Programmes et services d'intégrité : Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

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Section I : Aperçu et démarrage de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privé

Institution gouvernementale

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Fonctionnaire responsable de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Micheline Nehmé, Directrice générale, Groupe de gestion juricomptable

Chef des institutions fédérales ou délégués pour l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Rachelle Delage, Gestionnaire, Politique et gouvernance, Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Nom du programme ou de l'activité de l'institution gouvernementale

Programmes et services d'intégrité est le programme, Services opérationnels d'intégrité est le sous-programme.

Description de la catégorie de documents liée au programme ou à l'activité

Cinq catégories de dossiers se rapportent à ce programme; elles sont décrites ci-dessous :

Fichier de renseignements personnels

Proposition de modifier un fichier de renseignements personnels existant pour le Programme de l'évaluation de l'intégrité

Autorisation légale relative au programme ou à l'activité

Résumé du projet, de l'initiative ou du changement

À titre de gardien des fonds publics et de principal fournisseur de services dans le cadre des marchés publics, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a l'obligation de faire preuve de diligence raisonnable lorsqu'il traite avec les fournisseurs de biens et de services ainsi qu'avec les fournisseurs de locaux visés par un bail.

Au fil du temps, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a mis en place de nombreuses mesures pour protéger l'intégrité de ses activités. Malgré tout, des préoccupations se sont manifestées quant au fait que le Ministère pourrait attribuer ou a attribué, par inadvertance, des contrats et des baux à des fournisseurs ayant des pratiques commerciales frauduleuses et contraires à l'éthique.

En juillet 2012, le Ministère a donc élargi la liste des infractions qui empêchent les fournisseurs reconnus coupables de faire affaire avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et a consolidé les mesures de surveillance dans un cadre d'intégrité officiel qui a été renforcé en novembre 2012 et en mars 2014.

Le cadre d'intégrité vise à s'assurer que les activités d'approvisionnement et les opérations immobilières sont menées à l'abri de toute forme de corruption, de collusion et d'activités frauduleuses, et que le gouvernement du Canada n'encourage pas sans le savoir des organisations ou des personnes qui ont été condamnées au criminel, ou qui ont plaidé coupables et obtenus une absolution inconditionnelle ou conditionnelle. Le cadre d'intégrité exige notamment ce qui suit :

Avant la mise en œuvre du cadre d'intégrité du Ministère, il n'existait aucune façon de vérifier les attestations présentées par les fournisseurs. Les fournisseurs impliqués dans des pratiques commerciales frauduleuses et contraires à l'éthique pouvaient tout de même réussir à obtenir des contrats du gouvernement. En 2012, la Direction générale de la surveillance a donc créé les Services de base de données sur l'intégrité pour appuyer cet objectif.

Un petit groupe d'employés travaillant à la Direction générale de la surveillance a développé la base de données sur l'intégrité et est chargé d'en assurer la maintenance et la mise à jour. Il doit aussi traiter les demandes des agents d'approvisionnement et de location visant à effectuer les vérifications des fournisseurs. La base de données permet de recueillir et de stocker les renseignements concernant des condamnations particulières et des absolutions inconditionnelles ou conditionnelles d'infractions mentionnées dans le cadre d'intégrité, lesquelles empêcheraient un fournisseur, les membres de son conseil d'administration et ses sociétés affiliées de se voir attribuer un contrat ou d'effectuer une opération immobilière.

Les Services de base de données sur l'intégrité valident les renseignements des fournisseurs pour déterminer s'il existe une condamnation ou une absolution inconditionnelle ou conditionnelle qui les empêcheraient de faire affaire avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. De plus, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada poursuivra ces exercices de validation après la conclusion du contrat/bail afin de surveiller le fournisseur pendant toute la durée du contrat ou du bail.

Les Services de base de données sur l'intégrité appuient les objectifs du cadre d'intégrité en offrant un moyen uniforme et fiable pour la vérification des fournisseurs, afin de s'assurer que les contrats sont attribués à des fournisseurs qui respectent la loi.

Portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La présente portée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est la version révisée de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée soumise au Commissariat à la protection de la vie privée le 29 mai 2012. La première évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a été soumise avant la mise en œuvre des Services de base de données sur l'intégrité. Même si le ministère comprenait bien les processus opérationnels, plusieurs changements sont survenus depuis l'instauration des Services de base de données sur l'intégrité, et le déroulement du travail indiqué dans la première évaluation des facteurs relatifs à la vie privée a fait l'objet de modifications. Les objectifs de la présente évaluation des facteurs relatifs à la vie privée sont donc les suivants :

Tableau 1 : Un résume de ce qui a changé depuis la première évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Première évaluation des facteurs relatifs à la vie privée Description de la modification
Le programme a d'abord été nommé « Programme d'évaluation de l'intégrité » Le programme est un service qui sera dorénavant appelé « Services de base de données sur l'intégrité »
La description et les dispositions du cadre d'intégrité La description du cadre d'intégrité a été mise à jour afin de tenir compte des modifications suivantes :
  • la suppression de l'exemption relative au traitement de clémence
  • la mise en place de l'exception destinée à protéger l'intérêt du public
  • l'ajout de neuf nouvelles infractions
  • l'établissement d'une limite de 10 ans à compter de la date de la condamnation
  • l'ajout d'une condition de radiation incluant un plaidoyer de culpabilité avec une absolution conditionnelle ou inconditionnelle
  • l'ajout d'infractions commises à l'étranger qui sont similaires aux infractions canadiennes mentionnées dans les dispositions
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada peut avoir à payer des frais d'utilisation pour les moteurs de recherche à source ouverte Travaux publics et Services gouvernementaux Canada n'utilisera pas de moteurs de recherche à source ouverte. La Direction générale de la surveillance paie seulement pour les dossiers de tribunal obtenus de divers tribunaux et les recherches effectuées dans les registres corporatifs
La base de données du Programme d'évaluation de l'intégrité peut être alimentée avec des renseignements obtenus auprès des médias ou d'autres sources ouvertes moins fiables La base de données sur l'intégrité est alimentée, et ne sera alimentée que par des renseignements relatifs à des déclarations de culpabilité confirmées par des sources authentiques. On n'aura pas recours aux médias ni à d'autres sources moins fiables.

Seulement les données obtenues d'organisations telles que ci-dessous sont stockées dans la base de données :

  • l'Agence du revenu du Canada en ce qui a trait à l'évasion fiscale
  • le Bureau de la concurrence en ce qui a trait aux infractions en vertu de la Loi sur la concurrence (sources des gouvernements provinciaux et territoriaux)
  • les renseignements sur les déclarations de culpabilité, lesquels sont disponibles sur le site Web de l'Institut canadien d'information juridique (CanLII)Note de bas de page 1 et auprès des tribunaux fédéral, provinciaux et territoriaux
  • la Gendarmerie royale du Canada (GRC) : dossiers criminels obtenus après le consentement de la personne en question
Le Programme d'évaluation de l'intégrité transmettra le rapport mensuel concernant la base de données connexe à certaines personnes de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada Aucun rapport mensuel n'a été créé. Il n'y a aucune divulgation proactive de renseignements
Les renseignements sur les condamnations seront transmis aux directions générales de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et aux autres ministères clients Les Services de base de données sur l'intégrité confirment les correspondances positives pour ce qui est des infractions. Les détails sur les condamnations ne sont toutefois fournis qu'au cadre supérieur du client si le fournisseur conteste l'existence d'une condamnation
La base de données du Programme d'évaluation de l'intégrité a été créée à l'aide de Microsoft Access Une base de données SQL a été créée au cours de l'exercice 2013 à 2014, laquelle est plus stable et plus sûre. Dans un avenir rapproché, elle comprendra aussi un portail Web sécurisé permettant aux clients des Services de base de données sur l'intégrité de soumettre des demandes et d'examiner les résultats (« aucune correspondance » ou « correspondance confirmée »). En ce qui a trait au processus actuel (par courriel), les résultats accessibles à partir du portail Web seront limités à savoir si une correspondance est le résultat d'une recherche dans la base de données ou non
Le Programme d'évaluation de l'intégrité pourrait partager les renseignements sur les condamnations avec le Secteur de la sécurité industrielle pour appuyer la réévaluation du niveau d'attestation de sécurité d'une entreprise ou d'une personne Les Services de base de données sur l'intégrité n'ont partagé, et ne partageront aucun renseignement sur les condamnations avec le Secteur de la sécurité industrielle pour appuyer les évaluations du niveau d'attestation de sécurité d'une entreprise ou d'une personne
La référence au directeur général et au directeur de la Direction générale de la surveillance, lesquels sont responsables de la mise en œuvre et du lancement du cadre d'intégrité, y compris leur participation aux Services de base de données sur l'intégrité n'avaient pas été incluses au départ dans la première soumission. Un directeur général et un directeur de la Direction générale de la surveillance assurent la surveillance de la politique de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada relative au cadre d'intégrité et répondent aux questions concernant la vérification de la base de données et les ententes conclues avec les autres ministères demandant des services. Dans ce rôle, le directeur général et le directeur peuvent avoir accès aux renseignements recueillis par les Services de base de données sur l'intégrité, mais pas à la base de données

Section II : Détermination et catégorisation des secteurs de risque

Tableau A : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés au type de programme ou d'activité décrite dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Type de programme ou d'activité Niveau de risque
Programme ou activité qui ne nécessite pas la prise d'une décision concernant un individu identifiable 1 (ne s'applique pas)
Administration des programmes, des activités et des services 2 (s'applique)
Conformité/Enquêtes réglementaires et exécution de la réglementation 3 (ne s'applique pas)
Enquête criminelle et application de la loi ou sécurité nationale 4 (ne s'applique pas)

La Direction générale de la surveillance est responsable de fournir la surveillance requise pour s'assurer que la crédibilité et l'intégrité du ministère soient protégées grâce à des pratiques de gestion efficaces et à une saine gérance des fonds publics. Conformément à cette responsabilité, les employés de la Direction générale de la surveillance administreront les Services de base de données sur l'intégrité afin d'aider les autres directions générales du Ministère à fournir l'assurance que les opérations du ministère sont menées avec prudence, probité et transparence. Les Services de base de données sur l'intégrité aideront aussi les autres ministères et organismes du gouvernent ainsi que les sociétés d'État après la conclusion d'un protocole d'entente.

Tableau B : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés aux types de renseignements visés et à leur contexte
Type de renseignements personnels recueillis et contexte Niveau de risque
Seules les données fournies directement par l'individu au moment de la collecte relatives à un programme autorisé et recueillies directement auprès de l'individu ou avec son consentement pour la communication pour autant que les données ne soient pas de nature délicate dans le contexte 1 (ne s'applique pas)
Données personnelles fournies par l'individu avec le consentement d'utiliser des données détenues par une autre source pour autant que les données ne soient pas de nature délicate après la collecte 2 (ne s'applique pas)
Le numéro d'assurance sociale, les renseignements médicaux et financiers ou d'autres renseignements personnels de nature délicate, ou encore le contexte de ceux-ci est de nature délicate. Renseignements personnels sur les mineurs, les personnes incapables ou un représentant agissant au nom de l'individu concerné 3 (s'applique)
Renseignements personnels de nature délicate, dont les profils détaillés, les allégations ou les soupçons, les échantillons de substances corporelles, ou le contexte des renseignements personnels de nature particulièrement délicate 4 (ne s'applique pas)

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada stockera dans une base de données les renseignements concernant les personnes et les entreprises reconnues coupables de certaines infractions canadiennes et étrangères au cours des 10 dernières années, et qui ont plaidé coupables à de telles infractions et ont reçues une absolution inconditionnelle ou conditionnelle, les rendant inadmissibles à effectuer une activité d'approvisionnement ou une opération immobilière.

Tableau C : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés aux partenaires participant à la cueillette, l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels, y compris le secteur privé
Participation des partenaires et du secteur privé au programme ou à l'activité Niveau de risque
Au sein de l'institution 1 (s'applique)
Avec d'autres institutions fédérales 2 (s'applique)
Avec d'autres institutions ou avec une combinaison des gouvernements fédéral, provinciaux et/ou municipaux 3 (s'applique)
Avec des gouvernements étrangers, des organisations internationales et/ou des organisations du secteur privé 4 (s'applique)

L'information au sein de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est recueillie et diffusée de manière responsable aux clients internes pour lui permettre de s'acquitter de sa responsabilité législative obligatoire d'assurer l'intégrité de ses activités d'approvisionnement et de ses opérations immobilières. Travaux publics et Services gouvernementaux Canada diffusera aussi des résultats limités des vérifications aux autres ministères avec qui les Services de base de données sur l'intégrité ont conclu un protocole d'entente pour effectuer des vérifications de l'intégrité. Plus précisément, les Services de base de données sur l'intégrité recueillent des données relatives à une liste d'infractions particulières qui empêcheraient un fournisseur d'obtenir un contrat ou d'effectuer une opération immobilière. La base de données sur l'intégrité est alimentée à partir de sources d'information fiables, authentiques et accessibles au public.

Si l'entreprise ou la personne conteste l'existence de la condamnation, les Services de base de données sur l'intégrité en communiqueront les circonstances à un cadre supérieur de la direction générale de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada ou d'un autre ministère afin que l'entreprise et/ou la personne en question puissent être mises au courant.

Tableau D : Description de la durée du programme ou de l'activité décrite dans l'évaluation des facteurs relatifs à la vie
Durée du programme ou de l'activité Niveau de risque
Programme ou activité ponctuel 1 (ne s'applique pas)
Programme à court terme 2 (ne s'applique pas)
Programme à long terme 3 (s'applique)

Les Services de base de données sur l'intégrité visent à aider à renforcer l'intégrité des activités d'approvisionnement et des opérations immobilières.

Tableau E : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés à la population visée par le programme décrit dans l'évaluation des facteurs liés à la vie privée
Personnes concernées par le programme Niveau de risque
Le programme touche certains participants au programme (employés) à des fins administratives internes 1 (ne s'applique pas)
Le programme touche tous les employés à des fins administratives internes 2 (ne s'applique pas)
Le programme touche certains individus à des fins administratives externes 3 (s'applique)
Le programme touche tous les individus à des fins administratives externes 4 (ne s'applique pas)

Tout fournisseur soumissionnant un contrat ou qui a conclu un contrat ou un contrat immobilier établi par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada dans lequel les dispositions relatives à l'intégrité sont incluses, sera touché par ce programme. Cela comprend les membres du conseil d'administration de l'entreprise, la société mère de l'entreprise, les filiales ou les autres sociétés affiliées où un contrôle direct ou indirect peut être établi. De même, ce programme touchera aussi tout fournisseur soumissionnant des contrats ou des opérations immobilières avec tout autre ministère et organisme qui a inclus le cadre d'intégrité dans ses documents d'approvisionnement et a conclu une entente avec les Services de base de données sur l'intégrité relativement à des services de vérification.

Une réponse « oui » à l'un des éléments ci-dessous indique qu'il existe des préoccupations et des risques potentiels concernant la protection de la vie privée qui doivent être mesurés et atténués, s'il y a lieu.

Tableau F : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés à l'utilisation de la technologie
Technologie et vie privée Niveau de risque : oui ou non?
Est-ce que le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications, comprend la mise en œuvre d'un nouveau système électronique, logiciel ou programme d'application, dont un collecticiel (ou logiciel de groupe), qui sera mis sur pied afin de créer, collecter ou traiter les renseignements personnels dans le but de soutenir le programme ou l'activité? Oui
L'activité ou le programme, nouveau ou ayant subi des modifications, requiert-il des modifications aux systèmes hérités des TI ou aux services? Non
Le programme ou l'activité, nouveau ou ayant subi des modifications, comprend-il la mise en œuvre d'une ou de plusieurs des technologies suivantes? S.O.
Méthodes d'identification améliorées
Non
Recours à la surveillance
Non
Recours à des techniques d'analyse automatisée des renseignements personnels, de comparaison des renseignements personnels et de découverte de connaissances
Oui

Actuellement, la Direction générale de la surveillance effectue les vérifications manuellement en fonction de la base de données sur l'intégrité. Toutefois, dès qu'il sera automatisé, le système effectuera un couplage de données électroniques pour déterminer si les infractions stockées dans la base de données s'apparient à un fournisseur existant ou potentiel. Dans l'affirmative, la base de données en avisera les agents d'approvisionnement/de location demandeurs, qui se procureront rapidement le formulaire de consentement afin que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada puisse valider la condamnation auprès de la GRC. Lors de la validation, la GRC peut exiger des empreintes digitales. Les documents des tribunaux ayant prononcé la déclaration de culpabilité seront recueillis pour aider à valider l'exactitude de la correspondance.

Tableau G : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés à la transmission électronique des renseignements personnels
Transmission des renseignements personnels Niveau de risque
Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système fermé 1 (s'applique)
Les renseignements personnels sont utilisés au sein d'un système qui est branché au moins à un autre système 2 (ne s'applique pas)
Les renseignements personnels sont transférés à des dispositifs portatifs ou sont imprimés 3 (ne s'applique pas)
Les renseignements personnels sont transmis à l'aide de technologies sans fil 4 (ne s'applique pas)

Les renseignements qui sont recueillis sur les condamnations et les absolutions inconditionnelles ou conditionnelles seront sauvegardés électroniquement dans une base de données sur le réseau Protégé B de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (l'accès est limité à ceux qui en ont besoin). La transmission des renseignements aux directions générales ou aux autres ministères, ou la transmission des renseignements par ceux-ci se fait actuellement par courriel, mais se fera au moyen d'un portail Web sécurisé afin de leur permettre de soumettre les renseignements des fournisseurs aux fins de vérification et d'examiner les résultats. Les résultats obtenus se limitent toutefois à savoir si le fournisseur a été reconnu coupable de l'une des infractions qui empêcheraient Travaux publics et Services gouvernementaux Canada de lui attribuer un contrat immobilier, ou s'il s'est vu accorder une absolution inconditionnelle ou conditionnelle. S'il y a correspondance, la personne doit donner son consentement pour qu'une vérification du casier judiciaire soit effectuée auprès de la GRC. Il s'agira tout d'abord d'une vérification nominale, mais la GRC peut exiger des empreintes digitales pour valider la condamnation ou l'absolution.

Tableau H : Description des risques d'atteinte à la vie privée qui sont associés à l'institution qui présente l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Incidence en matière de risques pour l'individu ou l'employé Niveau de risque
Désagréments 1 (ne s'applique pas)
Atteinte à la réputation ou embarras 2 (s'applique)
Préjudice financier 3 (s'applique)
Préjudice physique 4 (ne s'applique pas)

Les types de renseignements personnels recueillis peuvent causer de l'embarras ou un préjudice financier à une entreprise ou à une personne suite à des renseignements défavorables à leur endroit, s'ils sont rendus publics, une entreprise pourrait se voir refuser un contrat avec des organisations du secteur privé. La divulgation de renseignements personnels recueillis peut causer un préjudice à la réputation ou de l'embarras.

Tableau I : Description des risques d'atteinte à la vie privée d'une personne ou d'un employé
Incidence en matière de risques pour l'individu ou l'employé  Niveau de risque
Préjudice gestionnel 1 (ne s'applique pas)
Préjudice gestionnel 2 (ne s'applique pas)
Préjudice financier 3 (s'applique)
Atteinte à la réputation, embarras ou perte de crédibilité 4 (s'applique)

Le refus ou l'annulation de contrats ou d'accords immobiliers existants pourrait engendrer des conséquences financières pour Travaux publics et Services gouvernementaux Canada en raison des renseignements erronés ou bien pourrait entacher la réputation du gouvernement.

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