC sur les processus décrits dans ce document. Le 2 avril 2007, le spécialiste des achats a examiné le document révisé du « Processus consensuel d'évaluation révisé du SISTDP » (Document 27) et n'a alors émis aucun commentaire. Les processus du document révisé ont été utilisés tout au long des discussions visant à établir un consensus concernant l'évaluation de la proposition technique.

Observation : Aucune question relative à l'équité n'a été relevée pendant la préparation de l'évaluation des propositions.

Activités du surveillant de l'équité liées à l'évaluation des propositions comportant des exigences de services pour les Autochtones

Les 22 et 23 mars 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur à la réunion visant à établir un consensus pour l'évaluation des exigences de services pour les Autochtones. L'équipe était formée de trois personnes ayant des antécédents variés et pertinents à ces exigences. Tous les membres de l'équipe ont discuté en profondeur des qualités des réponses en fonction des critères énoncés dans la DP.

Observation : Aucune question d'équité n'a été soulevée relativement à l'évaluation des propositions comportant des exigences de services pour les Autochtones.

Activités du surveillant de l'équité liées aux précisions demandées aux soumissionnaires pendant la période d'évaluation des soumissions

Du 28 février 2007 jusqu'à la fin de la période d'évaluation, le spécialiste des achats a examiné dix-huit (18) lettres envoyées aux soumissionnaires pour leur demander des précisions sur certains aspects de leur proposition. Entre autres, ces lettres avaient pour objet : conditions à remplir avant l'attribution du contrat, clauses restrictives, états financiers, garantie financière de soumission, information sur les prix, descriptions des jalons, expérience du soumissionnaire et attestation de l'entité du soumissionnaire. Dans chaque cas, la lettre et la réponse demandée étaient conformes aux dispositions de la DP.

Observation : Aucune question liée à l'équité n'a été soulevée relativement aux précisions demandées aux soumissionnaires.

Activités du surveillant de l'équité liées à l'évaluation des exigences obligatoires

Le 6 mars 2007, l'autorité contractante de TPSGC a informé le spécialiste des achats d'une question potentielle relativement à la réponse d'un soumissionnaire en rapport à une exigence obligatoire « Garantie financière de soumission » (O2). Pendant les mois de mars et avril 2007, l'autorité contractante a tenu le spécialiste des achats au courant de la situation par rapport à la question et aux résultats obtenus. La question a été examinée en profondeur et avec une diligence raisonnable et les faits ont été présentés à la réunion de consensus principale du 10 mai 2007.

Le 2 avril 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur à l'évaluation des réponses du Comité principal d'évaluation relativement aux exigences obligatoires figurant à la Section 2.1, Pièce jointe 002, Annexe B, de la DP. Les membres se sont entendus sur tous les points, sauf sur l'exigence obligatoire « Garantie financière de soumission »(O2) d'une proposition donnée (voir paragraphe précédent). Le Comité a convenu d'attendre les recommandations du conseiller financier et du conseiller juridique de TPSGC avant d'établir un consensus final sur la conformité de cette question.

Le 2 avril 2007, le Comité a également convenu qu'il fallait obtenir une attestation de la compétence professionnelle à la réponse d'un fournisseur à l'exigence « Compétences en gestion des activités financières » (O4) et qu'il fallait examiner cette question si la compétence ne pouvait être confirmée. Heureusement, une attestation de l'association professionnelle compétente reçue par la suite a permis d'éviter d'avoir à effectuer un nouvel examen.

Le 10 mai 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur à un examen du Comité principal des réponses aux exigences obligatoires particulières liées à la « garantie financière de soumission »; cette question avait été tenue en suspens lors de la réunion du 2 avril 2007. L'autorité contractante de TPSGC avait effectué un suivi de la question et obtenu des renseignements pertinents. Après examen des renseignements, le Comité a convenu que la réponse à l'exigence « Garantie financière de soumission » (O2) fournie dans la Proposition financière n'était pas conforme aux exigences de la DP.

Observation : Aucune question d'équité n'a été relevée relativement à l'évaluation des exigences obligatoires.

Activités du surveillant de l'équité liées à l'évaluation des propositions financières

Le 20 mars 2007, le spécialiste des achats a examiné les questions soulevées par l'équipe d'évaluation financière de TPSGC relativement à la séance d'évaluation des propositions financières menée le 19 mars 2007. À partir du 20 mars 2007 jusqu'à la fin de la phase d'évaluation, le spécialiste des achats a effectué un suivi des étapes prises pour clarifier les questions soulevées par l'équipe d'évaluation financière. Des précisions ont été demandées et obtenues sur les questions en suivant les processus fournis dans la DP.

Observation : Aucune question d'équité n'a été relevée relativement à l'évaluation des propositions financières et activités de suivi.

Activités du surveillant de l'équité liées à l'évaluation des critères cotés

Du 2 avril au 20 avril 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur aux « réunions de consensus » du Comité principal d'évaluation au cours desquelles est établie par consensus la notation des critères cotés des points 1, 2, 3, 4, 6, 7, et 11 A et C de la Section 2.2, Pièce jointe 002, Annexe B, de la DP. Cependant, il faut souligner que chaque critère coté par points comportait plusieurs sous-critères. Le Comité principal d'évaluation était formé de cinq membres de Santé Canada ayant des antécédents et une expérience variés. L'expérience de chacun était pertinente au SISTDP.

Le Comité a veillé à ce que tous les renseignements fournis dans les propositions puissent être examinés, à ce qu'il y ait une uniformité dans la cotation entre les propositions et à ce que chaque membre du Comité ait la possibilité d'émettre son point de vue. Le Comité a établi les notes uniquement en fonction des critères et des facteurs de notation précisés dans la DP.

Du 27 avril 2007 au 8 mai 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur aux réunions de consensus de quatre (4) sous-groupes spécialisés qui ont examiné les critères cotés 5, 8, 9, 10 et 11B. Chaque groupe était présidé par un membre du Comité principal d'évaluation et utilisait les mêmes procédures que le Comité principal.

Les 10 et 11 mai 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur aux exposés des sous-groupes spécialisés devant le Comité principal d'évaluation. Le Comité principal a examiné les notes de chacun des sous-critères et la justification fournie pour les notes convenues à l'unanimité.

Les 10 et 11 mai 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur à un examen par le Comité principal d'évaluation des notes convenues à l'unanimité pour les critères cotés 1A et 4A3 d'un soumissionnaire à la suite d'une précision reçue par ce dernier. Le Comité principal avait convenu lorsque les critères cotés ont été pris en compte d'examiner les résultats obtenus par consensus une fois cette précision reçue.

Observation : Aucune question liée à l'équité n'a été relevée relativement à l'évaluation des critères cotés.

Activités du surveillant de l'équité liées aux exposés oraux

Le 30 mai et le 5 juin 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur aux exposés oraux des soumissionnaires conformes selon la Section 1.5, Pièce jointe 2, Annexe B, de la DP. Le processus, les règles et le temps alloué pour les réponses et la préparation des réponses étaient conformes aux dispositions de la DP et appliqués de façon uniforme. Chaque soumissionnaire devait répondre aux mêmes questions.

Le 31 mai et le 7 juin 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur aux discussions du Comité principal d'évaluation sur les résultats obtenus par consensus pour les exposés oraux.

Observation : Aucune question relative à l'équité n'a été relevée relativement à la conduite et à l'évaluation des exposés oraux.

Les activités du surveillant de l'équité liées à l'évaluation financière du prix total de la soumission et du calcul du coût par point

Le 7 juin 2007, le spécialiste des achats a assisté à titre d'observateur à l'évaluation financière du prix total de la soumission et du calcul du coût par point effectuée par l'équipe d'évaluation financière du SISTDP de TPSGC aux termes des sections 2.4 et 3.2, Pièce jointe 2, Annexe B, de la DP. En utilisant les propositions financières soumises par les soumissionnaires conformes, le spécialiste des achats a confirmé que les éléments de prix utilisés au calcul du prix total des soumissions et validé les calculs du coût par point.

Observation : Aucune question d'équité n'a été relevée dans l'évaluation financière du prix total de la soumission et du calcul du coût par point.

Activités du surveillant de l'équité liées aux séances d'information aux soumissionnaires

Du 13 décembre 2007 au 1er février 2008, le spécialiste des achats a examiné les documents d'information transmis aux soumissionnaires et a assisté à titre d'observateur aux séances d'information individuelles qui ont été tenues. Un soumissionnaire n'a pas demandé de séance d'information individuelle et une séance d'information d'un autre soumissionnaire a été annulée.

Observation : Aucune question d'équité n'a été relevée relativement aux séances d'information aux soumissionnaires.

Documents de référence

Les documents suivants sont cités comme sources de référence par numéro dans le rapport ci-joint, ou dans des rapports précédents. À moins d'avis contraire, ces documents sont disponibles par l'entremise du bureau de projet du SISTDP.

# Document Renseignement supplémentaire
1 Ébauche de la demande de propositions (DP) Fourni à l'équipe du surveillant de l'équité le 26 mai
2 Demande d'information Publié sur MERX le 8 mai 2006
3 Résumé des observations objet : la DP avec les mesures envisagées Préparé par le gestionnaire de marchés du SISTDP le 5 juin 2006
4 Ébauche révisée de la demande de propositions En date du 11 juillet 2006
5 Ébauche révisée de l'Énoncé des travaux En date du 11 août 2006
6 Ébauche révisée de la demande de propositions En date du 8 septembre 2006
7 Ébauche révisée de la demande de propositions En date du 10 octobre 2006
8 Demande de propositions Affiché sur MERX le 9 novembre 2006
9 Modification 1 de la DP Affiché sur MERX le 1er décembre 2006
10 Modification 2 de la DP Affiché sur MERX le 4 décembre 2006
11 Modification 3 de la DP Affiché sur MERX le 12 décembre 2006
12 Modification 4 de la DP Affiché sur MERX le 17 décembre 2006
13 Modification 5 de la DP Affiché sur MERX le 22 décembre 2006
14 Modification 6 de la DP Affiché sur MERX le 5 janvier 2007
15 Modification 7 de la DP Affiché sur MERX le 9 janvier 2007
16 Modification 8 de la DP Affiché sur MERX le 15 janvier 2007
17 Modification 9 de la DP Affiché sur MERX le 18 janvier 2007
18 Modification 10 de la DP Affiché sur MERX le 19 janvier 2007
19 Modification 11 de la DP Affiché sur MERX le 29 janvier 2007
20 Modification 12 de la DP Affiché sur MERX le 1er février 2007
21 Modification 13 de la DP Affiché sur MERX le 5 février 2007
22 Modification 14 de la DP Affiché sur MERX le 12 février 2007
23 Modification 15 de la DP Affiché sur MERX le 14 février 2007
24 Modification 16 de la DP Affiché sur MERX le 16 février 2007
25 Processus d'évaluation et Aperçu Fourni le 28 février 2007
26 Processus consensuel d'évaluation du SISTDP Fourni le 31 mars 2007
27 Processus consensuel d'évaluation révisé Fourni le 2 avril 2007