Services publics et Approvisionnement Canada
Symbole du gouvernement du Canada

Liens de la barre de menu commune

Classifications – Groupe 1

Soutien de bureau

Commis comptable

L’une des principales tâches principale du commis comptable consiste à traiter l'information relative aux opérations financières quotidiennes du ministère ou de l’organisation par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, etc.), de logiciels de comptabilité, la capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit, ainsi que des aptitudes générales en comptabilité et en mathématiques.

Tâches principales

  • Préparer et diffuser des documents relatifs aux comptes, comme des factures, des rapports des stocks, des d'inventaire, états de compte et d’autres états financiers et effectuer les calculs nécessaires au moyen de systèmes informatisés et manuels.
  • Effectuer le codage, l’addition, la mise en lots, la saisie, la vérification et le rapprochement de transactions, comme les comptes créditeurs et débiteurs, la paie, les commandes d'achat, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires dans un grand livre ou un système informatique ou les deux.
  • Offrir un soutien administratif général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l’acheminement de la correspondance, l’entretien des systèmes de rappel; répondre au téléphone, utiliser les systèmes de commutation téléphonique et de prendre les messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
Subalterne

Le titulaire doit s’acquitter de tâches répétitives, routinières et peu complexes qui s’appuient sur un nombre limité de procédures et de consignes clairement définies. Son travail peut faire l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Traiter des données relatives aux comptes créditeurs.
  • Acheminer les demandes de renseignements de clients à la personne appropriée
  • Jumeler les factures et les documents contractuels (comme les commandes d’achat, les commandes subséquentes, etc.).
  • Faciliter la tenue à jour de dossiers relatifs à la papeterie et aux fournitures.
  • Classer et récupérer des documents.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée.
Intermédiaire

Une connaissance des méthodes comptables, ainsi que du traitement des comptes créditeurs et des comptes débiteurs est exigée.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Traiter des paiements et des factures.
  • Répondre aux demandes de renseignements des clients.
  • Faciliter la compilation des données et des documents budgétaires en fonction des recettes estimées, des dépenses et des budgets antérieurs.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
  • On pourrait exiger que la personne ait terminé avec succès des cours de comptabilité dans un établissement d’enseignement secondaire ou d’un établissement post-secondaire reconnu

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.
Supérieur

Les tâches comprennent la prestation de services à la clientèle en ce qui concerne les comptes clients, et d’un soutien administratif au personnel comptable.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Extraire des données financières
  • Effectuer le codage et la vérification des factures
  • Faire le rapprochement des comptes dans le grand livre
  • Préparer des états financiers pour les différentes périodes, des relevés de coûts et des rapports
  • Calculer le coût des coûts des matériaux, des frais généraux et autres dépenses à partir d’estimations, de soumissions et de listes de prix

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait terminé avec succès des cours dispensés par un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu en commerce, en comptabilité ou dans un domaine connexe ou qu’il ait cumulé une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
Avancé

Le titulaire doit, notamment, assurer la prestation de services à la clientèle en ce qui concerne les comptes clients, offrir un soutien administratif au personnel comptable ainsi que fournir des directives au sujet du travail confié à d’autres membres du personnel de soutien de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Extraire des données financières.
  • Assurer le codage et la vérification des factures.
  • Faire le rapprochement des comptes dans le grand livre.
  • Préparer des états financiers pour les différentes périodes, des relevés de coûts et des rapports.
  • Le calcul des coûtsCalculer le coût des matériaux, des frais généraux et autres dépenses à partir d’estimations, de soumissions et de listes de prix.
  • Offrir des conseils et du soutien administratif dans les domaines des finances et de la préparation de budgets.
  • Coordonner tous les aspects de l’administration des finances et des budgets.
  • Préparer des états financiers.
  • Vérifier et rapprocher des transactions.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en gestion des affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe dans un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il ait cumulé une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
  • On pourrait exiger qu’il ait de l’expérience du Système financier du gouvernement (SFG).

Commis, Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP)

Le commis à l'AIPRP compile, vérifie, enregistre et traite les formulaires et les documents par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques et se conforme aux méthodes, aux directives et aux échéances établies. Parmi les compétences et habiletés requises, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.), et la capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.

Tâches principales

  • Offrir un soutien administratif général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données.
  • Acheminer de la correspondance et tenir à jour des systèmes de rappel.
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier, et numériser des documents.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
Subalterne

Les tâches comprennent la réalisation des tâches répétitives et routinières qui supposent un certain nombre de procédures et de consignes clairement définies. Le travail effectué fera l'objet d'unl’objet d’un examen en cours de réalisation et les ressources) relèveront d’un employé de bureau de niveau plus élevé.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Saisir des données.
  • Classer des documents papier et électroniques, extraire des documents.
  • Adresser et classer des enveloppes.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Saisir des données dans des bases de données, des feuilles de calcul et des stocks.
  • Assembler, séparer et organiser des documents.
  • Distribuer du courrier.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.
Intermédiaire

Le titulaire doit aider le personnel des échelons supérieurs à réaliser différentes tâches. Le travail effectué fera l’objet d’un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendrece qui suit :

  • Aider à la préparation de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
  • Aider au traitement des demandes et des formulaires.
  • Aider à la tenue des dossiers.
  • Traiter des renseignements des bases de données, des feuilles de calcul et des stocks.
  • Envoyer, recevoir et distribuer du courrier interne et externe
  • Compléter  des formulaires de messagerie et l’acheminer au messager

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.
Supérieur

Le titulaire doit être capable d’organiser les tâches et de respecter les échéances. Le travail ne sera pas surveillé tout au long du processus; il fera l’objet d’un examen au début et à la fin. Les ressources relèveront d’un agent administratif ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Recueillir, enregistrer, préparer, transmettre et traiter de l’information.
  • Traiter des factures, des dépenses, des reçus et d’autres renseignements financiers.
  • Traiter des demandes et des formulaires.
  • Rédiger de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
  • Mettre à jour, ajouter et extraire des documents au moyen du système intranet.
  • Tenir à jour des inventaires, des bases de données et des registres.
  • Aider au contrôle des stocks, de la papeterie et des fournitures de bureau.
  • Aider à l’entretien de l’équipement de bureau.
  • Envoyer, recevoir et distribuer du courrier interne et externe.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.
Avancé

Le titulaire doit être capable de planifier et d’organiser son travail, de dresser l’ordre de priorité des tâches et de respecter des échéances conflictuelles. Le travail fera l’objet d’un examen une fois terminé. Les ressources relèveront d’un agent administratif ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Mettre en forme, réviser et finaliser de la correspondance, des rapports, des états, des factures, des formulaires, des exposés et d’autres documents.
  • Vérifier des demandes, des reçus, des dépenses, des formulaires et d’autres documents.
  • Tenir à jour et contrôler l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau.
  • Entretenir l’équipement de bureau et prévoir le service nécessaire.
  • Organiser et coordonner le flux des travaux des commis de bureau généraux et des commis de saisie des données.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait déjà géré des renseignements confidentiels et protégés peut être exigée

Commis à la rémunération

Les principales tâches d’un commis à la rémunération consistent à recueillir, vérifier et traiter les renseignements sur la paie et les avantages des employés au sein d’un ministère. Parmi les compétences et habiletés exigées, mentionnons la connaissance des activités administratives et de paie générales, l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, etc.), ainsi que des aptitudes générales en comptabilité et en mathématiques.

Tâches principales

  • Acheminer de la correspondance et tenir à jour des systèmes de rappel.
  • Saisir, traiter et mettre à jour des données.
  • Fournir aux employés du ministère l’information sur les avantages, notamment sur le Régime de soins de santé de la fonction publique et le Régime de pensions de retraite de la fonction publique.
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier, et numériser des documents.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
Subalterne

Le titulaire doit être capable d’utiliser des systèmes automatisés de traitement de la paie et des avantages, par exemple le Système de gestion des ressources humaines (SGRH), sous la surveillance du personnel de niveau supérieur. De plus, il doit comprendre les procédures relatives au traitement des droits à la rémunération et aux avantages, ainsi qu’à la tenue de livres et à l’administration de la paie.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Tenir à jour des dossiers sur les présences, les congés et les heures supplémentaires dans le but de calculer les droits à la rémunération et aux avantages à partir de systèmes manuels ou informatisés.
  • Remplir, vérifier et traiter des formulaires et des documents portant sur l’administration des avantages, tels les régimes de retraite, les droits aux congés, l’assurance-emploi et l’assurance médicale, etc.
  • Préparer des relevés T4, des relevés d’emploi et d’autres documents connexes.
  • Compiler des rapports statistiques, des relevés et des sommaires des comptes de paie et d’avantages.
  • Créer de feuilles de calcul pour faciliter l’analyse des données.
  • Répondre aux demandes de renseignements sur la rémunération et les avantages.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait terminé avec succès des cours supplémentaires en comptabilité, en tenue de livres ou en administration de la paie dans un établissement d’enseignement secondaire ou postsecondaire reconnu.
Intermédiaire

Le titulaire doit être capable d’utiliser des systèmes automatisés de traitement de la paie et des avantages, tel le SGRH, avec peu de surveillance, et posséder de l’expérience du traitement des droits à la rémunération et aux avantages et dans les domaines de la tenue de livres et de l’administration de la paie.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Préparer et vérifier des états des gains montrant les salaires brut et net et les déductions, comme les impôts, les cotisations syndicales, les saisies-arrêts, les régimes d’assurance et de retraite
  • Préparer des règlements des salaires et avantages au moyen d’un chèque ou par transfert électronique.
  • Remplir, vérifier et traiter des formulaires et des documents pour l’administration des avantages, notamment les régimes de retraite, les droits aux congés, l’assurance‑emploi et l’assurance médicale, etc.
  • Fournir de l’information sur les questions relatives à la paie, les régimes d’avantages sociaux et les dispositions des conventions collectives.
  • Fournir de l’information sur la rémunération et les augmentations de salaire possibles, les offres d’emploi et les échelles salariales.
  • Compiler des rapports statistiques, des relevés et des sommaires des comptes de paie et des avantages.
  • Calculer des augmentations de salaire et des rajustements aux salaires.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience dans un environnement consacré à la rémunération.

Qualifications constituant un atout

  • Un certificat, un diplôme ou un grade en tenue de livres, en comptabilité ou en administration de la paie décerné par un établissement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé.
  • Une certification à jour et valide en administration de la paie peut être exigée.
Supérieur

Le titulaire doit être capable d’utiliser des systèmes automatisés de traitement de la paie et des avantages, tel le SGRH, et posséder de l’expérience du traitement des renseignements relatifs à la rémunération et aux avantages. Les renseignements traités dans le domaine de la rémunération proviendront des cadres supérieurs (classification EX).

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit

  • Préparer et vérifier des états des gains montrant les salaires brut et net et les déductions, comme les impôts, les saisies-arrêts, les régimes d’assurance et de retraite.
  • Préparer des règlements des salaires et avantages au moyen d’un chèque ou par transfert électronique.
  • Remplir, vérifier et traiter des formulaires et documents pour l’administration des avantages, notamment les régimes de retraite, les droits aux congés, l’assurance-emploi et l’assurance médicale, etc.
  • Fournir de l’information sur les questions relatives à la paie, les régimes d’avantages sociaux et les conditions d’emploi.
  • Compiler des rapports statistiques concernant les augmentations de salaire possibles, les offres d’emploi et les échelles salariales.
  • Fournir des renseignements sur la rémunération concernant les augmentations de salaire, les offres d’emploi et les échelles de salaires.
  • Préparer et rapprocher des rapports de fin de période et rapprocher les feuilles de paie et les relevés bancaires.
  • Calculer des augmentations de salaire et rajuster les salaires.
  • Fournir de l’information au chef de la division des RH sur les questions relatives à la paie et aux avantages.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience dans un environnement consacré à la rémunération.

Qualifications constituant un atout

  • Un certificat, un diplôme ou un grade en tenue de livres, en comptabilité ou en administration de la paie décerné par un établissement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience peut être exigé.
  • Une certification en gestion de la paie peut être exigée.
  • Une expérience de l’encadrement et de la formation des membres d’équipe subalternes peut être exigée.

Commis à la saisie des données

Les tâches des commis à la saisie des données concernent les activités quotidiennes du gouvernement fédéral et de ses organisations. Les principales tâches sont la saisie des données à partir d’une source matérielle et la transcription de l’information dans un logiciel informatique. Les commis à la saisie des données doivent connaître les procédures de bureau générales, être en mesure d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), avoir un souci du détail au moment de saisir les données. Un nombre minimal de frappes par heure, une vitesse et une précision minimales peuvent être exigées.

Tâches principales

  • Configurer et utiliser des systèmes à clavier (numérique, alphabétique ou alphanumérique) afin de transcrire des renseignements codés, statistiques et autres à partir de documents de base sur des bandes, disques, disquettes et autres supports d'enregistrement convenant au traitement informatique.
Subalterne

Le titulaire doit travailler sous une surveillance directe et utiliser des ordinateurs personnels ou des logiciels d’inventaire, ou les deux; ses tâches consistent, entre autres, à saisir des données simples et routinières.

Les tâches typiques peuvent comprendre

  • Saisir des données alphabétiques, numériques ou symboliques à partir de documents de base et dans un format prédéterminé.
  • Recevoir et enregistrer des factures, des formulaires, des registres et d’autres documents en vue d’en saisir les données.
  • Vérifier l’exactitude et l’intégralité des données avant de les soumettre à la vérification du superviseur.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
Intermédiaire

Le titulaire devra, notamment effectuer des tâches routinières et répétitives de complexité faible à moyenne et comportant un certain nombre de tâches clairement définies. Il pourrait avoir à coder des documents avant la saisie. Le travail effectué fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui sui :

  • Saisir des données à partir de sources et de formats variés dans un ordinateur en respectant un format prédéfini.
  • Vérifier des données saisies en déterminant si les copies imprimées présentent des erreurs pour ensuite les corriger, au besoin.
  • Faciliter la collecte et la compilation des données.
  • Cerner, étiqueter et stocker des disquettes, des disques et des rubans.
  • Organiser des données en fonction des besoins des utilisateurs.
  • Classer ou acheminer des documents de base après la saisie.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins une année d’expérience pertinente.
  • Au moins trois mois d’expérience de l’utilisation d’ordinateurs personnels et du logiciel d'inventaire sous une surveillance directe afin d'enregistrer et de vérifier les données provenant de différentes sources complexes et non complexes.
Supérieur

Le titulaire devra, notamment effectuer des tâches routinières et répétitives de complexité moyenne à élevée et comportant un certain nombre de tâches définies. Il pourrait avoir à assurer le contrôle de la qualité des données saisies. Le travail effectué fera l’objet d’un examen une fois terminé.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Corriger et mettre en forme le contenu et le format des données enregistrées, au besoin.
  • Préparer des documents de base pour la saisie.
  • Tenir à jour des bibliothèques de disquettes, de disques et de rubans.
  • Saisir ou exporter des données, ou les deux, dans les bases de données informatisées, les feuilles de calcul ou autres modèles à partir d’un scanneur optique, d’un produit à commande vocale ou d’autres outils de saisie des données.
  • Assurer l’intégrité des données.
  • Rechercher des données; enregistrer et analyser des résultats.
  • Former des employés sans expérience et définir la priorité des tâches.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.
Avancé

Les tâches comprennent la surveillance du processus de saisie des données d’autres commis, l’attribution du travail et la définition des échéances, la résolution des questions ayant trait à l’intégrité des données, ainsi que la coordination avec d’autres secteurs ou ministères. Les tâches sont habituellement moyennement ou très complexes, et le travail effectué ne fera l’objet d’un examen qu’une fois terminé ou encore il fera l’objet d’un examen minime.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Coordonner la collecte des données à partir du point d’origine.
  • Participer au traitement préliminaire des données dans le but de localiser les renseignements manquants et d’apporter les correctifs nécessaires.
  • Préparer des rapports statistiques et analyser des données pour confirmer la précision des données saisies.
  • Concevoir des procédures et tenir celles-ci à jour pour assurer la gestion de l’information et des fichiers conformément aux normes et aux directives du ministère et du gouvernement.
  • Rédiger le procès-verbal des réunions du personnel.
  • Surveiller le système pour détecter d’éventuelles défectuosités.
  • Configurer des feuilles de calcul ou des bases de données.
  • Modifier des documents, des tableaux et des rapports actuels.
  • Créer de nouveaux formulaires, au besoin.
  • Réviser des documents du ministère.
  • Coordonner et surveiller les activités des autres commis.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Commis aux finances

La tâche principale du commis aux finances consiste à traiter les renseignements financiers par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Parmi les compétences et habiletés exigées, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, etc.), ainsi que d’un logiciel comptable, la capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit, ainsi que des capacités générales en comptabilité et en mathématiques.

Tâches principales

  • S’occuper du codage, de la totalisation, de la mise en lots, de la saisie, de la vérification et du rapprochement des transactions, tels les comptes créditeurs et les comptes débiteurs, la paie, les commandes d’achat, les chèques, les factures, les demandes de chèques et les relevés bancaires dans un grand livre ou un système informatique ou les deux.
  • Offrir un soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l’acheminement de la correspondance, la tenue à jour des systèmes de rappel; répondre au téléphone, utiliser les systèmes de commutation téléphonique et prendre les messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
Subalterne

Le titulaire doit posséder de l’expérience de la prestation de services de soutien financier, incluant le traitement des demandes et des factures en vue de leur règlement, et bien comprendre les principes comptables généralement acceptés.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Saisir des renseignements dans un système de gestion financière.
  • Sélectionner, valider et saisir des données dans le système.
  • Offrir des services de soutien administratif et financier.
  • Traiter des comptes créditeurs et débiteurs.
  • Assurer le suivi de documents et tenir à jour un système de classement.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Intermédiaire

Les tâches comprennent l'application des politiques et procédures de gestion financière, ainsi que le rapprochement des comptes financiers.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Offrir des services de soutien financier.
  • Traiter des comptes créditeurs et débiteurs.
  • Assurer le suivi de documents et tenir à jour un système de classement.
  • Tenir et mettre à jour un système de gestion financière.
  • Sélectionner, valider et saisir de l’information dans le système.
  • Préparer divers tableaux et rapports financiers.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • Un certificat, un diplôme ou un grade en affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience peut être exigé.
  • Une expérience du travail avec le Système financier du gouvernement (SFG) peut être exigée.

Supérieur

Le titulaire doit posséder de l’expérience de l’application des principes comptables généralement acceptés et connaître leur pertinence et leur application dans le domaine du financement gouvernemental.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :
  • Offrir des services de soutien financier.
  • Vérifier et traiter des comptes créditeurs et débiteurs.
  • Assurer le suivi des documents et tenir à jour un système de classement.
  • Rechercher et analyser des données financières.
  • Tenir et mettre à jour un système de gestion financière.
  • Mener des enquêtes ou des recherches dans le but de résoudre les questions financières.
  • Analyser des budgets et préparer des rapports.
  • Aider à la préparation des états financiers.
  • Aider à la préparation de divers tableaux et rapports financiers.
Qualifications minimales obligatoires

Études :

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.
  • Une expérience du travail avec le Système financier du gouvernement (SFG).

Qualifications constituant un atout

  • Un certificat ou un diplôme en affaires, en comptabilité ou dans un domaine connexe d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peut être exigé.

Commis de bureau général

La principale tâche d'un commis de bureau général consiste à traiter l'information relative aux opérations internes quotidiennes du ministère ou de l’organisation par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Parmi les compétences et habiletés exigées, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l’utilisation de l'équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.), ainsi que la capacité de communiquer efficacement de vive voix et par écrit. Des aptitudes générales en comptabilité et en mathématiques peuvent être exigées.

Tâches principales

  • Offrir un soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l’acheminement de la correspondance, la tenue à jour des systèmes de rappel.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d'autres documents.
Subalterne

Le titulaire doit s’acquitter de tâches routinières, répétitives et peu complexes conformément aux procédures et consignes établies. Le travail effectué fera l’objet d’un examen en cours de réalisation, et les ressources relèveront d’un agent administratif principal ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Saisir et traiter des données.
  • S’acquitter de fonctions variées entourant la réception et la distribution du courrier, incluant le classement, l’adressage et le remplissage des enveloppes.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Tenir à jour des systèmes de rappel.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
Intermédiaire

Les ressources aideront le personnel de direction à effectuer plusieurs tâches. Le travail effectué fera l’objet d’un examen en cours de réalisation, et les ressources relèveront d’un agent administratif principal ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Aider à la préparation de correspondance, de rapports, d’états et d’autres documents.
  • Aider au traitement des demandes et des formulaires.
  • Aider à la tenue des registres.
  • Traiter des renseignements des bases de données, des feuilles de calcul et des inventaires.
  • Envoyer, recevoir et distribuer du courrier interne et externe.
  • Remplir des formulaires de services de messagerie et répartir les messagers.
  • Traiter la correspondance (interne et externe) et en assurer le suivi.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.
Supérieur

Les ressources doivent être en mesure d’organiser les tâches et de respecter les échéances. Le travail effectué fera l’objet d’un examen en cours de réalisation, et les ressources relèveront d’un agent administratif principal ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Rédiger des lettres, des rapports, des états et d’autres documents.
  • Mettre à jour, ajouter et récupérer des documents à partir de l’intranet.
  • Recueillir, enregistrer, organiser, transmettre et traiter de l’information.
  • Traiter des factures, des dépenses, des reçus et d’autres renseignements financiers.
  • Traiter des demandes et des formulaires.
  • Tenir à jour des registres, des bases de données et des dossiers.
  • Envoyer, recevoir et distribuer du courrier interne et externe.
  • Mettre à jour, ajouter et extraire des documents en utilisant le système intranet
  • Aider au contrôle de l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau.
  • Aider à l’entretien de l’équipement de bureau.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d’expérience pertinente.
Avancé

Le titulaire doit être en mesure de planifier, d’organiser le travail, d’établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles. Il doit aussi posséder de l’expérience de la prestation d’un soutien administratif ou de bureau dans le secteur public ou privé. Le travail fera l’objet d’un examen minimal une fois terminé ou d’aucun examen, et les ressources relèveront d’un agent administratif principal ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Mettre en forme, réviser et finaliser de la correspondance, des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et d’autres documents.
  • Vérifier des demandes, des reçus, des dépenses, des formulaires et d’autres documents.
  • Contrôler l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau.
  • Entretenir l’équipement de bureau et prévoir les services nécessaires.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d’expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en administration de bureau ou dans un domaine connexe dans un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il ait cumulé une combinaison acceptable d'études, de formation et d’expérience.

Commis aux ressources humaines

La tâche principale d'un commis aux ressources humaines consiste à offrir des services de soutien dans le cadre des activités relatives aux ressources humaines réalisées par les gestionnaires et les agents des ressources humaines. Le titulaire doit bien connaître les procédures de bureau générales, être en mesure d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, etc.), et posséder des aptitudes marquées pour la communication, pour l’organisation de son propre travail et pour l’établissement des priorités.

On pourrait exiger que le titulaire ait acquis une spécialisation dans l’un des domaines suivants : classification, rémunération, équité en emploi, relations de travail, planification, dotation ou formation et perfectionnement. Il pourrait aussi avoir à s’acquitter de tâches générales.

Tâches principales

  • Traiter, vérifier et enregistrer des documents touchant les activités relatives aux ressources humaines.
  • S’occuper du classement, du classement électronique et de la récupération de documents.
  • Offrir un soutien de bureau général, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l’acheminement de la correspondance et la tenue à jour des systèmes de rappel.
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
Subalterne

Les tâches consistent, entre autres, à effectuer des tâches routinières, répétitives et de complexité moyenne s’appuyant sur un nombre limité de procédures et de consignes clairement définies.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Répondre aux demandes des employés ou du public en général désirant connaître les possibilités d’emploi, l’état des processus de dotation ou des renseignements de base sur la rémunération et les avantages sociaux, etc.
  • Obtenir et vérifier des renseignements destinés aux relevés des employés.
  • Présenter des formulaires et des documents, sur demande, tels les manuels des avantages sociaux ou les formulaires de demande de remboursement, les demandes d’emploi, les demandes de congé, les demandes de formation, etc.
  • Aider à la préparation de documents, tels les avis et les descriptions d’emplois vacants, les lettres d’offre, les lettres d’accusé de réception, les organigrammes et le matériel de formation.
  • Participer à la sélection préliminaire des candidats en recueillant davantage d’information ou en vérifiant les références, sur demande.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Intermédiaire

On pourrait exiger du titulaire qu’il ait de l’expérience dans le domaine spécialisé des ressources humaines et qu’il sache utiliser le système SAP et le Système de gestion des ressources humaines (SGRH).

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Préparer des documents, tels les avis et les descriptions des emplois vacants, les lettres.
  • Aider les gestionnaires et les agents des RH à peaufiner les guides de cotation après avoir réalisé les entrevues.
  • Participer à la rédaction des énoncés des critères de mérite, des guides de cotation, etc.
  • Organiser et faire passer des examens de la Commission de la fonction publique.
  • Tenir à jour des documents confidentiels, tels les registres salariaux, les antécédents professionnels, les registres de formation, les évaluations de rendement et les griefs.
  • Coordonner l’analyse d’emplois sur place et les entrevues avec les gestionnaires, les employés et les experts-conseils externes aux fins de la classification.
  • Organiser l’affichage des postes sur Internet par l’intermédiaire de la Commission de la fonction publique
  • Aider à la sélection préliminaire et à l’évaluation des candidats et à la vérification des références.
  • Aider à l’administration des priorités par l’intermédiaire de la Commission de la fonction publique.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente

Qualités constituant un atout

  • Avoir terminé avec succès des cours de niveau postsecondaire en ressources humaines, en relations industrielles, en relations de travail, en relations avec le personnel, en administration des affaires ou dans une discipline connexe, ou avoir suivi une formation ou des ateliers dans un domaine connexe au poste est considéré comme un atout.
Supérieur

On pourrait exiger du titulaire qu’il ait de l’expérience dans le domaine spécialisé des ressources humaines, et qu’il maîtrise très bien le système SAP et le Système de gestion des ressources humaines (SGRH).

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Vérifier des documents tels des avis et des descriptions des emplois vacants avant de les remettre aux services de traduction ou à la Commission de la fonction publique (CFP) qui les affichera sur le Web.
  • Préparer et distribuer des documents, dont des lettres d’offre, des lettres d’accusé de réception, des organigrammes et du matériel de formation.
  • Aider les gestionnaires et les agents des RH lors de la vérification des références, la vérification de l’information contenue dans les curriculum vitæ et la circonscription de toute irrégularité dans l’information recueillie.
  • Compiler et mettre en tableaux des statistiques afin de faciliter les pratiques en ce qui concerne la rémunération et les avantages, tels les registres des congés et l’administration des augmentations de salaire.
  • Créer et tenir à jour des registres confidentiels, tels des registres de rémunération, des antécédents professionnels, des registres de formation, des évaluations de rendement et des griefs.
  • Participer à la sélection préliminaire des candidats en effectuant et en évaluant les vérifications des références, en recueillant davantage d’information ou en vérifiant l’information contenue dans les curriculum vitæ et en notant toute irrégularité dans l’information recueillie.
  • Aider les gestionnaires et les agents des RH lors de l’orientation des employés et des séances d’information.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.
  • On pourrait exiger du candidat qu’il ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu en ressources humaines, en relations industrielles, en relations de travail, en relations avec le personnel, en administration des affaires ou dans une discipline connexe ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat fasse la preuve de ses progrès continus en vue de l’obtention d’un certificat, tel un certificat professionnel en ressources humaines (APRHC).

Commis juridique

Les commis juridiques sont embauchés dans divers domaines de la pratique juridique au gouvernement fédéral, notamment les procès civils, les poursuites criminelles, le droit fiscal, le droit des biens, les services consultatifs et la rédaction législative. Les commis juridiques collaborent à la préparation des activités suivantes auxquelles ils assistent également : audiences, recherche juridique, entrevue avec des témoins, gestion de la preuve et rédaction des documents juridiques. Les ressources feront partie d’une équipe multidisciplinaire pouvant comprendre un avocat, des spécialistes des technologies de l’information et d’autres experts. Elles devront démontrer une connaissance appliquée et à jour de la jurisprudence et de la pratique militaires et criminelles, ainsi que du droit et de la pratique en vertu d’autres lois fédérales, dans le but d’appliquer des précédents et des principes juridiques à des situations particulières. Parmi les compétences et les habiletés exigées, mentionnons la connaissance des procédures de bureau générales, l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, SGDDI, etc.).

Tâches principales

  • Offrir un soutien juridique général de type administratif, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, ainsi que l’acheminement de la correspondance.
  • Tenir à jour un système de rappel englobant les divers stades des litiges.
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Regrouper des preuves documentaires, préparer des dossiers et voir aux préparatifs nécessaires en vue des procès.
  • Aider les avocats en interviewant les clients, les témoins et d’autres parties concernées.
  • Faire des recherches dans des registres, des dossiers des tribunaux et d’autres documents juridiques.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
Subalterne

Pour offrir un niveau uniforme de services tout en respectant les échéances imposées dans les textes de loi et les règles des tribunaux, le titulaire doit bien connaître les théories, les principes et les procédures des systèmes parlementaires et judiciaires canadiens.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Effectuer des recherches juridiques et factuelles sur demande.
  • Préparer divers documents juridiques (par exemple, des ordonnances, des motions, des affidavits et des demandes adressées aux procureurs, etc.).
  • Aider à formater des documents correctement pour les bureaux régionaux et les services juridiques dans des dossiers de poursuite.
  • Enregistrer et attribuer des dossiers aux avocats désignés.
  • Compiler et coordonner des rapports de procès et des appels.
  • S’assurer que l’information contenue dans chaque dossier est complète et précise à chaque étape de la procédure criminelle avant de soumettre celui-ci aux étapes suivantes.
  • Présenter des rapports aux enquêteurs, à l’avocat de la défense, à l’avocat-conseil de la Couronne et à l’avocat principal, au personnel de soutien et au public en général et répondre à leurs questions relatives aux dossiers.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger du candidat qu’il ait terminé avec succès des cours dans un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu dans le domaine de l’administration dans un environnement juridique ou qu’il cumule une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
Intermédiaire

Une bonne connaissance du processus juridique canadien est nécessaire afin de faciliter l’analyse et de mieux répondre aux différentes demandes d’aide. Le travail effectué fera l’objet de peu ou pas d’examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Gérer l’affectation ad hoc des dossiers dans le cadre des activités quotidiennes concernant le tribunal et l’avocat-conseil.
  • Demander des dossiers ou des renseignements additionnels, au besoin.
  • S’assurer qu’on a procédé à une analyse préliminaire convenable de tous les dossiers avant que l’avocat-conseil ne reçoive la documentation.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience en tant que commis juridique.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger du candidat qu’il possède un certificat, un diplôme ou un grade en administration dans un environnement juridique d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
  • Une expérience en tant que commis juridique au gouvernement fédéral peut être requise.
Supérieur

Le candidat doit bien connaître les théories, les principes et les procédures des systèmes parlementaires et judiciaires canadiens, ainsi que les méthodes, les techniques et les pratiques de défense, de rédaction des documents juridiques, d’analyse juridique, de raisonnement, de pensée critique et de recherche nécessaires pour prendre la parole au regard de dossiers abordés au tribunal d’instruction ou dans tout autre tribunal administratif. Il doit aussi connaître le mandat, la structure, la culture, ainsi que les politiques et procédures particulières du ministère ou de l’organisation, et le rôle de l’État dans le déroulement des poursuites lors des procès devant la cour martiale et des appels. Il aura, entre autres, à faciliter le stockage et l’extraction de l’information, ainsi qu’à respecter la période de conservation adéquate des dossiers et à assurer le traitement et l’entreposage sûrs des documents classifiés et de nature délicate.

Les tâches typiques peuvent comprendre cequi suit :

  • Organiser et coordonner l’achèvement d’un rapport hebdomadaire et distribuer ce rapport à l’avocat-conseil.
  • Participer à l’attribution des causes aux procureurs.
  • Assister aux différents litiges devant la cour et se prononcer à leur égard.
  • Former de nouveaux stagiaires en droit ou des étudiants d’été en ce qui concerne les procédures de la cour fédérale.
  • Aider le directeur adjoint à cerner les causes qui suscitent des questions importantes ou qui sont complexes pour s’assurer de bien les définir en vue de les confier aux procureurs et aux avocats.
  • Participer, avec le directeur, à l’attribution et à la distribution des causes en dressant la liste des prochaines poursuites non attribuées au moyen d’un rapport hebdomadaire.
  • Élaborer de nouvelles méthodes de travail et tenir le personnel informé des changements à cet égard.
  • Former du nouveau personnel sur les méthodes de travail
  • Formuler des conseils et des directives au personnel de soutien.
  • Répondre aux demandes de renseignements de l’avocat-conseil et des organisations externes, ce qui comprend l’avocat de la défense, les coordonnateurs du procès, le commis de la cour ou les registraires, les agents de police, la police ou les autres organisations d’enquête, ainsi que les fonctionnaires du ministère et des autres ministères en ce qui concerne les politiques, les procédures et les textes de loi.
  • Préparer et rédiger des documents de la cour relatifs aux poursuites et aux appels.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience en tant que commis juridique.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger du candidat qu’il possède un certificat, un diplôme ou un grade en administration dans un environnement juridique d’un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.
  • Une expérience en tant que commis juridique au gouvernement fédéral peut être requise.

Commis de bibliothèque

Les commis de bibliothèque sont responsables des fonctions opérationnelles de base entourant les opérations internes quotidiennes d’une bibliothèque ou d’un centre documentaire et doivent connaître les pratiques administratives, ainsi que les règles et règlements généraux. Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales, l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.).

Tâches principales

  • Distribuer et recevoir des documents de la bibliothèque.
  • S’acquitter des tâches du bureau de prêt.
  • Trier et mettre en place des livres et des documents connexes.
  • Fournir des renseignements généraux sur la bibliothèque aux utilisateurs.
Subalterne

Le titulaire doit réaliser, sous une surveillance directe, des tâches répétitives, routinières et peu complexes qui s’appuient sur un nombre limité de procédures et de consignes clairement définies. Les ressources relèveront d’un bibliothécaire ou d’un employé supérieur.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Mettre en place des documents.
  • Tenir à jour des feuilles détachées.
  • Étiqueter et réparer des ouvrages.
  • Effectuer le classement et le classement électronique des documents.
  • S’occuper du traitement de textes.
  • Répondre aux questions de référence de base.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.
Intermédiaire

Le titulaire doit s’acquitter de tâches répétitives et routinières qui s’appuient sur des procédures et des consignes clairement définies. Il doit avoir une connaissance de base des pratiques administratives entourant les services de bibliothèque, et son travail fera l’objet d’un examen en cours de réalisation. Les ressources relèveront d’un bibliothécaire ou d’un employé professionnel.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Tenir à jour les abonnements aux revues.
  • Tenir à jour des bases de données et des inventaires.
  • Mettre en place des documents et tenir à jour des feuilles détachées.
  • Étiqueter et réparer des ouvrages.
  • Effectuer le classement et le classement électronique des documents et s’acquitter, à l’occasion, de tâches liées au traitement de textes.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.
Supérieur

Le titulaire doit être capable d’organiser les tâches et de respecter les échéances fixées. Son travail ne fera pas l’objet d’un examen tout au long du processus; il sera examiné au début et une fois terminé. Les ressources relèveront d’un bibliothécaire ou d’un employé professionnel.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • S’acquitter de fonctions de circulation et de gestion des piles.
  • Aider le bibliothécaire dans la prestation de services de référence de base.
  • Traiter des factures, des dépenses, des reçus et d’autres documents financiers.
  • Rédiger de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.
  • Aider au contrôle des stocks de papeterie et de fournitures de bureau.
  • Aider à l’entretien de l’équipement de bureau.
  • Tenir à jour les abonnements aux revues.
  • Tenir à jour des bases de données et des inventaires.
  • Mettre en place des documents et tenir à jour des feuilles détachées.
  • Étiqueter et réparer des ouvrages.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente
Avancé

Le titulaire doit être capable de planifier, d’organiser le travail, d’établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles. Son travail fera l’objet d’un examen une fois terminé. Les ressources relèveront d’un bibliothécaire principal ou d’un employé professionnel d’un niveau supérieur.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Mettre en forme, réviser et finaliser de la correspondance, des rapports, des états, des factures, des formulaires, des présentations et d’autres documents.
  • Vérifier des reçus, des dépenses, des formulaires et d’autres documents.
  • Tenir à jour et contrôler l’inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau.
  • Entretenir l’équipement de bureau et prévoir les services nécessaires.
  • S’acquitter de fonctions de circulation et de gestion des piles.
  • Surveiller la tenue à jour des abonnements aux revues, des bases de données et des inventaires.
  • Aider le bibliothécaire dans la prestation de services de référence de base.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Commis de la salle du courrier

Les principales tâches du commis de la salle de courrier exigent qu'il possède une bonne connaissance des opérations générales de la salle de courrier, de l'utilisation de l'équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), ainsi qu'un bon sens de l'organisation.

Tâches principales

  • Recevoir, traiter, trier et distribuer, par des moyens manuels et électroniques, du courrier, des télécopies, des messages et des colis reçus et envoyés.
  • Tenir à jour les bases de données d’adresses et produire des envois personnalisés.
  • Imprimer et photocopier des documents.
  • Adresser et remplir des enveloppes.
  • Peser, calculer et affranchir le courrier.
  • Regrouper des lettres, des colis, du courrier enregistré et des enveloppes de messagerie en fonction du code postal ou de la méthode d’envoi ou les deux.
  • Utiliser et entretenir l’équipement de l’atelier d’impression et de l’agence de publicité directe.
  • Acheminer du courrier au point de livraison correspondant.
  • Trier du courrier selon sa destination.
  • Signer ou obtenir des signatures des destinataires dans le cas des envois enregistrés ou des livraisons spéciales et tenir des registres.
  • Effectuer des recherches dans des répertoires dans le but de repérer la bonne adresse dans le cas du courrier qu’on fait suivre.
Subalterne

Le titulaire doit s’acquitter de tâches répétitives, routinières et peu complexes qui s’appuient sur un nombre limité de procédures et de consignes clairement définies. Son travail fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Adresser et remplir des enveloppes, coller des étiquettes.
  • Rédiger des formulaires de messagerie et acheminer des articles de messagerie.
  • Photocopier, classer, classement électroniquement et récupérer des documents.
  • Soulever et transporter des boîtes pouvant peser jusqu’à 40 lb (18 kg).

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat ait suivi une formation ou sache déjà utiliser certaines applications logicielles.
Intermédiaire

Les tâches seront effectuées après avoir choisi parmi plusieurs méthodes établies ou, à l'occasion, en s'écartant des procédures normalisées. Les principales tâches consisteront à mettre et à tenir à jour des dossiers, à afficher du travail de routine et à préparer de la correspondance en vue de son examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Vérifier des enveloppes et des documents pour s’assurer qu’ils présentent les adresses, descriptions et noms adéquats.
  • Faire la correction d’épreuves de documents afin de détecter les erreurs de frappe.
  • Recueillir des statistiques et d’autres types de dossiers et préparer des rapports de routine.
  • Coder et traiter des factures.
  • Tenir à jour des systèmes de classement.
  • Aider à la tenue à jour des registres de la papeterie et des fournitures.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience est exigée

Expérience

  • Au moins une année d'expérience pertinente.
Supérieur

Le titulaire est chargé d’offrir son soutien à un gestionnaire précis. Il doit posséder des aptitudes marquées pour l’organisation et la communication, faire preuve d’un bon jugement dans les méthodes de travail, être en mesure de définir les priorités, de faire preuve de tact et de diplomatie, et de préserver la confidentialité. Les ressources seront en mesure de travailler sous une surveillance minimale.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Aider à la préparation de rapports et à la réalisation de projets faisant appel à des talents d’analyse.
  • Réviser des documents pour s’assurer qu’ils sont conformes aux règlements et aux procédures.
  • Tenir à jour des systèmes de classement complexes.
  • Rédiger de la correspondance de routine.
  • Filtrer et traiter des appels téléphoniques, selon le cas.
  • Communiquer avec la haute direction.
  • Surveiller l’état de tout l’équipement.
  • Coordonner la cueillette et la livraison du courrier.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.

Connaissances

  • Excellente connaissance des règlements de Postes Canada.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat ait suivi une formation ou sache déjà utiliser certaines applications logicielles.
Avancé

Le titulaire doit très bien connaître les politiques et les procédures du gouvernement fédéral dans la mesure où elles concernent un domaine de spécialisation précis. Il doit posséder des aptitudes marquées pour l’organisation et la communication et des qualités évidentes de chef ou des talents de gestion dans des rôles occupés précédemment.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Surveiller toutes les activités de la salle du courrier, dont la réception, le tri et la distribution du courrier reçu et la préparation du courrier sortant.
  • Préparer des rapports et des projets faisant appel à des talents d’analyse.
  • Gérer, former et évaluer des travailleurs pour s’assurer qu’ils respectent les procédures établies et que la production se poursuive.
  • Préparer des horaires de travail.
  • Demander des fournitures et de l’équipement nouveaux ou entretenir des fournitures et des équipements actuels.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience :

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade dans un domaine pertinent dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Commis à la gestion des dossiers

Les principales tâches du commis à la gestion des dossiers consistent à gérer la disposition des dossiers et à aider le personnel dans des fonctions administratives entourant le classement des dossiers, l'établissement du plan de conservation des documents, l'entretien des stocks de documents, les dossiers vitaux, les systèmes de stockage/migration, l'accès, l'aliénation (archivage ou destruction), la découverte électronique et les autres méthodes et processus pertinents sous l’égide d’un superviseur. Le commis à la gestion des dossiers doit connaître les procédures de bureau générales, être en mesure d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, SGDDI, etc.) et savoir communiquer efficacement de vive voix et par écrit.

Tâches principales

  • Trier et classer des documents correctement.
  • Rédiger des résumés destinés aux recherches électroniques.
  • Répondre aux demandes des clients souhaitant créer des fichiers.
  • Créer de nouveaux fichiers et dossiers et apporter des révisions, au besoin
  • Aider à la prestation de services d'extraction d'information et de recherche.
  • Trier et ranger des documents.
  • Offrir un soutien administratif, incluant la saisie, le traitement et la mise à jour des données, l'acheminement de la correspondance et la tenue à jour des systèmes de rappel.
Subalterne

Le titulaire doit aider d’autres employés à tenir à jour efficacement des systèmes de gestion des documents et à respecter des pratiques exemplaires. Le travail effectué fera l'objet d'unl’objet d’un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Aider à la réalisation de projets touchant des méthodes nouvelles ou améliorées en ce qui concerne les registres et les documents.
  • Trier des documents qu’on doit classer en fonction des divers systèmes de classement.
  • Classer, coder, établir la concordance et enregistrer des documents.
  • Tenir à jour des index des systèmes de classification.
  • Utiliser des systèmes d'extraction d'information et répondre aux demandes de documents.
  • Faciliter l’accès convenable aux documents et à l'information
  • Présenter des rapports au superviseur sur toute question ayant trait à la gestion des documents.
  • Étiqueter des fichiers conformément aux calendriers de conservation et d’aliénation.
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Photocopier, télécopier et numériser des documents.
  • Préparer de la correspondance, des rapports, des états et d’autres documents.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.
Intermédiaire

Le titulaire doit aider le personnel de direction à réaliser des tâches variées. Son travail fera l’objet d’un examen en cours de réalisation. Les ressources relèveront habituellement d’un commis de bureau d’un échelon supérieur.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Maintenir une communication continue avec les ministères au sujet des méthodes de création, de révision, d’examen, d’approbation, d’extraction et d’archivage des documents, et ce, peu importe le format.
  • Assurer le respect des politiques et des stratégies au moyen de systèmes de gestion des documents.
  • Vérifier l’exactitude des documents.
  • Recueillir des statistiques et des données afin de préparer des rapports de routine.
  • Tenir à jour des listes d’accès aux documents secrets.
  • Compiler des statistiques et préparer des rapports sur les activités au sein des services des dossiers.
  • Aider à l'examen périodique des fichiers pour s'assurer qu'ils sont complets et bien classés.
  • Étiqueter des fichiers conformément aux calendriers de conservation et d'aliénation
  • Aider à la préparation des fichiers en vue de leur aliénation.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins une année d'expérience dans la prestation de services de gestion documentaires.
Supérieur

Le titulaire doit être capable d’organiser les tâches et de respecter les échéances. Son travail fera l’objet d’un examen en cours de réalisation. Les ressources relèveront d’un agent administratif ou d’un gestionnaire de bureau.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Organiser et coordonner des sources d’information.
  • Conseiller les clients au sujet des options, les produits et les directives
  • Utiliser des systèmes de soutien électroniques.
  • Respecter les processus applicables aux techniques de gestion des dossiers.
  • Mener des recherches auprès de sources internes et externes ou de fournisseurs de services afin de résoudre des problèmes difficiles sur le plan du traitement ou de la conformité.
  • Appliquer des directives relatives au contrôle de la qualité afin de vérifier la conformité.
  • Assurer l’intégrité des bases de données.
  • Préparer et mettre en œuvre des méthodes internes de prestation des services, ainsi que des outils de suivi ou de reddition des comptes.
  • Aider à la préparation de rapports et à la réalisation de projets faisant appel à des talents d'analyse.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience dans la gestion de services documentaires.
Avancé

Le titulaire doit être capable de planifier, d'organiser le travail, d'établir la priorité des tâches et de respecter les échéances conflictuelles, et bien connaître les lignes directrices et des procédures internes et externes. Il doit également proposer des changements aux processus fonctionnels et aux directives. Son travail fera l’objet de peu ou pas d’examen. Les ressources relèveront d’un agent d’administration de niveau supérieur.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Encadrer et former du personnel en vue de la réalisation des fonctions relatives à la gestion des documents.
  • Attribuer des tâches.
  • Recommander des possibilités de perfectionnement et de formation et participer à ces dernières.
  • Organiser le travail et résoudre des problèmes.
  • Respecter les processus relatifs à la gestion efficace des documents.
  • Mener des recherches auprès de sources internes et externes afin de résoudre des problèmes complexes.
  • Appliquer des directives en matière d'échantillonnage et de contrôle de la qualité afin de surveiller le rendement au travail.
  • Vérifier la conformité aux directives et préserver l’intégrité des bases de données.
  • Élaborer et mettre en œuvre de méthodes internes de prestation des services ainsi que des outils de suivi ou de reddition de comptes, et surveiller leur mise en œuvre afin d’en assurer l'uniformité et de préserver l'intégrité des bases de données.
  • Administrer des politiques et des procédures touchant la libération des documents lors du traitement des demandes en vertu des lois gouvernementales sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels.
  • Aider à la préparation des budgets opérationnels et des prévisions budgétaires.
  • Surveiller des programmes administratifs.
  • Élaborer, tenir et mettre à jour des systèmes et des procédures.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience dans la gestion de services documentaires.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade dans un domaine pertinent et dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Commis à la recherche

La principale tâche du commis à la recherche consiste à effectuer des recherches et à organiser l'information par des moyens manuels, écrits, verbaux ou électroniques. Le commis à la recherche doit bien connaître les procédures de bureau générales, être capable d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), et avoir un grand souci du détail.

Tâches principales

  • Mener des recherches à partir de divers moyens, dont Internet, des fichiers sur papier, des fichiers électroniques.
  • Saisir et traiter des données.
  • Recueillir et saisir des données afin de produire des rapports.
Subalterne

Le titulaire doit effectuer des tâches routinières, répétitives et moyennement complexes qui s’appuient sur des procédures et des consignes clairement définies. Son travail fera l’objet d’un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Réaliser différentes fonctions concernant l’organisation des données.
  • Procéder à des recherches et naviguer sur Internet.
  • Procéder au classement, au classement électronique et à la récupération de documents.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Expérience de l’application logicielle des programmes souhaités.
Intermédiaire

Le travail s’effectuera en autonomie et avec peu de surveillance.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Préparer des rapports à partir de la recherche effectuée et de l'information recueillie.
  • Participer aux analyses des lacunes ou aux analyses quantitatives.
  • Aider à l'analyse des études de cas ou des sondages, ou les deux.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience :

  • Au moins trois années d'expérience pertinente.
  • Expérience de la recherche, de la conception, de l’élaboration d’un contenu pour les supports écrits et électroniques.
Supérieur

Les tâches consistent, entre autres, à collaborer à l'analyse des politiques ou des projets, ainsi qu'à la préparation et à l'évaluation des rapports.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Mener des recherches et préparer des rapports d'analyse
  • Offrir un soutien et des analyses portant sur des programmes ou des politiques.
  • Aider à la préparation et l'évaluation des rapports.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience pertinente.
  • Aptitudes, techniques et méthodes manifestes pour la recherche.
  • Très grande aptitudes pour la communication et  entregent pour établir des contacts efficaces avec les partenaires et les intervenants.

Éditique et graphisme

Le responsable de l’éditique et du graphisme doit bien maîtriser les logiciels de traitement de textes et d’éditique, être en mesure de définir le format et l’échelle des images et des graphiques, de configurer des tableaux, des en-têtes et des titres de bas de page, de produire des tables des matières et des index. En raison des tâches qu’il doit accomplir, le responsable de l’éditique et du graphisme doit maîtriser plusieurs domaines inter-reliés, allant de la création de graphiques à la mise en œuvre finale d’un projet, en passant par la présentation ergonomique de l’information. Les ressources analyseront les interfaces nécessaires et prépareront des diagrammes de processus et des diagrammes fléchés.

Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne connaissance des procédures de bureau générales et la capacité d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.). De plus, une connaissance et de l'expérience concernant certaines applications logicielles, telles MS Project, HTML, Adobe Acrobat, XML, XHTML, CorelDraw, Photoshop, Photo-Paint, FrontPage, Dreamweaver, Homesite, WebExpert, etc. peuvent être exigées.

Tâches principales

  • Produire des documents par la saisie, l'édition, le stockage et l'impression de textes au moyen d'un logiciel d'application graphique, d'applications de traitement de textes et de micro-ordinateurs.
  • Convertir des documents au format Acrobat PDF, HTML, Word, etc. afin de pouvoir procéder à la correction d’épreuves et à la vérification du contenu.
  • Fusionner des documents afin de créer un document maître.
  • Créer des tables des matières interactives.
  • Créer la version originale, concevoir le logo et configurer la couverture de la version originale.
Subalterne

Le titulaire doit effectuer des tâches routinières et répétitives dans le domaine de l’éditique qui s’appuient sur un nombre limité de procédures et de consignes clairement définies. Les ressources travailleront sous la surveillance d'un supérieur pour s'assurer qu'on complète les projets à temps et de façon précise en respectant les exigences initiales.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Créer la mise en page en vue de la publication
  • Formater des documents à partir de feuilles de style en cascade
  • Convertir des documents au format HTML en vue de les afficher sur Internet
  • Préparer et mettre en forme des textes pour l’éditique.
  • Formater et manipuler des textes au moyen du programme d’éditique.
  • Insérer des notes de bas de page et des en-têtes.
  • Préparer des diaporamas en vue de présentations.
  • Créer des tableaux, des graphiques et d’autres affichages graphiques et légendes visant à illustrer l'information

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait terminé avec succès des cours supplémentaires ou qu’il possède une expérience de base du travail avec des applications d’éditique ou de graphisme, ou les deux.
Intermédiaire

Les ressources travailleront sous la surveillance d’un supérieur pour s’assurer qu’on complète les projets à temps et de façon précise en respectant les exigences initiales.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Saisir, mettre en forme, stocker et imprimer des documents.
  • Offrir des services d’éditique, incluant la conception et le formatage pour la préparation de publications et de matériel publicitaire prêts à photographier.
  • Formater et manipuler des textes au moyen du programme d’éditique.
  • Aider à la préparation d'ébauches finales en vue de la publication.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
  • Le titulaire doit avoir terminé avec succès des cours supplémentaires ou posséder de l’expérience du travail avec des applications d’éditique ou de graphisme, ou les deux.

Expérience

  • Au moins une année d'expérience dans le domaine de l'éditique ou du graphisme, ou les deux.
Supérieur

Les tâches comprennent l'édition de sites Web, le formatage et la conversion de documents, le graphisme, ainsi que la préparation de fichiers électroniques destinés aux sociétés d’impression. Les ressources auront besoin de peu de surveillance, voire aucune, et devront être en mesure de s’adapter à l’évolution des besoins tout au long du projet.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Concevoir des pages couvertures, créer la mise en page pour les publications, présentations, graphiques, tableaux, rapports et feuilles de calcul.
  • Convertir des documents en pages Web qu'on peut lire ou télécharger.
  • Importer et convertir des documents à partir d'un ensemble de textes, tableaux, graphiques, feuilles de calcul et au moyen de logiciel de conversion, de numérisation, de présentation, de service et d'édition de page Web.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience en éditique ou en graphisme, ou les deux.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en éditique ou en graphisme, ou les deux, dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expériences.

Avancé

Le titulaire doit créer des applications techniques, former et aider des utilisateurs de micro‑ordinateurs au sein du ministère, et participer à l’essai et à l’évaluation du matériel, des logiciels et des périphériques connexes.

Les tâches typiques peuvent consister ce qui suit :

  • Élaborer des applications techniques.
  • Mettre à l’essai des méthodes et modifier des modèles et des macros.
  • Offrir un soutien relativement aux applications techniques.
  • Former et aider des utilisateurs de micro-ordinateurs au sein du ministère.
  • Participer à l’essai et à l’évaluation du matériel, des logiciels et des périphériques connexes.
  • Préparer, formater et mettre en forme des textes pour l’éditique.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.
  • Au moins cinq années d'expérience en éditique ou en graphisme, ou les deux.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le titulaire ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en éditique ou en graphisme, ou les deux, dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Conducteur

Le conducteur doit conduire un véhicule en suivant un itinéraire régulier afin de transporter des passagers à destination, fournir des services de transport fiables et courtois en privilégiant la sécurité, conduire et entretenir le(s) véhicule(s) mis à sa disposition, et tenir à jour les dossiers des véhicules et des clients.

Il doit, notamment s’acquitter des tâches suivantes : conduire et entretenir des véhicules de transport en mettant l’accent sur la sécurité et la courtoisie envers la clientèle, effectuer des inspections quotidiennes du véhicule avant le départ et après l’arrivée, exécuter des travaux d’entretien mineurs sur les véhicules au besoin, faire le plein du véhicule, documenter l’usage fait par les clients, établir des rapports de parcours ainsi que des rapports d’accident et d’incident au besoin, aider les passagers et les personnes handicapées à monter à bord du véhicule et à en descendre, présenter une séance d’information sur la sécurité aux clients et fournir d’autres services (c.-à-d. des tâches administratives) à la demande de l’utilisateur ministériel désigné lorsqu’il ou elle n’est pas occupé à transporter des passagers.

Avancé

Les tâches typiques peuvent consister à

  • Conduire un véhicule mis à sa disposition de façon sécuritaire et courtoise.
  • Aider les passagers, dont ceux qui sont handicapés, à monter à bord du véhicule et à en descendre.
  • Fournir des services de soutien administratif et de bureau de base.
  • Faire le plein du véhicule mis à sa disposition.
  • Tenir à jour des dossiers exacts sur les parcours effectués, l’entretien du véhicule, l’achat d’essence ainsi que des rapports d’incident et d’accident, des rapports sur l’état du véhicule et d’autres dossiers exigés.
  • Manipuler ou soulever du matériel pesant jusqu’à 40 kg.
  • Être disposé à effectuer de longues heures de travail et même, souvent, des heures supplémentaires imprévisibles à court préavis.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience dans un domaine lié au poste.
  • Posséder un permis de conduire en règle, un résumé de dossier de conduite provincial et un certificat d’assurance.

Expérience

  • Au moins cinq années d’expérience pertinente dans la prestation de services de soutien administratif pertinents et comme conducteur ou chauffeur.

Qualifications constituant un atout

Expérience récente de la prestation quotidienne de services de transport à un cadre supérieur ou à d’autres fonctionnaires.


Administrateur de projet

Les administrateurs de projet assurent la planification, l'exécution et le contrôle des projets, en plus d'offrir une expertise administrative lors de l'analyse stratégique, de l'élaboration des projets et de la recherche. Parmi les habiletés exigées, mentionnons des aptitudes marquées pour la communication, la capacité d'assurer la liaison et d'offrir un soutien à plusieurs clients internes et externes, ainsi qu'une bonne connaissance des procédures de bureau générales, et la capacité d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, Excel, Access, etc.), ainsi qu’un logiciel de gestion de projet.

Tâches principales

  • Offrir un soutien administratif à l'équipe de projet, incluant la saisie des données, le traitement et la mise à jour, l'acheminement de la correspondance, l'entretien des systèmes de rappel
  • Répondre au téléphone, utiliser des systèmes de commutation téléphonique et prendre des messages.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Photocopier, télécopier, et numériser des documents.
  • Établir les horaires du personnel afin de répartir la ou les charge(s) de travail prévue(s).
  • Préparer et présenter des séances d'information du personnel ainsi que des séances d'information ou de formation.
Subalterne

Le titulaire doit accomplir des tâches routinières, répétitives et peu complexes qui s’appuient sur des procédures et des consignes définies. Son travail fera l'objet d'un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Aider à la mise sur pied et à la tenue à jour des outils de gestion de projet.
  • Offrir un soutien administratif lors de la gestion des projets.
  • Aider à la préparation de l'information sur l'orientation des projets.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat ait terminé avec succès des cours additionnels en administration des affaires ou dans d'autres domaines connexes au poste, ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.
Intermédiaire

Les tâches consistent, entre autres, à aider le personnel de direction à réaliser diverses tâches.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Servir de source d'information centrale par la tenue à jour et la distribution des renseignements ayant trait aux projets (comme les détails concernant les personnes-ressources, les organigrammes, et les renseignements relatifs aux contrats).
  • Aider à l’élaboration de plans et de projets.
  • Suivre l’évolution des plans et des projets.
  • Mettre sur pied et tenir à jour des outils de gestion de projet.
  • Saisir et analyser des données.
  • Rédiger des notes d'information, des rapports et des présentations.
  • Aider le chef de projet à trouver des solutions aux questions délicates.
  • Préparer de l'information sur l'orientation des projets.
  • Coordonner des activités de formation destinées à l’équipe de projet.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.
  • Avoir terminé avec succès des cours additionnels en administration des affaires ou dans d'autres domaines connexes au poste, ou cumuler une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins une année d’expérience de l’administration de projets.
Supérieur

Le titulaire doit être capable d’organiser les tâches et de respecter les échéances.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Élaborer et surveiller des plans et des projets.
  • Offrir une expertise administrative en gestion de projets, incluant la planification et l’analyse stratégiques.
  • Superviser la mise sur pied et la surveillance des outils de gestion de projet, au besoin.
  • Évaluer des projets.
  • Effectuer des recherches et des analyses pour s'assurer de réaliser les projets à temps et dans les limites du budget.
  • Réviser et mettre en forme des notes d'information et des rapports.
  • Assurer la liaison avec les principaux fonctionnaires et la direction en ce qui concerne les questions d’intérêt mutuel.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience en administration de projets.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que le candidat ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en administration de projets ou dans un domaine connexe dans un établissement d’enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience.

Au moins une année d’expérience en administration de projets au sein du gouvernement fédéral peut être exigée.

Avancé

Le titulaire doit être en mesure de planifier, d'organiser le travail et d'établir la priorité des tâches et de respecter des échéances conflictuelles est exigée. Son travail fera l'objet de peu ou pas d'examen.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Mettre sur pied, réaliser et contrôler des projets.
  • Aider à la négociation des détails ayant trait aux projets (comme les détails concernant les personnes-ressources, les organigrammes et les contrats).
  • Offrir une expertise administrative en gestion de projets, incluant la planification et l’analyse stratégiques.
  • Superviser la mise sur pied et la tenue à jour d’outils de gestion de projets.
  • Surveiller la préparation de notes d’information, de rapports et de présentations.
  • Évaluer des projets.
  • Effectuer des recherches et des analyses avec des intervenants pour s’assurer de réaliser les projets à temps et dans les limites du budget.
  • Assurer la liaison avec la direction en ce qui concerne les questions d'intérêt mutuel.
  • Formuler des commentaires à la direction dans le cadre de projets particuliers.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience en administration de projets

Qualifications constituant un atout

  • Au moins deux années d'expérience en administration de projets au sein du gouvernement fédéral peuvent être exigées.
  • On pourrait exiger que le candidat ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en administration de projets dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou qu’il cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Réceptionniste-téléphoniste

La réceptionniste-téléphoniste accueille les visiteurs lorsqu’ils entrent dans un établissement et utilise un standard téléphonique. Elle doit avoir beaucoup d’entregent et faire preuve d’une grande courtoisie et d’un sens aigu du service à la clientèle. La réceptionniste-téléphoniste doit maîtriser les procédures de bureau générales, et être en mesure de communiquer efficacement, et d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, SGDDI, etc.).

Tâches principales

  • Diriger les visiteurs vers les personnes ou les services appropriés.
  • Répondre au téléphone et acheminer les appels, prendre des messages.
  • Prendre des rendez-vous.
Subalterne

Le titulaire doit être en mesure de s’occuper d’une ou de deux lignes téléphoniques et de répondre à moins de 50 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Accueillir des clients et des visiteurs.
  • Recevoir et transmettre des appels, et acheminer les appels entre les bureaux.
  • Prendre et transmettre des messages.
  • Réaliser d’autres tâches de bureau, par exemple assembler et taper les étiquettes

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
Intermédiaire

La personne doit accueillir les clients dans les bureaux et les établissements, s’enquérir de leurs besoins et les diriger vers les personnes ou les endroits appropriés. Elle est également appelée à gérer de trois à cinq lignes téléphoniques et à répondre à environ 50 à 80 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre  ce qui suit :

  • Planifier des rendez-vous.
  • S’occuper du classement, du classement électronique et de la récupération du matériel.
  • Recevoir et inscrire des livraisons par messagerie.
  • Accueillir des clients et des visiteurs.
  • Recevoir et transmettre des appels, et acheminer les appels entre les bureaux.
  • Prendre et transmettre des messages.
  • Réaliser d’autres tâches de bureau qui consistent à assembler et taper les étiquettes d'adresse, remplir les enveloppes, apposer les étiquettes et effectuer des photocopies.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Deux années d'études secondaires terminées avec succès ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins une année d’expérience de l’utilisation de téléphones à lignes multiples et du travail avec le public.
  • Posséder de très grande aptitudes linguistiques.
Supérieur

La personne doit avoir des aptitudes marquées pour la communication et une présentation personnelle convenant à l’organisation. Elle doit également savoir faire preuve de tact et de jugement pour composer avec tous les types de visiteurs. Elle doit, par ailleurs, être en mesure d’utiliser des logiciels de traitement de textes et de courriel, de planifier des rendez-vous, de gérer six lignes téléphoniques ou plus et de répondre à 80-150 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Définir la nature et le but des appels pour ensuite les transférer à la bonne personne.
  • Planifier des rendez-vous.
  • Accueillir des clients et des visiteurs, notamment des fonctionnaires du ministère.
  • Tenir des registres des appels d’arrivée et de départ.
  • Tenir à jour le système de rappel des clients.

Qualifications minimales obligatoires :

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d’expérience de l’utilisation de téléphones à lignes multiples et du travail de réceptionniste.
  • Posséder de solides aptitudes linguistiques.
Avancé

Une réceptionniste-téléphoniste de niveau avancé travaille dans un environnement prestigieux, et utilise des systèmes de planification, d’enregistrement et de messagerie manuels ou informatisés.

La réceptionniste-téléphoniste interagit généralement avec des personnes-ressources cadres et d'autres responsables de niveau supérieur, et elle reçoit entre 150 et 200 appels par jour.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Superviser des réceptionnistes subalternes.
  • Accueillir des clients et des visiteurs, incluant des dignitaires et des fonctionnaires.
  • Répondre aux demandes d’information et fournir des renseignements par téléphone et en personne.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d’expérience de l’utilisation de standards informatisés ou de téléphones à lignes multiples ou les deux.
  • Posséder de solides aptitudes linguistiques.
  • Posséder d’excellentes aptitudes en relations humaines axées sur la politesse et sur le service à la clientèle.
  • Connaître à fond les activités du ministère ou de l’organisation.

Secrétaire

La tâche principale de la secrétaire consiste à aider une ou plusieurs personnes en offrant un soutien administratif varié. Elle doit maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation afin de produire des rapports et de la correspondance de qualité, et être en mesure de communiquer efficacement de vive voix et par écrit. Elle doit, par ailleurs, bien connaître les procédures de bureau générales, et être capable d’utiliser l’équipement de bureau et les logiciels habituels (Windows XP, Word, SGDDI, etc.).

Tâches principales

  • Examiner, trier et établir la priorité des documents et de la correspondance.
  • Offrir son soutien relativement à l’établissement de calendriers de travail ainsi qu’à la gestion du temps.
  • Préparer de la correspondance.
  • Tenir à jour un système de rappel, de manière électronique ou manuelle.
  • Tenir à jour des dossiers, des registres et des documents de référence.
  • Effectuer des recherches simples ou des analyses de données de base qui n'exigent pas une expertise du domaine.
Subalterne

La personne doit offrir une aide administrative à un ou quelques gestionnaires.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • S’acquitter de tâches de traitement de textes ou de dactylographie en prêtant attention au format et à la présentation de l'information
  • Composer de la correspondance habituelle, des notes de service et des courriels.
  • Dresser des calendriers et planifier des rendez-vous, des réunions et des conférences.
  • Effectuer des photocopies, du classement, du classement électronique et de la recherche documentaire.
  • S’occuper des réservations des salles de conférence et de réunion.
  • Prendre des rendez-vous et effectuer les préparatifs simples des voyages réalisés au pays.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Avoir terminé avec succès deux années d'études secondaires  combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience
  • Avoir une vitesse de frappe d’au moins 40 mots par minute avec un taux d’erreur maximal de 10 %.
Intermédiaire

La personne doit offrir un soutien administratif à un ou quelques employés de niveau intermédiaire ou supérieur, incluant la gestion et la tenue à jour à jour de leurs calendriers de travail.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit

  • Aider à la préparation de rapports et de projets exigeant des capacités d’analyse.
  • Organiser des préparatifs de voyage plus complexes (voyages locaux, au pays ou à l’étranger) et remplir les registres comptables connexes.
  • Tenir à jour les stocks de fournitures de bureau et commander des fournitures, au besoin.
  • Rédiger de la correspondance habituelle, des rapports et des réponses.
  • Organiser et mettre à jour des calendriers de réunions et de rendez-vous et y saisir des changements.
  • Assurer un échange opportun d’information.
  • Gérer des documents et des dossiers, incluant le classement de dossiers électroniques.
  • Prévoir des comptes de téléphone et de courriel et obtenir du mobilier pour les nouveaux employés.
  • Effectuer des photocopies, du classement, du classement électronique et de la recherche documentaire.
  • Dactylographier des documents et procéder à la correction d’épreuves.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d’expérience du travail de secrétariat.

Qualifications constituant un atout

  • Avoir terminé avec succès des cours ou des ateliers sur des logiciels ou posséder une expérience de travail équivalente.
Supérieur

La personne doit offrir un soutien administratif complet et effectuer toutes les tâches de secrétaire auprès d’un poste de gestion précis.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit

  • Offrir un encadrement et une formation au personnel de soutien, incluant les autres secrétaires.
  • Rédiger un procès-verbal général, non détaillé, lors des réunions.
  • Offrir un service de rédaction et d'assurance de la qualité du courrier à expédier.
  • Préparer des rapports, des résumés, des évaluations et des recommandations.
  • Effectuer les réservations de voyage, préparer les itinéraires et les demandes de remboursement de frais de voyage.
  • Coordonner les réunions, les conférences, les ateliers et les séminaires, et organiser les installations, l’équipement et les services.
  • Suivre la correspondance ou les demandes de renseignements, ou les deux.
  • Lire la correspondance reçue et signaler les éléments importants ou préparer des résumés.
  • Relayer les consignes entre les superviseurs et les subalternes.
  • Rechercher, extraire, rassembler et résumer des données.
  • Composer et signer les réponses aux demandes générales de renseignements et rédiger la correspondance plus complexe en vue de la faire signer.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins cinq années d’expérience du travail de secrétariat.

Qualifications constituant un atout

  • Une expérience de la réalisation des tâches de bureau décrites ci-dessus peut être exigée.
  • Un certificat, un diplôme ou un grade dans un domaine pertinent et provenant d'un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu ou une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience peuvent être exigés.

Secrétaire juridique

La secrétaire juridique est responsable de la gestion des renseignements relatifs aux clients et aux divers dossiers, des contacts avec les clients, de la rédaction et du classement des divers documents, de la facturation, etc. Elle vient également en aide à une équipe juridique en réalisant des fonctions variées de soutien administratif. Les ressources seront en mesure de travailler dans un environnement effréné, de travailler efficacement sous pression et de définir correctement la priorité des différentes tâches.

Les compétences et habiletés exigées comprennent une bonne maîtrise de l’utilisation de l’équipement de bureau et des logiciels habituels (Windows XP, Word, etc.). Une connaissance ou une expérience du travail dans un cabinet d’avocats, de la terminologie juridique et du traitement des questions juridiques confidentielles est exigée. La personne doit bien maîtriser les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation afin de produire des rapports et de la correspondance de qualité, et être en mesure de communiquer efficacement de vive voix et par écrit.

Tâches principales

  • Réviser, trier et prioriser des documents et de la correspondance.
  • Tenir à jour un système de rappel englobant les différentes étapes de la procédure.
  • Tenir à jour des dossiers, des registres et des documents de référence.
  • Effectuer des recherches juridiques simples ou des analyses de données de base.
Subalterne

Le titulaire doit accomplir des tâches répétitives et routinières qui s’appuient sur un nombre limité de procédures et de consignes clairement définies. Son travail fera l’objet d’un examen en cours de réalisation.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Organiser et tenir à jour des dossiers consacrés aux litiges.
  • Examiner, trier et prioriser des documents et de la correspondance reçus.
  • Repérer et récupérer des dossiers de jurisprudence dans les bibliothèques juridiques, à la cour ou dans les tribunaux.
  • Mettre à jour les calendriers quotidiens du personnel juridique en ce qui concerne l’horaire et le but des réunions et les clients concernés, et saisir des changements.
  • Effectuer des opérations comptables de routine, comme la facturation.

Qualifications minimales obligatoires :

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que la personne ait terminé avec succès des cours de secrétariat juridique dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou qu’elle cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.
Intermédiaire

Le titulaire doit être en mesure d’organiser les tâches et de respecter les échéances. Il doit bien connaître les processus décisionnels et les pratiques des avocats afin de gérer le flux d’information entre ceux-ci et les autres parties intéressées. De plus, le titulaire doit maîtriser les méthodes de recherche juridique, soit électroniques et traditionnelles, afin de préparer les notes de recherche, les rapports et la correspondance.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Traiter des documents juridiques, ce qui peut inclure signifier des documents à l'autre avocat ou à la partie opposée ou déposer des documents juridiques à la cour.
  • Organiser et tenir à jour des dossiers relatifs aux litiges.
  • Organiser et gérer l’ordre du jour des réunions de l’avocat.
  • Organiser des réunions avec des clients et des séances de médiation, et participer à celles-ci.
  • Recueillir des documents afin de créer et de tenir à jour le dossier de l’avocat.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience

Expérience

  • Au moins trois années d'expérience à titre de secrétaire juridique

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que la personne ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en secrétariat juridique dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou qu’elle cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.
Supérieur

Le titulaire doit s’acquitter de tâches complexes en secrétariat juridique, coordonner des fonctions de soutien administratif confidentiels et de nature délicate d’une division juridique, assurer la liaison avec l'appareil judiciaire, le personnel et les niveaux supérieurs du personnel et de la direction.

Les tâches typiques peuvent comprendre ce qui suit :

  • Préparer et assembler des documents au moment opportun.
  • Créer et réviser des formulaires, des procédures, des formats et des normes concernant la correspondance au bureau.
  • Assurer la liaison avec les cadres supérieurs du ministère dans le but de coordonner les demandes touchant les questions juridiques et pour échanger des renseignements sur un vaste éventail de questions.
  • Faire la correction d’épreuves et la vérification de documents.
  • Analyser et évaluer des services et des activités pour assurer leur efficacité et présenter des recommandations, au besoin.
  • Former des membres du personnel de soutien des services juridiques et superviser leur travail.

Qualifications minimales obligatoires

Études

  • Diplôme d'études secondaires ou combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.

Expérience

  • Au moins cinq années d'expérience à titre de secrétaire juridique.

Qualifications constituant un atout

  • On pourrait exiger que la personne ait obtenu un certificat, un diplôme ou un grade en secrétariat juridique dans un établissement d'enseignement postsecondaire reconnu, ou qu’elle cumule une combinaison acceptable d'études, de formation et d'expérience.