Détermination du niveau et de la portée des services de gestion de la conception dans le processus de la gestion des projets

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Introduction

Remarque : Ce document s'adresse à toute personne qui assure un service de gestion de la conception ou de gestion de projet pour la gestion de projets dans le Secteur de la capitale nationale. Les autres régions ont des processus semblables.

En réponse au besoin sans cesse croissant d'amélioration de la gestion de la qualité dans les projets immobiliers de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), il nous faut ajouter, d'une manière consistante, une fonction de gestion de la conception à l'équipe de projet et de mieux définir le processus de gestion de la conception dans la réalisation des projets.

La gestion de projets comprend la planification, la conception, la coordination et la mise en oeuvre des activités nécessaires à la réalisation d'un produit de la qualité prévue, tout en respectant un délai et un budget établis (Project Management Body of Knowledge 'PMBOK®'). Il existe un grand nombre de fonctions reliées à la gestion de projets. Les gestionnaires de projets (GP) ne peuvent pas toujours inclure la fonction de gestion de la conception ni de la grande variété des ressources spécialisées dont ils disposent dans leurs équipes de projets sans un processus pré établi pour déterminer la quantité, la composition et le niveau des services et des ressources requis en gestion de la conception selon la portée, la complexité, la priorité et la sensibilité du projet.

La gestion de la conception est une tâche vaste et exhaustive qui inclut les services d'assurance de la qualité et qui nécessite une vision claire des objectifs et des contraintes du projet. Elle s'inscrit dans un cadre d'action commune se traduisant par la communication de conseils stratégiques et techniques au GP tout en s'assurant que les services de conception liés au projet soient d'un niveau et d'une qualité qui satisfont les attentes des différentes personnes concernées à toutes les phases du projet. Un bon nombre d'employés seront appelés à participer à la gestion de la conception sans égard aux titres des postes occupés. On choisira les personnes qui auront à jouer un rôle prépondérant en matière de gestion de la conception en se fondant sur les qualités personnelles ainsi que sur les compétences et les antécédents techniques exigés par le projet, à l'intérieur des contraintes imposées par la disponibilité des ressources. La portée des services de gestion de la conception variera selon les risques associés au projet.

Un nouveau processus a été adopté par la Direction générale des biens immobiliers (DGBI) en vue d'assurer d'une façon plus uniforme l'intégration et l'application de la fonction de gestion de la conception dans la gestion des projets. Le processus aidera à obtenir les ressources disponibles pour faire en sorte que chaque équipe de projets dispose du nombre optimal de ressources, des disciplines requises et du niveau professionnel et technique nécessaire pour que tous les services de la conception soient de la qualité requise pour répondre aux attentes des intervenants. Les activités principales du processus sont :

Lignes directrices sur la détermination du niveau de gestion de la conception

Introduction

Les présentes lignes directrices aide le gestionnaire de projet (GP) dans la détermination du niveau de gestion de la conception à partir d'une évaluation des risques associés au projet. Tous les projets doivent être évalués individuellement et on leur attribue un niveau de gestion de la conception de 1 à 4. Pour les projets des niveaux 4, 3 et 2, il faut désigner un gestionnaire de conception qui contribuera à déterminer la portée des services de gestion de la conception. Il incombe au gestionnaire de conception de coordonner, au nom du GP, les activités appartenant aux différentes disciplines. Ces activités incluent typiquement, sans toutefois s'y limiter, les révisions des livrables en architecture, en ingénierie, en environnement, de mise en service, en santé et sécurité et d'accessibilité. La coordination du Centre de service intégré et la portée du contrat de travail pour tout les services externes sont la responsabilité du GP.

Facteurs de risque

Il peut arriver que les éléments de dépistage ci-dessous ne permettent pas de cerner tous les risques; il faut donc faire preuve de jugement (avec l'utilisation des principes de gestion du risque) pour déterminer le niveau de gestion de la conception qui convient. Chaque facteur de risque peut être caractérisé selon l'ampleur de l'incidence (faible, moyenne ou forte) qu'il peut avoir sur le projet. Par la suite, on peut procéder à une évaluation collective en se penchant sur les facteurs suivants :

Éléments de dépistage des risques pour la détermination des niveaux de gestion de la conception :

Dans le but d'utiliser la façon la plus rationnelle possible les ressources de disciplines on a établi quatre niveaux de gestion de la conception. Le 'niveau' peut être déterminé par n'importe facteur individuel indiqué ci-dessous et le coût peut fort bien ne pas constituer le facteur déterminant.

Niveau 4 - Équipe dédiée de gestion de la conception

Le niveau 4 ne s'applique aux projets de grande envergure, comme ceux de la Bibliothèque du Parlement, du Musée du portrait, de l'édifice de la rue Bank ou de l'immeuble de la Justice. Le projet en question ferait aussi l'objet d'un examen par le Comité national/régional d'examen de la conception. Un gestionnaire de conception doit être désigné dès le tout début du projet pour lequel la gamme complète des services de gestion de la conception doit être assurée. La responsabilité principale du gestionnaire de conception sera alors d'assurer un suivi au jour le jour du projet. Avec l'appui d'une équipe ressource composée de membres des autres disciplines, il jouera un rôle clé au sein de l'équipe générale de projet et devra établir des relations de travail étroites avec l'équipe de conseillers. La convention de service qui sera conclue avec le GP devra porter la signature d'approbation du GP et du gestionnaire de conception. Il s'agit de projets :

Niveau 3 - Gamme complète des services, ou services particuliers, de gestion de la conception.

Ce niveau s'applique aux projets qui, en raison de risques importants, de coûts de construction élevés, de l'incertitude relative aux coûts ou à l'échéancier, ou d'éléments de nature délicate sur le plan politique, exigent l'intervention de la gestion de la conception durant les phases de planification, de définition et de mise en oeuvre du projet. Il peut s'agir de projets qui exigent la définition claire des besoins du client, l'analyse fouillée et complète, dans un contexte de remise en question, des coûts et de l'échéancier, l'élaboration des paramètres de conception et d'aménagement des lieux, l'intégration d'initiatives spéciales ou la prise en compte d'innovations technologiques, ou encore de projets qui ont été mal définis dès le début. Il sera peut-être nécessaire d'assurer la gamme complète des services de gestion de la conception ou, le cas échéant, de n'assurer que ceux que déterminera le GP en collaboration avec les gestionnaires des disciplines. Un gestionnaire de conception doit être désigné dès la phase de planification de tout projet pour lequel la portée des services de gestion de la conception doit être établie. Il s'agit de projets :

Niveau 2 - Services limités de gestion de la conception

Le niveau 2 s'applique aux projets de portée limitée qui ont été bien définis dès le début et pour lesquels les paramètres de conception et les options possibles sont restreints. Ces projets sont caractérisés par des risques dont le niveau est de moyen à faible, à savoir des risques de faible incidence à probabilité moyenne ou des risques de moyenne incidence à faible probabilité. Les coûts de construction ne sont ni élevés, ni faibles, et il n'y a aucun élément de nature délicate. Les examens de l'assurance de la qualité visent à s'assurer de la concordance entre la solution proposée et l'énoncé de projet et de la conformité aux politiques et aux lignes directrices de SPAC. Le gestionnaire de conception participe à toutes les phases de définition et de mise en oeuvre pour assurer les services établis. Des examens des travaux des experts-conseils sont effectués pour s'assurer de la conformité à la solution de conception proposée. Il s'agit de projets :

Niveau 1 - Aucun service de gestion de la conception

L'examen technique superficiel ne s'applique qu'aux projets caractérisés par des risques minimes, des coûts de construction faibles et une absence d'éléments de nature délicate. C'est le GP qui doit alors veiller avec toute la diligence raisonnable à l'assurance qualité, en faisant appel, s'il en éprouve le besoin, aux ressources des différentes disciplines pour répondre en temps opportun aux questions d'ordre technique sur des aspects précis. Cela peut se produire à n'importe quelle phase du système national de gestion de projets (SNGP), mais, par définition, le niveau 1 signifie que les ressources des différentes disciplines n'ont aucune responsabilité permanente relative à l'assurance qualité. Il n'est pas nécessaire de nommer un gestionnaire de conception. La fonction de gestionnaire de conception est assurée par le GP. Le GP doit faire appel, si besoin, à un expert dans une discipline particulière pour répondre en temps opportun aux questions d'ordre technique sur des aspects précis (voir 'Recours à des différentes disciplines'). Il incombe au GP de veiller au besoin à ce qu'un examen de conformité aux lois et règlements pertinents des plans et devis soit effectué et à ce qu'un « contrôle des documents à 99 % » ait lieu pour établir le bien-fondé d'un appel d'offre et la « validité de construction ». Il s'agit de projets :

Rôles et responsabilités de la gestion de la conception

Niveau 3 ou 4

Phase de planification

Résultats - Convention de services de gestion de la conception, examen du rapport d'analyse des investissements, arrêté de projet, études de planification préliminaire, recommandations nécessaires à la mise en oeuvre de la conception.

Phase de définition de projet

Résultats - Examen de l'énoncé de projet, convention de services d'expert-conseil, grandes lignes des exigences fonctionnelles.

Phase de conception

Phase de mise en oeuvre

Résultats - Formulaires d'examen de la conception pour l'assurance de la qualité

Phase de clôture

Résultats - Leçons tirées, documents définitifs du projet.

Niveau 2

Phase de définition de projet

Résultats - Convention de services de gestion de la conception, examen de l'énoncé de projet, convention de services d'expert-conseil, sommaire des exigences fonctionnelles.

Phase de conception

Phase de mise en oeuvre

Résultat -Formulaires d'examen de la conception pour l'assurance de la qualité.

Formulaires, modèles et listes de vérification

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