Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions, version 1.5 – Gestion des cas améliorée et imagerie : Résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
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Introduction
Le présent document constitue un résumé de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, établie par le gouvernement du Canada pour s'assurer qu'on a tenu compte des facteurs relatifs à la vie privée tout au long de la conception et de la mise en œuvre de la version 1.5 dans le cadre du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions. Selon l'évaluation, le risque global associé à l'utilisation de renseignements personnels dans la version 1.5 est coté « moyen ». La mise en place des mécanismes d'atténuation décrits dans le plan de gestion des risques d'entrave à la vie privée ci-après permettra d'atténuer les éventuelles questions et inquiétudes.
Contexte
En vertu de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada est l'autorité administrative responsable du versement de la paye et de la prestation des services de pensions. Le ministère est également responsable de l'administration des régimes de pension des fonctionnaires régis en vertu de la Loi sur la pension de la fonction publique et des régimes de pension des parlementaires, des juges fédéraux, des membres du corps diplomatique et des lieutenants-gouverneurs. De plus, le ministère fournit des services de pension aux militaires du ministère de la Défense nationale selon le principe du recouvrement des coûts.
Le Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions a été établi dans le but d'élaborer et de mettre en œuvre des solutions en technologie de l'information afin de renouveler les systèmes et les services d'administration des pensions de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Le projet permettra de moderniser l'infrastructure d'administration des pensions grâce à l'adoption progressive de solutions logicielles commerciales.
Processus opérationnel
Les exigences opérationnelles liées à la version 1.5 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions sont axées sur l'automatisation et l'amélioration de la prestation des services offerts aux clients. L'objectif de la mise en œuvre de la version 1.5 consiste à fournir au personnel responsable du fonctionnement du Centre des pensions de la fonction publique ainsi qu'aux autres équipes du Secteur de la rémunération des fonctions de gestion des cas améliorée et des images numérisées de tous les documents reçus par courrier et par télécopieur.
Le personnel du Centre des pensions de la fonction publique est constitué de spécialistes des pensions ainsi que d'employés responsables des demandes de renseignements des clients, de la transférabilité des pensions et des services à la direction. À la différence des fonctions de la version 1.0, qui n'étaient destinées qu'à la moitié du personnel du Centre des pensions de la fonction publique, qui est situé à Shediac, les fonctions de gestion des cas de la version 1.5 sont également destinées au reste des employés responsables du fonctionnement du Centre des pensions de la fonction publique, qui constituent environ 600 utilisateurs finaux.
Grâce à la version 1.5, le courrier et les télécopies seront maintenant reçus et numérisés dans l'installation d'imagerie, située à Matane (Québec), de la Direction du contrôle du remboursement des chèques. Lorsque cette dernière reçoit du courrier papier et des télécopies, elle numérise chacun des documents. En plus de traiter le courrier reçu, la version 1.5 permet également de traiter les demandes reçues par courriel. Sur réception d'un courriel d'un client, le système envoie automatiquement un accusé de réception à ce dernier, lui indiquant quand il devrait recevoir une réponse.
Renseignements personnels recueillis par la version 1.5 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions
Les éléments de données ci-après, qui constituent des renseignements personnels, seront recueillis.
- Données d'identification personnelle :
- Code d'identification de dossier personnel (CIDP)
- numéro de pension
- numéro d'assurance sociale (documents numérisés seulement)
- identifiant universel unique (à l'usage exclusif du système interne)
- Noms : prénom et nom de famille d'une personne ainsi que toute autre variante, comme son nom modifié, son nom de fille et son prénom usuel
- Dates : comme la date de naissance et la date de décès
- Adresses : comme l'adresse postale, l'adresse temporaire, l'adresse à l'étranger, l'adresse courriel et le numéro de télécopieur
- Renseignements bancaires : institution bancaire, numéro de transit et numéro de compte
- Renseignements liés aux paiements : numéro de chèque, montant du paiement et date d'encaissement
La nouvelle fonction d'imagerie de la version 1.5 n'a aucune incidence sur les processus suivants :
- consentement en vue de l'utilisation de renseignements personnels
- protection des renseignements personnels
- exactitude
- transparence
- accès d'une personne aux renseignements personnels qui la concernent
- possibilité de porter plainte contre le non-respect des principes
Les données provenant du Système de contrôle de la production et de la localisation des dossiers (système existant) seront converties et versées dans l'application de gestion des cas. Aucune autre application ou base de données existante ne sera abandonnée pendant la phase opérationnelle de la version 1.5.
Analyse des données
La section de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée portant sur l'analyse du cheminement des données sert à recenser les renseignements personnels depuis le point de collecte jusqu'au retrait ou à la destruction de toutes les copies de ces renseignements.
Tableau 1 : Analyse du cheminement des données
Ce tableau présente les renseignements personnels utilisés dans le cadre de trois processus opérationnels de la version 1.5 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions.
| Processus opérationnel | Description | Recueilli par | Format | But de la collecte | Utilisé par ou communiqué à | Lieu de stockage ou de conservation |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Gestion des interlocuteurs |
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Gérer les demandes de renseignements et les demandes des clients par téléphone formulées au centre de contact du Centre des pensions de la fonction publique |
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| Gestion de la correspondance |
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Gestion de la correspondance reçue et de la correspondance à expédier |
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| Gestion des cotisations et des comptes débiteurs | Paiements par chèque :
Fichier d'information des remises ministérielles pour les services de paiement de factures :
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Traitement de la réception des cotisations et d'autres comptes débiteurs |
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Gestion des risques d'entrave à la vie privée
Les risques d'entrave à la vie privée liés à la version 1.5 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions et les stratégies possibles d'atténuation des risques sont définis dans la section 6 de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Le tableau ci-après résume ces renseignements.
Tableau 2 : Plan de gestion des risques
| Élément | Nature du risque | Niveau de risque | Mécanismes d'atténuation proposés |
|---|---|---|---|
| Divulgation non autorisée éventuelle de renseignements confidentiels |
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Faible |
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| Saisie des données d'identification personnelle dans le système de réponse vocale interactif (RVI) |
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Faible | Le Code d'identification de dossier personnel (CIDP) et le numéro de pension n'est pas associé à un nom dans le système de RVI ou n'est pas stocké avec un nom dans le système de RVI |
| Conformité au paragraphe 5(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels concernant l'énoncé de confidentialité | Accès non constant à l'énoncé de confidentialité pour toutes les voies | Faible |
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| Procédure en matière de sécurité consignée |
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Faible | Élaborer et consigner une procédure en matière de sécurité détaillée en vue de la collecte, de la transmission, du stockage et du retrait de renseignements personnels |
| Listes et pistes de vérification |
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Moyen |
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| Mesures de sauvegarde en vue de protéger les renseignements personnels |
|
Moyen |
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Conclusion
Le risque d'entrave à la vie privée le plus important établi dans le plan de gestion des risques est côté « moyen ». Travaux publics et Services gouvernementaux Canada a examiné les répercussions et a proposé des stratégies d'atténuation appropriées pour les risques d'entrave à la vie privée associés à la version 1.5 du Projet de modernisation des services et des systèmes de pensions.
L'établissement d'exigences en matière de vérification et la mise en place de mesures de sauvegarde supplémentaires constituent les mesures les plus importantes en vue de la protection des renseignements personnels. Des activités liées à la sécurité sont actuellement réalisées en plus de l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, conformément au processus de certification et d'accréditation.
Les mécanismes d'atténuation proposés pour les risques d'entrave à la vie privée qui ont été cernés démontrent que l'État continue de s'engager à protéger la confidentialité des renseignements personnels recueillis auprès des personnes.
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