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Le 8 juillet 2008

Procès-verbal


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Procès-verbal

Le 8 juillet 2008
11A1, pièce 101
Gatineau (Québec)

Présents

  • Bruce Parratt – The Global Group
  • Jean Barbeau – Artopex-Plus Inc.
  • Greg Rapier – Knoll Inc.
  • David Swire – Teknion Furniture Systems
  • André Clément – Asokan
  • Bill Toutan – ABI
  • Eli Gilbert – CAF
  • Cedric Pilon – Patrimoine Canada
  • Sue MacKenzie – Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME)
  • Howard Dudley – Industrie Canada
  • Michele Gannon – Architecture et design d'intérieur, TPSGC
  • Judi Murtough – Direction générale des biens immobiliers (DGBI)
  • Raymond Paquette –Travaux publics et Services gouvernementaux (TPSGC)
  • Josianne Despres – TPSGC
  • Pauline Blanchard – TPSGC
  • Jill Biesenthal – TPSGC

Absents

  • Carol Blotniuk - DGBI, remplacée par Judi Murtough
  • Gary Fawcett – Fawcett Files & Storage Systems, remplacé par Bill Toutant, ABI
  • Sean Macey – Basics Office Products Ltd.
  • Caroline MacIntosh – Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales (BÉOG)
  • Pierre Tremblay – TPSGC, remplacé par Raymond Paquette à titre de président
  • Alexandra Reid – Architecture et design d'intérieur, TPSGC, remplacé par Michele Gannon
  • Veronica Silva – Architecture et design d'intérieur, TPSGC, remplacée Michele Gannon

Points

Point 1 - Mot de bienvenue et présentations

Raymond Paquette ouvre la séance par un tour de table en vue de présenter tous les membres présents.

Point 2 - Approbation du procès-verbal de la réunion du 17 juin 2008

Le procès-verbal de la réunion précédente, tenue le 17 juin 2008, est approuvé tel quel.

Cependant, Greg Rapier demande que l'on fasse la mise à jour d'un point précédent à l'ordre du jour – la rencontre entre les représentants de TPSGC et Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC).

Suivi
  • Les représentants de TPSGC signalent qu'aucune autre rencontre n'a eu lieu entre eux et les représentants d'AINC. À leur connaissance, AINC examinera et précisera la stratégie/politique actuelle relative aux entreprises autochtones. Les représentants de TPSGC rappellent qu'ils continueront d'appliquer la stratégie/les règles actuelles.

Point 3 - Mise au point la stratégie d'approvisionnement en systèmes de cloisons

La discussion commence en mettant l'accent sur la maintenance des systèmes installés. Le comité s'interroge au sujet de l'énoncé de TPSGC, selon lequel ce dernier envisagerait de traiter les besoins de plus de 40 k$. TPSGC précise que les clients doivent lui donner des justifications suffisantes lorsqu'ils lui demandent d'établir une commande subséquente de plus de 40 k$ pour trouver des produits semblables à ceux qu'ils ont déjà. TPSGC précise également que l'on continuera de négocier les rabais offerts dans ces cas, comme on le fait actuellement pour traiter un besoin en vue d'assurer la maintenance des systèmes installés. Le Comité s'interroge au sujet des délais d'exécution éventuels pour ce genre de besoin, étant donné que les clients doivent déjà attendre un certain temps avant qu'on traite leurs besoins. TPSGC précise qu'il sera en mesure de répondre aux besoins en temps opportun, et que les activités de dotation requises sont actuellement en cours de réalisation.

Les membres du Comité demandent si l'on prévoit publier les critères de sélection des fournisseurs qui obtiendront une offre à commandes en vue d'assurer la maintenance des systèmes installés, étant donné que cette préoccupation a été soulevée à l'appel conférence du BIFMA, qui a eu lieu récemment. TPSGC signale qu'il examinera d'autres achats importants réalisés auparavant, ainsi que des commandes subséquentes continues passées dans le cadre d'offres à commandes pour déterminer quels systèmes ont déjà été installés. Cependant, TPSGC envisagera de publier les critères qui seront utilisés pour établir les paramètres des systèmes installés, en vue d'assurer la transparence du processus.

Les membres soulèvent plusieurs préoccupations à l'égard de la stratégie d'approvisionnement en nouveaux produits :

  • La limite du rabais offert pour les besoins de moins de 25 k$ selon la stratégie d'approvisionnement actuelle ne permet pas aux dépositaires d'offrir leurs services à nos clients.
  • La limite de 25 k$ des commandes subséquentes devrait être augmentée à 40 k$ pour correspondre à la limite ayant été établie pour la stratégie relative aux systèmes déjà installés.
  • Le calcul de la moyenne utilisé dans le cadre de la stratégie d'approvisionnement actuelle ne tient pas compte des frais de transport; cependant, les prix des « articles » de certaines entreprises comprennent ces frais. On craint que certaines entreprises qui incluent les frais de transport dans le prix de leurs articles soient défavorisées lorsqu'on effectuera ce calcul.
Suivi
  • TPSGC évaluera la publication des critères de sélection s'appliquant aux offres à commandes qui portent sur la maintenance des systèmes déjà installés.
  • TPSGC modifiera la stratégie actuelle, de manière à y ajouter un plan générique représentatif des besoins de moins de 25 k$. Celui-ci sera intégré au calcul moyen, ce qui permettra d'ajouter un troisième volet d'établissement des prix.
  • TPSGC examinera la possibilité d'augmenter la limite des commandes subséquentes à 40 k$.
  • TPSGC réexaminera la façon de régler la question de l'intégration des frais de transport dans le prix des articles.

Point 4 - Critères de valeur ajoutée proposés pour les systèmes de tables de travail et les systèmes de cloisons

On remet aux membres du Comité les critères de valeur ajoutée proposés pour les systèmes de tables de travail et les systèmes de cloisons qui ont été soumis au CCGMC à ce jour. TPSGC avise le Comité qu'étant donné que tous les fournisseurs de systèmes de tables de travail ont satisfait à l'exigence de fournir un clavier intégré à deux bras, celle-ci sera ajoutée à la description d'achat, conformément aux critères obligatoires des « caractéristiques à valeur ajoutée ». Les membres discutent quelque temps et conviennent de rendre les critères à valeur ajoutée non obligatoires. Par ailleurs, les membres sont invités à fournir à TPSGC d'autres exemples de critères à valeur ajoutée ainsi que les justifications appropriées au plus tard le 15 juillet.

Suivi
  • TPSGC examinera les critères à valeur ajoutée ayant été soumis, en sélectionnera un maximum de cinq (5), puis les intégrera à Achats en direct.

Point 5 - Calendrier des réunions estivales

On précise que les réunions du CCGMC reprendront à l'automne, moment auquel on commencera à aborder la stratégie d'approvisionnement en chaises de bureau. Certains membres Comité estiment qu'ils devraient se réunir à la fin d'août pour revoir les questions en suspens concernant la stratégie d'approvisionnement en systèmes de cloisons.

Suivi
  • TPSGC convoquera une réunion en août, au besoin

Point 6 - Mot de la fin

Voici la liste des nombreuses questions qui ont été soulevées sous ce point. Certaines d'entre elles devront faire l'objet d'un suivi, selon le cas.

  • Étant donné que TPSGC s'est engagé à établir les programmes des offres à commandes principales et nationales (OCPN) pour les meubles autostables, les systèmes de cloisons et les systèmes de tables de travail dans un très court délai, les membres du Comité ont indiqué que TPSGC devrait avoir un plan d'urgence si les choses tournent mal.
  • Les membres estiment qu'il reste une quantité importante de données à ajouter dans Achats en direct. Ils aimeraient que TPSGC s'engage à fixer un délai pour en terminer l'intégration.
  • Certains membres croient que la limite des commandes subséquentes pour les meubles autostables et les systèmes de tables de travail devrait être augmentée à 400 k$.
  • Le gouvernement ne devrait pas empêcher l'inclusion de critères à valeur ajoutée en vue d'aider les petites et moyennes entreprises (PME).
  • Le prix de l'acier a augmenté considérablement depuis l'établissement d'OCPN portant sur les classeurs et armoires de rangement en métal. On demande à TPSGC d'évaluer la situation.