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Le 08 mai 2007

Compte rendu des décisions


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Compte rendu de décisions
Le 8 mai 2007
11A1, Salle 101
Gatineau (Québec)

Présents

  • Bruce Maynard, président
  • Margaret Jackson - Haworth Ltd.
  • David Swire - Teknion Furniture Systems
  • Bruce Parratt - The Global Group
  • Jean Barbeau - Artopex-Plus Inc.
  • Eli Gilbert - Canadian Atlas Furniture Corp.
  • Gary Fawcett - Fawcett Files
  • André Clément - Asokan
  • Howard Dudley - Industrie Canada
  • Claudette Gauthier-Gorley - Ministère du Patrimoine canadien
  • Céline Bédard - Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
  • Rory Ridler - TPSGC
  • Pierre Paquette - TPSGC
  • Denise Le Blanc - TPSGC
  • Samuel Miller - TPSGC

Points

Point 1 – Approbation du compte rendu de décision

Le compte rendu de décision du 24 avril 2007 a été adopté par le Comité après avoir été modifié. La deuxième ligne du point 2, tel que discuté à la réunion du 24 avril 2007, a donc été modifiée comme suit :

« Le panier de biens proposé a été discuté et révisé. »

TPSGC avertit le comité que l'ébauche de la demande d'offre à commandes et du « panier de biens » pour les classeurs sera présentée au Groupe de travail ministériel sur le mobilier de bureau (GTMMB) le 17 mai 2007.

Point 2 – Mobilier autonome

On discute du mobilier autonome afin de déterminer ses similarités avec les armoires, et sur les aspects où il existe des différences, afin d'établir un plan de travail.

On fournit des copies du « panier de biens » proposé, de la grille des caractéristiques de l'environnement et des descriptions d'achat du gouvernement (DAG-1 – Mobilier de bureau d'usage général et DAG-3 – Mobilier de bureau de direction) au Comité pour leur permettre d'en discuter.

Le panier de biens
  • On demande au comité de fournir des commentaires afin de classer par catégories, de définir et de valider le « panier de biens ». Les trois « paniers de biens » proposés pour le mobilier autonome seront révisés selon les recommandations de l'industrie.
  • On suggère d'avoir trois « paniers de biens » distincts pour le mobilier de bureau, fixe (les mobiliers en stratifié et en métal sont semblables) et réglable. De plus, la catégorie de mobilier réglable peut être divisée en deux sous-catégories afin de tenir compte des nombreuses variations, des éléments et de la flexibilité de ce bien particulier.
  • On décide qu'une distinction claire entre les mobiliers de bureau de direction (feuille de bois mince) et d'usage général (stratifié) doit être maintenue.
  • Le « panier de biens » sera révisé pour inclure des articles manquants. De plus, on abordera les accessoires et les éléments des séries. Un élément se définit comme tout produit devant être fixé sur un bureau ou sur une surface de travail. Les éléments clés manquants du « panier de biens » sont les lampes d'appoint, les conduits de câbles intégrés, les tableaux d'affichage et les murs à lattes.
  • Les petits produits relatifs aux tables de conférence devraient être considérés optionnels puisque les tables des salles de conférences seront personnalisées (p. ex. : les pattes) et que des tables sont généralement ajoutées à l'environnement de travail pour compléter le mobilier.
  • TPSGC vérifiera auprès du groupe des achats en audiovisuel afin de déterminer s'ils achètent des tables de conférence avec des capacités audiovisuelles ou s'ils ont des normes qui s'appliquent à ce produit.
Approche d'évaluation
  • L'Industrie a indiqué que l'approche d'évaluation en séries des mobiliers autonomes est la meilleure.
  • Les fournisseurs devront offrir certains produits obligatoires issus du « panier de biens » afin d'être considérés pour une série.
  • Certains produits d'une série seront optionnels (p. ex. : les tables).
  • Les produits obligatoires et les produits optionnels devront répondre aux normes de contrôle de la performance.
  • Comment la médiane sera-t-elle établie considérant que la finition et les détails de la bordure des produits destinés à la direction seront particulièrement exigeants?
  • Il a été décidé que l'évaluation du prix sera fondée sur quelques plans de disposition.
  • L'Industrie a indiqué que certaines dispositions ne sont pas correctes du point de vue ergonomique bien qu'elles respectent les normes d'aménagement. Cette question sera soulevée lors de la prochaine réunion du GTMMB.
Processus d'approvisionnement proposé
  • Émission de commandes subséquentes pour les besoins de moins de 25 000 $.
  • Processus de demande de rabais pour volume (DRV) pour les demandes dont la valeur dépasse 25 000 $ pour les produits présents dans le « panier de biens ».
  • Établissement d'un contrat par la Division des achats en régime accéléré pour les besoins d'une valeur de moins que 25 000 $ avec les exemptions approuvées.
  • Envoi d'une demande de soumissions par le groupe de travail sur le mobilier de bureau à une liste de vendeurs préqualifiés dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement.
  • Des membres du Comité signale que certains facteurs autres que les prix devraient être pris en compte pour les demandes dont la valeur dépasse le seuil du 25 000 $ ou que le seuil devrait être augmenté pour que les clients soient en mesure de choisir tout produit de l'offre à commandes en concurrence. Bien qu'une offre à commandes et que la concurrence par les prix de vente pourraient être suffisantes pour les armoires, on devrait étudier la possibilité d'établir un arrangement en matière d'approvisionnement pour les mobiliers autonomes.
Autres questions
  • Normes d'aménagement : Les membres du Comité représentant le ministère client informe celui-ci que les clients ayant la garde de biens immobiliers n'ont pas à se conformer aux normes d'aménagement et que celles-ci ne s'appliquent pas aux dispositions existantes.
  • Les plans de dispositions doivent indiquer clairement qu'ils ne sont que des échantillonnages représentatifs et TPSGC doit accorder aux clients de la flexibilité face à la reconfiguration selon les « paniers de biens » afin qu'ils répondent à leurs besoins.
  • La façon d'aborder des variantes telles que a) l'interchangeabilité, b) l'interconnexion des éléments et c) les produits de services intégrés (c.-à-d. une table qui correspond à l'environnement de travail) sera un des défis à relever dans l'achat de ce produit.

Point 3 Autres points

Les considérations environnementales suivantes ont été notées :

  • Les produits écologiques coûtent plus cher à fabriquer que les produits non écologiques, ce qui augmente la valeur et le coût des produits écologiques. On devrait examiner la possibilité de dresser deux entrées, une pour les produits écologiques et une autre pour les produits non écologiques, et allouer une somme plus importante pour les produits écologiques dans l'offre à commandes.
  • L'industrie indique que, si le gouvernement accorde réellement une importance à l'écologisation de ses opérations, il devrait mettre en place des mesures concrètes.

Le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) : Mme Ridler, membre du comité représentant le BPME pour TPSGC, transmet un rapport sur l'industrie canadienne de mobiliers institutionnels et de bureau préparé par le BPME.

Article 4 Discussion du plan de travail

  • TPSGC réaffirme que l'ébauche de la demande d'offre à commandes pour des armoires sera déposée pour discussion à la réunion du GTMMB du 17 mai.
    Suivi : TPSGC
  • TPSGC indique que plusieurs questions seront soulevées au cours de la prochaine réunion qui traitera des mobiliers autoportants, notamment les critères environnementaux, la limite de commande, les séries et la configuration type d'une offre à commandes. L'industrie est invitée à fournir de la rétroaction sur des questions telles que l'exhaustivité du « panier de biens » pour pouvoir en discuter à la prochaine réunion.
    Suivi : Industrie

Article 5 Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 22 mai 2007 à la Place du Portage, II, rue Laurier, PDP III, Gatineau (Québec), Tour A, 11A1 salle 101, de 10 h à 14 h. Le compte rendu de décision et le « panier de biens »révisés seront envoyés aux membres par courriel avant cette réunion.
Suivi : TPSGC