Rapport annuel 2016 à 2017 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
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© Sa Majesté la Reine du chef du Canada, représentée par la ministre des Services publics et de l'Approvisionnement, 2016
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ISSN 2369-4157
Nº de cat : P1-31F-PDF
Sur cette page
- Préface
- Partie I : Introduction
- Partie II : Le Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à Service publics et Approvisionnement Canada
- 1. Structure et responsabilités de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
- 2. Instruments de délégation
- 3. Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels
- 4. Politiques et procédures
- 5. Formation
- 6. Fichiers de renseignements personnels
- 7. Collecte de renseignements personnels
- 8. Atteintes substantielles à la vie privée
- Partie III : Rapport statistique – Interprétation et explication des tendances
- 1. Aperçu des demandes reçues au ministère
- 2. Demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels
- 3. Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
- 4. Exceptions et exclusions
- 5. Support des documents divulgués
- 6. Complexité
- 7. Délai de traitement
- 8. Traduction
- 9. Communication de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la loi
- 10. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
- 11. Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organisations
- 12. Plaintes et demandes de révision judiciaire
- 13. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
- 14. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Annexe A : Délégation de pouvoirs (extrait)
- Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Préface
La Loi sur la protection des renseignements personnels (Lois révisées du Canada, chapitre P-21, 1985) est entrée en vigueur le 1er juillet 1983. La loi a été modifiée au moment où la Loi fédérale sur la responsabilité a reçu la sanction royale, le 12 décembre 2006. Certaines dispositions sont entrées en vigueur le 12 décembre 2006, et d'autres le 1er avril 2007 et le 1er septembre 2007.
La Loi sur la protection des renseignements personnels accorde aux citoyens canadiens, aux résidents permanents et aux personnes présentes au Canada un droit d'accès aux renseignements qui les concernent détenus par le gouvernement, sous réserve de certaines exceptions précises et limitées. La loi accorde également aux personnes le droit à des attentes raisonnables quant à la protection de leur vie privée, de même que le droit fondamental d'exercer un contrôle sur la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels.
L'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels exige que le responsable de chaque institution du gouvernement fédéral élabore, en vue de le présenter au Parlement, un rapport sur l'application de la loi dans son institution au cours de chaque exercice.
Le présent rapport annuel présente un résumé de la gestion et de l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels au sein de Services publics et Approvisionnement Canada pour l'exercice 2016 à 2017.
Partie I : Introduction
1. Contexte
Mis sur pied en 1841 et initialement connu sous le nom de Commission des travaux publics, le ministère a joué un rôle de premier plan dans la construction des canaux, des routes, des ponts, des édifices du Parlement, des bureaux de poste et des immeubles fédéraux dans tout le pays.
En 1993, le ministère est devenu Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) grâce à la fusion d'Approvisionnements et Services Canada, Travaux publics Canada, de l'Agence des télécommunications gouvernementales (Communication Canada) et du Bureau de la traduction (Secrétariat d'État du Canada). En novembre 2015, le nom du ministère est devenu Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).
Adoptée en 1996, la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux a officiellement donné naissance au ministère, en plus d'établir le fondement juridique des services qu'il offre. En outre, la loi a défini SPAC comme un organisme de services communs chargé de fournir aux ministères, aux conseils et aux organismes fédéraux des services à l'appui de leurs programmes.
SPAC compte environ 12 500 employés permanents qui travaillent dans divers emplacements un peu partout au pays. L'administration centrale se situe dans la région de la capitale nationale.
Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, une organisation indépendante faisant partie du portefeuille de la ministre de Services publics et Approvisionnement, a été créé le 5 mai 2008. Il s'agissait là d'une des dernières étapes de la mise en œuvre de la Loi fédérale sur la responsabilité.
Nos services sont fournis partout au Canada par l'intermédiaire de 5 bureaux régionaux. Nous disposons également de bureaux internationaux à Coblence et à Washington.
Pour plus d'informations sur notre ministère, consultez notre organigramme opérationnel et l'organisation de Services publics et Approvisionnement Canada.
2. Raison d'être et responsabilités
SPAC joue un rôle important dans les activités quotidiennes du gouvernement du Canada. En sa qualité d'acheteur central, de gestionnaire de biens immobiliers, de spécialiste des questions linguistiques, de trésorier, de comptable et d'administrateur de la paye et des pensions du gouvernement et de fournisseur de services communs, il aide les ministères et organismes fédéraux à réaliser les objectifs visés par leur mandat. La vision du ministère consiste à exceller dans les opérations gouvernementales, et son résultat stratégique et sa mission consistent à offrir des programmes et des services centraux de première qualité qui assurent une saine intendance au profit de la population canadienne et qui répondent aux besoins des institutions fédérales en matière de programmes. L'objectif est de gérer ses activités en faisant preuve d'intégrité, de responsabilité, d'efficience et de transparence ainsi qu'en offrant des services à valeur ajoutée aux ministères et organismes clients et à la population canadienne.
SPAC est un chef de file dans la transformation des systèmes administratifs. Par l'exécution des programmes et des services essentiels à l'échelle du gouvernement ainsi que la réalisation des principales initiatives de transformation, le ministère aide le gouvernement du Canada à faire des affaires conformément aux normes modernes qui définissent une organisation renouvelée, notamment sur les plans de l'efficience, de l'efficacité, de la connectivité et de l'optimisation des ressources pour les clients et la population canadienne.
Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, qui relève de la ministre et fonctionne de façon indépendante, examine les plaintes des fournisseurs ainsi que les pratiques d'approvisionnement des ministères et des organismes, et il formule des recommandations dans le but d'améliorer ces pratiques afin d'assurer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.
3. Résultat stratégique et architecture d'harmonisation des programmes
L'architecture d'harmonisation des programmes (AHP) de SPAC, approuvée par le Conseil du Trésor, contribue à l'atteinte des résultats stratégiques du Ministère, à savoir fournir des services et des programmes centraux de grande qualité qui assurent une saine intendance au nom de la population canadienne et qui répondent aux besoins opérationnels des institutions fédérales. Voici les programmes compris dans l'AHP de SPAC :
- Approvisionnements
- Services de gestion des locaux et services immobiliers
- Receveur général du Canada
- Programmes et services d'intégrité
- Administration de la paye et des pensions fédérales
- Gestion linguistique et services connexes
- Programmes et services spécialisés
- Ombudsman de l'approvisionnementNote de bas de page 1
- Services internes
Partie II : Le Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels à Services publics et Approvisionnement Canada
1. Structure et responsabilités de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP) gère les dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels pour SPAC, y compris un organisme de service spécial, le Bureau de la traduction, et pour le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.
En 2016 à 2017, la DAIPRP disposait d'au plus 25 agents et de 3 étudiants qui relevaient de 4 chefs d'équipe pour gérer les demandes reçues au ministère. La direction a également employé un conseiller en politique et 5 conseillers principaux en politique. Elle était appuyée par une équipe de 5 employés administratifs.
Le directeur de la DAIPRP relève de la directrice générale, Services ministériels et Accès à l'information (SMAI), qui relève elle-même du sous-ministre adjoint (SMA), Direction générale des politiques, de la planification et des communications (DGPPC). Relevant du directeur de la DAIPRP, les équipes sont administrées par 3 gestionnaires, Opérations de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP), et le gestionnaire, Protection des renseignements personnels et politiques. Les 3 unités opérationnelles s'occupent des demandes, des consultations, des plaintes et des affaires judiciaires associées à l'accès à l'information; l'unité Protection des renseignements et Politiques est responsable du programme de la protection des renseignements personnels ainsi que des politiques de l'AIPRP, la prestation de conseils, la formation, la surveillance et les rapports. Les fonctions administratives sont assumées par un gestionnaire de bureau et une équipe de personnel de soutien.
La DAIPRP est chargée d'établir et de diriger toutes les activités du ministère qui ont trait à la gestion du programme ministériel d'AIPRP, conformément aux instruments de délégation de SPAC et aux dispositions des lois, des règlements, des directives, des politiques et des lignes directrices.
À SPAC, l'application de la loi est aussi appuyée à l'échelle des directions générales et des bureaux régionaux. En effet, chaque direction générale compte un agent de liaison en matière d'AIPRP qui coordonne la collecte d'information et fournit des conseils aux gestionnaires de la direction générale au sujet de l'application de la loi, ainsi que des directives et des procédures ministérielles.
2. Instruments de délégation
En vertu de l'article 3 de la Loi sur laprotection des renseignements personnels, la ministre est désignée comme la responsable de l'institution fédérale aux fins de l'administration de la loi. En vertu de l'article 73, la ministre peut déléguer les pouvoirs, attributions ou fonctions que lui confère la loi en signant un arrêté de délégation qui autorise un ou des cadres ou employés de l'institution qui occupent un poste de niveau approprié à exercer les pouvoirs, les attributions ou les fonctions mentionnés dans l'arrêté.
Au sein de SPAC, l'instrument de délégation est fondé sur un processus centralisé; le directeur et les gestionnaires de la DAIPRP détiennent la pleine délégation de pouvoirs en vertu de la loi, sauf en ce qui concerne l'alinéa 8(2)(m). Certaines fonctions administratives sont aussi déléguées aux chefs d'équipe de l'AIPRP afin d'accélérer le traitement des demandes. Les pleins pouvoirs en vertu de la loi ont aussi été délégués au SMA, DGPPC et à la DG, SMAI, qui sont responsables du programme de l'AIPRP à SPAC.
Un extrait de la Délégation de pouvoirs approuvée au niveau ministériel figure à l'Annexe A : Délégation de pouvoirs (extrait).
3. Cadre de gestion de la protection des renseignements personnels
3.1 Gouvernance
La directrice générale, SMAI de SPAC est la chef de la protection des renseignements personnels (CPRP) ministérielle; elle préside également le Comité de surveillance sur la protection des renseignements personnels, qui est composé de directeurs généraux représentant les directions générales responsables des principaux fonds de renseignements personnels.
La DAIPRP a regroupé ses fonctions relatives à la protection des renseignements personnels et aux politiques au sein d'une même unité, maintenant appelée Protection des renseignements et Politiques. En mettant ainsi davantage l'accent sur la protection des renseignements personnels, elle assure une gestion proactive à titre prioritaire et permet la bonne affectation des ressources à la gestion des risques ministériels liés à la protection de la vie privée.
3.2 Examen du cadre de gestion de la vie privée de Services publics et Approvisionnement Canada
En 2014, le cadre ministériel de la protection des renseignements personnels de SPAC a fait l'objet d'une vérification interne. Les résultats ont indiqué que, bien que certains éléments d'un cadre de gestion complet aient été mis en place, il y avait encore des éléments à améliorer, afin d'assurer la conformité aux politiques du Conseil du Trésor et du ministère, ainsi qu'aux directives/obligations connexes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Les activités suivantes ont été entreprises en 2016 à 2017 en vue de corriger les lacunes relevées :
- élaborer une analyse du contexte des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP), et mettre à jour la liste des EFVP en cours et prévues
- publier le Protocole sur les atteintes à la vie privée sur le site intranet du ministère
- achever le Protocole ministériel sur l'utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives
- établir un plan de communication pour mettre les employés de SPAC au courant des nouveaux instruments de politique sur la protection des renseignements personnels
4. Politiques et procédures
4.1 Politiques ministérielles sur l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Les politiques ministérielles sont publiées sur le site intranet de SPAC; elles peuvent donc être consultées par tous les employés.
La Politique sur le Programme d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels présente la délégation de pouvoirs, des définitions pertinentes, ainsi qu'une description des rôles et des responsabilités de tous les intervenants au sein de SPAC.
La Politique sur la protection des renseignements personnels et particuliers au travail ministérielle présente des définitions et décrit les rôles et les responsabilités des employés en ce qui concerne la protection des renseignements personnels sur les lieux de travail.
Le Protocole sur les atteintes à la vie privée a été approuvé par la CPRP en juin 2015 et mis à jour en mars 2016. Il décrit les étapes à suivre par un employé, un mandataire, un étudiant ou un entrepreneur de SPAC qui constate une atteinte réelle ou présumée à la vie privée. Les indications fournies dans le protocole font en sorte que, lorsqu'une atteinte à la vie privée se produit, elle soit rapidement contrôlée, et que le nécessaire soit fait pour que des manquements similaires ne se reproduisent pas.
Le Protocole sur l'utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives a également été mis en œuvre en décembre 2016. Il décrit les principes et les procédures de protection de la vie privée à appliquer aux programmes et aux activités afin de s'assurer que l'utilisation des renseignements personnels à des fins non administratives à faible risque est conforme à la Loi sur la protection des renseignements personnels ainsi qu'aux politiques et aux directives du SCT.
4.2 Guide destiné aux agents de liaison de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Le guide destiné aux agents de liaison de l'AIPRP sert de complément à la Politique ministérielle sur l'AIPRP. Ce guide, qui est rédigé par la DAIPRP, vise à faire connaître la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels et leurs règlements d'application auprès des agents de liaison de l'AIPRP du ministère, à expliquer les rôles et responsabilités de tous les intervenants en matière d'AIPRP à SPAC, et à établir des normes et des lignes directrices nationales pour le traitement centralisé des demandes.
4.3 Procédures administratives de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Afin de normaliser les procédures de travail suivies par le personnel, de faciliter la formation des nouveaux employés de l'AIPRP et de compléter le système de suivi électronique de l'AIPRP, la DAIPRP a élaboré un guide des procédures administratives à l'intention des agents de l'AIPRP.
5. Formation
5.1 Employés ministériels
Un survol de la question de la protection des renseignements personnels est compris dans les séances d'information sur l'AIPRP. Au cours de l'exercice, la DAIPRP a donné 29 séances de formation et de sensibilisation à 355 gestionnaires et employés de tous les niveaux et provenant de toutes les directions générales du ministère.
Une nouvelle séance de sensibilisation a été élaborée en 2016 à 2017 sur la gestion et la prévention des atteintes à la vie privée.
La DAIPRP a également entrepris des consultations auprès des équipes de la haute direction de directions générales ciblées responsables de grandes quantités de renseignements personnels. L'objectif de cet exercice consistait principalement à obtenir les points de vue des directions générales concernant la protection des renseignements personnels, mais la DAIPRP a également profité de l'occasion pour sensibiliser la haute direction aux exigences principales en matière de protection des renseignements personnels. Un total de 10 séances ont eu lieu, avec 176 participants.
De plus, l'AIPRP participe au Programme d'accueil et d'orientation offert par le ministère aux nouveaux employés. Cette section fournit de l'information sur les obligations de l'employé en vertu de la loi, y compris une explication de l'obligation de prêter assistance, un rappel que seules les personnes désignées en vertu de la loi peuvent prendre des décisions concernant la communication de renseignements, une référence aux procédures à suivre pour signaler les infractions présumées, ainsi qu'un lien vers la politique ministérielle sur l'AIPRP.
5.2 Personnel de la direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels
Le Programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP créé en 2006 a été révisé en 2016 à 2017 afin d'actualiser le volet de la formation obligatoire et de permettre la mutation interne d'employés à des postes de niveau équivalent. Il a pour objectif de combler, à court et à long terme, la pénurie de professionnels de l'AIPRP au sein du ministère en recrutant des employés au niveau subalterne et en les préparant à occuper des postes d'agents supérieurs de l'AIPRP de groupe et de niveau PM-4, et ce, sur une période de 5 ans. Ce programme a aussi pour but de réduire les coûts liés au processus de dotation concurrentielle et d'éliminer le recours à des experts-conseils.
Les employés de l'AIPRP ont la possibilité de s'inscrire à la formation de l'AIPRP offerte à l'interne et par le Secrétariat du Conseil du Trésor, et participent également à des conférences comme celle de l'Association canadienne d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels (ACAP).
6. Fichiers de renseignements personnels
Conformément à l'article 10 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, tous les renseignements personnels qui relèvent de l'institution et qui sont utilisés à des fins administratives ou qui peuvent être retrouvés au moyen d'un nom ou d'une indication identificatrice doivent être décrits dans des fichiers de renseignements personnels (FRP).
De plus, comme l'exigent la directive sur les pratiques relatives à la protection de la vie privée et la directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée du SCT, tout FRP nouveau ou ayant subi des modifications importantes doit être approuvé par le SCT avant la mise en œuvre des activités ou des programmes nouveaux ou modifiés.
Aucun FRP n'a été révisé et envoyé au SCT en 2016 à 2017.
7. Collecte de renseignements personnels
La Politique sur la gestion des formulaires de SPAC stipule que tous les formulaires nouveaux et révisés servant à recueillir des renseignements personnels doivent être examinés par le personnel de la DAIPRP pour en assurer la conformité aux exigences en matière de protection des renseignements personnels imposées par les lois et les politiques. De plus, la DAIPRP examine les formulaires électroniques sur l'intranet et les sites internet du ministère, y compris les études et les recherches sur l'opinion publique. Elle participe également à l'élaboration des avis de confidentialité et des énoncés de consentement connexes.
8. Atteintes substantielles à la vie privée
Une atteinte à la vie privée suppose la collecte, l'usage, la communication, la conservation ou le retrait inapproprié ou non autorisé de renseignements personnels. Une atteinte à la vie privée peut survenir au sein d'une institution ou à l'extérieur, et être le résultat d'erreurs de bonne foi ou d'actes malveillants commis par des employés, des tiers, des partenaires ou des intrus.
Des atteintes sont réputées « substantielles » si elles concernent des renseignements personnels sensibles et qu'il serait raisonnable de penser qu'elles pourraient causer un dommage ou un préjudice grave à une personne ou qu'elles touchent un grand nombre de personnes.
Au cours de l'année fiscale 2016 à 2017, 12 atteintes substantielles à la vie privée ont été signalées à la DAIPRP et à la Direction de la sécurité ministérielle. Conformément aux lignes directrices sur les atteintes à la vie privée du SCT, la DAIPRP a signalé les incidents au Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) et au SCT.
Onze des incidents étaient liés à la modernisation du programme de paye et au lancement du système de paye Phénix. Ces violations s'inscrivaient dans 3 catégories :
- des violations relatives à des paramètres de sécurité indûment liés à certaines pages
- des violations liées au codage
- des violations liées à des erreurs de saisie de l'utilisateur
Il n'existe aucune preuve indiquant que les renseignements personnels des employés auraient été consultés par d'autres personnes que des employés du gouvernement fédéral ou des entrepreneurs du gouvernement du fait de ces violations. Le ministère a pris des mesures afin de régler chaque situation. Des ajustements et des correctifs ont rapidement été apportés au système pour prévenir de futures atteintes à la vie privée. Les problèmes à l'origine de chaque violation ont été résolus. L'équipe Phénix procède à un examen à l'échelle du système afin de s'assurer qu'il n'existe aucun problème qui pourrait conduire à de nouvelles divulgations des renseignements personnels.
L'autre incident d'atteinte substantielle à la vie privée a eu lieu lorsqu'une feuille de calcul Excel (qui contenait les renseignements personnels des employés de SPAC) jointe à un courriel a été envoyée par erreur à 180 employés. Un courriel du sous-ministre a été envoyé à tous les employés de SPAC pour informer les personnes touchées.
Partie III : Rapport statistique – Interprétation et explication des tendances
Le rapport statistique 2016 à 2017 sur la Loi sur la protection des renseignements personnels figure à l'annexe B : Le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels.
1. Aperçu des demandes reçues au ministère
La DAIPRP traite toutes les demandes reçues par le ministère en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Chaque demande est d'abord examinée par souci de clarté et est ensuite acheminée à une ou plusieurs unités organisationnelles du ministère, qui doivent trouver et extraire les documents contenant l'information demandée.
Après avoir examiné leurs documents pertinents, les unités organisationnelles formulent des recommandations à l'intention de la DAIPRP sur la nature délicate possible provenant de la divulgation de l'information. Au besoin, la DAIPRP consulte aussi d'autres organisations avant qu'un analyste de l'AIPRP qualifié revoie tous les documents en vue de prendre une décision quant à leur communication. Lorsqu'une décision a été rendue, la DAIPRP avise le requérant et prend les dispositions nécessaires pour lui donner accès à tous les documents qui peuvent être divulgués.
2. Demandes relatives à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Le ministère a reçu 485 demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels en 2016 à 2017. Les demandes portaient principalement sur les dossiers de pension et de paye, les questions de relations de travail, d'autres documents liés à l'emploi, des processus de dotation, des cotes de sécurité, ainsi sur de la correspondance et d'autres renseignements personnels concernant les requérants.
Par rapport à l'exercice précédent, SPAC a enregistré une augmentation de 90 % du nombre total de demandes reçues liées à des renseignements personnels. Le diagramme I donne un aperçu des tendances relatives au nombre de demandes traitées par SPAC au cours des 3 derniers exercices.
Diagramme I : Tendances concernant le traitement des demandes de renseignements personnels
Sommaire du Diagramme I : Tendances concernant le traitement des demandes de renseignements personnels
- 2014 à 2015 : 71 demandes en suspens d'année(s) précédente(s), 166 demandes reçues, 224 demandes complétées et 13 demandes reportées au prochain exercice
- 2015 à 2016: 13 demandes en suspens d'année(s) précédente(s), 255 demandes reçues, 241 demandes complétées et 27 demandes reportées au prochain exercice
- 2016 à 2017: 27 demandes en suspens d'année(s) précédente(s), 485 demandes reçues, 345 demandes complétées et 167 demandes reportées au prochain exercice
3. Demandes fermées pendant la période visée par le rapport
Des 512 demandes en traitement, 345 (67 %) ont été fermées au cours de la période visée par le rapport de 2016 à 2017. Les 167 autres demandes (33 %) ont été reportées à l'exercice suivant. En ce qui concerne les 345 demandes que le ministère a pu régler, l'information a été communiquée en tout ou en partie dans 227 cas (66 %). Le diagramme II donne un aperçu de la répartition des demandes fermées par SPAC au cours de l'exercice.
Diagramme II : Répartition des demandes de renseignements personnels fermées
Sommaire du Diagramme II : Répartition des demandes de renseignements personnels fermées
- Communication totale : 131 demandes (38 %)
- Communication partielle : 96 demandes (28 %)
- Tous exemptés; tous exclus : 1 demande (0 %)
- Aucun document n'existe : 68 demandes (20 %)
- Abandonnée : 49 demandes (14 %)
- Ni confirmée ni infirmée : 0 demande (0 %)
4. Exceptions et exclusions
Les articles 18 à 28 de la Loi sur la protection des renseignements personnels énoncent les exceptions visant à protéger les renseignements personnels concernant des intérêts publics ou privés.
En vertu de l'article 69, la loi ne s'applique pas aux documents publiés ou mis en vente, aux documents de bibliothèque ou de musée conservés uniquement à des fins de référence ou d'exposition pour le public ni aux documents déposés à Bibliothèque et Archives Canada; en vertu de l'article 70, elle ne s'applique pas non plus aux documents confidentiels du Conseil privé de la Reine.
Ces dispositions d'exception et d'exclusion précises et limitées forment l'unique fondement de retenir de l'information requise en vertu de la loi.
L'annexe B : Le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels indique les motifs d'exception et d'exclusion invoqués pour refuser l'accès. Par exemple, si 5 motifs d'exception ou d'exclusion différents ont été invoqués pour une demande, chaque article pertinent est inscrit pour un total de 5. Si le même motif d'exception ou d'exclusion a été invoqué plusieurs fois pour la même demande, il n'est inscrit qu'une fois.
Comme on l'indique à l'annexe B : Le Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, les renseignements concernant un autre individu (article 26 de la loi) constituaient la plupart des motifs d'exception invoqués par le ministère.
5. Support des documents divulgués
Pour les 227 demandes à la suite desquelles l'information a été communiquée (en totalité ou en partie), des documents ont été remis sous la forme de copies papier pour 79 demandes (35 %), tandis que dans 148 cas (65 %), ils étaient en format électronique.
6. Complexité
SPAC a traité plus de 86 000 pages durant la période visée par le présent rapport. Cela représente une augmentation de 215 % par rapport à l'exercice précédent. Les dossiers contenaient en moyenne 89 pages à traiter, mais 28 en comptaient plus de 500 et 34 en contenaient plus de 1 000. Le diagramme III donne un aperçu des tendances relatives au nombre de pages pertinentes traitées et divulguées par SPAC au cours des 3 derniers exercices.
Diagramme III : Tendances relatives au nombre de pages pertinentes traitées et divulguées
Sommaire du Diagramme III : Tendances relatives au nombre de pages pertinentes traitées et divulguées
- 2014 à 2015 : 62 728 pages traitées et 27 501 pages divulguées
- 2015 à 2016 : 40 836 pages traitées et 37 449 pages divulguées
- 2016 à 2017 : 103 337 pages traitées et 86 852 pages divulguées
7. Délai de traitement
Des 345 demandes fermées au cours de l'exercice, 119 demandes (35 %) ont dû être prorogées en vertu de l'article 15 de la loi. Dans tous les cas, le respect du délai initial aurait entravé de façon excessive le fonctionnement du ministère. Il n'a pas été nécessaire de consulter d'autres institutions fédérales.
Malgré le volume, 316 demandes (62 %) ont été fermées dans les 30 premiers jours, tandis que 15 demandes (3 %) ont été fermées dans un délai de 31 à 60 jours. En moyenne, les demandes de renseignements personnels ont été réglées dans un intervalle de 30 jours. C'est 2 jours de plus que l'exercice financier précédent.
En raison du volume de documents à traiter, 29 demandes (5 %) ont fait l'objet d'une présomption de refus et ont été fermées après le délai prescrit. Il s'agit de la même situation que l'exercice financier précédent. Dans 22 de ces cas (76 %), la prorogation de délai maximale de 30 jours prévue par la loi n'était pas suffisante pour terminer l'examen. En moyenne, SPAC a mis 50 jours supplémentaires à fermer ces dossiers en retard.
La charge de travail de la DAIPRP était la principale cause de retard dans 59 % des 29 dossiers en retard. Des facteurs, comme la complexité des demandes et la réattribution des dossiers au sein de la DAIPRP, ont également eu une incidence sur les délais.
Le respect des délais par le ministère et sa conformité aux lois sont surveillés de près par la DAIPRP.
8. Traduction
Il n'y a pas eu de demande de traduction de renseignements d'une langue officielle à l'autre.
9. Communication de renseignements en vertu du paragraphe 8(2) de la loi
Au cours de 2016 à 2017, le ministère a communiqué 23 fois des renseignements personnels à des organismes d'enquête en vertu de l'alinéa 8(2)e) de la loi. Une copie de chaque demande reçue en vertu de l'alinéa 8(2)e) et un relevé des renseignements communiqués en réponse à la demande sont conservés conformément au paragraphe 8(4) de la loi.
Il y a eu une communication en vertu de l'alinéa 8(2)m) de la loi. Dans ce cas, des renseignements personnels ont été communiqués à une autre institution. Les raisons d'intérêt public liées à la communication de l'information justifiaient nettement une éventuelle violation de la vie privée. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a été avisé avant la communication.
10. Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Il y a eu une demande de correction de renseignements personnels ou d'ajout de mention à un dossier.
11. Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organisations
Le ministère a reçu 11 demandes de consultation de renseignements personnels en 2016 à 2017, pour un total de 369 pages à examiner. Le ministère a fermé 10 de ces consultations et a pris 12 jours en moyenne pour y répondre. C'est 3 jours de plus que l'exercice financier précédent.
12. Plaintes et demandes de révision judiciaire
Le tableau I indique le nombre de plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et le nombre de demandes de révision judiciaire présentées à la Cour fédérale dont SPAC a été informé au cours des 3 derniers exercices.
| Période de référence | Plaintes | Révisions judiciaires |
|---|---|---|
| 2014 à 2015 | 7 | 0 |
| 2015 à 2016 | 2 | 0 |
| 2016 à 2017 | 25 | 0 |
12.1 Plaintes adressées au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada
En 2016 à 2017, le Commissariat à la protection de la vie privée a informé la DAIPRP de SPAC de 13 plaintes concernant le traitement des demandes. Sur les 13 plaintes reçues, 8 des plaintes concernaient des délais dans l'extraction des documents, 2 des plaintes concernaient les exceptions appliquées à l'information publiée, et 3 des plaintes concernaient des documents manquants.
Le Commissariat à la protection de la vie privée a fermé 2 plaintes concernant le traitement des demandes de SPAC en 2016 à 2017. De ces dernières, une était fondée et l'autre a été réglée. SPAC examine régulièrement les conclusions des enquêtes en vue d'améliorer son administration de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
En 2016 à 2017, le Commissariat à la protection de la vie privée a reçu 12 plaintes concernant la gestion et la protection des renseignements personnels. De ces dernières, une plainte portait sur la collecte, et les 11 autres portaient sur l'usage et la divulgation. Le Commissariat à la protection de la vie privée a fermé 9 plaintes concernant la gestion et la protection des renseignements personnels par SPAC en 2016 à 2017. Ces plaintes étaient fondées et SPAC a pris les mesures correctives nécessaires.
12.2 Demandes de révision judiciaire
Aucune demande de révision judiciaire n'a été présentée à la Cour fédérale.
13. Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée
Conformément à la Directive sur l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) du SCT, une EFVP doit être effectuée pour un programme ou une activité lorsque :
- on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels dans le cadre d'un processus décisionnel touchant directement un individu;
- des modifications importantes sont apportées à des activités ou à des programmes existants dans le cadre desquels on utilise ou on prévoit utiliser des renseignements personnels à des fins administratives;
- la sous-traitance ou le transfert d'un programme ou d'activités à un autre ordre de gouvernement ou au secteur privé entraînent des modifications importantes au programme ou aux activités.
La DAIPRP offre des conseils et de l'aide aux gestionnaires de SPAC tout au long du processus d'EFVP. Entre autres, elle examine les rapports d'EFVP et assure la liaison avec le Commissariat à la protection de la vie privée.
Des résumés des rapports d'EFVP produits par SPAC sont publiés sur le site Accès à l'information et protection des renseignements personnels au sein de Services publics et Approvisionnement Canada. Le site a pour but d'aider le public à comprendre la Loi sur l'accès à l'information, la Loi sur la protection des renseignements personnels et les procédures ministérielles connexes.
Le tableau II indique le nombre d'évaluations effectuées au cours des 3 derniers exercices.
| Période de référence | Terminées |
|---|---|
| 2014 à 2015 | 2 |
| 2015 à 2016 | 1 |
| 2016 à 2017 | 0 |
Au cours de l'exercice 2016 à 2017, on a achevé ou envoyé au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou au Secrétariat du Conseil du Trésor aucun EFVP.
14. Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
Les coûts salariaux liés au Programme de la protection des renseignements personnels se sont élevés à 913 961,00 $ et les coûts de fonctionnement et d'entretien à 48 221,00 $, pour un total de 962 182,00 $. On estime à 11,5 le nombre d'employés et de ressources d'aide temporaire utilisés pendant l'exercice financier 2016 à 2017.
Annexe A : Délégation de pouvoirs (extrait)
Veuillez noter que la version du 4 novembre 2011 a été mise à jour en tenant compte des changements suivants:
Changements au barème 1
- Intégration de « l'imprimerie » sous le pouvoir d'achat de biens dans le barème des pouvoirs panministériels. Bien que l'imprimerie soit déjà incluse dans les offres à commande qui accorde des pouvoirs spécifiques, l'intégration de cette notion sous la colonne d'achat de biens améliorera la clarté et la flexibilité de ce pouvoir
- Augmentation des limites pour l'arrangement en matière d'approvisionnement portant sur l'achat de licences de logiciels (AAALL) de 40 k $ à 100 k $ suite à la révision du volume de transactions effectué en collaboration avec la direction générale des approvisionnements
- Intégration de nouveaux pouvoirs pour les voyages et révision des pouvoirs sur l'accueil, les événements et les conférences afin de respecter et d'être en conformité avec les exigences révisées de la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor en vigueur depuis le 1er août 2013
- Intégration d'un nouveau pouvoir qui autorise le dirigeant principal des finances à agir à titre de délégataire du pouvoir d'approbation des voyages et de l'accueil dans les situations où le sous-ministre participe à l'événement d'accueil ou est le voyageur
- Modification des délégations portant sur la Loi sur l'accès à l'information et la Loi sur la protection des renseignements personnels afin de refléter le transfert du mandat et des pouvoirs du « directeur général (DG), secrétariat exécutif » au « DG responsable du programme de l'AIPRP », et l'addition de certaines autorités pour les chefs d'équipes
- Amendement apporté aux pouvoirs concernant les accords sur les revenus des protocoles d'entente (PE) et des conventions particulières de services (CPS) pour permettre aux titulaires de certaines fonctions des biens immobiliers (des niveaux 3 et 4) d'effectuer des transactions à faible risque pour éviter des délais durant leurs projets
- Modification du pouvoir d'effectuer des changements à la table d'équivalence afin de permettre au sous-ministre d'effectuer des changements aux pouvoirs délégués en particulier. Ce pouvoir est conforme à la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Conseil du Trésor
- Ajouts ou modifications apportés à la « Table d'équivalence des fonctions »; et aux tableaux de « Pouvoirs délégués en particulier » afin de refléter la structure organisationnelle actuelle
Délégation des pouvoirs du ministre et du sous-ministre
Par la présente, nous déléguons les pouvoirs conférés au cabinet du ministre et du sous-ministre des Services publics et Approvisionnement Canada, selon les modalités définies dans les barèmes 1 à 4, la table d'équivalence des fonctions correspondante et les pouvoirs délégués en particulier, se trouvant dans les notes des barèmes, y compris les pouvoirs délégués aux agents qui sont nommés dans des postes désignés à titre provisoire ou intérimaire, sous réserve des principes, des lignes directrices, des limites et des restrictions exposés dans le guide de délégation des pouvoirs du ministère et tout autre loi, règlement et politique applicable.
Explicitement, le présent document sert à déléguer les pouvoirs, délimités comme suit :
- Barème 1
- « Pouvoirs pan ministériels », « table d'équivalence des fonctions » pour le barème 1 et les pouvoirs délégués en particulier contenus dans les notes du barème 1.
- Barème 2
- « Pouvoirs des Biens Immobiliers », « table d'équivalence des fonctions » pour le barème 2 et les pouvoirs délégués en particulier contenus dans les notes du Barème 2.
- Barème 3
- « Pouvoirs des Approvisionnements en matière de services communs », « table d'équivalence des fonctions » pour le barème 3 et les pouvoirs délégués en particulier contenus dans les notes du barème 3.
- Barème 4
- « Pouvoirs du receveur général du Canada ».
En outre, nous déléguons ces pouvoirs, étant explicitement convenu qu'ils ne doivent être utilisés que:
- s'ils sont proportionnels au niveau de responsabilité attribué à la fonction et qu'ils doivent être exercés pour s'acquitter des obligations de cette fonction, telles qu'elles sont décrites dans les plans opérationnels du ministère
- pour réaliser des objectifs ministériels, dans le cadre de la mission du ministère
- pour fournir des services communs à d'autres ministères, afin de réaliser les objectifs des clients
Le guide de délégation des pouvoirs du ministère fait état des pouvoirs délégués à Services publics et Approvisionnement Canada et renferme des renseignements importants sur les conditions selon lesquelles nous déléguons ces pouvoirs. Tous les agents du ministère qui interviennent en notre nom dans toutes les questions propres à ces pouvoirs délégués doivent prendre connaissance de la teneur de ce guide afin de s'assurer qu'ils connaissent parfaitement les conditions et les incidences de l'exercice de ces pouvoirs.
Original signé par
L'honorable Judy M. Foote
C.P., députée (Bonavista-Burin-Trinity)
Ministre des Services publics et de l'approvisionnement
Le 19 février 2016
George Da Pont
Sous-ministre des Services publics et de l'approvisionnement
Le 29 janvier 2016
| Aliénation de biens | Radiation de biens | Prêts de biens | Approbation de projets : Projets appuyés par les TI et projets d'affaires | Présentation au conseil du trésor | Modifica-tions apportées à la table d'équivalents des fonctions et aux pouvoirs délégués en particulier | Loi sur l'accès à l'information | Loi sur la protection des renseignements personnels | Utilisation des véhicules de l'État | Exemption des frais de stationnement | Attestation des copies conformes | Documents d'exonération et de règlement | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Plafond ministériel | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets |
| Échelons génériques | ||||||||||||
| Échelon 1 | Voir notes | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | Voir notes | Voir notes | Voir notes | Voir notes | Voir notes | Voir notes | Voir notes | Voir notes | Voir notes |
| Échelon 2 | Voir notes | Pouvoirs complets | Pouvoirs complets | s/o | s/o | s/o | Voir notes | Voir notes | Voir notes | s/o | s/o | Voir notes |
| Échelon 3 | Voir notes | Voir notes | Voir notes | s/o | s/o | s/o | Voir notes | Voir notes | Voir notes | s/o | s/o | s/o |
| Échelon 4 | Voir notes | Voir notes | Voir notes | s/o | s/o | s/o | Voir notes | Voir notes | Voir notes | s/o | s/o | s/o |
| Renvois aux notes du barème 1 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 |
Information supplémentaireLes colonnes 50 à 52 correspondent à des pouvoirs administratifs qui permettent aux gestionnaires de déterminer les biens à aliéner, à radier ou à prêter. Les pouvoirs qui permettent d'effectuer ces transactions ne sont délégués qu'aux agents de la gestion du matériel de la direction générale des services ministériels ou aux services généraux régionaux de gestion stratégique et communications. Plafond ministériel : On entend par pouvoirs complets les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le ministère est responsable. Échelon 1 : On entend par pouvoirs complets les pouvoirs permettant d'aliéner, de radier ou de prêter des biens dont le gestionnaire est responsable. Colonne 53 : Pour les projets appuyés par les TI, l'approbation du dirigeant principal de l'Information de SPAC est aussi requise. La colonne 54 correspond à une mesure de contrôle principale sur les dépenses qui débordent les limites des pouvoirs ministériels. Ces pouvoirs permettent de lancer une présentation au Conseil du Trésor (CT). Seuls le ministre et le sous-ministre peuvent approuver une présentation au CT. Les colonnes 55 à 61 sont des pouvoirs administratifs qui sont délégués à des fonctions dotées d'une responsabilité. L'exercice de ces pouvoirs doit également respecter les exigences et les limites des lois, des règlements et des politiques pertinents. Colonne 57 Loi sur l'accès à l'information |
||||||||||||
| Niveau | Postes équivalents applicables au niveau | Type de délégation de pouvoirs |
|---|---|---|
| Échelon 1 | Sous-ministre adjoint responsable du programme de l'AIPRP | Pouvoirs complets |
| Directeur général responsable du programme de l'AIPRP | Pouvoirs complets | |
| Échelon 2 | Directeur, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pouvoirs completsnote 1 du tableau 1 |
| Échelon 3 | Gestionnaire, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pouvoirs completsnote 1 du tableau 1 |
| Échelon 4 | Chef / Chef d'équipe, Accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pouvoirs completsnote 2 du tableau 1 |
| Agent d'accès à l'information et protection des renseignements personnels | Pouvoirs completsnote 3 du tableau 1 | |
Notes du tableau 1
|
||
Annexe B : Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels
- Nom de l'institution :
- Services publics et Approvisionnement Canada
- Période d'établissement du rapport :
- 1 avril 2016 à 31 mars 2017
Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Type | Nombre de demandes |
|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 485 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 27 |
| Total | 512 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 345 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 167 |
Partie 2 : Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapports
| Disposition des demandes | Délai de traitement | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 17 | 71 | 38 | 4 | 1 | 0 | 0 | 131 |
| Communication partielle | 3 | 23 | 46 | 17 | 3 | 4 | 0 | 96 |
| Exemption totale | 0 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 59 | 7 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 68 |
| Demande abandonnée | 37 | 2 | 10 | 0 | 0 | 0 | 0 | 49 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 116 | 104 | 96 | 21 | 4 | 4 | 0 | 345 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 18(2) | 0 |
| 19(1)(a) | 0 |
| 19(1)(b) | 0 |
| 19(1)(c) | 0 |
| 19(1)(d) | 0 |
| 19(1)(e) | 0 |
| 19(1)(f) | 0 |
| 20 | 0 |
| 21 | 1 |
| 22(1)(a)(i) | 1 |
| 22(1)(a)(ii) | 0 |
| 22(1)(a)(iii) | 0 |
| 22(1)(b) | 0 |
| 22(1)(c) | 0 |
| 22(2) | 0 |
| 22.1 | 0 |
| 22.2 | 0 |
| 22.3 | 1 |
| 23(a) | 0 |
| 23(b) | 0 |
| 24(a) | 0 |
| 24(b) | 0 |
| 25 | 0 |
| 26 | 92 |
| 27 | 11 |
| 28 | 0 |
| Article | Nombre de demandes |
|---|---|
| 69(1)(a) | 1 |
| 69(1)(b) | 0 |
| 69.1 | 0 |
| 70(1) | 0 |
| 70(1)(a) | 0 |
| 70(1)(b) | 0 |
| 70(1)(c) | 0 |
| 70(1)(d) | 0 |
| 70(1)(e) | 0 |
| 70(1)(f) | 0 |
| 70.1 | 0 |
| Disposition | Papier | Électronique | Autres |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 61 | 70 | 0 |
| Communication partielle | 18 | 78 | 0 |
| Total | 79 | 148 | 0 |
2.5 Complexité
| Disposition des demandes | Nombre de pages traitées | Nombre de pages communiquées | Nombre de demandes |
|---|---|---|---|
| Communication totale | 32 245 | 31 070 | 131 |
| Communication partielle | 71 092 | 55 782 | 96 |
| Exception totale | 0 | 0 | 1 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 49 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 |
| Total | 103 337 | 86 852 | 277 |
| Disposition | Moins de 100 pages traitées | 101 à 500 pages traitées | 501 à 1 000 pages traitées | 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages disclosed | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | |
| Communication totale | 65 | 1 680 | 46 | 10 458 | 13 | 9 090 | 7 | 9 842 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 31 | 420 | 23 | 6 529 | 15 | 9 959 | 26 | 33 489 | 1 | 5 385 |
| Exception totale | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 49 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 146 | 2 100 | 69 | 16 987 | 28 | 19 049 | 33 | 43 331 | 1 | 5 385 |
| Disposition | Consultation requise | Avis juridique | Renseignements entremêlés | Autres | Total |
|---|---|---|---|---|---|
| Communication totale | 0 | 0 | 2 | 2 | 4 |
| Communication partielle | 1 | 0 | 1 | 1 | 3 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 0 | 0 | 18 | 18 | 36 |
| Ni confirmée ni infirmée | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 1 | 0 | 21 | 21 | 43 |
2.6 Présomption de refus
| Motif principal | ||||
|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes fermées après le délai statutaire | Charge de travail | Consultation externe | Consultation interne | Autres |
| 29 | 17 | 0 | 0 | 12 |
| Nombre de jours de retard | Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé | Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé | Total |
|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 3 | 8 | 11 |
| 16 à 30 jours | 1 | 3 | 4 |
| 31 à 60 jours | 2 | 4 | 6 |
| 61 à 120 jours | 0 | 3 | 3 |
| 121 à 180 jours | 1 | 3 | 4 |
| 181 à 365 jours | 0 | 1 | 1 |
| Plus de 365 jours | 0 | 0 | 0 |
| Total | 7 | 22 | 29 |
| Demandes de traduction | Acceptées | Refusées | Total |
|---|---|---|---|
| De l'anglais au français | 0 | 0 | 0 |
| Du français à l'anglais | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 |
Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
| Alinéa 8(2)e) | Alinéa 8(2)m) | Paragraphe 8(5) | Total |
|---|---|---|---|
| 23 | 1 | 0 | 24 |
Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
| État de la demande | Nombre |
|---|---|
| Mentions annexées | 0 |
| Demandes de correction acceptées | 1 |
| Total | 0 |
Partie 5 : Prorogations
| Disposition des demandes où le délai a été prorogé | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| Communication totale | 42 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 66 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Aucun document n'existe | 2 | 0 | 0 | 0 |
| Demande abandonnée | 9 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 119 | 0 | 0 | 0 |
| Durée des prorogations | 15a)(i) Entrave au fonctionnement | 15a)(ii) Consultation | 15b) Traduction ou conversion | |
|---|---|---|---|---|
| Article 70 | Autres | |||
| 1 à 15 jours | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 jours | 119 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 119 | 0 | 0 | 0 |
Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organisations
| Consultations | Autres institutions du gouvernement du Canada | Nombre de pages à traiter | Autres organisations | Nombre de pages à traiter |
|---|---|---|---|---|
| Reçues pendant la période d'établissement de rapport | 11 | 371 | 0 | 0 |
| En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 11 | 371 | 0 | 0 |
| Fermées pendant la période d'établissement de rapport | 10 | 369 | 0 | 0 |
| Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport | 1 | 2 | 0 | 0 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | 1 à 15 jours | |
| Communication totale | 6 | 2 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 8 |
| Communication partielle | 1 | 1 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 2 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 7 | 3 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 10 |
| Recommandation | Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation | |||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 à 15 jours | 16 à 30 jours | 31 à 60 jours | 61 à 120 jours | 121 à 180 jours | 181 à 365 jours | Plus de 365 jours | Total | |
| Communication totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Communication partielle | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exception totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Exclusion totale | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Consulter une autre institution | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Autre | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du cabinet
| Nombre de jours | Moins de 100 pages traitées | De 101 à 500 pages traitées | De 501 à 1 000 pages traitées | De 1 001 à 5 000 pages traitées | Plus de 5 000 pages traitées | |||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | Pages communiquées | Nombre de demandes | |
| 1 à 15 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 16 à 30 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 31 à 60 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 61 à 120 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 121 à 180 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| 181 à 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Plus de 365 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
| Total | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 |
Partie 8 : Plaintes et enquêtes
| Article 31 | Article 33 | Article 35 | Recours judiciaire | Total |
|---|---|---|---|---|
| 25 | 3 | 0 | 0 | 28 |
Partie 9 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Nombre d'EFVP terminées :0
Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels
| Dépenses | Montant |
|---|---|
| Salaires | 913 961,00 $ |
| Heures supplémentaires | 0,00 $ |
Biens et services
|
48 221,00 $ |
| Total | 962 182 00 $ |
| Ressources | Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels |
|---|---|
| Employés à temps plein | 11 |
| Employés à temps partiel et occasionnels | 0.5 |
| Employés régionaux | 0 |
| Experts-conseils et personnel d'agence | 0 |
| Étudiants | 0 |
| Total | 11.5 |
- Date de modification :