Rapport annuel 2015 à 2016 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre P­21, 1985) a été édictée le 1er juillet 1983. La Loi a été révisée à la suite de l'octroi de la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, et d'autres le 1er avril 2007 et le 1er septembre 2007.

La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes présentes au Canada un droit d'accès aux renseignements qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La Loi accorde également aux personnes le droit à des attentes raisonnables quant à la protection de leur vie privée, de même que le droit fondamental d'exercer un contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.

L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral élabore, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de la Loi dans son institution au cours de chaque exercice.

Le présent rapport annuel résume la façon dont a été gérée et administrée la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de Services publics et Approvisionnement Canada pour l'exercice 2015 à 2016.

Partie I : Introduction

1. Contexte

Mis sur pied en 1841 et initialement connu sous le nom de Commission des travaux publics, le Ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction des canaux, des routes, des ponts, des édifices du Parlement, des bureaux de poste et des immeubles fédéraux dans tout le pays.

En 1993, le Ministère est devenu Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, de Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada) et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada). En novembre 2015, le nom du Ministère a changé à Services publics et Approvisionnement Canada (PSPC).

Adoptée en 1996, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a officiellement donné naissance au Ministère, en plus d'établir le fondement juridique des services qu'il offre. En outre, la Loi a défini SPAC comme un organisme de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes.

SPAC emploie environ 12 500 employés permanents qui travaillent dans divers emplacements un peu partout au pays. L'administration centrale se trouve dans le Secteur de la capitale nationale.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, une organisation indépendante faisant partie du portefeuille de la ministre de Services publics et Approvisionnement, a été créé le 5 mai 2008. Il s'agissait là d'une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité.

2. Raison d'être et responsabilités

SPAC joue un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada. En sa qualité d'acheteur central, de gestionnaire de biens immobiliers, de spécialiste des questions linguistiques, de trésorier, de comptable et d'administrateur de la paye et des pensions du gouvernement et de fournisseur de services communs, il aide les ministères et organismes fédéraux à réaliser les objectifs visés par leur mandat. La vision du Ministère consiste à exceller dans les opérations gouvernementales, et son résultat stratégique et sa mission consistent à offrir des programmes et des services centraux de première qualité qui assurent une saine intendance au profit de la population canadienne et qui répondent aux besoins des institutions fédérales en matière de programmes. L'objectif est de gérer ses activités en faisant preuve d'intégrité, de responsabilité, d'efficience et de transparence ainsi qu'en offrant des services à valeur ajoutée aux ministères et organismes clients et à la population canadienne.

SPAC est un chef de file dans la transformation des systèmes administratifs. Par l'exécution des programmes et des services essentiels à l'échelle du gouvernement ainsi que la réalisation des principales initiatives de transformation, le Ministère aide le gouvernement à faire des affaires conformément aux normes modernes qui définissent une organisation renouvelée, notamment sur les plans de l'efficience, de l'efficacité, de la connectivité et de l'optimisation des ressources pour les clients et la population canadienne.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, qui relève de la ministre et fonctionne de façon indépendante, examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but d'améliorer ces pratiques afin d'assurer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

3. Résultat stratégique et architecture d'alignement des programmes

Approuvée par le Conseil du Trésor, l'Architecture d'alignement des programmes (AAP) de SPAC contribue à l'atteinte du résultat stratégique du Ministère qui consiste à offrir des programmes et des services centraux de première qualité qui assurent une saine intendance au profit de la population canadienne et qui répondent aux besoins des institutions fédérales en matière de programmes. Voici les programme compris dans l'AAP de SPAC :

• Approvisionnements
• Gestion des locaux et services immobiliers
• Receveur général du Canada
• Programmes et services d'intégrité
• Administration de la paye et des pensions fédérales
• Gestion linguistique et services connexes
• Programmes et services spécialisés
• Ombudsman de l'approvisionnement ^{Note de bas de page 1}
• Services internes

Partie II : Le programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels de Services publics et Approvisionnement Canada

1. Structure et responsabilités de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) administre les dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour SPAC, y compris un organisme de service spécial, le Bureau de la traduction, et pour le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

En 2015 à 2016, la Direction de l'AIPRP a fonctionné avec au plus 22 agents, six étudiants et quatre experts­conseils relevant de cinq chefs d'équipe pour gérer les demandes reçues au Ministère, ainsi que quatre conseillers principaux en politique d'AIPRP.

Le directeur, Direction de l'AIPRP, relève de la directrice générale, Services ministériels et Accès à l'information (SMAI), et chef de la protection de renseignements personnels, qui relève elle-même du sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des politiques, de la planification et des communications (DGPPC). Relevant du directeur, Direction de l'AIPRP, les équipes sont administrées par les trois gestionnaires, Opérations de l'AIPRP, et la gestionnaire, Protection des renseignements personnels et Politiques. Les trois unités opérationnelles s'occupent des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'AIPRP; l'autre unité est responsable du programme de la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques de l'AIPRP, la prestation de conseils, la formation, la surveillance et les rapports, et la gestion des plaintes. Les fonctions administratives sont effectuées par une adjointe administrative, un gestionnaire de bureau et au plus sept membres du personnel de soutien.

La Direction de l'AIPRP est chargée d'établir et de diriger toutes les activités du Ministère qui ont trait à la gestion du programme ministériel d'AIPRP, conformément aux instruments de délégation de SPAC s'y rattachant et aux dispositions des lois, des règlements, des directives, des politiques et des lignes directrices.

L'administration de la Loi par la Direction de l'AIPRP est également facilitée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux de SPAC. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la Loi ainsi que des directives et des procédures ministérielles connexes.

2. Instruments de délégation

En vertu de l'article 3 de la Loi, la ministre est désignée comme la responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la Loi . En vertu de l'article 73, la ministre peut déléguer les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la Loi en signant un arrêté de délégation qui autorise un ou des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions précisés dans l'arrêté.

Au sein de SPAC, l'instrument de délégation est fondé sur un processus centralisé; le directeur et les gestionnaires de la Direction de l'AIPRP détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la Loi . Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux chefs d'équipe de l'AIPRP afin d'accélérer le traitement des demandes. Les pleins pouvoirs en vertu de la Loi ont aussi été délégués au SMA, DGPPC, et à la DG, SMAI, qui sont responsables du programme de l'AIPRP.

Un extrait de la Délégation de pouvoirs approuvée par l'ancienne ministre de Travaux publics et Services gouvernementaux se trouve à l'Annexe A : Délégation de pouvoirs (extrait).

3. Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels

3.1 Gouvernance

Comme la protection des renseignements personnels devient de plus en plus une priorité, à la fois dans les secteurs privé et public, le Ministère a apporté des modifications à son cadre de gouvernance de la protection des renseignements personnels en 2015 à 2016.

SPAC a nommé la directrice générale, SMAI, chef de la protection des renseignements personnels (CPRP), faisant d'elle la première personne à occuper ce poste au Ministère. Il a aussi établi un Comité de surveillance sur la protection des renseignements personnels, qui est présidé par la CPRP, et qui est composé de directeurs généraux représentant les directions générales responsables des principaux fonds de renseignements personnels.

La Direction de l'AIPRP a regroupé la protection des renseignements personnels, ses opérations et les fonctions relatives aux politiques au sein d'une même unité, maintenant appelée Protection des renseignements et Politiques. En mettant ainsi davantage l'accent sur la protection des renseignements personnels, elle en assurera une gestion proactive à titre prioritaire et permettra la bonne affectation des ressources à la gestion des risques ministériels liés à la protection de la vie privée.

3.2 Examen du cadre de gestion de la vie privée de Services publics et Approvisionnement Canada

Le cadre ministériel de la protection des renseignements personnels de SPAC a fait l'objet d'un examen. Les résultats ont indiqué que, bien que certains éléments d'un cadre de gestion complet soient mis en place, le cadre présente encore des lacunes et des éléments à améliorer, afin d'assurer la conformité aux politiques du Conseil du Trésor et du Ministère, ainsi qu'aux directives / obligations connexes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Un plan d'action de gestion a été élaboré en vue de corriger les lacunes révélées par le rapport. Il comprend les activités suivantes :

• mettre en œuvre la fonction de CPRP et le Comité de surveillance sur la protection des renseignements personnels (terminée)
• élaborer une analyse du contexte des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) [terminée], et mettre à jour la liste des EFVP en cours et prévues
• publier le Protocole sur les atteintes à la vie privée sur le site intranet du Ministère
• achever la Directive ministérielle sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et le Protocole sur l'utilisation des renseignements personnels à des fins non-administratives
• établir un plan de communication pour mettre les employés de SPAC au courant des nouveaux instruments de politique sur la protection des renseignements personnels
• élaborer un programme de formation ciblé qui est axé sur le risque lié à la protection des renseignements personnels, et en initier la mise en œuvre
• faire un rapport annuel au comité exécutif du sous-ministre sur l'état de la protection des renseignements peronnels au Ministère

4. Politiques et procédures

4.1 Politique ministérielle sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels

Les politiques ministérielles sont publiées sur le site intranet de SPAC; elles peuvent donc être consultées par tous les employés.

La Politique sur le programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (002) présente la Délégation de pouvoirs et les définitions, ainsi qu'une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de SPAC.

La Politique sur la protection des renseignements personnels et particuliers au travail ministérielle (014) présente des définitions et décrit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur les lieux de travail.

Le Protocole sur les atteintes à la vie privée a été approuvé par la CPRP en juin 2015 et le Comité de surveillance sur la protection des renseignements personnels en février 2016. Le document décrit les étapes à suivre par un employé, un mandataire, un étudiant ou un entrepreneur de SPAC qui constate une atteinte réelle ou présumée à la vie privée. Les indications fournies dans le protocole font en sorte que, lorsqu'une atteinte à la vie privée se produit, elle est rapidement contrôlée, et que le néessaire soit fait pour que des manquements similaires ne se reproduisent pas.

La nouvelle Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée (002-1) est en cours d'achèvement, en consultation avec les intervenants du Ministère. Elle comprend des pratiques de gestion de la protection des renseignements personnels efficaces qui permettront de voir à ce que les renseignements personnels sous le contrôle du Ministère soient gérés d'une manière conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels, au Règlement sur la protection des renseignements personnels, et aux instruments de politiques connexes du SCT. La directive sera également harmonisée avec l'architecture proposée pour l'ensemble des politiques relatives à la protection de la vie privée du SCT, laquelle architecture regroupera les directives et les normes dans une seule directive sur les pratiques et les procédures obligatoires en matière de protection de la vie privée.

Le Protocole sur l'utilisation des renseignements personnels à des fins non-administratives est également en cours d'achèvement. Le document décrit les principes et les procédures de protection de la vie privée à appliquer aux programmes et aux activités afin de s'assurer que l'utilisation des renseignements personnels à des fins non-administratives à faible risque est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux politiques et aux directives du SCT.

4.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP est rédigé par la Direction de l'AIPRP afin de faire connaître la Loi sur l'accès à l'information et son règlement d'application aux agents de liaison de l'AIPRP du Ministère, d'exposer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à SPAC, et d'établir des normes et des lignes directrices nationales pour le traitement centralisé des demandes.

4.3 Procédures administratives de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la Direction de l'AIPRP a mis en place un guide des procédures administratives pour les agents de l'AIPRP.

5. Formation

5.1 Employés ministériels

Un bref survol de la question de la protection des renseignements personnels est compris dans les séances d'information sur l'AIPRP. Au cours de l'exercice, la Direction de l'AIPRP a donné 19 séances de formation et de sensibilisation ont été données à 273 gestionnaires et employés de tous les niveaux et provenant de toutes les directions générales du Ministère.

De plus, on a inclus une section sur l'AIPRP dans le Programme d'accueil et d'orientation, offert par le Ministère aux nouveaux employés. Cette section fournit de l'information sur les obligations de l'employé en vertu de la Loi, y compris une explication de l'obligation de prêter assistance, un rappel que seules les personnes désignées en vertu de la Loi peuvent prendre des décisions concernant la communication de renseignements, une référence aux procédures à suivre pour signaler les infractions présumées, ainsi qu'un lien vers la politique ministérielle sur l'AIPRP.

5.2 Personnel de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels

Le Programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP créé en 2006 a été révisé en 2015 à 2016 afin d'actualiser le volet de la formation obligatoire et de permettre la mutation interne d'employés à des postes de niveau équivalent. Il a pour objectif de combler, à court et à long terme, la pénurie de professionnels de l'AIPRP au sein du Ministère en recrutant des employés au niveau subalterne et en les préparant à occuper des postes d'agents supérieurs de l'AIPRP de groupe et de niveau PM­4, et ce, sur une période de cinq ans. Ce programme a aussi pour but de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et au recours à des experts-conseils.

Le personnel l'AIPRP a la possibilité de s'inscrire dans des programmes d'accréditation, tel que le programme d'accréditation de l'Association internationale des professionnels en protection de la vie privée, de tirer parti de la formation sur l'AIPRP offerte à l'interne et par le SCT. Le personnel peut aussi participer à des conférences tel que la conférence de l'Association canadienne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (ACAP) et le symposium annuel du droit de la vie privée et de l'accès à l'information de l'Association du barreau canadien.

6. Fichiers de renseignements personnels

Conformément à l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tous les renseignements personnels qui relèvent de l'institution et qui sont utilisés à des fins administratives ou qui peuvent être retrouvés au moyen d'un nom ou d'une indication identificatrice doivent être décrits dans des fichiers de renseignements personnels (FRP).

De plus, comme l'exigent la Directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, tout FRP nouveau ou ayant subi des modifications importantes doit être approuvé par le SCT avant la mise en œuvre des activités ou des programmes nouveaux ou modifiés.

Les FRP suivants ont été révisés et envoyés au SCT en 2015 à 2016 pour approbation et enregistrement :

• SPAC PCU 709 – Services d'imagerie documentaire
• SPAC PPU 015 – Contrôle de sécurité du personnel et de l'industrie
• SPAC PPU 184 – Programme de l'évaluation de l'intégrité

SPAC ne tient pas de fichiers inconsultables.

7. Collecte de renseignements personnels

La Politique sur la gestion des formulaires (061) de SPAC stipule que tous les formulaires nouveaux et révisés servant à recueillir des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la Direction de l'AIPRP pour en assurer la conformité aux exigences en matière de protection des renseignements personnels imposées par les lois et les politiques. De plus, la Direction de l'AIPRP examine les formulaires électroniques sur les sites intranet et Internet du Ministère, y compris les études et les recherches sur l'opinion publique. Elle aide également à l'élaboration des avis de confidentialité et des énoncés de consentement connexes.

8. Atteintes substantielles à la vie privée

Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. Une atteinte à la vie privée peut survenir au sein d'une institution ou à l'extérieur, et être le résultat d'erreurs de bonne foi ou d'actes malveillants commis par des employés, des tiers, des partenaires avec lesquels une entente d'échange de renseignements a été conclue ou des intrus.

Des atteintes sont réputées « substantielles » si elles concernent des renseignements personnels sensibles et qu'il serait raisonnable de penser qu'elles pourraient causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou qu'elles touchent un grand nombre de personnes.

Trois atteintes substantielle à la vie privée ont été signalées à la Direction de l'AIPRP et à la Direction de la sécurité ministérielle au cours de l'exercice. Conformément aux Lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT, la Direction de l'AIPRP a signalé les incidents au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et au SCT.

Deux des incidents concernaient l'envoi aux mauvaises entreprises de demandes de cotes de sécurité qui avaient été remplies. Les personnes qui ont reçu les documents par erreur l'ont immédiatement signalé au Ministère. Les documents ont été récupérés, et ces mêmes personnes ont confirmé qu'elles n'en avaient fait aucune copie. Le Secteur de la sécurité industrielle a informé les personnes touchées de leur droit de porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée.

L'autre incident concernait six demandes de service dont les pièces jointes contenaient des renseignements personnels, lesquels ont été malencontreusement saisis dans l'outil de suivi des bogues du Projet de modernisation des services et des systèmes de paye (Centre de travail Oracle), hébergé par IBM dans un centre de données au Kentuky (É.-U). Les fichiers ont été retirés du système, et le nécessaire a été fait pour que le système ne contienne aucun renseignement personnel Protégé B et pour que ce type d'incident ne se reproduise plus. Le Ministère a décidé de ne pas en informer les personnes touchées, car l'enquête ministérielle a révélé que l'information consistait en des données brouillées très difficiles à comprendre, et il est peu probable qu'un utilisateur non concerné par les demandes de service ait vu les données contenues dans celles-ci.

Partie III : Interprétation et explication des tendances du rapport statistique

Des rapports statistiques sur l'administration de la Loi sont préparés depuis 1983. Depuis 2011 à 2012, les institutions fédérales remplissent des formulaires de rapport statistique plus détaillés et complets sur l'administration de la Loi, conformément aux directives du SCT. Le rapport statistique 2015 à 2016 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels se trouve à l'Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.

1. Aperçu des demandes reçues au Ministère

La Direction de l'AIPRP traite toutes les demandes reçues par le Ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque demande est d'abord examinée par souci de clarté et est ensuite acheminée à une ou plusieurs unités organisationnelles du Ministère, qui doivent trouver et extraire les documents contenant l'information demandée.

Après avoir examiné leurs documents pertinents, les unités organisationnelles formulent des recommandations à l'intention de la Direction de l'AIPRP sur les questions délicates liées à la divulgation de l'information. Au besoin, la Direction de l'AIPRP consulte aussi d'autres organisations avant qu'un analyste de l'AIPRP qualifié revoie tous les documents en vue de prendre une décision quant à leur communication. Lorsqu'une décision a été rendue, la Direction de l'AIPRP avise le requérant et prend les dispositions nécessaires pour lui donner accès à tous les documents qui peuvent être divulgués.

2. Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le Ministère a reçu 255 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2015 à 2016. Les demandes de renseignements personnels portaient principalement sur la pension et la rémunération, des questions de relations de travail, d'autres documents liés à l'emploi, des processus de dotation, des cotes de sécurité, ainsi sur de la correspondance et d'autres renseignements personnels concernant les requérants.

Par rapport à l'exercice précédent, SPAC a enregistré une augmentation de 54 % du nombre total de demandes reçues liées à des renseignements personnels. Le diagramme I donne un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes traitées par SPAC au cours des trois derniers exercices.

Diagramme I : Tendances concernant le traitement des demandes
de renseignements personnels

3. Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

Des 268 demandes en traitement, 241 (90 %) ont été fermées au cours de la période visée par le rapport de 2015 à 2016. Les 27 autres demandes (10 %) ont été reportées à l'exercice suivant. En ce qui concerne les 241 demandes que le Ministère a pu compléter, l'information a été communiquée en tout ou en partie dans 152 cas (63 %). Le diagramme II donne un aperçu de la répartition des demandes fermées par SPAC au cours de l'exercice.

Diagramme II : Répartition des demandes de renseignements personnels fermées

4. Exceptions et exclusions

Le droit d'une personne de consulter les renseignements personnels qui la concernent aux termes de la Loi est limité par un certain nombre d'exceptions énoncées dans les articles 18 à 28 de la Loi.

En vertu de l'article 69, la Loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada; en vertu de l'article 70, elle ne s'applique pas aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.

L'Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels indique les motifs d'exception et d'exclusion invoqués pour refuser l'accès. Par exemple, si cinq motifs d'exception et/ou d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chaque article pertinent est inscrit pour un total de cinq. Si le même motif d'exception ou d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.

Comme on l'indique à l'Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements concernant un autre individu (article 26 de la Loi) constituaient la plupart des motifs d'exception invoqués par le Ministère. Les articles 69 et 70 n'ont été invoqués par SPAC à l'égard d'aucune demande liée à des renseignements personnels qui a été traitée au cours de l'exercice 2015 à 2016.

5. Support des documents divulgués

Pour les 152 demandes à la suite desquelles l'information a été communiquée, des documents ont été remis sous la forme de copies papier pour 88 demandes (58 %), tandis que dans 64 cas (42 %), ils étaient en format électronique. Il n'y a pas eu de cas où les requérants ont eu accès à l'information en d'autres formats ou par une consultation sur place. Il est à noter que les données de la présente section ne concernent que les demandes pour lesquelles on a fourni l'information en totalité ou en partie.

6. Complexité

SPAC a traité plus de 40 000 pages durant la période visée par le présent rapport. Ceci représente une diminution de 35 % par rapport à l'exercice précédent. Les dossiers contenaient en moyenne 226 pages à traiter, mais 17 en comptaient plus de 500 et huit en contenaient plus de 1 000. Le diagramme III donne un aperçu des tendances relatives au nombre de pages pertinentes traitées et divulguées par SPAC au cours des trois derniers exercices.

Diagramme III : Tendances relatives au nombre de pages pertinentes traitées et divulguées

Outre le volume des documents, des consultations ont été nécessaires pour 10 des 241 demandes fermées (4 %).

7. Délais de traitement

Des 241 demandes fermées au cours de l'exercice, 60 demandes (25 %) ont dû être prorogées en vertu de l'article 15 de la Loi. Dans 51 cas, le respect du délai initial aurait entravé de façon excessive le fonctionnement du Ministère. En ce qui concerne les neuf autres cas, il a fallu consulter d'autres institutions fédérales.

Malgré le volume, 179 demandes (74 %) ont été fermées dans les 30 premiers jours, tandis que 49 demandes (20 %) ont été fermées dans un délai de 31 à 60 jours. En moyenne, les demandes de renseignements personnels ont été réglées dans un intervalle de 28 jours. C'est 13 jours de moins que l'exercice précédent.

En raison du volume de documents à traiter, 13 demandes (5 %) ont fait l'objet d'une présomption de refus et ont été fermées après le délai prescrit. Cela représente une amélioration de trois pour cent par rapport à l'exercice précédent. Dans 11 de ces cas (85 %), la prorogation de délai maximale de 30 jours prévue par la Loi n'était pas suffisante pour terminer l'examen. En moyenne, SPAC a mis 76 jours supplémentaires à fermer ces dossiers en retard.

La charge de travail de la Direction de l'AIPRP était la principale cause de retard dans 69 % des 13 dossiers en retard. D'autres facteurs tels que les consultations nécessaires, la complexité des demandes et la réattribution des dossiers au sein de la Direction de l'AIPRP ont également eu une incidence sur les délais.

Le respect des délais par le Ministère et sa conformité aux lois sont surveillés de près par la Direction de l'AIPRP.

8. Traduction

Il y a eu une demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre.

9. Communications en vertu du paragraphe 8(2) de la Loi

Au cours de 2015 à 2016, le Ministère a communiqué 49 fois des renseignements personnels à des organismes d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la Loi. Une copie de chaque demande reçue en vertu de l'alinéa 8(2)e) et un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande sont conservés conformément au paragraphe 8(4) de la Loi.

Il y a eu une communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la Loi. La Direction de l'AIPRP a donné un préavis écrit de cette communication au Commissariat à la protection de la vie privée conformément au paragraphe 8(5) de la Loi.

10. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels ou d'ajout de mention à un dossier.

11. Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes

Le Ministère a reçu neuf demandes de consultation de renseignements personnels en 2015 à 2016, pour un total de 349 pages à examiner. Le Ministère a fermé ces neuf consultations et il a pris neuf jours en moyenne pour y répondre. C'est quatre jours de moins que l'exercice précédent.

12. Plaintes et demandes de révision judiciaire

Le tableau I indique le nombre de plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale dont SPAC a été informé au cours des trois derniers exercices.

12.1 Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

En 2015 à 2016, le Commissariat à la protection de la vie privée a informé le Ministère qu'il avait reçu deux nouvelles plaintes de délai, dont une portait sur une demande reçue au cours de l'exercices précédent. Cela représente une diminution continue de par rapport aux exercices précédents.

Le Commissariat à la protection de la vie privée à fermé sept plaintes en 2015 à 2016. De ces dernières, cinq étaient fondées, une a été réglée en cours d'enquête, et une a été abandonnée. Cinq plaintes étaient toujours en cours d'enquête à la fin de l'exercice. SPAC examine régulièrement les conclusions des enquêtes en vue d'améliorer son administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

12.2 Demandes de révision judiciaire

Aucune demande de révision judiciaire n'a été présentée à la Cour fédérale.

13. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du SCT, une EFVP doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :

• on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels dans le cadre d'un processus décisionnel touchant directement un individu
• des modifications importantes sont apportées à des activités ou à des programmes existants dans le cadre desquels on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels à des fins administratives
• la sous-traitance ou le transfert d'un programme ou d'activités à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé entraînent des modifications importantes au programme ou aux activités

La Direction de l'AIPRP donne des conseils et de l'aide aux gestionnaires de SPAC tout au long du processus d'EFVP. Entre autres, elle examine les rapports d'EFVP et assure la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.

Des résumés des rapports d'Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée produits par Services publics et Approvisionnement Canada sont publiés sur le site Internet du Ministère. Le site a pour but d'aider le public à comprendre la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les procédures ministérielles connexes.

Le tableau II donne le nombre d'évaluations effectuées au cours des trois derniers exercices.

Au cours de l'exercice 2014 à 2016, on a achevé et envoyé au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et au Secrétariat du Conseil du Trésor les EFVP suivantes :

Administration des pensions de la fonction publique fédérale – SPAC est responsable de l'administration de la plupart des régimes de pension des employés du gouvernement fédéral. Une EFVP a été réalisée pour déterminer dans quelle mesure les exigences des lois et des politiques régissant la protection des renseignements personnels étaient respectées. Les résultats de l'EFVP ont confirmé que le programme d'administration des pensions respectait toutes les exigences clés. En matière de protection des renseignements personnels, le programme n'est exposé à aucun risque qu'il ne peut gérer à l'aide des mesures de protection en place, ou bien atténuer au moyen des autres activités en cours dans le cadre du plan d'action établi à cet égard. Le résumé de l'EFVP sera publié sur le site Internet de SPAC.

14. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Les coûts salariaux liés au Programme de la protection des renseignements personnels se sont élevés à 600 536 $ et les coûts de fonctionnement et d'entretien, à 65 061 $, pour un total de 665 597 $. On estime à 10 le nombre d'employés et de ressources d'aide temporaire utilisés en 2015 à 2016.

Annexe A : Délégation de pouvoirs (extrait)

Veuillez noter que la version du 4 novembre 2011 a été mise à jour en tenant compte des changements suivants :

Changements au barème 1

• Intégration de « l'imprimerie » sous le pouvoir d'achat de biens dans le barème des pouvoirs panministériels. Bien que l'imprimerie soit déjà incluse dans les offres à commande qui accorde des pouvoirs spécifiques, l'intégration de cette notion sous la colonne d'achat de biens améliorera la clarté et la flexibilité de ce pouvoir
• Augmentation des limites pour l'arrangement en matière d'approvisionnement portant sur l'achat de licences de logiciels (AAALL) de 40 000 $ à 100 000 $ suite à la révision du volume de transactions effectué en collaboration avec la direction générale des approvisionnements
• Intégration de nouveaux pouvoirs pour les voyages et révision des pouvoirs sur l'accueil, les événements et les conférences afin de respecter et d'être en conformité avec les exigences révisées de la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor en vigueur depuis le 1er août 2013
• Intégration d'un nouveau pouvoir qui autorise le dirigeant principal des finances à agir à titre de délégataire du pouvoir d'approbation des voyages et de l'accueil dans les situations où le sous-ministre participe à l'événement d'accueil ou est le voyageur
• Modification des délégations portant sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de refléter le transfert du mandat et des pouvoirs du « DG, Secrétariat Exécutif » au « DG responsable du programme de l'AIPRP », et l'addition de certaines autorités pour les chefs d'équipes
• Amendement apporté aux pouvoirs concernant les accords sur les revenus des protocoles d'ententes et des conventions particulières de services pour permettre aux titulaires de certaines fonctions des biens immobiliers (des niveaux 3 et 4) d'effectuer des transactions à faible risque pour éviter des délais durant leurs projets
• Modification du pouvoir d'effectuer des changements à la table d'équivalence afin de permettre au sous-ministre d'effectuer des changements aux pouvoirs délégués en particulier. Ce pouvoir est conforme à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor
• Ajouts ou modifications apportés à la « Table d'équivalence des fonctions » et aux tableaux de « Pouvoirs délégués en particulier » afin de refléter la structure organisationnelle actuelle

Délégation des pouvoirs du ministre et du sous-ministre

Par la présente, nous déléguons les pouvoirs conférés au cabinet du ministre et du sous-ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux, selon les modalités définies dans les barèmes 1 à 4, la table d'équivalence des fonctions correspondante et les pouvoirs délégués en particulier, se trouvant dans les notes des barèmes, y compris les pouvoirs délégués aux agents qui sont nommés dans des postes désignés à titre provisoire ou intérimaire, sous réserve des principes, des lignes directrices, des limites et des restrictions exposés dans le guide de délégation des pouvoirs du Ministère et tout autre loi, règlement et politique applicable.

Explicitement, le présent document sert à déléguer les pouvoirs, délimités comme suit :

Barème 1

« Pouvoirs panministériels », « table d'équivalence des fonctions » pour le barème 1 et les pouvoirs délégués en particulier contenus dans les notes du barème 1

Barème 2

« Pouvoirs des Biens immobiliers », « table d'équivalence des fonctions » pour le barème 2 et les pouvoirs délégués en particulier contenus dans les notes du barème 2

Barème 3

« Pouvoirs des Approvisionnements en matière de services communs », « table d'équivalence des fonctions » pour le barème 3 et les pouvoirs délégués en particulier contenus dans les notes du barème 3

Barème 4

« Pouvoirs du receveur général du Canada »

En outre, nous déléguons ces pouvoirs, étant explicitement convenu qu'ils ne doivent être utilisés que :

• s'ils sont proportionnels au niveau de responsabilité attribué à la fonction et qu'ils doivent être exercés pour s'acquitter des obligations de cette fonction, telles qu'elles sont décrites dans les plans opérationnels du Ministère
• pour réaliser des objectifs ministériels, dans le cadre de la mission du Ministère
• pour fournir des services communs à d'autres ministères, afin de réaliser les objectifs des clients

Le Guide de délégation des pouvoirs du Ministère fait état des pouvoirs délégués à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et renferme des renseignements importants sur les conditions selon lesquelles nous déléguons ces pouvoirs. Tous les agents du Ministère qui interviennent en notre nom dans toutes les questions propres à ces pouvoirs délégués doivent prendre connaissance de la teneur de ce guide afin de s'assurer qu'ils connaissent parfaitement les conditions et les incidences de l'exercice de ces pouvoirs.

Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution : Services publics et Approvisionnement Canada

Période d'établissement de rapport  : Le 1er avril 2015 au 31 mars 2016

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.4 Support des documents communiqués

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées

2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l'ampleur des demandes

2.5.3 Autres complexités

2.6 Présomptions de refus

2.6.1 Motifs du non respect du délai statutaire

2.6.2 Nombre de jours de retard

2.7 Demandes de traduction

Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

5.2 Durée des prorogations

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada et organisations

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Partie 8 : Plaintes et enquêtes

Partie 9 :  Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d'EFVP terminées : 1

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts

10.2 Ressources humaines

Remarque : Entrer des valeurs à deux décimales.