Gestion des communications

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Description

La gestion des communications est le volet du Plan de projet qui porte sur les processus et les technologies nécessaires pour veiller à produire, réunir, diffuser, archiver et éliminer définitivement l'information sur le projet, adéquatement et au moment opportun.

Objectifs

  • Définir les besoins en information des intervenants au projet et établir un moyen adéquat d'y répondre
  • Rendre l'information disponible à tous les intervenants au projet, au bon moment

Contexte des Biens immobiliers

En général, il existe deux types de besoins de communications :

  • besoins de communications en matière d'exploitation : tous les projets exigent des communications quotidiennes telles que la correspondance interne, les relations avec les fournisseurs et les clients, etc. Ces communications sont gérées par l'équipe de projet.
  • besoins de communications en matière de politiques et de services ministériels : dans le cas des projets importants, complexes ou délicats, la gestion des communications implique de travailler avec le Secteur des communications des Services ministériels, les Ressources humaines et la Direction générale des communications pour des conseils et du soutien en la matière. Selon le projet en question, ils peuvent élaborer un plan de communications ou d'autres stratégies de communications telles que des communiqués de presse, des questions et réponses, des avis publics et ce, avec la collaboration de l'équipe de projet.

Pour la plupart des projets immobiliers, les communications se limitent à celles liées directement au projet; on peut les gérer efficacement par courriel et en diffusant des avis sur le site du projet. Pour les communications plus poussées, on doit demander l'aide du Secteur des Communications. Le volet du plan de projet « Gestion des communications » (ne pas confondre avec le plan de communication du Secteur des communications) identifie les intervenants, les mécanismes de réalisation, la fréquence des activités de communications du projet etc. Ces facteurs varient en fonction de l'implication des intervenants au projet, des dates critiques et de la pertinence de la communication. À la Direction générale des biens immobiliers, les chefs de projet/gestionnaires de projet élaborent la stratégie de communications du plan de projet en :

  • définissant les exigences minimales acceptables en communication propres au projet
  • identifiant les intervenants ( par exemple la haute direction, le personnel, le groupe des relations publiques du Ministère, les experts-conseils, les entrepreneurs, les clients, les utilisateurs, le grand public etc.)
  • en déterminant les méthodes de diffusion de l'information (par exemple, de vive voix, par courriel, au moyen d'exposés ou d'appels-conférences, etc.)
  • en établissant la fréquence pour la diffusion de l'information (quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel, semestriel, par exemple)
  • en définissant quand impliquer le Secteur des communications (par exemple pour l'élaboration d'autres stratégies spéciales pour affronter les crises et résoudre les problèmes exceptionnels)

Des activités de communications fréquentes et constantes permettent d'aborder les problèmes lorsqu'ils arrivent, et ainsi les intervenants peuvent agir au moment opportun. Le Secteur des communications doit être contacté dès que possible dans le processus, là où l'équipe de projet entrevoit des problèmes.

Trousse d'outils – Gestion des Communications

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