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Le 13 mai 2008

Compte rendu des décisions


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Compte rendu de décisions
Le 13 mai 2008
11A1, Salle 101
Gatineau (Québec)

Présents

  • Ray Townsley - The Global Group
  • Jean Barbeau - Artopex-Plus Inc.
  • Robert Axam - Haworth Inc.
  • Gary Fawcett - Fawcett Files & Storage Systems
  • David Swire - Teknion Furniture Systems
  • André Clément - Asokan
  • Carol Blotniuk - Direction générale des services immobiliers (DGSI)
  • Judi Murtough - DGSI
  • Howard Dudley - (Industrie Canada)
  • Sue MacKenzie - Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME)
  • Pierre Tremblay - Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)
  • Raymond Paquette - TPSGC
  • Josianne Despres - TPSGC
  • Pauline Blanchard - TPSGC
  • William Dubroy - TPSGC
  • Jill Biesenthal - TPSGC

Absents

  • Eli Gilbert - Canadian Atlas Furniture
  • Sean Macey - Basics Office Products
  • Cedric Pilon - Patrimoine canadien
  • Bruce Parratt (remplacé par Ray Townsley)
  • Greg Rapier (remplacé par Robert Axam)

Points

Point 1 - Mot de bienvenue et présentations

Pierre Tremblay ouvre la séance par un tour de table en vue de présenter tous les membres présents.

Point 2 - Approbation du procès-verbal de la réunion du 29 avril 2008

Le procès-verbal de la réunion précédente, tenue le 29 avril 2008, est approuvé tel quel.

André Clément demande qu'un point soit ajouté à l'ordre du jour.

Suivi
  • Ajout à l'ordre du jour : Vérification Canada - Portée de la vérification auprès des entreprises autochtones.

Point 3 - Examen des points laissés en suspens pendant la réunion du 29 avril 2008

La liste de membres remplaçants ne sera pas publiée pour l'instant parce que certains membres n'ont pas fourni le nom de leur remplaçant.

Aucune méthode modifiée n'est soumise pour déterminer la médiane. TPSGC est toutefois prêt à étudier les options qui seraient proposées ultérieurement.

Les offres à commandes sur les armoires ont été publiées sur le site Web ministériel sur les offres à commandes, auquel les employés du gouvernement fédéral ont accès. Le volet Mobilier d'Achats en direct sera mis à jour au plus tard au début de l'été afin d'inclure les armoires.

Les clauses techniques sont modifiées conformément aux discussions de la réunion du 29 avril 2008.

la suite de la suggestion des membres de l'industrie, TPSGC a décidé de remplacer l'option d'autocertification des entreprises en vertu de la norme ISO 14001 par l'exigence d'obtenir la certification ISO 14001 d'une tierce partie. Ce point entraine une longue discussion sur le retrait du critère de valeur ajoutée de la stratégie d'approvisionnement proposée du gouvernement. L'industrie croit que, selon cette stratégie, le processus d'approvisionnement se résumera à l'évaluation des prix. Divers membres de l'industrie citent l'exemple des résultats du récent programme d'offre à commandes principale et nationale (OCPN) pour des armoires, dans le cadre duquel les clients n'ont plus le choix d'acquérir des produits selon le critère inhérent de valeur ajoutée. Certains membres de l'industrie affirment que si le gouvernement persiste dans cette voie, les fournisseurs pourraient être contraints d'offrir des produits de qualité moindre dans le cadre de toute demande de soumissions subséquente.

L'industrie demande que TPSGC établisse un processus d'approvisionnement exigeant que tous les fournisseurs respectent le rendement minimum demandé dans la description d'achat et reconnaissant les fournisseurs qui répondent aux critères de valeur ajoutée supplémentaires. On suggère que TPSGC utilise son outil Achats en direct actuel pour permettre aux entreprises d'offrir des critères environnementaux supplémentaires au gouvernement, notamment la certification ISO 14001 et le test de produits à faible taux d'émission conformément à diverses normes. Les fournisseurs croient qu'il existe un équilibre sain entre le prix, la fonction et les critères de valeur ajoutée dans les programmes d'offre à commandes actuels qui encouragent la valeur ajoutée par l'achat en direct.

Après discussion, les membres décident que TPSGC devrait utiliser la norme actuelle ANSI/BIFMA relativement à l'émission de meubles pour combler les lacunes au niveau des critères environnementaux pour les demandes de soumissions à venir pour des meubles autostables. De plus, un sous-comité doit être mis sur pied en vue d'examiner les caractéristiques environnementales des programmes à venir. Les membres suivants se portent volontaires pour participer à ce sous-comité : André Clément, Judi Murtough, un représentant BIFMA (à déterminer), un représentant du Global Group (à déterminer), Sue MacKenzie, Jean Barbeau et un représentant du BPME (à déterminer).

Les membres sont informés de la façon d'obtenir la norme techniquement approuvée de l'Office des normes générales du Canada (CGSB) pour les éléments de mobilier autostables.

Suivi
  • Les membres doivent soumettre le nom de leur remplaçant à Raymond Paquette.
  • TPSGC examinera la stratégie actuelle à la lumière des discussions du comité.
  • TPSGC approchera le BPME pour qu'il préside un sous-comité environnemental.
  • TPSGC diffusera des renseignements sur la façon d'obtenir la certification C**/CGSB-44.227.

Point 4 - Discussion et mise au point de la stratégie d'approvisionnement en meubles autostables

Comme la stratégie d'approvisionnement proposée pour les meubles autostables n'a pas été discutée en profondeur pendant la dernière réunion, les membres discutent plus en détail de certaines questions soulevées précédemment.

L'industrie réitère ses préoccupations relativement au maintien d'une liste de prix et, dans certains cas, d'un système informatique unique pour le gouvernement du Canada pendant de nombreuses années, en particulier pour les années d'option de la période d'offre à commandes. TPSGC explique que, parce qu'il s'agit d'offres à commandes concurrentielles et que seuls les fournisseurs qui se situant à + 10 % de la médiane recevront une offre à commandes, les prix fermes ne peuvent pas changer puisque cela affecterait la médiane. C'est pourquoi la liste de prix doit demeurer constante, mais que le montant des remises peut changer. Les membres de l'industrie expriment leur appréhension relativement à la rencontre des cadres serrés pour la réalisation des tests de performance, si la demande d'offre à commandes venait à échéance pendant l'été, comme l'a précédemment laissé entendre TPSGC. TPSGC suggère que les tests de performance soient soumis à une date ultérieure précisée dans la demande de soumissions. Cette solution soulève également certaines questions, puisque l'industrie juge que les dates de clôture des soumissions et de réception des rapports de test devraient être les mêmes au cas où le produit offert devrait être modifié pour des raisons de performance.

Les membres discutent de la possibilité de limiter le nombre de séries à deux par catégorie et de définir le terme « série ». Les clients mentionnent qu'ils souhaiteraient simplifier le processus et acheter des produits normalisés, de façon à ce que les produits puissent être achetés de différents fournisseurs, ce qui explique notamment la décision de limiter certains critères et numéros de série (c.-à-d. formes des bords).

Le comité remet en question les motifs de l'évaluation des propositions reçues en fonction de la médiane de + 10 %. On soulève la possibilité que cette méthode d'évaluation permettait initialement au gouvernement d'obtenir le meilleur prix et aux entreprises d'offrir des produits à valeur ajoutée. Au moment de la prise de décision, le comité avait l'impression que l'achat en direct n'était pas une option dans le cadre des marchés futurs. De plus, il régnait une certaine confusion relativement à la décision précédente, à savoir si le prix médian était de + 10 % ou +/- 10 %.

TPSGC réitère que deux (2) de ses objectifs visent à réduire le nombre d'articles offerts et à réduire le nombre d'offres à commandes. TPSGC souligne qu'établir la médiane à + 10 % en fonction de chaque article ou en fonction du panier de biens total a des répercussions sur l'ensemble des résultats de l'OCPN pour des armoires; d'où la décision de fonder l'évaluation du prix sur le panier de biens complet pour le mobilier autostable. L'industrie remet en question les répercussions éventuelles de la médiane de + 10 % pour le mobilier.

Suivi
  • TPSGC fixera la date de clôture de la demande de soumissions et de la présentation de tous les documents à l'appui (c.-à-d. les rapports de tests, etc.) à la fin octobre.
  • TPSGC enverra une définition de « série » aux fins d'examen par le comité.
  • TPSGC déterminera les répercussions de la médiane de + 10 % sur les quatre catégories de mobilier autostable et présentera la version définitive de la stratégie d'approvisionnement au comité.

Point 5 - Discussion et mise au point de la stratégie d'approvisionnement en système de bureau

Initialement, la discussion était axée sur la pertinence du maintien d'un programme d'offre à commandes pour les groupes de produits, compte tenu de l'ensemble des dépenses du gouvernement. Toutefois, un membre du comité affirme qu'il s'agit du type de produits qui connaît la plus forte croissance au sein de son organisme et que les systèmes de bureau semblent être la tendance dans les autres pays. Une fois la décision prise de poursuivre ce programme, les discussions s'orientent autour des questions abordées auparavant dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement pour le mobilier autostable, c.-à-d. les années d'options, l'échéancier des tests et la médiane de + 10 % pour l'évaluation des prix.

Suivi
  • TPSGC avisera tous les fournisseurs des exigences en matière de performance.
  • TPSGC examinera et mettra au point la stratégie d'approvisionnement à la prochaine réunion.

Point 6 - Examen des descriptions d'achat des systèmes de bureau et des paniers de biens

TPSGC a demandé aux membres du comité d'examiner les descriptions d'achat et le panier de biens qui leurs ont préalablement été envoyés par courriel, pour ensuite transmettre leurs commentaires à TPSGC. On avise les membres du comité qu'ils recevront un document les informant de tous les commentaires reçus et de toutes mesures prises. On recommande que la description d'achat soit transmise à un plus grand groupe aux fins de rétroaction.

Suivi
  • TPSGC transmettra la description d'achat aux détenteurs actuels d'une OCPN, au MERX sous forme d'une lettre d'intérêt et au BIFMA pour obtenir leurs commentaires.

Point 7 - Vérification Canada - Portée de la vérification auprès des entreprises autochtones

André Clément exprime des préoccupations relativement à l'information demandée par Vérification Canada dans le cadre de la vérification de la conformité au Programme de marchés réservés aux entreprises autochtones. Vérification Canada demande de fournir toute la documentation concernant les commandes subséquentes à diverses OCPN sur une période de quatre ans. Rassembler ces renseignements exigera beaucoup de temps, particulièrement pour une petite et moyenne entreprise, et mobilisera une équipe d'employés pendant 2 ou 3 semaines. Il affirme avoir offert à Vérification Canada une liste de tous les fichiers pour qu'elle puisse réaliser un échantillon aléatoire de ceux qu'elle désire examiner. D'autres membres du comité affirment que les méthodes des vérificateurs affectés à cette tâche ne semblent pas uniformes et que Vérification Canada n'a reçu aucune directive et aucun paramètre dans le cadre desquels travailler.

TPSGC affirme qu'il peut seulement formuler des suggestions à Vérification Canada, il rencontrera toutefois le ministère des Affaires indiennes et du Nord canadien (MAINC) afin de discuter des plaintes reçues des divers fournisseurs relativement à cette question.

Suivi
  • TPSGC présentera un rapport au CCGMB sur la réunion avec le MAINC.

Point 8 - Prochaine réunion

La prochaine réunion aura lieu le 17 juin 2008 à la Place du Portage, 11, rue Laurier, PDP III, Gatineau (Québec) Tour A, 11A1, pièce 101, de 10 h à 14 h.