Services publics et Approvisionnement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Le 29 septembre 2009

Procès-verbal


Réunion du Comité consultatif gouvernemental sur le mobilier de bureau (CCGMB)
tenue le 29 septembre 2009
Place du Portage, 111, 14A2, pièce 101
Gatineau, Québec

Présents

  • Pierre Tremblay - Direction générale des approvisionnements (DGA), TPSGC - Président
  • André Clement - Asokan Business Interiors
  • Jean Barbeau - Artopex Inc.
  • Sean Macey - Basics Office Products Ltd.
  • Eli Gilbert - CAF
  • Gary Fawcett - Fawcett Filing and Storage
  • Bruce Parratt - The Global Group
  • Robert Axam - Haworth
  • Richard Lafontaine - Tayco
  • David Swire - Teknion
  • Greg Rapier - BIFMA
  • Manon Brisebois - Industrie Canada
  • Susan MacKenzie - Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME), TPSGC
  • Stéphane Girardin - Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales (BEOG), TPSGC
  • Veronica Silva - Architecture et design d'intérieur, Direction générale des biens immobiliers (DGBI), TPSGC
  • Judi Murtough - Direction nationale de la gestion des locaux (DNGL), DGBI, TPSGC
  • Maureen Farrington - Direction de la gestion des locaux, DGBI, TPSGC
  • John Penhale - Secteur de l'engagement des clients (SEC), TPSGC
  • Guy Ranger - DGA, TPSGC
  • Bill Dubroy - DGA, TPSGC
  • Jill Biesenthal - DGA, TPSGC

Absents

  • Daniel Jean - Patrimoine canadien

Points

Point 1 – Mot de bienvenue et présentations

Pierre Tremblay souhaite la bienvenue à tous les membres à la suite d'un tour de table en vue de les présenter. Il fait ensuite un survol des questions qui seront abordées au cours de la réunion.

Point 2 – Approbation du procès-verbal de la réunion du 18 novembre 2008

Le procès-verbal de la réunion du 18 novembre 2008 est accepté comme tel.

Point 3 – Stratégie d'approvisionnement en mobilier de bureau révisée

Pierre entame les discussions sur la stratégie d'approvisionnement révisée, décrite en détail dans les documents remis aux membres du CCGMB, en expliquant pourquoi TPSGS prend ces mesures.

Les résultats des deux derniers programmes d'offres à commandes pour l'acquisition de mobilier autostable et de systèmes de bureau ont été décevants et complètement inattendus. De plus, les représentants de l'industrie ont clairement fait savoir au gouvernement que le processus de sélection était trop rigide, ayant comme conséquence que trop peu de fournisseurs se sont qualifiés aux fins de l'attribution d'une offre à commandes.

Au départ, les deux différents processus relatifs à la stratégie d'approvisionnement révisée, soit l'établissement d'offres à commandes concurrentielles pour les besoins de moins de 25 000 $ et l'établissement d'arrangements en matière d'approvisionnement pour les besoins de plus de 25 000 $, ont suscité une certaine confusion parmi les membres du CCGMB. On explique que le processus relatif aux besoins de moins de 25 000 $ demeurera le même.

Le processus relatif aux arrangements en matière d'approvisionnement pour les besoins de plus de 25 000 $ sera différent en ce sens que les fournisseurs seraient en mesure de se qualifier à tout moment. En ce qui concerne ce processus, on présente trois différentes options d'appel d'offres aux membres du CCGMB pour les besoins de plus de 25 000 $. Les membres du CCGMB privilégient l'option de continuer à utiliser les « achats en direct » pour ces besoins. Tant les petits que les gros fournisseurs ne souhaitent pas devoir présenter 150 propositions supplémentaires ou plus à TPSGC par année.

Afin de s'assurer que les questions soulevées lors du précédent appel d'offres pour du mobilier autostable et des systèmes de bureau ne se répètent pas, TPSGC a accepté de remettre les documents suivants à l'intention de l'industrie aux membres du CCGMB pour obtenir leurs commentaires avant de publier la demande de proposition sur MERX plus tard cet automne.

  • Version préliminaire de la DOC/DAA pour des systèmes de bureau et du mobilier autostable
  • Rapports à l'intention des fournisseurs indiquant les éléments de non-conformité
  • Panier des biens
  • Descriptions d'achat des biens et des services applicables

On discute de plusieurs questions relatives aux processus d'offres à commandes ou d'arrangements en matière d'approvisionnement en général. En voici un aperçu :

Sujets abordés
  • Pourquoi limiter le fournisseur à offrir deux séries?
  • Pourquoi maintenir l'évaluation des prix en fonction d'une médiane de + 10 %?
  • Le fait de permettre au fournisseur d'offrir différentes séries dans le cadre de l'arrangement en matière d'approvisionnement par opposition à l'offre à commandes.
  • Le fait que les clients ont souvent besoin de produits dotés de caractéristiques qui ne figurent pas parmi les produits disponibles immédiatement au panier des biens en raison des coûts.
  • Comment sera traitée la composante « service »?
  • Est-ce que la qualification technique sera maintenue au statu quo?
  • Est-ce que la durée de 2 ans des offres à commandes devrait être maintenue?

Au terme des discussions sur la stratégie d'approvisionnement en mobilier de bureau révisée, le plan d'action suivant est accepté.

À court terme, TPSGC mettra en œuvre la stratégie d'approvisionnement révisée, conformément à la documentation établie, en ayant recours aux achats en direct (option 1) dans le cadre des arrangements en matière d'approvisionnement.

À plus long terme, TPSGC élaborera et mettra en place, en consultation avec les clients et le CCGMB, un programme parallèle prévoyant un processus intégré à la stratégie d'approvisionnement qui tiendra compte des aspects liés à l'innovation, à la qualité, aux services et à la conception environnementale des produits en vue d'en améliorer les résultats.

Point 4 – Cadre de gestion des biens et des services

John Penhale discute avec les membres du CCGMB du projet visant à améliorer le cadre de gestion des biens et des services pour le mobilier de bureau. Ce projet vise à élaborer une approche nationale à l'égard de la gestion du mobilier de bureau. Dans le cadre de ce processus, une analyse du marché, des dépenses et de la demande sera entreprise en vue d'élaborer la version préliminaire d'une stratégie nationale sur le mobilier de bureau. Cette analyse se penchera non seulement sur le passé, mais aussi sur le présent en examinant la façon dont l'industrie évolue et les meilleurs moyens d'appuyer tous les intervenants. L'approche pourrait être divisée en deux différentes stratégies. La première viserait les achats de faible valeur et la seconde les achats de grande valeur.

À l'heure actuelle, Pierre réitère qu'à court terme, soit pour les 6 à 9 prochains mois, TPSGC a l'intention de s'en tenir à la stratégie proposée à la réunion d'aujourd'hui. Dans environ 12 mois, TPSGC cherchera à adopter une nouvelle stratégie s'harmonisant au cadre de gestion des biens et des services final. Les membres du CCGMB étant des intervenants importants dans ce dossier, ils seront appelés à participer au processus.

Point 5 – Mobilier autostable

Plusieurs questions sont soulevées au cours du mot de clôture et elles sont présentées à titre de références ou de mesures de suivi, au besoin.

  • En raison du nombre de modifications qui sont apportées au cours d'une période d'invitation à soumissionner, la division du mobilier a l'intention de modifier le processus actuel de questions et de réponses. En effet, plutôt que de publier des modifications à la suite de chacune des séries de questions reçues, ce qui mène à la publication de nombreuses modifications (traitant souvent de la même question), la division du mobilier fixera une date limite obligatoire pour la réception de toutes les questions. Cette date sera vraisemblablement fixée à une journée à la mi-chemin de la période de l'invitation à soumissionner. À ce moment, une seule modification sera publiée pour répondre à toutes les questions reçues. Cependant, il est à noter que TPSGC répondra toujours à toute question transmise après la date limite obligatoire, si la réponse pouvait avoir une incidence sur les exigences contractuelles ou techniques de l'invitation à soumissionner.
  • On confirme une fois de plus que l'appel d'offres sur le programme de systèmes de bureau sera lancé à nouveau en raison des résultats décevants obtenus lors de l'invitation à soumissionner précédente. Un avis officiel sera transmis à tous les soumissionnaires.
  • Une question mettant en jeu l'équité est soulevée relativement au fait qu'on lance un nouvel appel d'offres pour le programme de mobilier autostable, mais pas pour le programme de système de cloisons. En effet, on pourrait en tirer la conclusion que les entreprises plus importantes ont une plus grande incidence sur les résultats. Pierre réitère le fait qu'on lance un nouvel appel d'offres pour le programme de mobilier autostable parce que le résultat du précédent processus d'appel d'offres s'est révélé bien en deçà des attentes du gouvernement.
  • On laisse entendre que les frais d'installation minimaux sont trop bas. On encourage les membres du CCGMB à transmettre leurs recommandations à ce sujet, même si les frais d'installation pour les nouveaux programmes d'offres à commandes sont ceux qu'ils ont eux-mêmes examinés.
  • On demande à ce que TPSGC fournisse aux membres du CCGMB un tableau qui résumerait brièvement l'état d'avancement de tous les programmes d'offre à commandes principale et nationale pour du mobilier de bureau.

Point 6 – Prochaine réunion

On abordera la question des fauteuils de bureau au cours de la prochaine réunion.

On discute de la date de la prochaine réunion. En raison du fait que certains membres ne sont pas disponibles durant la troisième semaine d'octobre, la prochaine réunion est provisoirement fixée au 3 novembre 2009.