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Annexe E – Normes relatives aux examens pour la classification du groupe 1 – Soutien de bureau

1. Nature des examens

L'existence des qualités requises chez les employés à la classification du soutien administratif doit être établie au moyen d'épreuves uniformes spécialement conçues à cet effet. Chaque fournisseur doit pouvoir recourir à au moins quatre types distincts d'épreuves pour la sélection et le classement de ses ressources. Les examens de la fonction publique seront acceptés lorsqu'ils conviennent et sont conformes aux exigences de l'utilisateur désigné.

1.1 Les examens de saisie au clavier

Disponibles séparément en anglais et en français, les examens de saisie au clavier servent à évaluer :

  1. la compétence voulue pour le saisie du clavier en anglais ou en français, ou en anglais et en français, à la vitesse minimum de 40 mots à la minute avec, au plus, 5 % d'erreur; ou
  2. la compétence voulue pour le saisie de clavier en anglais ou en français, ou en anglais et en français, à la vitesse minimum de 25 mots à la minute avec, au plus, 3 % d'erreurs.

1.2 Les examens d'orthographe, de grammaire et de ponctuation

Une bonne connaissance des règles fondamentales de l'orthographe, de la grammaire et de la ponctuation est normalement exigée.

1.3 Les examens d'habiletés cléricales

Ces examens, généralement subis dans la première langue officielle seulement, doivent servir à apprécier les habiletés manifestes reliées à la bonne exécution du travail de bureau. Bien que le nombre et la désignation des habiletés mesurées puissent varier d'un examen à un autre, on devrait normalement y retrouver une série de sous-tests destinés à évaluer :

  1. l'habileté à classer;
  2. l'habileté à coder;
  3. l'habileté à vérifier;
  4. l'habileté arithmétique.

1.4 Logiciels largement répandus

Le fournisseur doit effectuer des tests de maîtrise des logiciels largement répandus, tels que Word, Excel et PowerPoint, selon les aptitudes du candidat et la classification souhaitée.

2. Élaboration des examens

Lorsque les fournisseur élaborent leurs propres examens, soit avec un personnel formé ou détenant de l'expérience dans l'élaboration d'examens soit avec l'aide d'experts-conseils, ces examens doivent respecter les normes décrites dans la présente.

Il existe également un certain nombre de tests commerciaux qui répondent aux normes minimales décrites ci-dessous.

3. Administration des examens

Le fournisseur doit s’assurer que les personnes chargées d'administrer ces divers types d'examen bénéficier d'une formation et d'une expérience adéquates. La tâche de faire subir un examen à une personne ou à un groupe de personne ne s'improvise pas; elle exige une connaissance approfondie de l'examen lui-même et de ses conditions d'administration.

Le fournisseur doit s’assurer que la personne désignée pour administrer ces examens est parfaitement familiarisée avec les directives orales et écrites à communiquer aux candidats. Le fournisseur doit s’assurer que la personne désignée vérifie que l'équipement est en bon état de fonctionnement et faire en sorte que les conditions d'examen générales n'entravent pas aux efforts des candidats (p. ex. Assurer un éclairage adéquat, un espace de travail suffisant, un environnement silencieux et répondre à tout besoin particulier qu'un candidat pourrait avoir).

3.1 Limites de temps

Le fournisseur doit s'assurer que les limites de temps établies (si applicable) pour chaque examen ou partie d'examen rigoureusement respectées. Il est fortement recommandé de contrôler le temps maximum alloué à chacune des parties du test d'habiletés

3.2 Correction des examens

Le fournisseur doit s'assurer que les examens de compétences sont corrigés selon des règles précises et des procédés uniformes, contenus dans un guide ou un manuel rédigé aussi clairement que possible.

Le fournisseur doit s'assurer que les personnes chargées de la correction de ces examens bénéficient d'une formation et d'une expérience suffisantes; elles doivent être parfaitement familiarisées avec les méthodes de correction fournies dans ce guide ou manuel.

La somme des scores pour chacune des compétences doit être calculée dans chaque section de l'examen et/ou pour l'ensemble de l'examen.

3.3 Sécurité du matériel d'examen

Tout le matériel d'examen qui pourrait contenir des réponses, des examens et des manuels doit être entreposé en lieu sûr. Seules les personnes responsables de l'administration et/ou de la correction des examens doivent avoir accès au matériel d'examen.

4. Normes relatives aux examens

4.1 Les examens de saisie au clavier

  1. Deux versions équivalentes doivent être disponibles dans chaque langue officielle pour évaluer les compétences énumérées à la section 1, soit deux formules parallèles de l'examen de saisie au clavier française et deux formules parallèles de l'examen de saisie au clavier anglaise.
  2. L'équivalence des deux formules d'examen sera déterminée par l'évaluation des deux aspects suivants :
    • l'intensité moyenne des frappes
    • l'intensité moyenne des syllabes
  3. Chaque formule équivalente doit comprendre :
    • une page de directives générales, séparée du texte;
    • un texte d'environ 150 mots servant à l'exercice de réchauffement (3 à 5 minutes);
    • un premier texte d'environ 1350 à 1550 frappes, entièrement narratif (ne contenant ni chiffres ni symboles) assorti d'un délai d'exécution de cinq (5) minutes;
    • un deuxième texte d'environ 1350 à 1550 frappes, exclusivement narratif, d'une durée de cinq (5) minutes.
  4. A l'intérieur de chaque texte, le nombre moyen de frappes par mot du dictionnaire doit varier entre 5,90 et 6,10. On peut calculer l'indice moyen d'intensité des frappes en divisant le nombre total de frappes nécessaires pour le texte entier par le nombre total des mots.
  5. L'intensité syllabique moyenne de chaque texte doit varier entre 1,45 et 1,55. On peut calculer l'indice moyen d'intensité des syllabes en divisant le nombre total de syllabes par le nombre total de mots.
  6. À la fin de l'examen de dactylographie, les candidats seront appelé à désigner, parmi les deux textes dactylographiés, celui qu'ils désirent voir corriger. Seul le texte désigné sera corrigé.
  7. La correction devra tenir compte des deux critères suivants :
    • la vitesse, établie en nombre de mots tapés à la minute, obtenue en divisant le nombre total de frappes par le chiffre 25;
    • la précision, établie en un pourcentage d'erreurs, obtenu en divisant le nombre total d'erreurs par le nombre total de mots dactylographiés.
  8. La note de passage requise à l'examen de dactylographie est :
    • soit de 40 mots à la minute, avec au plus 5 % d'erreurs;
    • soit de 25 mots à la minute, avec au plus 3 % d'erreurs.
  9. Pour être proprement qualifié, chaque candidat doit satisfaire à la fois au critère de vitesse et au critère de précision. Un échec à l'un ou l'autre de ces deux critères entraînera un échec global à l'examen.
  10. En cas d'échec, le candidat peut passer à nouveau l'examen dans un délai raisonnable. Toutefois, dans un tel cas, il faudra utiliser une formule différente et s'assurer que l'examen se déroule dans les mêmes conditions que celles imposées lors de l'évaluation précédente.

4.2 Les examens d'orthographe, de grammaire et de ponctuation

  1. Un examen d'orthographe, de grammaire et de ponctuation doit être disponible dans chaque langue officielle pour évaluer les connaissances énumérées à la section 1.3, soit un examen d'orthographe, de grammaire et de ponctuation françaises et un examen d'orthographe, de grammaire et de ponctuation anglaises.
  2. Cet examen doit pouvoir fournir une mesure fiable des règles fondamentales de l'orthographe, de la grammaire et de la ponctuation, dont une connaissance suffisante devra normalement être acquise au terme d'une dixième année d'études.
  3. L'examen et le matériel connexe (p.ex., feuille de réponses, guide d'administration et manuel technique) doivent être accompagnés de données normatives appropriées basées sur une ou plusieurs groupes de référence proprement identifiés. Parmi ceux-ci, mentionnons les normes obtenues à partir de populations étudiantes de 10e année, de candidats ou de titulaires à des postes de nature cléricale.
  4. La note de passage à cet examen doit être établie à partir de données satisfaisantes des groupes de référence. Lorsque ces données sont exprimées en rangs percentiles, il est recommandé d'adopter une note de passage correspondant au 40e percentile.
  5. En cas d'échec, le candidat peut passer à nouveau l'examen dans un délai raisonnable.
  6. Les résultats bruts à cet examen (c.-à-d. le nombre de bonnes réponses obtenues à chacune des parties et à l'ensemble de l'examen) de même que certaines données de base concernant le candidat devraient être classés de façon systématique et conservés.

4.3 Examens d'habiletés cléricales

  1. Un examen d'habiletés cléricales doit être disponible dans chaque langue officielle pour évaluer les qualités énumérées.
  2. Cet examen doit pouvoir fournir une mesure fidèle et valide des habiletés de base jugées nécessaires à la bonne exécution du travail de bureau :
    • vitesse et précision dans les activités de classement, de codage et de vérification de matériel numérique ou alphabétique,
    • habiletés arithmétiques.
  3. L'examen et le matériel connexe (p.ex., feuille de réponses, guide d'administration et manuel technique) doivent être accompagnés de données normatives appropriées basées sur une ou plusieurs groupes de référence identifiés. Parmi ceux-ci, mentionnons les étudiants et les titulaires d'emplois de nature cléricale.
  4. La note de passage à cet examen doit être établie à partir de données normatives disponibles. Lorsque ces données normatives sont exprimées en rangs percentiles, séparément pour les sujets du sexe féminin et ceux du sexe masculin, il est recommandé d'adopter une note de passage correspondant au 40e rang percentile de chaque groupe normatif.
  5. En cas d'échec, le candidat peut passer à nouveau l'examen dans un délai raisonnable.
  6. Les résultats bruts à cet examen (c.-à-d. le nombre de bonnes réponses obtenues à chacune des parties et à l'ensemble de l'examen), de même que certaines données doivent être classés de façon systématique et conserver en filière.