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Le 18 novembre 2008

Procès-verbal


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
Procès-verbal

Le 18 novembre 2008
25, rue Eddy, salle de conférence principale, pièce 226
Gatineau (Québec)

Présents

  • André Clément - Asokan
  • Jean Barbeau - Artopex-Plus Inc.
  • Bruce Parratt - The Global Group
  • Greg Rapier - Knoll Inc.
  • David Swire - Teknion Furniture Systems
  • Eli Gilbert - CAF
  • Gary Fawcett - Fawcett Files and Storage Systems
  • Sean Macey - Basics Office Products Ltd.
  • Alexandra Reid - Architecture et design d'intérieur, TPSGC
  • Veronica Silva - Architecture et design d’intérieur, TPSGC
  • Daniel Jean - Patrimoine Canada
  • Sue MacKenzie - Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME)
  • Judi Murtough - Direction générale des biens immobiliers (DGBI)
  • Raymond Paquette - Direction générale des approvisionnement, TPSGC
  • Josianne Déspres - Direction générale des approvisionnement, TPSGC
  • Joy Sellers - Direction générale des approvisionnement, TPSGC
  • William Dubroy - Direction générale des approvisionnement, TPSGC
  • Jill Biesenthal - Direction générale des approvisionnement, TPSGC

Absents

  • Caroline MacIntosh - Bureau de l’écologisation des opérations gouvernementales (BEOG)
  • Howard Dudley - Industry Canada
  • Pierre Tremblay - TPSGC, remplacé par Raymond Paquette à titre de président

Points

Point 1 - Mot de bienvenue et présentations

Raymond Paquette ouvre la séance par un tour de table en vue de présenter tous les membres présents.

M. Paquette rappelle ensuite que TPSGC n’était pas en mesure de discuter des demandes d’offre à commandes (DOC) sur le mobilier de bureau autostable, puisque ces DOC sont actuellement affichées sur MERX. M. Paquette a signale également que TPSGC n’était pas en mesure de discuter du besoin à venir en matiè re de cloisons interracordables et composants soutenus, puisque ces DOC sont actuellement en attente d’approbation au bureau du SMA. M. Paquette a rappelé aux membres du CCGMB que le personnel juridique de TPSGC avait précédemment signalé au Ministè re qu’aucune discussion ne pouvait avoir lieu sur les besoins actuellement affichés sur MERX, puisque cela pourrait remettre en question l’intégrité du processus d’approvisionnement.

Point 2 - Approbation du procès-verbal de la réunion du 8 juillet 2008

Le procès-verbal de la réunion du 8 juillet 2008 est accepté comme tel.

Point 3 - Questions discutées

Deux questions du précédent procès-verbal sont abordées - la saisie de données relatives aux achats en direct et la nécessité d’un plan d’urgence pour TPSGC.

En ce qui concerne les achats en direct, la saisie de toutes les données concernant les cloisons interracordables sera terminée avant la mi-décembre.

TPSGC ne croit pas qu’un plan d’urgence est nécessaire à l’heure actuelle pour la mise au point finale des programmes d’offres à commandes révisés, puisqu’il est actuellement en voie d’atteindre ses objectifs. TPSGC a présenté une demande afin d’obtenir l’autorisation de prolonger le programme d’offre à commandes principale et nationale relativement aux cloisons interraccordables jusqu’au 31 mars 2009, en vue d’offrir un approvisionnement continu de cloisons en fin d’exercice.

Point 4 - Examen de la stratégie d’approvisionnement en fauteuils de bureau

Voici un résumé des divers commentaires des membres du comité et des nombreuses discussions qui ont suivi :

  • Il ne devrait pas y avoir de besoin pour des fauteuils tournants et des chaises qui y correspondent.
  • Le nombre maximum de séries devrait ê tre de trois (3) par sous-catégorie par opposition à « par catégorie ».
  • Les fauteuils « verts » devraient ê tre incorporés dans un panier de biens distinct.
  • Il ne devrait pas y avoir de besoin pour des fauteuils dans toutes les sous-catégories.
  • Les diverses sous-catégories doivent ê tre clairement définies.
  • TPSGC fournira des renseignements sur les fauteuils les plus communément achetés auprè s des fournisseurs pour vérification ou modification au cours de la nouvelle année civile.
  • L’achat en direct pour tous les besoins allant jusqu’à 100 000 $ créera non seulement une enchè re inversée, mais pourrait également occasionner une situation de fournisseur unique par sous-catégorie. En outre, différents fauteuils pourraient se retrouver dans le mê me bureau, les détaillants pourraient ê tre éliminés du processus puisque la marge est inexistante et de la formation supplémentaire sur le fonctionnement des achats en direct serait nécessaire. On a estimé que l’intégration d’une médiane de + 10 % dans l’évaluation financiè re permettrait au gouvernement de réaliser suffisamment d’économies sans que le service, le choix, etc., n’en souffrent.
Suivi
  • TPSGC modifiera la stratégie d’approvisionnement en fauteuils de bureau à la prochaine réunion du CCGMB.
  • TPSGC dressera une liste des fauteuils les plus communément achetés aux fins de vérification de la part du fournisseur, etc.
  • TPSGC préparera des définitions qui feront l’objet de discussions à la prochaine réunion du CCGMB.

Point 5 - Prochaine réunion

La prochaine réunion est prévue pour janvier 2009. Cette réunion visera à mettre la derniè re main à la stratégie d’approvisionnement en fauteuils de bureau. Des fournisseurs exprime des réticences à se déplacer pour prendre part à une réunion qui ne pourrait durer qu’une heure ou deux. La possibilité d’une conférence téléphonique a été évoquée à titre de solution de rechange.

Point 6 - Mot de clôture

Lorsque toutes les stratégies actuelles seront mises au point et que tous les programmes seront en place, les membres du CCGMB s’interrogeront à savoir s’ils aborderont des questions plus importantes comme les activités de fin d’exercice, la participation des détaillants dans le processus, etc.

On indique que la clause liée aux agents autorisés figurant dans la demande d’offre à commandes « non-autochtone » actuelle pour des meubles autostables ne prévoyait pas d’agent autorisé « unique ». TPSGC rappelle le fait que la demande d’offre à commandes destinées aux entreprises autochtones ne fait pas mention du terme «unique» afin de garantir que les entreprises autochtones sont aptes à soumettre une proposition.

On demande à TPSGC si des chaises longues seraient incorporées dans le programme de l’offre à commandes ; il répond que le volume d’affaires n’est pas suffisamment important pour mettre en place un programme relatif à ce bien.

On a porté à l’attention des membres du CCGMB qu’un volume considérable des activités s’effectuaient toujours par l’intermédiaire de l’entrepreneur général, tierce parti, etc.

L’industrie voudrait participer à des discussions avec TPSGC, par l’entremise du CCGMB, sur l’instauration de nouvelles demandes, telles que des barè mes de prix « modifiables », lorsqu’ils s’appliqueront aux demandes d’offre à commandes.

Certains membres du CCGMB remettent en question le fait qu’il n’y a aucune exigence en matiè re de gestion de la qualité, comme la conformité à la norme ISO 9001, dans les demandes d’offre à commandes actuellement affichées sur MERX. D’autres membres estiment toutefois que cela constituerait un obstacle pour les PME qui souhaitent recevoir des contrats du gouvernement fédéral.

Suivi
  • TPSGC examinera les procès-verbaux précédents pour dresser une liste de sujets de discussion pour les prochaines réunions.
  • TPSGC examinera la demande d’offre à commandes actuelle afin de s’assurer que la terminologie est correcte.