Plan de communication (Secteur des communications)

En quoi consiste un plan de communication?

Un plan de communication consiste à expliquer exactement la manière dont une équipe de projet entend communiquer l'information concernant un projet, une activité, une publication, etc. Ce ne sont pas tous les projets qui font l'objet de plans de communication détaillés. Souvent, seuls certains produits de communication, par exemple des infocapsules ou des listes de questions et de réponses, s'avèrent nécessaires. Pour de nombreux projets, il suffit tout simplement d'assurer une surveillance afin de déterminer les questions nécessitant des produits de communication. Un représentant du Secteur des communications peut recommander l'établissement d'un plan de communication détaillé lorsque les circonstances l'exigent.

Quand et pourquoi rédige-t-on un plan de communication?

L'information ne devrait pas être communiquée n'importe comment au personnel, aux clients et au public, entre autres. Dès les premières étapes de la planification, une équipe de projet devrait compter un représentant du Secteur des communications. En outre, elle devrait dresser (au préalable) la liste de tous les intervenants, en plus de déterminer l'information à communiquer et la manière de le faire. Elle devrait également analyser à l'avance tous les points névralgiques du projet, de même que l'ensemble des difficultés, des possibilités et des enjeux touchant la communication, en vue d'en tenir compte dans le plan.

Un bon plan de communication facilitera la réalisation du projet et réduira le risque de problèmes superflus. L'équipe du projet peut s'assurer que le plan traite de tous les enjeux en faisant participer tous les principaux intervenants à son élaboration, et en veillant à ce que tous les intervenants connaissent et approuvent la méthode de communication de l'information concernant le projet.

Qui rédige le plan de communication?

Le Secteur des communications recommandera, à la lumière des commentaires de l'équipe du projet, les produits et les activités qui conviennent le mieux à la communication de l'information concernant celui-ci. Puis, il rédigera le plan de communication pour le compte de l'équipe.

Qui doit-on joindre pour obtenir des services de planification des communications?

Le relationniste-conseil du Secteur des communications auprès de la Direction générale des biens immobiliers.

Quels sont certains des moyens (activités ou produits) servant à communiquer l'information associée à un projet? Qui est chargé de les élaborer?

En règle générale, on compte deux types d'activités et de produits de communication.

  1. D'une part, on compte les produits et les activités qui permettent de répondre plus facilement aux besoins opérationnels d'un projet. Il s'agit des communications courantes d'un projet, par exemple la correspondance interne et la communication avec les fournisseurs et les clients, qui sont gérées par l'équipe du projet. Il peut aussi s'agir des activités ci-après :
    • Site Web : Dans le cadre des projets à long terme de plus grande envergure, un site Web peut s'avérer utile pour diffuser de l'information à leur sujet. L'information peut être mise à jour au fur et à mesure que le projet progresse. La rédaction du contenu et l'obtention des approbations nécessaires sont la responsabilité de l'équipe du projet.
    • Consultation : Il se peut que, dans le cadre de projets d'envergure, d'une grande complexité ou de nature délicate, il faille tenir des consultations pour permettre au public ou au personnel de poser des questions, d'examiner des plans, etc. L'organisation de ces consultations est la responsabilité de l'équipe de projet. Le conseiller en communication, pour sa part, est chargé de transmettre l'information au public cible.
  2. D'autre part, on compte les produits et les activités qui permettent de répondre plus facilement aux besoins d'un projet en matière de communications stratégiques et ministérielles :

    Il s'agit des activités de communication gérées par le Secteur des communications, comme la préparation des listes de questions et de réponses, des avis publics, des communiqués de presse et des infocapsules. L'équipe de projet est responsable de fournir les renseignements nécessaires, tandis que le Secteur des communications est chargé de rédiger la documentation et d'obtenir les approbations nécessaires.

    • Liste de questions et de réponses : il s'agit des réponses aux questions qu'entre autres le public, les clients, le personnel, les gestionnaires et les médias peuvent poser. Lorsque nous rédigeons des questions et des réponses, nous nous interrogeons sur :
      • l'information dont on aura besoin ou qu'on voudra savoir;
      • les perceptions, les préoccupations et les susceptibilités qu'on pourrait avoir, ainsi que les questions qui pourraient en découler.
    • Avis public : le public doit être informé à l'avance des incidences de tous les projets qui le touchent, par exemple la fermeture de voies sur un pont.
    • Communiqué de presse (et fiche d'information médias) : certains projets doivent faire l'objet d'un communiqué de presse, à savoir les projets d'envergure, d'une grande complexité ou de nature délicate qui sont d'intérêt général ou qui ont des répercussions sur le public.

Formulaires, modèles et listes de vérification

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