Services de conseils reliés aux offres à commandes pour des services immobiliers

Préface

IT/NET a géré le processus de surveillance de l'équité au nom du Bureau de l'agent principal de gestion des risques (BAPGR) au sein de TPSGC, relativement aux offres à commandes (OC) portant sur des services immobiliers, dans le cadre du dossier n^o fk201.EP324-060169.

Ce rapport renferme une déclaration de conformité ainsi que les observations du surveillant de l'équité (SE) au sujet de divers documents et activités qui ont formé une partie du processus d'achat mentionné ci-dessus.

IT/NET a amorcé le processus de surveillance de l'équité après le lancement de la demande de propositions (DP); il a par la suite participé au processus jusqu'à l'attribution du contrat, y compris aux séances d'information à l'intention des fournisseurs.

IT/NET aimerait remercier les équipes responsables des achats et de l'évaluation technique de leur collaboration tout au long du processus de surveillance. Leur soutien et leur collaboration ont été inestimables.

Table des matières

1. Jugement professionnel du surveillant de l'équité
2. Introduction
   1. Contexte
   2. Objectifs
   3. Méthodologie
3. Demande de soumissions
4. Questions et réponses pendant la période de soumissions, modifications des documents d'offres à commandes
5. Processus d'évaluation technique et séance d'information à l'intention des équipes d'évaluation
6. Notes finales de l'évaluation technique et du Comité d'évaluation
7. Notes de l'évaluation financière, calcul du meilleur rapport qualité-prix et classement final des soumissions
8. Séances d'information à l'intention des fournisseurs

1. Jugement professionnel du surveillant de l'équité

IT/NET a été embauché comme surveillant de l'équité (SE) pour observer le processus d'achat menant à l'autorisation d'offres à commandes multiples pour la prestation de services immobiliers - N^o dossier fk201.EP324-060169. IT/NET est un tiers indépendant à l'égard de ce marché public.

Nous avons examiné toute la documentation fournie et avons eu accès sans restriction à tous les aspects du processus d'achat. Nous avons eu l'entière collaboration de tous les intervenants à TPSGC. Toutes les discussions ont été positives et toutes les suggestions ont été accueillies à l'unanimité.

Selon notre jugement professionnel, le processus d'approvisionnement que nous avons observé a été réalisé en conformité avec les documents pertinents d'appels d'offres; le processus a aussi été réalisé de manière juste, ouverte, concurrentielle et transparente.

Alex Beraskow, ing., CMC

2. Introduction

2.1 Contexte

Les offres à commandes proposées, pour le Secteur de la gestion des locaux et du portefeuille qui relève de la Direction générale des biens immobiliers de TPSGC, ont été demandées parce que les offres précédentes se terminaient en mai 2007. Les offres à commandes portent sur des services de conseils en biens immobiliers et représentent le document d'achat principal utilisé pour des besoins évalués à moins de 150 000 $. Ces offres à commandes remplacent une offre à commandes unique qui avait été utilisée au cours des dernières années.

Le Secteur de la gestion des locaux et du portefeuille de la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) de TPSGC est l'organisation de planification stratégique, d'élaboration et de mise en Œuvre pour tous les besoins immobiliers des clients du Secteur de la capitale nationale. Le rôle de la DGBI est d'assurer que les fonctionnaires puissent bénéficier d'un milieu de travail productif à prix abordable, et puissent avoir accès à des services techniques et professionnels pour l'acquisition, la gestion, l'exploitation, l'entretien, la construction et l'aliénation des biens immobiliers. La vision de la DGBI consiste à être reconnue comme une organisation apportant de la valeur ajoutée pour l'atteinte des objectifs des clients et du gouvernement par la prestation de programmes et de services de biens immobiliers à prix abordable et en temps opportun. Grâce à l'expertise additionnelle qui sera fournie par l'émission des offres à commandes, la DGBI a l'intention d'augmenter sa gamme actuelle de services, et d'introduire de nouvelles approches novatrices à la Direction générale des biens immobiliers au sein du contexte fédéral.

Les travaux, effectués antérieurement dans le cadre d'une seule offre à commandes, ont été divisés en cinq domaines de travail distincts :

1. Élaboration et stratégies en biens immobiliers;
2. Planification du portefeuille de biens immobiliers;
3. Analyse financière des biens immobiliers;
4. Transactions en matière de biens immobiliers;
5. Outils de travail et exécution de projets en matière de biens immobiliers.

Les fournisseurs ont été invités à soumettre leur offre à commandes pour un seul domaine ou pour plusieurs domaines de travail; chaque domaine de travail a été évalué de façon indépendante. Le but visé était d'autoriser jusqu'à trois (3) offres à commandes pour chaque domaine de travail.

Les offres à commandes proposées ont été notées et classées en fonction du meilleur rapport qualité-prix (c.-à-d. le coût par point le plus bas); les fournisseurs devaient obtenir une note technique obligatoire minimum de 75 % pour que leur dossier soit analysé en fonction du meilleur rapport qualité-prix.

Conformément à la distribution projetée des travaux parmi les trois offrants retenus, l'entreprise offrant le meilleur rapport qualité-prix dans chaque domaine de travail obtiendrait 50 % de la totalité des travaux, l'entreprise ayant obtenu le deuxième meilleur résultat, 30 % et l'entreprise classée au troisième rang, 20 %.

2.2 Objectifs

Les objectifs du Programme de surveillance visent à assurer :

1. un appel d'offres ouvert;
2. une évaluation équitable;
3. des décisions justifiables quant à l'attribution des offres à commandes;
4. un traitement uniforme des fournisseurs et de leurs soumissions;
5. la divulgation complète des renseignements.

Veuillez consulter l'annexe A pour la présentation complète des activités du SE.

2.3 Méthodologie

Les activités et la documentation suivantes liées au processus d'achat ayant trait à des communications ou à des interactions directes entre l'État et le secteur privé ont été examinées par le SE relativement au dossier d'achat indiqué :

1. le document de demande d'offres à commandes, y compris l'approche en matière d'évaluation;
2. les demandes des fournisseurs, les réponses de l'État et les modifications à la DOC pendant la période de soumissions;
3. les soumissions/les OC proposées;
4. les séances d'information à l'intention des fournisseurs.

Le SE a aussi mené les activités suivantes dans le cadre de l'évaluation des soumissions :

1. séance d'information à l'intention de l'équipe chargée de l'évaluation technique;
2. réunions du comité chargé de l'évaluation finale;
3. détermination des résultats de l'évaluation financière; calcul du meilleur rapport qualité-prix et classement final des fournisseurs.

3. Demande de soumissions

La présente section renferme un examen de la demande d'offre à commandes (DOC) émise le 15 février 2007 et se terminant le 27 mars 2007.

Le processus de surveillance de l'équité a commencé après l'émission/l'affichage de la DOC à l'intention des fournisseurs.

• Observation A1. L'examen de la DOC a donné lieu à la question suivante qui a été soulevée pour fins d'examen par le service d'approvisionnement.

  Les tableaux financiers qui devaient servir à l'évaluation des prix avaient été élaborés de telle sorte que les années n'avaient pas la même pondération dans le calcul du prix. Cependant, en réponse à une demande de renseignements d'un fournisseur, on a conseillé que les pondérations soient les mêmes pour toutes les années. Un deuxième fournisseur a démontré comment un soumissionnaire pourrait manipuler les tableaux financiers à son avantage. Par conséquent, les tableaux des prix utilisés pour les cinq domaines de travail ont été modifiés par le responsable des achats afin de supprimer la pondération inhérente; les tableaux révisés ont par la suite été affichés/communiqués à tous les fournisseurs dans la modification n⁰ 1 de la DOC.

• Observation A2. Les observations supplémentaires suivantes portant sur l'application des critères obligatoires ont été communiquées et traitées de façon satisfaisante.

  Trois niveaux de conseillers étaient recherchés dans chaque domaine de travail. Un nombre minimum d'années d'expérience obligatoires a été stipulé pour chacun des domaines sous « Contexte » de la DOC, mais ce nombre n'était pas indiqué au chapitre des « Critères d'évaluation ». En réponse à une demande d'un fournisseur, il a été précisé que l'exigence liée au nombre minimum d'années d'expérience obligatoires devait être respectée. Toutefois, ce critère a été appliqué pour classer le niveau de conseillers dans les soumissions retenues (qui dicte leur tarif des services externes) et non pas au processus d'évaluation technique. Bien qu'inhabituel, en ce sens que ce critère obligatoire doit normalement être respecté pour qu'une proposition puisse être cotée, ce point n'a eu aucune incidence sur l'équité de l'évaluation.

  Il était aussi précisé que les soumissionnaires devaient indiquer des tarifs pour les trois (3) catégories ou leur offre serait considérée irrecevable. En général, l'obligation de soumettre un tarif pour une catégorie de ressources données signifie que cette ressource doit être compétente dans cette catégorie. Toutefois, dans le cas présent, il n'y avait aucune exigence à l'effet que la ressource devait être qualifiée pour les trois (3) niveaux demandés. Bien qu'inhabituel, cela n'a eu aucune incidence sur l'équité de l'évaluation.

• Observation A3. Les observations suivantes ont aussi été communiquées par le surveillant de l'équité au responsable des achats, afin de conseiller le responsable technique et de s'assurer que ce dernier comprenne bien et accepte les résultats et les conséquences possibles de l'approche d'évaluation (évitant ainsi des problèmes d'équité susceptibles de se poser dans la phase d'évaluation des soumissions) :

  Il a été indiqué qu'une entreprise proposant une seule ressource pourrait soumissionner pour les cinq domaines de travail et aux trois niveaux de services de conseils. De même, le soumissionnaire n'était pas tenu d'offrir un nombre minimal d'employés. Par conséquent, une soumission ne comportant que deux personnes devait être jugée recevable. Conformément aux critères d'évaluation, les évaluateurs ne pouvaient pas traiter différemment les soumissions des fournisseurs, qu'ils proposent 2 ou 20 candidats.

  Les coentreprises ou les consortiums étaient invités à présenter des soumissions; il a été noté que, en ce qui a trait aux critères d'évaluation portant sur « l'expérience des entreprises », les projets menés par des particuliers ou des entreprises dans le cadre de ces arrangements seraient utilisés dans cette partie de l'évaluation.

Jugement professionnel du surveillant de l'équité

Selon notre jugement professionnel, la demande de soumissions modifiée et les directives relatives à l'évaluation ont été rédigées de façon claire et compréhensible. En conséquence, ces mesures ont contribué à mettre en œuvre un processus d'achat équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

4. Questions et réponses pendant la période de soumissions, modifications des documents d'offres à commandes

La surveillance de l'équité a commencé après la réception de certaines questions de la part de l'industrie et la formulation de réponses à ces questions. Ces questions et réponses, ainsi que celles fournies au commencement du processus de surveillance de l'équité, étaient visées par l'examen.

Remarque : Les questions relatives aux tableaux financiers et aux critères d'évaluation obligatoires ont été traitées à la section précédente.

• Observation B1. Le responsable des achats a pris la décision de ne pas communiquer toutes les questions et réponses des fournisseurs à tous les soumissionnaires. Bien que cette approche n'ait pas soulevé des problèmes d'équité, elle contribue à accroître d'éventuels problèmes d'équité, perçus ou réels. Le surveillant de l'équité a examiné avec soin toutes les réponses qui n'ont pas été publiées afin de rechercher un quelconque parti pris. Dans tous les cas, aucune question d'importance (c.-à-d. touchant potentiellement toutes les soumissions des soumissionnaires) n'a été observée; par conséquent, aucun problème d'équité éventuel n'a été soulevé.
• Observation B2. Des réponses ont été fournies à toutes les questions posées par les fournisseurs pendant la période de soumission.
• Observation B3. Les réponses ont été fournies en temps opportun.
• Observation B4. À part les modifications aux tableaux financiers discutées à la section 3, les modifications de la DOC n'étaient pas de nature importante; par conséquent, aucun problème d'équité éventuel n'a été soulevé.
• Observation B5. D'après les questions posées par les fournisseurs, on constate que cette industrie est caractérisée par un certain nombre de conseillers indépendants; ces personnes peuvent conclure un marché directement avec un client, faire partie d'une coentreprise ou être sous-traitant pour un fournisseur quelconque. Selon les critères d'évaluation, les soumissionnaires pouvaient, s'ils le voulaient, présenter les mêmes personnes pur toutes les soumissions proposées.

Jugement professionnel du surveillant de l'équité

Selon notre jugement professionnel, toutes les réponses fournies et toutes les modifications apportées aux demandes de soumission étaient claires et compréhensibles et communiquées en temps opportun. Par conséquent, ces mesures ont contribué à la mise en place d'un processus d'approvisionnement équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

5. Processus d'évaluation technique et séance d'information à l'intention des équipes d'évaluation

Des équipes distinctes responsables de l'évaluation technique, formées chacune de trois représentants officiels de l'organisation cliente (Services immobiliers de Travaux publics), ont été convoquées pour chacun des cinq domaines de travail visés par l'offre à commandes. Un représentant officiel de chaque équipe d'évaluation a été désigné comme chef d'équipe.

Le processus d'évaluation technique s'est déroulé en deux étapes. La première étape consistait en une évaluation indépendante des propositions par chaque membre des équipes d'évaluation. Quant à la deuxième étape, elle comportait une évaluation en équipe en vue d'établir la note moyenne de chaque proposition et, par la suite, des discussions entre les membres de l'équipe et des révisions possibles aux notes proposées par les membres de l'équipe. Dans les cas où un ou plusieurs membres révisaient les résultats de leur proposition, la moyenne était calculée de nouveau et constituait la note finale de l'équipe. Le responsable des achats, le responsable technique et le surveillant de l'équité ont participé aux deux rencontres d'évaluation des cinq (5) étapes; le chef d'équipe et les membres de l'équipe ont participé aux deux réunions d'étape de leur domaine de travail respectif.

• Observation C1. Conformément aux observations précédentes, on a rappelé aux équipes d'évaluation que les facteurs suivants ne pouvaient influer sur les évaluations techniques :
  • le nombre de consultants proposés;
  • les soumissions d'une coentreprise par rapport à « l'expérience de l'entreprise »;
  • l'application des conseillers aux différentes tâches ou aux différents niveaux de travail;
  • les mêmes conseillers proposés dans les différentes soumissions.
• Observation C2. La documentation écrite, y compris les instructions et les feuilles de pointage, a été fournie par le responsable des achats à chaque membre des équipes d'évaluation afin de les guider dans la conduite du processus d'évaluation.
• Observation C3. Des directives verbales ont été communiquées à tous les évaluateurs techniques des cinq (5) équipes d'évaluation à la réunion de pré-évaluation; le responsable des achats, le responsable technique et le surveillant de l'équité ont participé à cette réunion avec tous les chefs d'équipe et les membres de l'équipe d'évaluation.
• Observation C4. Conformément à une pratique de longue date de TPSGC, les propositions de prix ont été séparées des propositions techniques au moment de la réception des soumissions et ont été conservées par le personnel responsable de la passation des marchés. Les évaluateurs techniques n'avaient pas accès aux renseignements sur les prix pendant la période d'évaluation technique. Cette pratique permet d'éviter une manipulation des résultats d'évaluation qui pourrait nuire aux classements finals des soumissions.
• Observation C5. Les équipes responsables de l'évaluation technique étaient composées de trois personnes pour chacun des domaines de travail (c.à-d. quinze évaluateurs individuels). Le fait d'avoir quinze personnes différentes participant à l'évaluation technique permet de limiter les risques liés à un parti pris réel (ou prétendu) contrairement à une petite équipe formée de quelques personnes seulement responsables de tous les résultats de l'évaluation.
• Observation C6. Tous les évaluateurs techniques sauf un ont assisté à la rencontre d'évaluation préliminaire. En outre, un évaluateur a été remplacé avant le début de l'évaluation technique. Aucun autre évaluateur n'a été changé après le début de l'évaluation technique. La constance de la composition de l'équipe d'évaluation a permis d'améliorer l'uniformité du processus d'évaluation.
• Observation C7. Dans la première phase de l'évaluation technique, les évaluateurs ont été avisés d'effectuer leur examen sans communiquer, ni en discuter, avec quiconque, y compris avec les autres membres de leur équipe, les membres d'autres équipes d'évaluation et le personnel de la direction et de l'approvisionnement. Cette approche permettait d'éviter la possibilité qu'un évaluateur puisse être influencé par ses collègues ou par d'autres personnes ne participant pas à l'évaluation.
• Observation C8. Les questions des évaluateurs au sujet du processus d'évaluation ou des critères ont tout d'abord été acheminées, au sein de leur équipe d'évaluation, au chef d'équipe, puis au responsable technique et ensuite au responsable des achats; les réponses fournies à ces questions reprenaient le chemin inverse. À la discrétion du responsable des achats, les questions et les réponses ainsi soulevées ont été transmises à tous les autres évaluateurs afin d'obtenir des renseignements pertinents. Ce processus de communication structuré a permis aux membres de l'équipe d'éliminer la nécessité de communiquer entre eux pendant l'évaluation indépendante des propositions.
• Observation C9. Tous les évaluateurs, ainsi que le surveillant de l'équité, ont signé une entente de confidentialité afin d'assurer la protection complète des renseignements contenus dans les soumissions.
• Observation C10. Compte tenu que des membres du personnel proposés par le soumissionnaire peuvent déjà être employés par TPSGC, on a renforcé la protection des soumissions techniques (p. ex. elles ont été conservées dans des classeurs fermés à clé lorsqu'elles n'étaient pas examinées).
• Observation C11. Étant donné que des employés proposés par le soumissionnaire ou des soumissionnaires proposés ont nommé TPSGC en tant que référence pour d'anciens projets, les évaluateurs ont reçu la directive de ne pas communiquer avec les personne citées en référence à cette étape; on communiquera avec celles-ci, au besoin, au cours de la deuxième étape seulement (ou au cours de l'évaluation en équipe). Cette procédure a permis aux évaluateurs de ne pas subir d'influences extérieures pendant leur évaluation.
• Observation C12. Une autre pratique permanente qui permet d'assurer l'équité pour tous les soumissionnaires (particulièrement lorsque leur travail est connu des évaluateurs) est de s'assurer que le évaluateurs n'examinent que les renseignements fournis dans la soumission et uniquement les renseignements ayant trait aux critères énoncés dans la DOC. Les évaluateurs ont reçu la directive de ne consulter aucun site Web et de ne pas tenir compte de l'expérience passée du personnel du proposant. Bien que cette mesure allait de soi, on a observé que ce message a été officiellement communiqué aux chefs et aux membres des équipes d'évaluation par le responsable des achats.

Jugement professionnel du surveillant de l'équité

Selon notre jugement professionnel, les équipes d'évaluation des soumissions ont reçu des directives adéquates et opportunes concernant le traitement des soumissions et la notation correspondante, et ces directives ont été suivies de façon uniforme par tous les évaluateurs. Par conséquent, cette mesure a contribué à un processus d'achat équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

6. Notes finales de l'évaluation technique et du Comité d'évaluation

Le surveillant de l'équité a examiné les propositions afin :

• de se familiariser avec les soumissions pour les discussions finales du comité d'évaluation;
• d'évaluer les niveaux et les résultats prévus de conformité;
• de déterminer les points sur lesquels les discussions finales du comité devaient mettre l'accent.

Remarque : Le surveillant de l'équité a participé à toutes les réunions du comité d'évaluation au cours desquelles on a établi la moyenne de toutes les notes d'évaluation, on a discuté de chaque note et on a déterminé la note finale.

• Observation D1. La note technique initiale a été calculée comme la note moyenne des trois évaluateurs. Pour chaque section d'évaluation, un évaluateur lisait les notes de tous les soumissionnaires à voix haute. Afin de se protéger contre les influences possibles (c.à-d. différent grades/niveaux d'évaluateurs), l'ordre de lecture des notes techniques était effectué par rotation. Tous les résultats ont été consignés et suivis dans un outil automatisé utilisé par le responsable des achats.
• Observation D2. On a encouragé la discussion entre les évaluateurs concernant leur notation. Les membres des équipes ont aussi été invités à discuter de leur résultat lorsque l'on constatait un écart de plus de 2 points entre les notes individuelles ou lorsque l'ordre de classement différait.
• Observation D3. Nous avons observé que les notes initiales des évaluateurs étaient relativement uniformes; les notes d'une soumission en fonction d'une section de l'évaluation accordées par chaque évaluateur variaient au départ de moins de 2 points et ce, 75 % du temps. Cet écart est considéré comme acceptable; un degré sensiblement plus élevé de cohérence pourrait laisser entendre qu'il y aurait eu une certaine collusion entre les évaluateurs, alors qu'une note sensiblement plus basse soulèverait des questions quant à la capacité de l'équipe d'évaluation, aux directives fournies ou à la façon dont le processus a été réalisé.
• Observation D4. Pendant les discussions entre les évaluateurs, notamment lorsqu'il y avait des différences entre les résultats initiaux, un certain nombre d'observations pertinentes ont été soulevées pour appuyer les différents résultats obtenus. Les explications justifiaient les écarts de notation.
• Observation D5. À quelques reprises, lorsque les discussions dérivaient sur des questions qui ne pouvaient pas être examinées dans le cadre du processus d'évaluation (p. ex. une bonne connaissance personnelle d'un projet proposé ou du nombre de conseillers proposés dans une soumission), les équipes se corrigeaient d'elles-mêmes ou étaient redirigées par le responsable technique ou le responsable des achats.
• Observation D6. À la suite des discussions entre les évaluateurs, environ 20 % des résultats ont changé; dans la plupart des cas, le changement était d'un seul point. Ces résultats laissent entendre que les évaluateurs étaient réceptifs aux observations de leurs collègues, mais que leur modèle de notation en général n'a pas été influencé de façon significative.
• Observation D7. Nous avons relevé une incohérence entre la terminologie utilisée sur l'échelle de notation de 10 points et la note de passage de l'évaluation technique de 75 % (p. ex. l'échelle de notation de 10 points utilisait le terme acceptable pour une note de 6 ou 7 alors que la marque de passage technique acceptable était évalué à 7.5). Comme chaque évaluateur a été cohérent dans l'interprétation de ce point, les soumissions ont été traitées également et aucun problème d'équité n'a été soulevé.
• Observation D8. Toutes les soumissions des fournisseurs (y compris les copies du surveillant de l'équité), les feuilles de pointage et les notes des évaluateurs techniques ont été retournées au responsable des achats dès la fin des travaux des comités d'évaluation technique.
• Observation D9. Les notes finales des évaluations techniques ont été calculées (établissement d'une note moyenne pour chaque section à partir des notes individuelles, ajustement à la suite des discussions, application des facteurs de pondération et calcul du total des moyennes pondérées de toutes les sections) pour chacune des soumissions. À ce point, les évaluateurs ont été invités à discuter des résultats finaux. Dans tous les cas, les équipes étaient satisfaites du résultat final, car il traduisait exactement leur résultat et aucun résultat final n'a été modifié. Les résultats finaux ont ensuite été imprimés et les évaluateurs et les participants ont signé le document.

Jugement professionnel du surveillant de l'équité

Selon notre jugement professionnel, les résultats des évaluations des soumissions ont été uniformes entre les évaluateurs, tous les évaluateurs ont fourni des explications raisonnables et étayées relativement aux notes attribuées et toutes les équipes étaient d'accord sur les résultats des évaluations finales. Par conséquent, ces mesures ont contribué à un processus d'achat équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

7. Notes de l'évaluation financière, calcul du meilleur rapport qualité-prix et classement final des soumissions

• Observation E1. Les prix, la détermination du meilleur rapport qualité-prix et le classement final ont été établis dès que les résultats finaux de l'équipe technique ont été notés.
• Observation E2. Les prix et les calculs ont été effectués après le départ de tous les membres des équipes techniques; seul le responsable technique, le responsable des achats et le surveillant de l'équité étaient présents lorsque les résultats finaux ont été établis.
• Observation E3. La décision a été prise de ne pas divulguer les résultats finaux avant la fin des cinq séances d'évaluation technique.
• Observation E4. Les prix, le calcul du coût par point/meilleur rapport qualité-prix et le classement final ont été observés, et on a déterminé qu'ils étaient conformes aux conditions communiquées dans la demande de soumissions.

Jugement professionnel du surveillant de l'équité

Selon notre jugement professionnel, les résultats de l'évaluation financière, les calculs du meilleur rapport qualité-prix et le classement final des soumissions ont été effectués de façon ouverte, cohérente et en conformité avec les conditions énoncées dans l'appel d'offres. Par conséquent, ces mesures ont contribué à un processus d'achat équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

8. Séances d'information à l'intention des fournisseurs

Le surveillant de l'équité a participé à toutes les séances d'information demandées par les fournisseurs relativement à ce dossier d'achat découlant des décisions qui ont été prises quant à l'attribution/l'autorisation.

Les séances d'information ont été réalisées par le ou les chefs d'équipe de l'évaluation technique pour leurs domaines de travail respectifs avec la participation du responsable des achats, du responsable technique et du surveillant de l'équité.

• Observation F1. À chaque séance d'information, les fournisseurs étaient informés de leurs notes techniques, par section, pour chaque domaine de travail pour lesquels ils avaient présenté une soumission. Le chef d'équipe de l'évaluation technique a fourni des détails afin d'expliquer les notes techniques finales obtenues (p. ex. à quel endroit le fournisseur a perdu des points et pourquoi); ces explications étaient entièrement conformes au contenu des discussions des équipes d'évaluation technique qui ont servi à l'attribution des notes techniques finales.

Jugement professionnel du surveillant

Selon notre jugement professionnel, les séances d'information se sont déroulées de façon équitable et ouverte et les renseignements donnés aux fournisseurs correspondaient aux résultats des équipes d'évaluation technique. Par conséquent, ces mesures ont contribué à l'établissement d'un processus d'achat équitable, ouvert, concurrentiel et transparent.

Annexe A - Activités du surveillant de l'équité

Le surveillant de l'équité (l'entrepreneur SE) doit :

1. se familiariser avec la structure et les processus de gouvernance au cours du marché principal, ainsi qu'aux rôles et responsabilités définis pour chaque entité/personne au sein de la structure de gouvernance (par ex., la ou les équipes d'évaluation ou autres entités semblables);
2. surveiller les activités de chaque entité/personne au sein de la structure de gouvernance susmentionnée tout au long du processus d'achat et déterminer si ces activités demeurent conformes aux rôles et responsabilités respectifs de chacune des entités;
3. se familiariser avec les documents importants y compris, entre autres, la demande de propositions et les critères d'évaluation s'y rattachant, de même qu'avec la méthode de sélection des entrepreneurs établie par TPSGC;
4. en fonction des demandes ou des besoins de l'autorité SE nommée au contrat au contrat, procéder à des visites de chantier et assister aux réunions de soumissionnaires ou aux activités semblabes à titre de surveillant - à cet égard, l'entrepreneur SE doit s'assurer que tous les membres de l'équipe sont disposés à voyager;
5. surveiller le processus de communication au cours du processus concurrentiel pour le marché principal, et ce, jusqu'à l'établissement du contrat;
6. surveiller toutes les activités qui sont tenues au cours du processus concurrentiel d'achat quant à leur équité ainsi qu'à leur cohérence avec la DP du marché principal;
7. assister aux séances d'information à l'intention des soumissionnaires non retenus suivant le processus d'évaluation, et y exercer une surveillance;
8. de façon continue, fournir une rétroaction en temps utile à l'autorité SE et identifier tout problème d'équité dans le cadre du processus d'achat pouvant être soulevé à la suite de toute activité de surveillance en matière d'équité au cours de l'acquisition principale;
9. comme il est fait mention dans la section « Produits livrables - SE » du présent Énoncé de travail, remettre des rapports écrits à l'autorité SE selon les demandes ou les besoins;
10. évaluer les résolutions proposées aux problèmes d'équité ayant été soulevés au cours du processus d'achat;
11. en fonction des demandes ou des besoins de l'autorité SE, aider à élaborer une défense relativement à un marché faisant l'objet d'une contestation;
12. exécuter le travail autorisé en fonction du ou des plans de travail conformément au plan de travail établi.