Ce que nous avons entendu : Résumé des consultations sur les ébauches des fiches de rendement des fournisseurs

Août 2021

Le gouvernement du Canada veut transformer sa façon de faire des affaires en encourageant les fournisseurs à donner un bon rendement et en se positionnant comme un acheteur de choix.

Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) dirige l’élaboration d’une nouvelle politique de gestion du rendement des fournisseurs afin :

« Nous sommes d’accord avec le principe d’un système de pointage pour évaluer le rendement, fondé sur un projet pilote d’élaboration d’un cadre de gestion du rendement des fournisseurs.

Nous acceptons également la rétroaction continue sur le rendement pendant toute la durée du contrat, et que les commentaires puissent entraîner des changements afin de rehausser l’efficacité pour toutes les parties qui participent au projet. »

- Répondant à la demande de renseignements

Par le biais de consultations approfondies menées auprès des ministères clients, de la communauté des fournisseurs et des associations professionnelles, l’ébauche d’une politique a été élaborée et sera mise à l’essai dans le cadre de certains marchés publics.

La demande de renseignements

La rétroaction de l’industrie est essentielle au succès de cette initiative et constitue un outil important pour connaître les besoins de tous les intervenants, et pouvoir y répondre. En mars 2021, SPAC a publié une demande de renseignements sur achatsetventes.gc.ca pour faire connaître l’avancement de sa stratégie pilote pour établir une politique et sonder l’industrie sur des documents (fiches de rendement, indicateurs de rendement clés) et des processus pour mener les évaluations.

La demande de renseignements s’adressait à tous les secteurs et à tous les fournisseurs. Suite à plusieurs demandes, elle a été prolongée jusqu’en mai 2021 pour leur donner plus de temps pour y répondre. Les communautés liées à 5 catégories initiales de marchés publics étaient tout particulièrement encouragées à répondre :

  1. vêtements
  2. construction
  3. surveillance de l’équité
  4. services maritimes/petits navires
  5. et services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT)

La demande de renseignements a été vue 824 fois et téléchargée 466 fois. Au total, 13 réponses ont été transmises par des fournisseurs et des associations professionnelles.

Les commentaires étaient positifs. Les fournisseurs ont bien compris pourquoi cette initiative était menée, et appuyaient l’élaboration d’une méthode uniformisée pour évaluer le rendement des fournisseurs. Les réponses indiquaient également que les catégories de mesure du rendement correspondaient aux propres approches des fournisseurs, employées tant à l’interne qu’avec leurs clients.

Consultation et engagement des fournisseurs : Gestion du rendement des fournisseurs (20210786)

Commentaires reçus

Les commentaires des fournisseurs étaient détaillés et spécifiques. Pour simplifier, les commentaires ont été examinés et condensés en 3 thèmes communs :

Clarté de la fiche de rendement

Les fournisseurs ont suggéré des formulations alternatives pour préciser les textes, éliminer toute ambiguïté, et uniformiser l’application de la grille de pointage par les employés responsables des contrats. Plusieurs commentaires et recommandations visaient à rendre les fiches de rendement plus claires, plus cohérentes et plus objectives : elles ont été modifiées en conséquence.

Application uniforme

Les fournisseurs étaient préoccupés par l’attribution de notes par différents responsables fonctionnels, et le risque d’un manque d’uniformité dans la notation. Pour assurer l’uniformité des évaluations dans l’ensemble du gouvernement, il est primordial que les responsables fonctionnels et les autorités contractantes aient la même compréhension de la méthode de notation et qu’ils l’appliquent uniformément.

C’est pourquoi des documents de formation et d’orientation complets ont été élaborés afin d’énoncer des consignes précises et détaillées sur l’attribution équitable, objective et uniforme des notes. Des formations sur le processus d’évaluation sont en cours d’élaboration pour les autorités contractantes et les responsables fonctionnels. L’efficacité de ces formations sera évaluée pendant le projet pilote.

Contribution de l’industrie

Les commentaires mettent en évidence que SPAC doit poursuivre ses consultations avec les fournisseurs pendant l’évaluation et la mise en place de la politique et des processus de gestion du rendement des fournisseurs.

SPAC s’engage à continuer de consulter la communauté des fournisseurs tout au long de la mise en œuvre de la politique. Les commentaires permettront d’orienter la politique et les processus qui en découlent. L’avancement de la mise en œuvre sera communiqué pour assurer que la politique évolue dans la transparence et l’équité.

Conclusion

Une politique permettra d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le Canada en tenant compte du rendement antérieur dans l’attribution des contrats du gouvernement fédéral. Dans ses commentaires, l’industrie a indiqué qu’elle appuyait la méthode pilote et qu’elle comprend les objectifs sous-jacents, mais également que la méthode proposée correspond à des modèles également employés par d’autres grands acheteurs.

Les commentaires et suggestions qui ont été transmis en réponse à la demande de renseignements ont été intégrés aux documents pilotes. Tout au long des projets pilotes, les commentaires seront recueillis et analysés en vue d’améliorer la politique. Une communication constante sera le gage du lancement réussi de la politique, et SPAC s’engage à informer régulièrement l’industrie sur l’avancement de cette politique.

Annexe A : Questionnaire de la demande de renseignements

Voici les 9 questions qui ont été posées sur le projet pilote de fiche de pointage et la méthode d’évaluation du rendement connexe.

Question 1

Sur quelle fiche de rendement spécifique fournissez-vous un retour d'information? Veuillez indiquer l'annexe ou le secteur d'activité.

Question 2

Les catégories de la fiche de rendement (qualité, gestion, coût et calendrier) reflètent-elles vos activités actuelles ainsi que les critères de réussite de l'ensemble du secteur? Si non, veuillez expliquer.

Question 3

Les indicateurs et les échelles de notation sont-ils appropriés pour encourager la performance? Si ce n'est pas le cas, veuillez expliquer.

Question 4

Est-ce que vos autres clients utilisent des indicateurs similaires ou des cadres de performance des fournisseurs pour évaluer la performance? Si oui, veuillez fournir des informations sur ces cadres ; qu'est-ce qui en a fait, ou non, un processus mutuellement bénéfique?

Question 5

Les indicateurs proposés sous la catégorie qualité sont-ils appropriés en tant que paramètres de mesure dans l'industrie pour évaluer l'efficacité de la fourniture de produits de qualité requise par rapport aux objectifs contractuels et organisationnels?

  1. Le pourcentage de pondération proposé représente-t-il l'importance relative de la qualité par rapport à la performance globale du fournisseur?
  2. Les paramètres attribués à chaque niveau de notation (1 à 5) représentent-ils des attentes appropriées en matière de performance?
  3. Y a-t-il d'autres considérations relatives à la qualité que vous suggéreriez?
  4. Avez-vous des commentaires supplémentaires concernant la qualité?

Question 6

Les indicateurs proposés sous la catégorie gestion sont-ils appropriés en tant que paramètres de mesure dans l'industrie pour mesurer la gestion par rapport aux objectifs contractuels et organisationnels?

  1. Le pourcentage de pondération proposé représente-t-il l'importance relative de la gestion par rapport à la performance globale du fournisseur?
  2. Les paramètres attribués à chaque niveau de notation (1 à 5) représentent-ils des attentes appropriées en matière de performance?
  3. Y a-t-il d'autres considérations pour gestion que vous suggéreriez?
  4. Avez-vous des commentaires supplémentaires concernant la gestion?

Question 7

Les indicateurs proposés sous la catégorie coût sont-ils appropriés en tant que paramètres de mesure dans l'industrie pour mesurer les aspects des coûts par rapport aux objectifs contractuels et organisationnels?

  1. Le pourcentage de pondération proposé représente-t-il l'importance relative du coût par rapport à la performance globale du fournisseur?
  2. Les paramètres attribués à chaque niveau de notation (1 à 5) représentent-ils des attentes appropriées en matière de performance?
  3. Y a-t-il d'autres considérations pour coût que vous proposeriez?
  4. Avez-vous d'autres commentaires concernant le coût?

Question 8

Les indicateurs proposés sous la catégorie calendrier sont-ils appropriés en tant que paramètres de mesure dans l'industrie pour évaluer l'efficacité de la fourniture de produits livrables dans les délais requis par rapport aux objectifs contractuels et organisationnels?

  1. Le pourcentage de pondération proposé représente-t-il l'importance relative du calendrier par rapport à la performance globale du fournisseur?
  2. Les paramètres attribués à chaque niveau de notation (1 à 5) représentent-ils des attentes appropriées en matière de performance?
  3. Y a-t-il d'autres considérations pour calendrier que vous suggéreriez?
  4. Avez-vous des commentaires supplémentaires concernant le calendrier?

Question 9

Y a-t-il d'autres suggestions ou observations qui devraient être prises en compte concernant le tableau de bord, les indicateurs et les catégories dans la mesure où ils sont liés à la politique de gestion du rendement des fournisseurs et/ou à mesure que le projet pilote avance?

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